El plan de reunión perfecto (plantillas incluidas)

¿Alguna vez recibió una solicitud de reunión en el trabajo y simplemente se rascó la cabeza? Se pregunta de qué se trata exactamente la reunión, qué se discutirá y tal vez incluso por qué fue invitado. Miras a los otros invitados esperando una pista, pero aún no tienes idea.

Algunos dicen que si recibe una vaga invitación a una reunión, simplemente debe rechazarla. Ahora, si está de acuerdo con eso o no, si usted es el coordinador, ¿vale la pena el riesgo de que los rascadores de cabeza disminuyan solo porque están desconcertados??

Con un poco de previsión y las herramientas adecuadas, puede asegurarse de que el objetivo de su reunión sea claro ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe Si una reunión está bien organizada, no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. y reducir el riesgo de disminución de asistentes debido a una solicitud de reunión poco clara.

Planifique con anticipación con las 5 Ws

Antes de enviar al azar la convocatoria de reunión, piénselo usando quién, qué, cuándo, dónde y por qué.

1. A quién invitar

Muchas veces, las personas envían invitaciones a reuniones que incluyen demasiados participantes o simplemente los incorrectos. Haga su trabajo de antemano para responder estas preguntas:

• Quien debería Estar invitado?
• Quien es necesario a la discusión?
• Quien tiene el conocimiento necesario para el propósito?

No solo invites a todos de todas maneras. La verdad sobre las reuniones, y es fea La verdad sobre las reuniones, y es una reunión fea que tienen que ser productivas, ¿verdad? en el departamento porque no estás seguro.

2. De qué trata la reunión

Esta es la parte más importante de su planificación. Piense de qué se trata exactamente la reunión, cuál es el objetivo y cuál debería ser el resultado esperado. Si no puede determinar el punto de la reunión usted mismo, entonces es probable que sea prematuro.

3. Cuándo tendrá lugar la reunión

Esto puede no parecer una pieza importante si trabaja en un entorno de oficina pequeña. Pero para empresas más grandes o reuniones más grandes, es esencial. ¿Tiene asistentes que son remotos, residen en una zona horaria diferente y trabajan las mismas horas que los demás??

Asegúrese de elegir un horario que sea accesible para todos. Evite el estrés del exceso de programación con 10 consejos inteligentes de Google Calendar Evite el estrés del exceso de programación con 10 consejos inteligentes de Google Calendar. El secreto para desestresarse usando un calendario es simple: elimine las cosas que no necesita, haga tiempo para las cosas que ama y manténgalo todo organizado. Usa estos diez consejos. .

4. Dónde se realizará la reunión

Esto también es clave al planificar su reunión si tiene asistentes fuera del sitio. ¿Se necesitará una llamada de conferencia? En caso de una reunión web Consejos de GoToMeeting para su próxima reunión en línea Consejos de GoToMeeting para su próxima reunión en línea GoToMeeting puede ayudarlo a que sus reuniones en línea sean un éxito. Es gratis para hasta tres participantes. Le mostramos cómo configurar, unirse y preparar reuniones grabadas. ser planeado? ¿O simplemente necesita reservar una sala de conferencias en el sitio? Asegúrese de pensar con anticipación para acomodar a aquellos a quienes espera asistir.

5. Por qué es necesaria la reunión

Esto es tan importante como la pregunta ¿Qué?. Por qué ¿Es necesaria una reunión? ¿Se puede resolver el objetivo sin una habitación llena de gente? ¿Podría una pequeña investigación proporcionar la respuesta? ¿Tiene suficiente información para celebrar la reunión en este momento??

Recuerde, las reuniones le quitan tiempo a los deberes de todos los involucrados. Lo último que desea hacer es perder el tiempo de sus asistentes. Deje de perder el tiempo y comience a tener reuniones productivas con MinutesPad para Android. Deje de perder el tiempo y comience a tener reuniones productivas con MinutesPad. Las reuniones de Android tienen una mala reputación, ya que el tiempo ineficiente se hunde. No tiene por qué ser así: resulta que todavía puede haber esperanza para una reunión productiva. .

