Cómo volverse superproductivo subcontratando sus tareas del día a día

Todos sabemos que una persona que parece deslizarse por la vida haciendo más cosas en un día de lo que la mayoría de nosotros podría hacer en una semana. Pero aprendiendo qué puede subcontratar, además de algunos consejos de 'mejores prácticas' para delegar sus tareas diarias, usted también puede volverse superproductivo.

Este artículo explicará cómo elegir tareas para subcontratar en línea, le mostrará algunos ejemplos y le dará algunos consejos sobre cómo convertirse en un subcontratista en línea eficiente y competente.

¿Qué es la subcontratación??

En una palabra, delegación. Desde el lanzamiento (y posterior éxito) de libros y blogs como la Semana laboral de 4 horas, un gran número de personas con conocimientos técnicos han recurrido a sitios web como Elance, Odesk, TaskRabbit y muchas otras formas de delegar tareas. Los 5 mejores sitios web para encontrar Un asistente virtual Los 5 mejores sitios web para encontrar un asistente virtual Un asistente virtual es una persona real que lo apoya a usted o su negocio de forma remota desde su oficina en casa. Pueden estar prácticamente en cualquier lugar y los servicios que brindan van desde tareas administrativas, técnicas, personales o ... profesionales, tareas domésticas e incluso trabajos completos a autónomos de todo el mundo.

Al hacer que otra persona se haga cargo de tareas que no puede (o simplemente no quiere) hacer usted mismo, de repente tiene acceso a más (potencialmente mucho más de 24 horas en un día.

¿Cómo sé qué externalizar??

Mucha gente ha considerado la contratación externa, pero se retiró en el último minuto simplemente porque no creía que fuera factible que otra persona tomara el control de ciertos aspectos de su vida, sin importar cuán pequeña o grande sea esa parte..

Este es un obstáculo que tuve que superar hace cuatro años, cuando subcontraté por primera vez, y aprendí que hay cinco preguntas que hacer para cada tarea para decidir si debe subcontratarse o no..

1. Pavor: ¿La idea de comenzar esta tarea me llena de temor?
2. Falta de conocimiento: ¿Hay alguien más que pueda hacer esta tarea mejor que yo??
3. Repetición: ¿Estoy haciendo esta tarea una y otra vez, sin que agregue un valor real a lo que estoy apuntando??
4. Dilación: ¿Estoy postergando, en lugar de comenzar esta tarea??
5. Hora: ¿Podría pasar mejor mi tiempo haciendo otra cosa??

Si respondo sí a cualquiera de las preguntas anteriores, generalmente elegiré externalizar la tarea. La unica vez que no lo hará externalizar la tarea en estas situaciones es si la externalización será más difícil o requerirá más tiempo que completar la tarea yo mismo.

¿Qué tipo de tareas diarias puedo externalizar de manera realista??

Cuando comencé a subcontratar, comencé a contratar freelancers pequeños para tareas de entrada de datos e investigación básica, pero a medida que aprendía más y más sobre cómo subcontratar de manera efectiva, pronto aprendí que los tipos de tareas que podía delegar estaban limitados solo por mi imaginación..

Email

Probablemente se haya estremecido ante la idea de entregar la responsabilidad de su bandeja de entrada a un tipo que acaba de contratar en Internet y que está trabajando en todo el mundo. Confía en mí, lo entiendo. Tu bandeja de entrada es tu santuario, ¿verdad? Entonces, comience con algo pequeño, simplemente reenvíe el correo electrónico impar a su profesional independiente para que pueda atender esa única solicitud (ingresar una cita en su diario, por ejemplo), luego puede construir gradualmente esa confianza tan necesaria.

A medida que aumenta la confianza en su profesional independiente, puede entregar otras responsabilidades de correo electrónico, lo que finalmente les permite filtrar a través de toda su bandeja de entrada, por lo que solo necesita responder los mensajes más urgentes y productivos.

Nombramientos y reservas

Tener un asistente independiente que pueda hacer y administrar sus citas y reservas no solo le ahorra tiempo y esfuerzo. También hace tus experiencias mejor.

El año pasado, mi asistente independiente reservó un hotel para mi novia y para mí. La noche anterior a la estancia, llamó a recepción y se aseguró de que todo estuviera bien para la reserva (también mencionó que era el cumpleaños de mi novia). Cuando llegamos al día siguiente, supongo que el personal del hotel debió haber pensado que yo era una buena persona (con mi propio asistente, y todo), y llegamos a una habitación mejorada, con una botella de vino y una carta escrita a mano. tarjeta dejada por la cama.

Si mi asistente no hubiera llamado por adelantado, esto probablemente nunca hubiera sucedido. Puede hacer que su asistente programe llamadas, haga citas con el médico, reserve vuelos, compre boletos para conciertos, lo que necesite!

Las compras en línea

Una vez escuché a Ramit Sethi hablar sobre cómo ha simplificado sus compras en línea. En el pasado, se encontraba hablando con un amigo que le recomendaba un libro, una película o un álbum. Él, como la mayoría de nosotros, anotaría el nombre de la recomendación, continuaría la conversación y nunca llegaría a hacer la compra. Entonces, cuando recibe una recomendación, envía un correo electrónico súper rápido a su asistente:

Comprar libro: El gran Gatsby

Según las instrucciones anteriores, su asistente sabe exactamente qué hacer, es decir, cómo elegir qué edición comprar, cuánto puede gastar, dónde debe entregarse el libro. Este es un método de outsourcing que he adoptado recientemente, y solo desearía haberlo hecho antes. Y se puede extender a otras formas de compras, como comida o ropa (siempre y cuando le haya enseñado a su asistente lo que le gusta).

