Convierta Outlook en una herramienta de gestión de proyectos con la integración de OneNote

OneNote es uno de esos productos de Microsoft que parece completamente inútil cuando comienzas a usarlo, pero no es hasta que realmente utilizas el producto que su verdadero valor comienza a brillar. Como herramienta de gestión de tareas y proyectos, Microsoft OneNote es una de las mejores herramientas que existen..

¿Por qué no utilizar la función Tareas en Microsoft Outlook? Cómo exportar sus tareas de Outlook a Excel con VBA Cómo exportar sus tareas de Outlook a Excel con VBA Independientemente de si es o no un fanático de Microsoft, algo bueno se puede decir sobre MS Office productos, al menos, es lo fácil que es integrar cada uno de ellos entre sí ... ¿preguntas? Bueno, realmente no hay razón para que no puedas usar ambos. Cada uno tiene su lugar en su caja de herramientas de productividad, y también se complementan entre sí.

En este artículo, le mostraré cómo puede integrar las tareas de Microsoft Outlook y Microsoft OneNote para administrar mejor las complejidades de los múltiples proyectos que tiene en su vida, o en el trabajo, en cualquier momento..

Donde las tareas de Outlook se quedan cortas

He usado Tareas en Microsoft Outlook durante muchos años. Como resumen diario de todo lo que tiene que lograr, nada lo supera. Tiene fechas de vencimiento, descripciones de tareas y prioridades disponibles de un vistazo, e incluso puede clasificarlas en los proyectos específicos en los que está trabajando.

El mayor beneficio para las tareas, su simplicidad, es también su mayor inconveniente..

Aunque tiene la capacidad de escribir notas cuando abre tareas individuales, las características que están disponibles dentro de estas notas son muy limitadas.

El texto es excelente, pero ¿qué pasa si desea organizar las numerosas hojas de cálculo, documentos, notas de reuniones y muchos otros registros que acompañan al trabajo en estas tareas??

Lo que necesita es una especie de carpeta o cuaderno donde pueda almacenar toda esa información para cada tarea, organizada con pestañas, y disponible a su alcance cuando revise sus tareas y decida en qué trabajar a continuación.

Agregar el complemento OneNote a Outlook

Afortunadamente, puede hacer esto con OneNote, ya que se integra perfectamente con Microsoft Outlook (pero desafortunadamente no con Outlook.com, también conocido como Hotmail). Para hacer esto desde Outlook, simplemente haga clic en Expediente y entonces Opciones.

A lo largo del menú de navegación izquierdo, haga clic en el Complementos enlazar.

Al final de esta página verá un “Gestionar” campo con un cuadro desplegable. Seleccionar “Complementos COM” y haga clic en el Botón Ir.

Si tiene OneNote instalado en su computadora, lo cual debería, porque OneNote es gratis, OneNote ahora es verdaderamente gratuito con más funciones que antes OneNote ahora es verdaderamente gratis con más funciones que antes Evernote ya no gobierna el conjunto de aplicaciones para tomar notas. Microsoft anunció recientemente que OneNote sería más gratuito que nunca. Permítanos mostrarle lo que esto significa en términos de características y funcionalidad. -a continuación, verá un complemento aquí titulado Notas de OneNote sobre los elementos de Outlook. Seleccione la casilla de verificación junto a esto y luego haga clic en Aceptar.

Ahora descubrirás “Una nota” íconos en todo Microsoft Outlook, pero el que más nos interesa es el que ahora aparece en la parte superior de la página Tareas de Outlook.

Ahora que ha integrado Microsoft OneNote con Outlook, es hora de ponerlo a trabajar para ser más productivo. 5 maneras de ser productivo con Microsoft OneNote. 5 formas de ser productivo con Microsoft OneNote. ¿Siente la necesidad de una herramienta de organización fuera de línea que también existe en la web? Sorprendentemente, Microsoft ha encontrado la solución perfecta: OneNote. . En la siguiente sección, le mostraré cómo puede crear cuadernos para proyectos individuales en los que se encuentra, y luego cómo puede crear nuevas páginas para administrar tareas simplemente haciendo clic en el botón Microsoft OneNote en Tareas de Outlook.

Gestión eficaz de tareas con tareas de OneNote y Outlook

Primero, abra OneNote y cree un nuevo Cuaderno dedicado solo a Administración de tareas.

