Cutting Edge yaM establece el estándar para las herramientas de administración de reuniones en línea

Si está celebrando reuniones sin agendas, o guardando actas en documentos antiguos de Word, sus reuniones e informes minuciosos probablemente no sean tan útiles como podrían ser. Si bien la mayoría de nosotros no esperamos asistir a las reuniones, sin embargo, existen herramientas en línea increíbles 10+ Excelentes herramientas en línea para la coordinación y reuniones grupales 10+ Excelentes herramientas en línea para la coordinación y reuniones grupales ¿Cómo se gestiona un equipo de personas que están dispersas geográficamente? ¿Cómo coordinas las zonas horarias internacionales? El concepto de trabajar a través de Internet ha comenzado a introducirse en el lugar de trabajo cotidiano ... eso puede ayudar a que las reuniones sean más productivas y consuman menos tiempo para quienes las planifican y facilitan..

Recientemente me topé con una aplicación web de gestión de reuniones en línea de vanguardia llamada yaM (que significa Yet Another Meeting). yaM es como un asistente virtual para producir agendas e informes minuciosos de aspecto profesional, a la vez que proporciona herramientas que ayudan a los participantes a intercambiar ideas, realizar análisis de productos y costos e integrarse con cuentas en la nube en línea como Dropbox, Google Calendar y Evernote.

yaM se puede usar con ambos espacios de reunión en línea como Google Hangouts Consejos para planificar y celebrar reuniones efectivas con Google Hangouts Consejos para planificar y mantener reuniones efectivas con Google Hangouts Con la tecnología actual de Internet, celebrar reuniones en línea puede ser eficiente y rentable, especialmente si los planifica de antemano y hace uso de herramientas que ahorran tiempo. Durante los últimos meses he participado en reuniones en línea ... o en configuraciones tradicionales sin conexión. Como una aplicación web, es similar a Agreedo Agreedo: escriba y administre sus actas de reuniones de negocios de forma gratuita en línea Agreedo: escriba y administre sus actas de reuniones de negocios de forma gratuita en línea Durante varias semanas he estado buscando un sitio web fácil de usar o una aplicación que me permita guardar y almacenar las actas de las reuniones. El enfoque tradicional de documentos de texto ya no es productivo ..., pero es mucho más avanzado sin ser complicado.

Creando agendas

Después de registrar una cuenta con yaM, puede comenzar inmediatamente a desarrollar una agenda para su próxima reunión. Simplemente agregue elementos de agenda en el lado izquierdo del espacio de trabajo, junto con la duración del tiempo y el nombre de la persona responsable de ese elemento.

Puede asignar fácilmente nombres a los elementos de la agenda, pero los participantes deben registrar una cuenta con yaM, a la que puede enviarles una invitación desde el área de trabajo. Tener participantes registrados hace de yaM una herramienta de gestión de reuniones mucho más colaborativa, ya que cada participante puede agregar notas simultáneamente en el espacio de trabajo durante la reunión. Si bien es más eficiente tener una persona asignada como tomador de minutos, hay otras herramientas útiles en yaM que lo hacen ideal para la colaboración.

Cuando se crea su agenda, puede imprimirla o distribuirla entre los participantes de la reunión. Cada participante registrado recibirá un informe de la reunión por correo electrónico, que por supuesto incluye logística de medios, la lista de elementos de la agenda y un enlace al espacio de trabajo en línea de yaM. Lo mejor de todo es que su agenda circulada tiene un formato profesional y es fácil de leer. Los elementos de la agenda también se pueden copiar y agregar a una nueva reunión. Sin embargo, sería aún mejor si los desarrolladores pudieran hacer una forma de crear elementos de agenda estándar que sean automáticamente parte de cada nueva reunión.

Toma de minutos

Agregar notas y elementos de acción en yaM es tan fácil como crear agendas. Los minutos consisten en cuatrotipos de contenido: notas, elementos de acción, archivos adjuntos y herramientas de colaboración en tiempo real.

La forma en que yaM está configurado en realidad podría ayudar a los participantes de la reunión a mantenerse enfocados, especialmente si todos tienen el espacio de trabajo abierto en su computadora durante la reunión. El tomador de minutos puede agregar fácilmente un elemento de acción, con una fecha de vencimiento y el nombre de la persona responsable. Curiosamente, sin embargo, solo una persona puede aparecer como responsable de cada elemento de acción.

Donde yaM también brilla es su colección de herramientas de colaboración integradas que permiten a los miembros realizar análisis Pro / Con, análisis de productos, ideas de ideas o votar sobre decisiones importantes. También hay una herramienta para lo que se llama un análisis SWAT, que implica discutir y registrar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de un proyecto, idea o decisión en particular.

Verá que estas herramientas de colaboración y gestión de reuniones pueden ser muy útiles para mantener a los participantes comprometidos y posiblemente ayudarlos a tomar mejores análisis y decisiones. También puede imprimir o enviar por correo electrónico el contenido de herramientas de colaboración individuales a los participantes durante la reunión. (Nota: aquí se revisan las ideas para otras herramientas de colaboración en línea. Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Los equipos pequeños no necesitan aplicaciones empresariales costosas para la colaboración. Aquí están seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos, la comunicación y más de su equipo. Gratis.).

Al igual que con las agendas, los informes de minutos yaM también se pueden imprimir o distribuir por correo electrónico. Las actas están tan bien formadas que los participantes de la reunión no tendrán excusa para no revisarlas. Las agendas y las actas también se archivan en yaM, para que los participantes puedan iniciar sesión en su cuenta y revisarlas en cualquier momento.

Otras herramientas

yaM incluye herramientas adicionales para rastrear el tiempo durante las reuniones, establecer fechas de reunión en el calendario incorporado (que se integra con las actualizaciones de Google Calendar, Exchange y Outlook / iCal), y una libreta de direcciones.

Los desarrolladores de yaM han incluido varias características útiles en su aplicación web, pero han prestado especial atención a asegurarse de que la interfaz de usuario sea accesibley fácil de aprender a los pocos minutos de registrar una cuenta.

yaM tiene una cuenta gratuita básica que incluye todas las funciones principales y la capacidad de soportar10 reuniones por mes, con hasta cinco participantes por reunión. Una cuenta premium permite reuniones y participantes ilimitados, interfaz personalizable y cifrado SSL.

En mi opinión, yaM establece el estándar para las herramientas de administración de reuniones en línea. Pero háganos saber lo que piensa de esta aplicación en línea. ¿Hay características adicionales que le gustaría ver agregadas??