Una guía de productividad simple para todos

MakeUseOf se enorgullece en presentar una Guía de productividad inteligente para ayudarlo a aumentar la productividad en su vida. Con todas las distracciones que trae la vida moderna, no es fácil mantener su productividad. Ya sea que sea un entusiasta procrastinador, o simplemente tenga muy poco tiempo a mano, hay muchas personas que realmente no pueden darse el lujo de perder de vista los negocios..

Sin embargo, jugando bien sus cartas, sería muy posible obtener ese pequeño aumento de productividad que tanto desea. Conozca lo que debe hacer y lo que no debe hacer, y podrá mover más trabajo en menos tiempo.

MakeUseOf.com se enorgullece en presentar la Guía de productividad de esta computadora geek.

Tabla de contenido

§1. Introducción

§2? -? Concentración

§3 - - Errores de productividad

§4? -? Café: bueno o malo?

§5 - Mejora tus habilidades de escritura

§6 - - Configuración de su espacio de trabajo

§7? -? Programación

§8? -? Motivación

§9 - Herramientas esenciales

1. Introducción

¿Por qué un libro electrónico sobre el aumento de la productividad??

Todos los días de nuestras vidas, a veces incluso los fines de semana, tenemos que trabajar. Y debido a que muchos de nosotros no podemos seguir el ritmo cada vez más rápido de la vida, nuestra capacidad de interactuar con otras personas y pasar tiempo con familiares y amigos se reduce en gran medida. Esto, desafortunadamente, puede conducir a grandes problemas, y es extremadamente importante aprender a mantener un equilibrio entre el trabajo y todo lo demás..

¿Y cómo puedes mantener felices a ambos lados? Ser productivo significa que termina su trabajo más rápido y obtiene más tiempo para usted, su familia, amigos y pasatiempos. Significa que estarás relajado y listo para un nuevo día. La satisfacción de un trabajo bien hecho tampoco debe olvidarse, y su jefe seguramente notará la mejora..

En este libro electrónico cubriremos algunos consejos para aumentar la productividad en este nuevo mundo, donde las distracciones esperan en cada computadora o dispositivo portátil. Todo en este libro electrónico es de mi propia experiencia, equilibrando el tiempo asignado para el trabajo escolar, un trabajo de medio tiempo como escritor, mi novia y mis otros amigos. Créame; es extremadamente fácil caer en extremos.

2. Concentración

Internet, si bien es un gran recurso de información y una gran herramienta de productividad que permite la colaboración entre pares de todo el mundo o cubículo, es una pérdida de tiempo increíblemente grande. Y lo creas o no, todo el mundo está plagado de esto, desde los administradores del sistema que navegan por la web sin rumbo usando StumbleUpon, hasta los programadores que leen historias cableadas y los fotógrafos que juegan con el sitio web de coincidencia de imágenes de Google..

Incluso las personas que aman su trabajo a veces encuentran necesario centrarse en actividades no relacionadas con el trabajo. Sin embargo, la mayoría de los empleadores no saben o eligen ignorar que una buena parte del día se desperdicia. Investigaciones recientes muestran que los profesionales de recursos humanos suponen que los empleados perderán alrededor de 1 hora cada día. Los empleados admitieron haber perdido alrededor de dos horas al día..

Es difícil decidir quién se ve más afectado por este comportamiento. Por un lado, el empleador paga por horas de trabajo de productividad cero. Por otro lado, el empleado podría obtener el arranque si continúa perdiendo el tiempo. En el gran esquema de las cosas, se cree que la economía pierde alrededor de 11 mil millones de libras cada año en el Reino Unido.

Si está interesado en aumentar la productividad y necesita hacer el trabajo, apague Internet. Si sabe que no puede resistirse a abrir el navegador, incluso para un juego flash corto, retire el cable Ethernet o desconéctese de la red inalámbrica. A veces, todo lo que me lleva a comenzar a escribir es apagar la computadora y trabajar con un bolígrafo y un trozo de papel, escribir lo que pienso; sin la posibilidad de ir a comprobar algo más o una ventana emergente emergente.