Ahora dentro del cuaderno de Gestión de tareas, puede crear nuevas secciones para cada proyecto individual en el que está trabajando actualmente.

Todas las tareas en su página de Tareas de Outlook generalmente se incluirán en un proyecto u otro. Desafortunadamente, en Microsoft Outlook, no es tan fácil organizar visualmente estas tareas por proyecto. Todos ellos simplemente aparecen en una lista grande y larga. Hay una categoría con la que trabajar, pero eso es solo una columna. Visualmente, la lista parece bastante intimidante.

Pero al agregar secciones en OneNote para cada proyecto, está creando este diseño visual agradable y limpio que le permite organizar todas sus tareas visualmente en proyectos (que veremos en un momento).

Entonces, ahora que tiene OneNote configurado con proyectos, puede comenzar a cargarlo con Tareas a medida que surjan.

Uso de su nueva integración de Task-to-OneNote

Ya sea que surjan nuevas tareas de un correo electrónico que le envía su jefe, asignaciones proporcionadas por un gerente de proyecto o en cualquier otro lugar, el proceso es el mismo; cree la tarea en Tareas de Outlook, resáltela (haciendo clic en la tarea) y luego haga clic en el icono de OneNote en la parte superior de la página Tareas.

Lo que sucede cuando haces esto es mágico.

Primero, OneNote le preguntará en qué sección desea colocar este nuevo “página” dentro. Aquí es donde selecciona el proyecto al que pertenece esta tarea.

Una vez que haga eso, OneNote importará automáticamente la Tarea desde Microsoft Outlook a esa sección de OneNote como una nueva página.

Básicamente, las secciones son proyectos y las páginas son tareas. Entonces, con esta configuración en OneNote, todos sus proyectos se enumerarán a lo largo de la barra de navegación izquierda. Al hacer clic en un proyecto, verá todas las tareas relacionadas a lo largo de la barra de navegación del lado derecho.

Una vez que haya usado esta configuración durante unos días, apreciará cuán intuitiva y limpia es. Incluso si tiene 4 o 5 proyectos en marcha al mismo tiempo, esta configuración le permite enfocarse directamente en un proyecto específico y ver solo las tareas asociadas con él, sin todo el alboroto de tareas no relacionadas.

Recuerde, OneNote también es ideal para otros tipos de proyectos. Vea cómo puede usar OneNote para crear un wiki personal Cómo crear un Wiki personal con Microsoft OneNote Cómo crear un Wiki personal con Microsoft OneNote Un wiki es una excelente manera de almacenar y compartir grandes cantidades de información. Así de fácil es crear una wiki con OneNote. .

Mantener organizados los registros de tareas

Al llevar sus tareas a OneNote, proporciona un espacio central donde se puede organizar todo lo relacionado con esa tarea. Y las cosas que puede organizar en su página Tarea en OneNote son impresionantes.

Puede insertar tablas de datos (o insertar una hoja de cálculo Excel real si lo desea), adjuntar cualquier tipo de archivo, tomar recortes de pantalla, insertar imágenes o imágenes escaneadas, hacer grabaciones de audio y, por supuesto, agregar todos los hipervínculos que desee.

Incluso podría crear otra lista de tareas dentro de esta tarea individual. Lo que organice en este espacio depende completamente de usted, pero el punto es que le permite una ubicación centralizada para concentrarse en su tarea, sin perder el tiempo buscando en sus directorios archivos relacionados. Vincula todo aquí, y todo está a tu alcance.

Cuando sienta que Outlook y OneNote ya no son suficientes, consulte una herramienta de administración de proyectos más completa como Asana Una guía para principiantes sobre cómo usar Asana para rastrear cualquier proyecto Una guía para principiantes sobre cómo usar Asana para rastrear cualquier proyecto Asana es una de las Las mejores herramientas de productividad que puede utilizar de forma gratuita. Así es como puede realizar un seguimiento de un proyecto con Asana. . Y si necesita una herramienta para la colaboración del equipo del proyecto, mire monday.com Cómo monday.com puede sobrealimentar la colaboración de su equipo Cómo monday.com puede sobrealimentar la colaboración de su equipo monday.com ofrece potentes herramientas de colaboración y organización para su equipo. He aquí por qué deberías intentarlo. .