Cómo seguir y gestionar mejor sus proyectos con Podio

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Cuando las personas piensan en herramientas para la gestión de proyectos Intellinote: ponga sus tareas, archivos, mensajes y reuniones en línea en un solo lugar Intellinote: ponga sus tareas, archivos, mensajes y reuniones en línea en un solo lugar Intellinote hace que sea más fácil administrar, colaborar y comunicarse mejor con su equipo, colegas y clientes con una combinación completa de intercambio de archivos, organización y video y chat de texto en tiempo real. , por lo general, me viene a la mente un software como Microsoft Project. Ahora, por supuesto, es una herramienta excelente para administrar tareas, cronogramas, entregables y recursos para un proyecto. Pero, ¿para qué usas seguimiento de múltiples proyectos?

Si usted es un equipo de uno o diez, una herramienta que puede rastrear estados y reuniones, enviar recordatorios e incluso albergar todos los documentos para un proyecto también es bastante útil. Aquí es donde entra Podio para ayudarlo a administrar múltiples proyectos, un equipo de otros o simplemente una forma de rastrearlos a ambos. Aquí hay algunos trucos y consejos para aprovechar al máximo el uso de Podio para rastrear sus proyectos y su equipo.

Implementar aplicaciones Podio

Podio es una herramienta que utiliza “aplicaciones” para gestionar diferentes aspectos del espacio de trabajo Podio: un único panel para administrar las tareas de su organización Podio: un único panel para administrar las tareas de su organización. Las aplicaciones están disponibles por función e industria e incluyen cosas como reuniones, ideas, clientes, órdenes de compra, facturas, contactos y muchos más. La mejor manera de usar Podio es obtener las aplicaciones que necesita. Comience por revisar el Podio App Market y revise los paquetes disponibles por función o industria. Esto lo llevará a un buen comienzo y aún puede obtener aplicaciones individuales más adelante.

Por ejemplo, si está utilizando Podio para funciones de gestión de eventos, Hay un paquete que contiene aplicaciones para participantes, lugares, proveedores, oradores, eventos y una lista de invitados. Otro ejemplo usa el industria de ventas e incluye un paquete para la gestión de leads, que tiene aplicaciones para ventas, leads, reuniones de ventas, comunicaciones y productos.

Use las aplicaciones en Podio para rastrear todos los aspectos de su proyecto, grandes o pequeños. Todos estos se pueden organizar en la pantalla del espacio de trabajo principal y contienen los campos que probablemente necesitará. Pero también puede modificar cualquier aplicación para personalizarla exactamente como lo desee. Estas aplicaciones son la columna vertebral de Podio y le brindarán una gran flexibilidad para rastrear sus proyectos y sus partes móviles.

Benefíciese de los servicios y extensiones conectados

Una característica útil de Podio es su conexión a otros servicios. Si estás interesado en conectar tu Calendario de Microsoft Exchange para exportar eventos, su Ir a la reunión cuenta para iniciar reuniones directamente desde Podio, o su Evernote cuenta para adjuntar sus notas, entonces Podio lo tiene cubierto. Para realizar un seguimiento de sus tareas y mantenerse al día con sus proyectos, la conexión de otros servicios que utiliza es definitivamente el camino a seguir. Para utilizar Podio con éxito, estos servicios conectados le permiten extraer elementos que necesita que pueden existir en otro lugar, pero que son necesarios para su proyecto.

Junto con estos servicios, puede conectar fácilmente Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync y Dropbox. Conectarse es fácil; solo haz clic en Configuraciones de la cuenta desde la navegación principal y luego Servicios. Cada servicio tiene su propio botón de conexión y, después de iniciar sesión, verá que avanzan en la lista donde están listos para usar.

Además de conectar servicios, puede aprovechar Extensiones de podio que se integran con muchos desarrolladores de terceros. Las integraciones con MailChimp, Google Maps y Xero le permiten mejorar aún más su experiencia con Podio. Por ejemplo, hay una extensión de QuickBooks que le permite importar clientes e información de cuentas en Podio, donde luego puede configurar la facturación automática entre los sistemas.

Cómo Podio se compara con Trello

Si no ha probado otras herramientas como Podio para el seguimiento y la gestión de proyectos, puede compararlo fácilmente con Trello Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente desde un buen hogar Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente Good Home ¿El nombre Joel Spolsky significa algo para ti? Si es así, querrás leer esta publicación, porque muestra el último y mejor proyecto de Spolsky. Y si no, debes saber que esto es ..., que es otra gran herramienta. Si ha probado ambos, entonces probablemente tenga una preferencia o posiblemente los use a ambos, pero para diferentes cosas. Ambos ofrecen los conceptos básicos para el seguimiento de proyectos, tareas y personas, junto con notificaciones útiles, recordatorios y opciones de formato personalizadas para las herramientas. Entonces, ¿en qué difieren??