Apague la TV, la radio, el iPod, Xbox, las luces parpadeantes y oculte la PSP. Si necesita tomar un descanso, no juegue a Max Payne y en su lugar vaya a la ventana o afuera y tome aire fresco durante 5 minutos..

3. Errores de productividad

No creería cuántos errores puede cometer cuando se trata de productividad. Algunos de ellos pueden convertirse en catástrofes en toda regla. Como tú, me encuentro con este tipo de situaciones a diario, ya sea en la escuela, en casa o trabajando como escritor a tiempo parcial..

El peor error que puede cometer es perder los estribos con sus compañeros, y especialmente con las personas más altas en la jerarquía. Incluso si la demanda suena absurda, inaceptable o imposible de cumplir, no debe tener un ataque de nervios. En su lugar, saque un pedazo de papel y cree un argumento lógico que defienda su posición. Luego, preséntelo al mismo compañero, o si eso no funciona, directamente al jefe. Si eso no funciona, siempre hay un plan B: haz lo que puedas y presenta el resultado. No hacer nada o comenzar a gritar no ayudará a nadie. Si se espera que produzca 500 palabras de una oración de 5 palabras, solo porque, siéntese frente a la computadora, sirva café, haga una lluvia de ideas y no se detenga hasta que tenga al menos 400 palabras. Analice, deconstruya, dé ejemplos, presente su propia opinión e incluso divague sobre algo interesante. Eso es lo que hago.

Imagen cortesía de XKCD.

La segunda peor cosa que puedes hacer es perder el tiempo. Siempre hay algo que puedes hacer: ver volar las hojas no cuenta. Si ha terminado con un proyecto y todavía tiene tiempo en el reloj, comience con el siguiente, lea un libro o pídale a su jefe que le permita irse a casa. El tiempo es algo que no puedes recuperar, entonces ¿por qué querrías desperdiciarlo? La clave para aumentar la productividad es mantenerse ocupado. Limpia tu escritorio, ayuda a un colega, conversa con esa chica en el próximo cubículo, simplemente no mires viejos episodios de Simpson en Hulu.

Lo que nos lleva al mayor asesino de productividad jamás inventado: Internet. Facebook, Twitter, YouTube y la lista sigue y sigue. La cantidad de lugares que puede visitar en Internet está en constante aumento y las herramientas que lo ayudan a perder el tiempo, siempre actualizadas.

StumbleUpon, Delicious, Digg, Reddit, todos quieren su atención y energía. Deberías tener la fuerza dentro de ti para abstenerte.

Si no puede usar la Fuerza, como Luke Skywalker, le recomiendo que use las siguientes instrucciones para editar su Hospedadores expediente. Al agregar una línea simple a este archivo, no podrá acceder de manera efectiva al sitio web que desea mientras podrá acceder a cualquier otra cosa relevante para su investigación. Cuando desee volver a acceder, simplemente elimine la línea.

• Navegar a % SystemRoot% \ system32 \ drivers \ etc \. Para otros sistemas operativos, las ubicaciones del archivo hosts están disponibles en Wikipedia.

• Abre los nombres de los archivos. Hospedadores usando WordPad.

• Por ejemplo, agregue al final del documento “127.0.0.1 facebook.com”. Esto redirigirá cualquier solicitud de Facebook al adaptador de bucle invertido: su propia computadora en lugar del servidor. Aparecerá una página en blanco en lugar de Facebook.

• Guarde y haga clic en Aceptar en el indicador de UAC.

Otra cosa que quizás quiera probar si revisa su correo electrónico cada 30 segundos es el complemento Adicto al correo electrónico disponible para Gmail. Haga clic en el icono verde en la esquina superior derecha de su ventana y desplácese hacia abajo para encontrarlo..

También hay un gran complemento para aumentar la productividad en Firefox que “bloquea esos sitios que pierden el tiempo y pueden absorber la vida de su jornada laboral. Todo lo que necesita hacer es especificar qué sitios bloquear y cuándo bloquearlos.” sobre LeechBlock aquí 5 Herramientas para rastrear cuánto tiempo pierde mientras está en línea 5 Herramientas para rastrear cuánto tiempo pierde mientras está en línea .

