Cómo tus mensajes de correo electrónico pueden hacer que la gente te ame o te odie

Sé que crees que sabes cómo escribir un buen correo electrónico Cómo escribir correos electrónicos increíbles puede avanzar en tu carrera Cómo escribir correos electrónicos increíbles puede avanzar en tu carrera El envío de correos electrónicos profesionales da un impulso intangible a tu reputación en línea (y fuera de línea). El criterio definitivo del correo electrónico ingenioso es si puedes conseguir un trabajo o conseguir un concierto con solo un correo electrónico impresionante ... pero me gustaría tomar un momento para contarte el correcto forma de escribir un correo electrónico. ¿Cómo te hizo sentir esa oración? Es como si te estuviera hablando como si fueras un niño de tres años, ¿verdad? Así de fácil es que un correo electrónico pueda ofender a las personas.

Si quieres presentarte de manera positiva, como jugador de equipo, líder competente o amigo de confianza, las palabras que elijas y la forma en que las unes tienen un tremendo impacto. Esto es aún más importante en el correo electrónico, porque a diferencia del teléfono o el chat de video, no se puede ver la cara de la persona. No puedes ver la sonrisa mientras expresan sarcasmo, o el pliegue en la frente porque algo que acabas de decir los confunde. Algunas personas piensan que esta es la razón por la cual la tecnología como el correo electrónico y las redes sociales están perjudicando a la sociedad El impacto negativo de los sitios de redes sociales en la sociedad [Opinión] El impacto negativo de los sitios de redes sociales en la sociedad [Opinión] Tengo cuentas en varios sitios de redes sociales, y gasto demasiado tiempo para que escriban mis propias actualizaciones y lean las actualizaciones de los demás. Me gusta hacerlo, poder interactuar con amigos, ... .

Con el correo electrónico, estás prácticamente volando a ciegas. Para algunas personas, eso funciona bien porque son del tipo de personas a las que les gusta hablar a personas, en lugar de a gente. Si ha trabajado en cualquier entorno donde el correo electrónico es una forma de comunicación muy utilizada, entonces es muy probable que sepa que hay muchas “personalidades de correo electrónico” que aparece Está el patrocinador, el troll que odia el odio, el tema crónicamente fuera de tema, la negatividad del Sr. (o la Sra.) ... la lista sigue y sigue.

Entonces, ¿cómo sabes si te encuentras con el camino equivocado sin darte cuenta? ¿Qué tipo de reglas puedes seguir para asegurarte siempre de ser una persona amable, de mente abierta y cooperativa con la que la gente realmente disfruta trabajar? Los siguientes consejos deberían ayudarlo a tener comunicaciones de correo electrónico más amigables y productivas.

La línea entre la confianza y la arrogancia

Muchas veces, las personas que se muestran arrogantes en un correo electrónico ni siquiera se dan cuenta de cómo se encuentran. Muchas veces, solo están tratando de impresionar a alguien o ganarse el respeto de sus colegas o amigos. De todos los errores de correo electrónico que cometen las personas, especialmente en el trabajo, este es el mayor. Tantos están tratando de impresionar al jefe que muchas veces se convierte en un juego continuo de superación entre colegas. Todos quieren esa promoción y, a menudo, la única visión del rendimiento que ve un gerente es lo que se informa en los correos electrónicos. Al menos, ese es el proceso de pensamiento..

El problema comienza cuando ves la palabra “yo” mucho. “Quiero que comencemos a hacer esto de inmediato”, o “Quiero ser claro aquí ... ”

Las frases no son solo egocéntricas. También se convierten en una conversación dictatorial. Es casi como una relación padre-hijo en la que una persona piensa que va a dictar todas las reglas, y se supone que debes callarte y escuchar.

A nadie le gusta estar en el extremo receptor de eso, y confía en mí, tampoco quieres estar en el extremo de entrega. A nadie le gustas.

Carmine Gallo, una consultora y autora de habilidades, escribió que las personas arrogantes tienden a evitar el contacto visual. Parecen casi hablar mediante usted y no a usted Es porque realmente no les importa con quién están hablando, solo que lo que tienen que decir se escucha. Esto también aparece en el correo electrónico a través del uso constante de “yo”, con poca atención a lo que otros dicen, aparte de los ocasionales comentarios superficiales sobre “apreciando” tu aportación. Puedes apostar a que el gerente no leerá lo que escribes, pero estará ocupado tratando de llegar a lo que ellos quiero decir a continuación.

Nadie te necesita “Paso”, Gran chico.

Otro indicio de que tienes un ego autoinflado en tus manos es cuando estás en medio de una conversación por correo electrónico, que incluye una lista CC de varias personas, y de repente alguien se une a la conversación con la frase, “Permíteme entrar aquí por un momento ... ”

Esto es lo que ese tipo de redacción, similar a un “Déjame aclarar ... ” hace a las personas que leen su correo electrónico. Les dice que crees que tienes todas las respuestas. Les dice que sientes que han estado equivocados e incorrectos hasta este punto, y aquí estás, el héroe con una armadura brillante en un caballo blanco, cabalgando para salvar a todos de su propia estupidez e ignorancia..