Navegación por internet

¿Cuántas veces te has encontrado navegando sin rumbo en la web con la esperanza de que algo despierte tu interés? ¿Cuántas horas a la semana desperdicias abriendo pestaña tras pestaña mientras estás sentado en el tren o mirando televisión, solo para cerrarlas de nuevo sin leer una sola palabra en la página??

Al enseñarle a su asistente acerca de sus intereses, el tipo de cosas sobre las que le gustaría leer o mantenerse actualizado, puede omitir la etapa de navegación sin sentido y, en cambio, saber que siempre tendrá un flujo constante de contenido eso realmente te interesará.

Para mí, mi asistente encuentra contenido que disfrutaré (o sobre temas que necesito aprender) y los guarda en mi cuenta de Instapaper. Administre sus marcadores y lista de lectura con Instapaper Administre sus marcadores y lista de lectura con Instapaper, para que pueda acceder a ellos en mi teléfono, iPad o computadora portátil, ayudándome a ahorrar innumerables horas de vagabundeos en línea sin sentido.

Transcribiendo

Supongo que ha perdido la cuenta de cuántas reuniones ha estado y ha abandonado por completo, perdiéndose una buena parte de una conversación importante. Probablemente también haya salido de una reunión con la intención de escribir algunas notas y puntos de acción, solo para desviarse, olvidando por completo lo que estaba destinado a escribir en primer lugar..

Para evitar este problema, intente grabar sus reuniones y envíe el archivo de audio a un profesional independiente que pueda transcribir la conversación, o simplemente podrían anotar puntos importantes para que pueda examinarlos en el futuro.

Hay cientos de otras tareas que puede externalizar, ya sean personales o comerciales. Desde diseño web, consultoría y redacción, hasta consejos de moda, planificación de viajes e incluso solicitudes de empleo. Lo que elija externalizar debe basarse en las cinco preguntas enumeradas en la parte superior de este artículo para asegurarse de que está invirtiendo su tiempo en las tareas de mayor apalancamiento.

Algunos consejos

No se puede negar que la contratación externa puede ser desalentadora. Después de todo, al contratar a alguien para que se haga cargo de algunas de sus actividades diarias, automáticamente se convierte en gerente. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a mantener el rumbo:

Contratar con cuidado

Cuando publica un trabajo en Elance of Odesk, es probable que reciba al menos 30-40 propuestas, y es su trabajo encontrar a la persona adecuada para usted. Antes de tomar una decisión final, elabore una lista corta de alrededor de 3-7 solicitantes y establezca una tarea simple. Asegúrese de proporcionar instrucciones muy claras y una fecha límite. Hágales saber cómo le gustaría recibir la información que ha solicitado. Si desea que le hagan llamadas telefónicas en el futuro, pídales que le envíen un archivo de audio respondiendo un par de preguntas para que pueda escuchar su 'voz telefónica'..

Configurar un documento 'Acerca de mí'

Lo último que desea hacer es repetir sus requisitos a su asistente una y otra vez. Cada vez que les proporcione información nueva (tiendas que le gustan, el tipo de hoteles en los que desea alojarse, sus requisitos al reservar un vuelo, los horarios en que está disponible para llamadas, etc.) haga que ingresen esta información en un documento compartido. Este documento será su primer punto de referencia si tienen alguna pregunta sobre una tarea que les haya establecido (reduciendo así la cantidad de trabajo repetido que necesita hacer), además, si alguna vez comienza a trabajar con un asistente diferente, simplemente puede entregarlo. documento y podrán aprender sobre usted y sus preferencias mucho más rápidamente.

Se específico

Con cada tarea que delegue, sea lo más específico posible. En lugar de escribir instrucciones paso a paso, puede ser más efectivo grabar un video de captura de pantalla Ashampoo Snap 7 Review: captura de pantalla y captura de video fácil Ashampoo Snap 7 Review: captura de pantalla y captura de video fácil ¿Busca una solución de captura de escritorio fácil y completa? Snap 7 ofrece opciones avanzadas de captura de pantalla, que incluyen múltiples disparos y captura de video. ¿Pero vale 20 dólares? Lea nuestra revisión y pruébela usted mismo con el ... para enviar a su asistente para que pueda ver cómo tú realizaría ciertas tareas. Asegúrese de informar siempre a su asistente cuánto tiempo pueden gastar en una tarea (y / o su presupuesto), la fecha límite y responda cualquier pregunta que pueda tener antes de que surjan para reducir el correo electrónico de ida y vuelta que envía puede ocurrir si no eres lo suficientemente claro.

Sé justo: Muchas personas contratan trabajadores independientes, pensando que pueden contratar a alguien para realizar una tarea tras otra por $ 3 por hora. Sea justo con lo que exige y la tarifa por hora que ofrece. Cuanto más justo seas, mejores resultados recibirás.

Como espero que pueda ver, el alcance de cómo la contratación externa puede ayudarlo a liberar su tiempo y energía es enorme, aunque para aprovechar al máximo la contratación externa, debe ver esto como una inversión a largo plazo que pagará más y más mientras su (s) asistente (s) aprenden más sobre usted y cómo pueden ayudarlo.

Si aún no está convencido, debería consultar esta entrevista con Dan Andrews de Tropical MBA sobre cómo ha logrado externalizar la mayor parte de un negocio de un millón de dólares. Si eso no te influye, nada lo hará!

Este artículo se centró en en línea outsourcing, pero hay muchas tareas que también puedes subcontratar sin conexión. Se han creado herramientas como TaskRabbit para ayudar con las tareas cotidianas, como la limpieza y la lavandería, incluso la compra de alimentos frescos..

¿Has subcontratado alguna de tus tareas diarias? Si es así, como fue?

Crédito de la imagen: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)