El enlace anterior apunta a nuestro artículo sobre “5 herramientas para rastrear cuánto tiempo desperdicias mientras estás en línea”. En la misma publicación hay otro complemento útil para monitorear su uso de Internet, se llama MeeTimer. También te avisará cuando intentes abrir una nueva pestaña o enlace.

Finalmente, hay un programa llamado ManicTime que mantiene estadísticas detalladas de todo lo que haces cuando trabajas en tu computadora. Puede ayudarlo a comprender a dónde va su tiempo, cuánto se desperdicia y qué es lo que más lo distrae. Echa un vistazo a ManicTime Rastrea tu tiempo en la computadora con Manictime Rastrea tu tiempo en la computadora con Manictime .

Si está buscando un complemento para monitorear su uso de Internet, consulte MeeTimer. También te avisará cuando intentes abrir una nueva pestaña o enlace.

Por último, es de suma importancia tener un equilibrio entre el trabajo, la familia y la diversión, y la mejor manera de lograrlo es separar las actividades en consecuencia. Hacer matemáticas mientras escuchas a Nightwish no funciona, y agregar una cerveza a esa ecuación es igualmente desastroso. En cambio, organice su mañana para que termine el trabajo a tiempo, trabaje y luego disfrute de un tiempo de calidad con amigos.

4. Café: bueno o malo?

¿Ir por el café afecta la productividad? Algunos dicen que sí, citando el tiempo que lleva salir corriendo de la oficina y regresar, así como el costo, no exactamente centavos para Starbucks. También puede interrumpir su flujo de trabajo, eliminando el impulso que tenía antes de irse.

Crédito de la foto: Wikipedia Commons.

Por otro lado, despejar un poco su mente puede ayudarlo a ver lo que se está perdiendo y, en última instancia, ayudarlo a encontrar una solución y, en última instancia, aumentar la productividad. El viaje para tomar café también puede ser una rutina, lo cual está bien si estás acostumbrado a ir a trabajar después.

Existen estudios contradictorios sobre el impacto del café en la salud y su relación con la productividad. Los estudios financiados por las compañías de agua mineral dicen que aumenta la ansiedad y debido a que la cafeína es un diurético, aumenta la cantidad de veces que tiene que ir al baño, dejando su escritorio.

La cafeína es un estimulante, que tiene el efecto de evitar temporalmente la somnolencia y restablecer el estado de alerta. Varias bebidas que contienen cafeína, como café, té, refrescos y bebidas energéticas son muy populares. La cafeína es la sustancia psicoactiva más consumida en el mundo, pero a diferencia de muchas otras sustancias psicoactivas, es legal y no está regulada en casi todas las jurisdicciones. En América del Norte, el 90% de los adultos consumen cafeína diariamente. La Administración de Alimentos y Medicamentos de EE. UU. Enumera la cafeína como un “Propósito múltiple generalmente reconocido como sustancia alimentaria segura”.

Desde mi propia experiencia puedo decir que el café me ayuda a concentrarme. Después de tomar mi taza, estoy listo para comenzar a trabajar. De hecho, no puedo sentarme y no hacer nada después de tomar mi café. Siento que necesito hacer algo. Sin embargo, beber más de 3 tazas tiene un efecto desastroso. Pierdo el foco, la concentración y me irrito fácilmente por cada error que cometo. El equilibrio, como en todas las cosas, es la clave.

5. Mejora tus habilidades de mecanografía

Para muchos, la escritura táctil (escribir sin mirar las teclas) es una habilidad que se aprendió hace mucho tiempo en un IBM Selectric o Apple IIe, pero su importancia a menudo se pasa por alto. Sin embargo, muchos de nosotros todavía empleamos a los autodidactas., “caza y picotear” enfoque, encontrar claves utilizando nuestros propios métodos únicos. Si bien este enfoque puede hacer el trabajo, no alcanza la misma velocidad o facilidad de escritura que ofrece la escritura táctil. Saber tocar el tipo de letra puede liberar su mente para concentrarse en la tarea de escritura en cuestión, en lugar de buscar claves, y le permite redactar correos electrónicos, informes y notas más rápidamente. Aprender a escribir con letra puede aumentar considerablemente tu productividad.