Buen trabajo, Sr. Hero: acaba de alienar a todos los miembros del equipo con las primeras palabras de su correo electrónico.

Estos son algunos de los consejos más poderosos para una comunicación cortés pero profesional..

Se honesto y humilde

La marca de un verdadero líder es uno que no solo reconoce que él o ella no tiene todas las respuestas, sino que además declara, a menudo y enfáticamente, que los empleados son los que tienen las mejores percepciones y habilidades. La mejor manera de hacer esto por correo electrónico es enviarle un CC a sus empleados cuando les envía un correo electrónico a sus superiores sobre ellos y les habla bien. Haz lo mismo cuando hables con otros miembros del equipo: habla bien de tus empleados. Reconocer cuando han tenido un gran éxito.

Puede ser contra-intuitivo para las personas que ingresan en una posición de gestión para no construir sí mismos arriba. Después de todo, el puesto es de autoridad y se presta a la jactancia propia. La mayoría de los gerentes sienten que, por el respeto de los empleados, deben parecer intelectualmente superiores. Desafortunadamente, en la mayoría de los casos esto hace lo contrario.

Hacer preguntas

Parece extraño como gerente ser pidiendo respuestas a sus empleados en lugar de darles las respuestas, pero lo creas o no cuando le das poder a las personas para que desarrollen soluciones para ti, también hace que te respeten. Una vez que logran la tarea de encontrar una respuesta a un problema, no solo se sentirán más seguros de sí mismos, sino que también recordarán que usted fue quien los inspiró a dar un paso adelante y obtener ese éxito. Ese es el secreto de la administración: centrarse en el éxito de las personas que están debajo de usted, en lugar de centrarse en su propio.

Piénselo: está en una posición única para formar un equipo de personas exitosas y seguras que trabajan para tú. Solo imagine cuánto más podría lograr un equipo como ese que un equipo lleno de personas descontentas y desmotivadas.

Pero ... no uses “Pero”

Otra táctica divertida que he visto aparecer en los correos electrónicos de los gerentes durante mis diversos viajes es toda la rutina de cebo y cambio. Aquí es donde el gerente comienza el correo electrónico con un cumplido, y luego hace un cambio para quejarse de algo o para solicitar trabajo adicional. Esto es particularmente dañino, porque da la falsa impresión de que estás a punto de ser honesto y humilde (como se recomienda anteriormente), y creas las expectativas de los empleados de que están a punto de recibir un cumplido, y luego simplemente lo destruyes haciendo exactamente lo contrario.

Estas son frases como, “Ustedes están muy bien, pero ... ”, o “Me gusta lo que hiciste con ese diagrama, pero ... ”

Este es en realidad el hijo bastardo de los antiguos consejos proporcionados a los gerentes de que siempre deben comenzar un correo electrónico pidiendo algo o criticando algo con algo positivo para “suavizar el golpe”. No me malinterpretes, hecho sinceramente, esto realmente funciona. El problema es que la mayoría de la gente no sabe cómo hacer esto sinceramente y, en cambio, se presenta como un asno condescendiente y pomposo..

A menos que sientas sinceramente que alguien está haciendo un buen trabajo, simplemente evita los tópicos vacíos y ponte manos a la obra. Su empleado apreciará ser tratado como un adulto en lugar de como un niño de 5 años..

Muestre a la gente que le importa lo que dicen

Si desea que sus empleados o compañeros de trabajo lo aprecien y sientan que es una persona auténtica, es importante que sea honesto y directo con las personas. Ser feliz es genial, pero ser positivo solo por ser positivo parece muy vacío y condescendiente por correo electrónico. Si tienes que usar el “di algo positivo primero” enfoque al entregar malas noticias, hágalo de manera auténtica. No solo digas “eres un excelente empleado”, pero en cambio mencione algo que hayan hecho específicamente que lo demuestre. Esto les dice que realmente prestas atención: te importa lo que hacen y lo que dicen.

Administrar personas es probablemente uno de los trabajos más difíciles que existen, porque desconfiar y no les gusta la autoridad es una naturaleza humana. Cuando estás en una posición de autoridad, es mucho más necesario ser humilde, auténtico y honesto..

No es suficiente decir que te importan las personas. Enséñalo.

No es lo suficientemente importante como para decir que aprecias a alguien. Describe por qué.

Con el correo electrónico, las personas van a hacer todo tipo de suposiciones sobre lo que dices, así que no dejes margen para malas interpretaciones. La gente apreciará su franqueza y honestidad, no solo a sus empleados sino también a sus colegas. Si lo logras bien, algún día te encontrarás en el extremo receptor de un “líder distinguido” premio.

¿Cómo intentas comunicarte bien con el correo electrónico? ¿Qué tipo de enfoque adoptas para asegurarte de no ofender o patrocinar a las personas? Comparta sus propios consejos en la sección de comentarios a continuación.!

Crédito de la imagen: empresario egocéntrico, empresario cubriéndose la cara, colegas discutiendo, jefe burlón, gran empresario (todo a través de Shutterstock)