Crear la agenda de la reunión

Ahora que ha respondido las cinco preguntas, úselas para trabajar en la invitación a la reunión y la agenda. Y sí, una agenda de reuniones es casi siempre necesaria por una variedad de razones..

Una agenda de reunión permite a los asistentes:

• Conocer el propósito y el objetivo de la reunión..
• Vea los puntos de discusión y planifique con anticipación su parte o prepare preguntas.
• Ver qué se espera al final de la reunión o qué debe resolver la reunión.
• Siga a lo largo de la reunión y manténgase encaminado.

Comience con una plantilla

La mejor manera de crear su agenda es comenzar con una plantilla. Esto no solo le ahorra tiempo, sino que ya contiene el esquema que necesita para los detalles. Aquí hay algunas opciones para las plantillas de agenda de reuniones 15 Plantillas de agenda de reuniones gratuitas para Microsoft Word 15 Plantillas de agenda de reuniones gratuitas para Microsoft Word Estas plantillas de agenda de reuniones gratuitas para Microsoft Word pueden ayudarlo a comenzar bien cualquier tipo de reunión. Puedes consultar Microsoft Word. Son lo suficientemente flexibles para cualquier tipo o tamaño de reunión.

Esta plantilla de agenda es excelente porque incluye una plantilla de actas de reunión bien formateada. Con una descarga, obtienes ambos. Con un diseño agradable de la mesa, todos pueden ver claramente el objetivo, la lista de asistentes y la agenda de temas. Otra sección útil muestra lo que los participantes deben traer a la reunión, que a menudo es una pieza olvidada..

Esta próxima plantilla de agenda también es una buena opción. Al igual que el otro, puede ver fácilmente el objetivo, los temas de la agenda y cualquier elemento de acción anterior. Pero también incluye áreas para nuevos elementos de acción que puede anotar durante la reunión, así como un lugar para notas.

Aquí hay una plantilla más para ver que es limpia y clara. Al igual que el primero que se muestra, tiene un formato de tabla básico con secciones fáciles de leer. Además, ofrece el área para lo que los participantes deben traer a la reunión.

Cómo preparar una agenda efectiva

Una vez que haya decidido la plantilla de la agenda de la reunión, es importante completarla efectivamente. Sea claro, preciso y haga todo lo posible para no dejar nada abierto a la interpretación. La sección de asistentes es la pieza más simple, pero las otras deben comunicarse bien.

Objetivo de reunión

Este debería ser un objetivo simple de una o dos oraciones (como máximo) para la reunión. Esto viene de la Qué pregunta desde arriba que te harás a ti mismo. Por ejemplo, supongamos que su reunión es para revisar las tres opciones de diseño de la interfaz de usuario para el nuevo sitio web.

Su objetivo debe indicar exactamente eso y no algo como “hablar sobre el nuevo sitio web”. Este último es vago, no señala la parte del sitio web para discutir, y generalmente no está claro.

Temas de la agenda de la reunión

Aquí enumerará cada parte que tiene la intención de discutir. Nuevamente, esto debe estar claro para que aquellos que se espera que aborden un tema puedan prepararse.

Usando el ejemplo anterior, si se espera que el desarrollador web Bill proporcione los pros, los contras y las tres opciones de diseño, dígalo. No declare simplemente: hable sobre diseños. ¿Bill sabrá exactamente lo que quieres discutir? Si lo dices, él lo hará.

Artículos para llevar

Si espera que sus participantes proporcionen información, materiales, imágenes o cualquier cosa, use esta sección. No asuma eso simplemente porque un asistente se muestra que le proporcionará lo que usted espera..

Para nuestro ejemplo con Bill, usted fue claro en el tema de la agenda, que es perfecto. Sin embargo, para asegurarse de que traiga una lista de pros y contras para cada diseño junto con imágenes de esos diseños, agréguelo a la sección correspondiente de la agenda.