Crédito de la foto: opie

Una velocidad de escritura de 40-60 palabras por minuto (palabras por minuto), aproximadamente 3-4 veces más rápida que una velocidad promedio de escritura a mano, es un estándar común en el lugar de trabajo. Algunos empleadores que contratan para puestos que implican una gran cantidad de mecanografía requieren velocidades aún más altas. La precisión también es importante para una escritura rápida y efectiva: cuantos menos errores cometas, menos tiempo tendrás para dedicar a corregir tu trabajo..

Echa un vistazo a los siguientes artículos que revisan diferentes sitios web y programas que te ayudan a practicar tus habilidades de escritura y aprender la escritura táctil. Es una de las técnicas más efectivas para aumentar la productividad..

5.1 Learn Touch Typing (aplicaciones web y de escritorio)

• TypingWeb TypingWeb: Aprenda a escribir rápidamente en línea TypingWeb: Aprenda a escribir rápidamente en línea

• Keybr La forma correcta de practicar la escritura táctil en línea La forma correcta de practicar la escritura táctil en línea Aprenda a escribir más rápido y con menos errores. Keybr es un tutor de mecanografía con lecciones inteligentes diseñadas para realizar rigurosos ejercicios de mecanografía.

• Bruce's Touch Typing Wizard Aprenda Touch Typing con "Bruce's Typing Wizard" Aprenda Touch Typing con "Bruce's Typing Wizard"

5.2 Practica la escritura táctil

• 10 dedos rápidos

• TypeRacer

•Juegos de mecanografía ¿Quieres escribir más rápido? (No es otro curso de escritura táctil) ¿Desea escribir más rápido? (No es otro curso de mecanografía táctil)

6. Configurando su espacio de trabajo

Es extremadamente importante evitar posturas incómodas y colocar su cuerpo cómodamente. Esto no solo puede mejorar su productividad general, sino que también puede ayudarlo a evitar diversas enfermedades causadas por el uso prolongado de computadoras (MSD).

Crédito de la foto: lactosa

• Mientras esté detrás de un escritorio, debe considerar seguir estas reglas:

• Use una silla que apoye su espalda baja.

• Coloque su teclado y mouse al nivel del codo.

• Ajuste la superficie de trabajo y la altura de la silla para asumir una posición cómoda..

• Coloque la parte superior de la pantalla a la altura de los ojos..

• Use un reposapiés si sus pies no están cómodos directamente en el piso.

Tener un buen lugar para trabajar puede desempeñar un papel importante en el aumento de la productividad. Hay muchos tipos de personas, a algunos les gusta tener todo en el escritorio, otros prefieren todo escondido perfectamente fuera de la vista. Yo, por mi parte, prefiero tener muchas cosas en mi escritorio. La mayoría de las cosas con las que necesito trabajar están al alcance de esta manera.

Los escritorios desordenados pueden proporcionar inspiración, especialmente para los escritores, pero también pueden ser una distracción para un programador. Puede que solo quiera una taza de café y una pelota antiestrés. Independientemente de lo que decida, asegúrese de que el entorno en el que trabaja sea cómodo y se adapte a sus gustos personales..

7. Programación

Para hacer las cosas, descubrí que las listas de tareas y los horarios, incluso autoimpuestos, pueden ser un recurso invaluable. En una hoja de papel, cuaderno o nota adhesiva, escriba todo lo que necesita para lograr. Junto a cada elemento, establezca una fecha arbitraria en la que desea finalizar esa tarea. Si la primera vez que se mezclan todas sus tareas, ahora puede copiarlas en otro papel en orden.

