Owen Little
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La configuración de My Cloud Getting Things Done (GTD) utiliza Gmail, Toodledo y Google Calendar. Para el acceso móvil a mis tareas, uso Toodledo en mi iPhone, junto con programas nativos de correo y calendario de iPhone sincronizados con Gmail y Google Calendar.
Así es como configuro la configuración de campos de Toodledo para usarlo para GTD. Los campos que necesito son Contexto, fecha de vencimiento, repetición, y Bote de basura. Mi versión personal también usa etiquetas, lo que proporciona un control un poco más detallado sobre la visualización de tareas dentro de contextos GTD estándar: Trabajo, correo electrónico, llamadas, proyectos, algún día / tal vez, y Esperando. (Por ejemplo, tengo la etiqueta 'MUO', por lo que puedo realizar un seguimiento de mis tareas de Makeuseof.com en el contexto de Proyectos, Correos electrónicos o Trabajo).
Una de las buenas características de Outlook es la capacidad de convertir un correo electrónico en una tarea, ya sea arrastrándolo al botón Tareas en el Panel de navegación, o haciendo clic derecho en el mensaje y enviándolo a la carpeta Tareas. De cualquier manera, se crea una nueva Tarea y se puede agregar cualquier información necesaria. El cuerpo del correo electrónico se convierte en el cuerpo de la nueva tarea.
Toodledo aún no puede hacer esto (se ha discutido ampliamente en los foros de Toodledo). Sin embargo, he encontrado una manera fácil de convertir un mensaje de correo electrónico en una tarea de Toodledo. Así es como, usando la capacidad de Toodledo para configurar una tarea por correo electrónico.
Primero, encuentra el “Importar / Exportar / Sincronizar” botón en la barra lateral de Toodledo. Pinchalo.
Haga clic en el enlace Configurar en el Importación / Exportación de correo electrónico panel.
Comprobar “Habilitar importación de correo electrónico“, luego haga clic “Guardar cambios“. Toodledo genera una dirección de correo electrónico privada para importar tareas y permite la importación de correo electrónico en el servidor. La dirección debe cambiarse periódicamente por seguridad.
Cree un contacto en un cliente de correo electrónico para reenviar mensajes a la Lista de tareas de Toodledo.
Para convertir un mensaje en una tarea, simplemente reenvíe el correo electrónico a Toodledo; de forma predeterminada, viene sin contexto, fecha de vencimiento ni ningún otro metadato. El cuerpo del correo electrónico se guarda en el campo de nota de la nueva tarea, lo cual es muy conveniente. A menudo reenvío las tareas de esta manera, luego las edito más tarde cuando reviso mi flujo de trabajo. Pero todavía hay otro truco bajo la manga de Toodledo.
Toodledo proporciona sintaxis de secuencias de comandos para establecer los campos en una nueva tarea enumerándolos en el asunto del correo electrónico. Once campos se pueden configurar de esta manera; aquí solo se muestran los de mi implementación Getting Getting Done.
- Fecha de vencimiento: el símbolo #, seguido de una fecha, establece la fecha de vencimiento. Tenga en cuenta que la sintaxis alternativa que Toodledo emplea para las fechas está permitida: “#mañana”, “#próximo Martes”.
- Contexto: la “@ @” símbolo, seguido del nombre del contexto. Por ejemplo, usando contextos estándar GTD, uso “@@trabajo” para agregar la tarea al contexto @work.
- Etiqueta: la “%” símbolo, seguido de la etiqueta o etiquetas. Yo uso etiquetas y contextos. Ejemplo: “% MUO”.
Es fácil mantener una bandeja de entrada vacía cuando los mensajes se pueden procesar en tareas sobre la marcha. Capturar todo en el flujo de trabajo realmente mejora la productividad. Toodledo y su aplicación para iPhone proporcionan una excelente solución gratuita para la gestión de tareas.
¿Qué aplicaciones gratuitas estás usando para tu flujo de trabajo? ¿Cómo se gestiona el tiempo móvil y las tareas??
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