Proporcionar artículos con anticipación

Si es posible, adjunte la agenda a la convocatoria de reunión cuando la envíe. Esto les permite a sus asistentes tenerlo a mano cuando llegue el momento de la reunión y les permite saber exactamente qué esperar. Esto es aún más importante si programa una reunión de última hora.

Crédito de imagen: Thinglass a través de Shutterstock

Si envía la solicitud de reunión con mucha anticipación, puede preferir esperar en la agenda. Podría ser un trabajo en progreso o podría estar esperando más detalles para ello. Si este es el caso, solo asegúrese de incluir el objetivo de la reunión, un breve resumen de los temas y elementos preliminares para llevar la solicitud.

Luego, indique que la agenda oficial se enviará el X fecha que debe ser como mínimo tres días antes de la reunión. Si puede, también es una buena idea imprimir copias de la agenda Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta ¿A veces parece imposible imprimir documentos exactamente de la manera que desea? ¡Podemos ayudar! Le mostramos todas sus opciones de impresión y lo ayudamos a elegir la configuración correcta para documentos perfectamente impresos. y llevarlos a la reunión. Siempre parece haber un participante que olvida el suyo..

Prepárese para capturar las minutas de la reunión

Si ha seguido este plan hasta ahora, entonces su reunión ya ha tenido un gran comienzo. Pero hay una cosa más que debes hacer de antemano. Prepárese para capturar las actas de la reunión.

Aquí de nuevo, usar una plantilla es ideal. Puede imprimir estas opciones de plantilla de Microsoft Word Las 12 mejores plantillas de minutos de reuniones para profesionales Las 12 mejores plantillas de minutos de reuniones para profesionales El formato de minutos de reunión captura lo esencial. Use una de estas plantillas de actas de reuniones para aplicar rápidamente el formato MOM. si prefiere escribir a mano o usarlos en su dispositivo digital, si corresponde.

Esta plantilla, que puede encontrar dentro de Microsoft Word, es una excelente opción porque se expande en cada tema de la agenda. Para cada elemento, puede incluir notas sobre puntos de discusión, conclusiones, elementos de acción, partes responsables y plazos específicos para cada tema..

Si prefiere una plantilla de actas de reuniones que no detalla los puntos de discusión, esta es una opción sólida. Puede enumerar los elementos de la agenda que realmente se discutieron, por quién y por cuánto tiempo. Luego puede anotar las decisiones que se tomaron y nuevos elementos de acción con las partes responsables y las fechas de vencimiento.

Toma buenas notas

Todos tenemos una forma de tomar notas durante una reunión. Pero si usted es el coordinador, absolutamente debe tomar notas fuertes. No hay nada peor que escribir una nota solo para verla más tarde y preguntarse qué dice o significa.

Crédito de imagen: Pressmaster a través de Shutterstock

Capture tanto como sea posible durante la reunión y luego revíselo antes de finalizar. Debe revisar lo que se discutió, todo lo que se decidió y, lo más importante, los nuevos elementos de acción. Repase brevemente esto en voz alta con sus participantes como una revisión para usted y para ellos. Si falta algo o está equivocado, es mejor averiguarlo antes de que todos salgan de la habitación.

Ve y conoce

Si bien puede que no haya una forma exacta o positivamente perfecta para garantizar que tenga una reunión efectiva, 3 plantillas gratuitas para mantener las reuniones en marcha y útiles 3 plantillas gratuitas para mantener las reuniones en marcha y útiles Haga que sus reuniones sean mejores con una plantilla bien estructurada. Aquí le mostramos plantillas de reuniones gratuitas para preparar, grabar y recapitular sus reuniones para un resultado efectivo. , este plan puede ponerte en camino. Haz lo que puedas para prepararte y sus asistentes con mucha anticipación.

¿Qué consejos tienes para planificar una reunión? ¿Hay algo que haces como coordinador que te ayude? Háganos saber sus sugerencias en los comentarios a continuación!