Espacio de trabajo

Mientras que Podio y Trello tienen espacios de trabajo bien organizados, Trello tendría que caer en el “configuración más fácil” categoría. Podio tarda un poco más en configurarse para su uso. Después de obtener las aplicaciones que necesita, puede usarlas para configurar mosaicos o widgets para su espacio de trabajo principal y reorganizarlas para que se vean bien. Con Trello, ves tus tableros de inmediato y después de elegir uno, ves tus cartas. Sí, también hay algo de tiempo de configuración con Trello, pero ese tiempo se gasta configurar sus proyectos y tareas más bien que configurar las herramientas que necesita para ellos Como en Podio. Pero, si no le importa tomarse un poco de tiempo para crear un espacio de trabajo realmente personalizado, Podio lo permite donde Trello no.

Servicios conectados

Cuando se trata de conectar calendarios, software para reuniones Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Los equipos pequeños no necesitan aplicaciones empresariales costosas para la colaboración. Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos, la comunicación y más de su equipo. Gratis. , administradores de archivos y tomadores de notas, Podio simplemente tiene más opciones. Puede adjuntar archivos y fotos a tarjetas en Trello desde lugares como Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive (a continuación). También puede conectar Trello a iCal para ver sus tarjetas o incluso Sunrise Calendar si esa es su opción de programación. Pero en general, Podio tiene más flexibilidad con opciones para servicios conectados.

Acceso móvil

Tanto Podio (iOS, Android) como Trello (iOS, Android) tienen aplicaciones móviles gratuitas disponibles que realmente hacen que el seguimiento de proyectos sea conveniente. Para su teléfono o tableta, ambos lo tienen cubierto. Si eres una persona visual que aprecia los tableros y las tarjetas que se usan en Trello, entonces estarás muy contento con su aplicación. Tiene una interfaz elegante y la función de arrastrar y soltar también es bastante receptiva. Del mismo modo, Podio tiene una buena aplicación si le gusta ver sus tablas de datos, la actividad reciente de su equipo y realizar actualizaciones a los elementos. De cualquier manera, el uso de las opciones móviles le permite mantenerse en contacto con sus proyectos, notificaciones y equipo cuando está en movimiento.

Consejos para usar Podio

Nuevamente, Podio es una herramienta para administrar proyectos, tareas e incluso su equipo que es bastante diferente a un software como Microsoft Project. Proporciona una forma de realizar un seguimiento, verificar estados, asignar tareas y mantener sus proyectos en ese plan cuidadosamente diseñado. Aquí hay algunos consejos para usar Podio si es nuevo o no ha aprovechado al máximo sus funciones..

  • Para la gestión del equipo, use el Fuera de la oficina aplicación Cada miembro del equipo puede seleccionar fácilmente Vacaciones, Remoto o Conferencia para describir el tipo. Luego, después de ingresar las fechas, un gerente puede aprobar o rechazar rápidamente el tiempo fuera de la oficina. También se pueden enviar notificaciones, que proporcionan excelentes recordatorios si alguien de su equipo se habrá ido.
  • Pruebe lo disponible Formularios web para su sitio Podio creará formularios para su sitio web con el clic de un botón. Luego puede personalizar el formulario y publicar el enlace que se puede compartir o recibir el código de inserción directamente en su sitio web. Usando nuestro ejemplo de gestión de eventos de antes, fácilmente podría tener un formulario para que lo llenen los clientes interesados ​​a fin de solicitar sus servicios para su evento.
  • Aprovecha lo simple característica de exportación. Cada aplicación que usa contiene una opción para exportar los datos. Esto es muy útil para actualizar su equipo en una reunión de estado o su jefe cuando quiere actualizaciones en todos los proyectos para su equipo. La función de exportación se puede ver cuando selecciona el icono de llave inglesa desde el interior de la aplicación.
  • Personaliza aplicaciones para una efectividad total Cada aplicación viene con los conceptos básicos que necesitará. Sin embargo, cada uno puede editarse y personalizarse para que pueda usar los campos, listas, estados y otros elementos exactos que necesita dentro de cada uno. Simplemente haga clic en el icono de llave inglesa una vez que esté en la aplicación y seleccione Modificar plantilla.

Planes Podio

Si es nuevo en Podio, hay algunos planes diferentes que puede elegir, incluido un opción libre. Si tiene un equipo de hasta cinco personas, puede obtener todas las características de un plan básico, excepto la Gestión de usuarios, sin cargo. Si tiene más de cinco usuarios; Hay planes a partir de $ 9 por mes. Puede tener usuarios ilimitados con beneficios como sesiones de capacitación, soporte prioritario y configuración avanzada, dependiendo de su plan pagado.

¿Usas Podio o todavía lo estás considerando??

Si ya es usuario de Podio, ¿qué consejos útiles tiene para compartir con los lectores? Si todavía está pensando en usar Podio para el seguimiento de proyectos, ¿cuáles son sus factores decisivos y qué está buscando en una herramienta? Siéntase libre de compartir sus pensamientos y experiencias en los comentarios a continuación!

Crédito de la imagen: empresario a través de Shutterstock, Alphaspirit a través de Shutterstock.com




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