Crédito de la foto: solo una cosa

Mantenga ese horario en el escritorio, ingréselo en Outlook o Google Calendar, pero trate de cumplirlo sin importar qué. Imagine que es su jefe y debe completar la tarea a la hora especificada. Este método hace milagros: incluso si estoy cansado después de un día de trabajo, todavía tengo tiempo para realizar las otras tareas.

Le recomiendo que visite PocketMod. Pocketmod es una aplicación práctica que se puede utilizar para convertir papel normal de tamaño A4 en folletos desechables (organizadores) para todo uso, tamaño billetera. Simplemente ejecute la aplicación, especifique lo que desea en cada página del folleto, imprímalo y dóblelo en un folleto.

También debe intentar programar todas las tareas importantes en la mañana. Programación, escritura, cualquier cosa que sea esencial debe hacerse antes de la una en punto. Muchos estudios han demostrado que el metabolismo humano, un proceso que determina cuán 'fresco' eres, se ralentiza considerablemente después de este punto. Por la mañana tienes la mejor oportunidad de completar tu tarea más rápido y mejor. Programe tareas no esenciales, repetitivas o no intensivas intelectualmente por la tarde.

Usar Google Calendar es muy fácil y tiene muchas ventajas:

• Lo tienes contigo a donde sea que vayas; está en línea y es completamente gratis a diferencia de Outlook.

• Expandible; no te quedarás sin papel y tinta.

• Suscríbase a los calendarios de otras personas y comparta citas.

• Múltiples posibilidades de visualización. Se sincroniza con Outlook y muchas otras aplicaciones de calendario. También se puede exportar en formato .ics estándar.

• Recordatorios por SMS y correo electrónico gratis.

8. Motivación

La motivación, la fuerza que nos impulsa todos los días, que nos hace querer estar vivos y trabajar es una bestia complicada. Si bien la mayoría de los psicólogos estudian durante años, tenemos que obtener el conocimiento esencial en solo un par de párrafos. Comencemos con una definición canónica:

• La característica psicológica que despierta a un organismo a la acción hacia una meta deseada; la razón de la acción; eso que da sentido.

• La razón o razones para participar en un comportamiento particular, especialmente el comportamiento humano como se estudia en filosofía, conflicto, economía, psicología y neuropsicología..

Crédito de la foto: stephaniedan

Necesitas motivación para tener éxito. E incluso si estás haciendo un trabajo aburrido en este momento, piensa que si eres excelente en lo que haces, tu jefe eventualmente te promoverá. La clave aquí es nunca perder la esperanza. Todos pasan por momentos difíciles en la vida, solo manténgalos juntos. Todos deberían tener objetivos, que proporcionan un excelente motivador. Incluso si parecen increíblemente difíciles de alcanzar, sirven para mantenerte encaminado, enfocado y haciendo lo mejor.

Como cualquier periodista en este planeta, me encantaría trabajar para el New York Times, Wall Street Journal o ser un evangelista para la FSFE (Free Software Foundation). Y todos los días me levanto y empiezo a escribir. Todos los días trato de mejorar mi estilo y enfoque de los temas..

9. Herramientas esenciales

Para terminar, esto es lo que encontrarás en mí, o donde me encontrarás, muchas veces, algunas herramientas esenciales que me ayudan a aumentar la productividad..

• Pequeño cuaderno de tapa dura que va a todas partes conmigo, bolígrafo (use el PocketMod mencionado anteriormente para crear folletos de tamaño billetera).

• Notas adhesivas: las tengo en todas partes, en mi escritorio, en mi computadora e incluso en mi cuaderno.

• Atajos, atajos y atajos. Realmente debería aprender métodos abreviados de teclado para su sistema operativo (Windows o Mac OS X) y sus programas favoritos. Puedes conseguir una hoja de trucos desde aquí.

• Google Calendar, Gmail, iGoogle y Google Reader. Google Calendar se sincroniza con Outlook en mi computadora, que se sincroniza con la aplicación de calendario en el iPod Touch. Lea esto para más información.

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Guía publicada: mayo de 2010