5 pecados de correo electrónico que puede estar cometiendo ... y cómo canjearse

Dante estaba equivocado; Hay diez círculos del infierno, el más profundo de los cuales está reservado para aquellos que cometen los pecados de correo electrónico más atroces. El correo electrónico está aquí para quedarse, pero hay algunos pecadores que lo están empeorando para el resto de nosotros. Hoy voy a ver algunas de las formas más graves en las que las personas pueden abusar del correo electrónico y hacer que la vida sea una mierda para el resto de nosotros..

Sin embargo, no te preocupes, incluso si eres un pecador, no estás condenado a una eternidad de sufrimiento. Abrace una penitencia de una semana para corregir el error de sus caminos y arrepiéntase de su pecado de correo electrónico y todo será perdonado.

Siga leyendo para averiguar si es un santo de correo electrónico. 7 Directrices de Netiquette para escribir correos electrónicos y publicaciones en foros 7 Directrices de Netiquette para escribir correos electrónicos y publicaciones en foros Netiquette es la abreviatura de etiqueta de red o de Internet. Abarca el conjunto especial de convenciones sociales que se encuentran en las interacciones en línea. Si bien la netiqueta es muy similar al buen comportamiento o la etiqueta en los encuentros fuera de línea, hay… o pecador.

Enviar correos electrónicos a demasiadas personas

El correo electrónico es increíblemente barato de enviar. Una persona puede pasar cinco minutos escribiendo un correo electrónico y enviándolo a miles, o incluso cientos de miles de destinatarios. También es, en términos generales, extremadamente costoso de recibir. Si toma dos minutos leer, o incluso 30 segundos para descartar, la cantidad de personas-minutos que puede perder un solo correo electrónico es enorme. Esto equivale a una pérdida masiva de tiempo productivo. Incluso si toma medidas para minimizar el impacto, como configurar un sistema de comunicación de múltiples niveles Use este sistema de comunicación de 3 niveles para resistir las distracciones Use este sistema de comunicación de 3 niveles para resistir las distracciones La necesidad de mantenerse constantemente conectado es una distracción. Para administrar sus relaciones y su tiempo, también administre la forma en que se comunica con el mundo. Crea un plan inteligente de 3 niveles. , todavía tienes que lidiar con eso en algún momento.

Demasiadas organizaciones tienen políticas en las que cualquiera, todos y el perro de todos están sujetos a CC en todos los correos electrónicos. No todos necesitan recibir cada correo electrónico. Si usted es una de las personas que elabora esas políticas, o simplemente elimina a todos por costumbre cuando no es necesario, es un pecador por correo electrónico.

No te preocupes, la penitencia es simple.. Durante una semana, solo envíe correos electrónicos a las personas que absolutamente necesitan recibirlos. En caso de duda, no envíe el correo electrónico. Probablemente se sorprenderá del poco efecto que tiene sobre cómo funciona todo..

Como beneficio adicional, cuanto más correo electrónico envíe, más probabilidades tendrá de recibir, por lo que si enfrenta su propia sobrecarga de correo electrónico, esto también puede ayudar.

Uso excesivo de Responder a todos

El correo electrónico funciona mejor cuando se usa exactamente como una carta: una persona envía a otra persona un solo mensaje y espera a que respondan. El correo electrónico también funciona cuando una persona envía un solo mensaje a un montón de personas (siempre que todos Necesito recibirlo). Incluso con excelentes funciones como mensajes enhebrados 7 razones por las que debe dejar de usar clientes de correo electrónico de escritorio 7 razones por las que debe dejar de usar clientes de correo electrónico de escritorio ¿Es preferible un cliente de correo electrónico basado en la web a una opción de escritorio? Analizamos los diferentes pros y contras y encontramos una respuesta para usted. , el correo electrónico simplemente no está diseñado para manejar múltiples mensajes correctamente.

El problema se hace realmente evidente con los correos electrónicos grupales. Los clasifico un poco más altos que la bomba nuclear como el peor desarrollo tecnológico del siglo XX. Un hilo de correo electrónico con 15 o 20 personas respondiendo puede salirse rápidamente de las manos si las personas no tienen cuidado. No se tropiece con usted mismo: 5 Comportamientos grupales de correo electrónico para evitar No tropezar con usted mismo: 5 Comportamientos grupales de correo electrónico para evitar el correo electrónico no es fácil, y es un arte que pocas personas pueden perfeccionar. Los correos electrónicos grupales no son más fáciles. Estos consejos deberían ayudar a mejorar sus mensajes. . Y recuerde, cada mensaje que se envía es otra notificación para alguien en algún lugar..

Si bien el primer mensaje podría haber sido relevante para todos en la organización, lo más probable es que las respuestas no lo sean. Si su jefe envía una pregunta a todo el personal, haga sus compañeros de trabajo De Verdad necesita ver su respuesta? El uso excesivo del botón responder a todos es uno de los mayores pecados de correo electrónico que puede cometer.

De nuevo, la penitencia es bastante simple.. Durante una semana, solo debe usar el botón de respuesta. Si más de una persona necesita ver la respuesta, CC manualmente. El botón responder a todos es una tentación malvada que debe ser resistida.

Enviar correos electrónicos cuando no sea necesario

A veces, el correo electrónico es la mejor manera de comunicarse con alguien. A veces no lo es. Desafortunadamente, el correo electrónico a menudo se ve como predeterminado. Enviar correos electrónicos cuando no es necesario es otra forma de enviarse directamente al infierno del correo electrónico.

A veces hay mejores formas de hacer las cosas. Si Tony se sienta frente a ti, a menos que necesites crear un rastro de papel, ¿por qué no te acercas y le hablas? Del mismo modo, si algo va a requerir mucho de ida y vuelta, una reunión cara a cara o telefónica probablemente será mucho más eficiente. Una llamada telefónica de 30 minutos puede reemplazar las discusiones por correo electrónico de una semana. Solo asegúrese de no dejar que sus reuniones se conviertan en un vacío de tiempo ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe Si una reunión está bien organizada, no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. .

Su penitencia es hacer todo lo posible para no enviar correos electrónicos durante una semana.. Si Tony no está en su escritorio cuando te acerques, deja una nota escrita a mano. Si Bob quiere organizar algo, llámalo y habla por teléfono. Vea cómo cambiar su valor predeterminado de “enviar un correo electrónico” a “solo envíe un correo electrónico si no hay otra opción” afecta tu forma de trabajar. La bandeja de entrada de todos te lo agradecerá.

Envío de correos electrónicos demasiado largos

Así como enviar un correo electrónico corto a demasiadas personas es un pecado, enviar correos electrónicos realmente largos a una sola persona también puede serlo. Si lo que intenta decir requiere un correo electrónico de 2000 palabras, es probable que esté utilizando la herramienta de comunicación incorrecta. Cuanto más largo sea su correo electrónico, más tiempo le tomará a la otra persona leer y más esfuerzo requerirá para responder. Los correos electrónicos largos realmente pueden apestar!

“No tuve tiempo para escribir un correo electrónico corto, así que escribí uno largo.” - marca “Marky” Dos

- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 de abril de 2015

Hay un movimiento creciente de personas que se comprometen a mantener todos los correos electrónicos con menos de cinco oraciones. Sienten que si el mensaje no se puede transmitir brevemente, lo estás haciendo mal. Si eres culpable de escribir correos electrónicos que llegan al territorio de Tolstoi, entonces tu penitencia es unirte a la multitud de cinco oraciones durante una semana. Ningún correo electrónico que envíe, por muy necesario que parezca, puede durar más de cinco, preferiblemente frases cortas. Es un buen hábito entrar y lo hará más productivo. 7 Consejos de eficiencia de correo electrónico para recibir más correos electrónicos, más rápido 7 Consejos de eficiencia de correo electrónico para obtener más correos electrónicos, Faster Life gira en torno a la comunicación y, literalmente, nada se logra sin ella. El correo electrónico es una herramienta de comunicación destinada a facilitarle la vida. En lugar de tener que escribir una carta o tratar de atrapar a alguien ... .

Respondiendo a cada mensaje

Este es el pecado del que era más culpable, y me llevó un tiempo superarlo. Cuando recibe un correo electrónico, el impulso natural es responder de inmediato. El problema es que esto puede llevarlo a intercambios innecesarios y reaccionarios y la gente esperará que esté disponible para responder instantáneamente al correo electrónico a todas horas. Responder a todos los correos electrónicos al instante es solo un pequeño pecado de correo electrónico, mientras que lo contrario, esperar que todos respondan al instante es un pecado más grande.

Al responder rápidamente a todo lo que está alimentando a la bestia que es el jefe que exige respuestas por correo electrónico a las 4 a.m. de un sábado. No debes complacer a tales jefes. Como penitencia por este pecado, debe pasar una semana esperando al menos una hora antes de responder correos electrónicos, y solo responder durante las horas de trabajo. Si algo requiere una respuesta urgente, debe utilizar otro método de comunicación..

Ve ahora en paz

Me encanta o lo odio, el correo electrónico está aquí para quedarse. Sin embargo, hay maneras de mejorar la experiencia para todos los demás. Si eres un terrible pecador de correo electrónico, arrepiéntete y pon en práctica algunas de estas soluciones simples. La gente te lo agradecerá. Si, por otro lado, eres un santo de correo electrónico, reenvía este artículo a cualquier pecador que conozcas y difunde la buena palabra.

Hay innumerables otros pecados de correo electrónico por ahí. ¿Cuáles crees que me he perdido? ¿Y qué penitencia sugerirías??

Créditos de imagen: xkcd.org.