7 consejos de eficiencia de correo electrónico para obtener más correo electrónico hecho, más rápido

La vida gira en torno a la comunicación y, literalmente, nada se logra sin ella. El correo electrónico es una herramienta de comunicación destinada a facilitarle la vida. En lugar de tener que escribir una carta o tratar de atrapar a alguien por teléfono o en persona, puede escribir rápidamente algunas líneas y superarlo..

Pero el correo electrónico también puede ser un sumidero de tiempo significativo. Esto suele suceder cuando se usa de manera incorrecta. Muchas personas le envían correos electrónicos que no necesita, con líneas de asunto que no reflejan el contenido, y en más palabras de las necesarias. Pero también puede ser culpa suya, por ejemplo, si no procesa correctamente los correos electrónicos o abusa de su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes o de lectura. El hecho es que puede revisar sus correos electrónicos más rápido mejorando sus hábitos y adoptando rigurosamente algunos consejos clave para la eficiencia del correo electrónico.

Programar hora de correo electrónico

Si temes atender tus correos electrónicos o si pasas demasiado tiempo limpiando tu bandeja de entrada, intenta comprometerte con un horario. Algunas personas recomiendan hacer correos electrónicos durante un tiempo establecido dos veces al día. La programación del tiempo es inteligente porque crea el marco de tiempo y el espacio mental para concentrarse en realizar la tarea. Además, descubrirás cuánto tiempo pasas realmente con los correos electrónicos.

Revisar correos electrónicos solo dos veces al día no funciona para todos. Si necesita estar al tanto de las cosas y revisar sus correos electrónicos varias veces durante el día, tómese unos minutos cada hora además de revisar y procesar correos electrónicos en la mañana y en la tarde. Esos sprints cortos de correo electrónico son una oportunidad para responder correos electrónicos urgentes o responder a un correo electrónico que primero necesitaba para obtener información para.

La idea es ...

• crear un límite de tiempo programando tiempo de correo electrónico,
• tener la ambición de mantenerse dentro de ese límite,
• ser más rápido y
• liberar gradualmente el tiempo en su horario.

Esta mentalidad te ayuda a concentrarte y ser más eficiente. Combine eso con todos los otros consejos de eficiencia de correo electrónico en este artículo y pronto acelerará sus correos electrónicos como nunca antes.

Procese cada correo electrónico que abra

Cada correo electrónico que abras requiere que actúes de una forma u otra. Hacer esto inmediatamente ahorra tiempo porque no tendrá que volver a tratar con ese correo electrónico. También limpiarás tu bandeja de entrada al menos una vez al día, lo cual es un sentimiento liberador.

Por cada correo electrónico que abra, actúe de inmediato si es posible o programe una tarea si es necesario, luego archive o elimine el correo electrónico. Actuar de inmediato puede significar que responde rápidamente, realiza una breve llamada telefónica, transfiere fechas a su calendario, agrega tareas a su lista de tareas pendientes, archiva correos electrónicos o cualquier contenido para leer más tarde. Siempre que no pueda responder o actuar de inmediato, redacte una respuesta y programe una tarea para abordar lo que sea que necesite hacer. En cualquier caso, obtenga todos los correos electrónicos de su bandeja de entrada.

Tenga en cuenta que en Gmail, cada correo electrónico tiene una URL única ¿Sabía que puede marcar mensajes específicos de Gmail? Aquí es cómo y por qué sabía que puede marcar mensajes específicos de Gmail. Aquí es cómo y por qué Se han hecho muchos casos de por qué Gmail es un ingenioso cliente de correo web. Ahora, aunque es casi trivial encontrar correos electrónicos en Gmail, saber que puede encontrarlos no significa que lo hará ... ¡Ahora no use eso para marcar sus correos electrónicos! En su lugar, agregue el enlace a la tarea respectiva en su lista de tareas o entrada de calendario. Es mucho mejor que hacer un seguimiento de esos correos electrónicos en su bandeja de entrada.

Para aprovechar al máximo tu tiempo ...

• actuar en cada correo electrónico que abras,
• transferir tareas y fechas a su lista de tareas o calendario y
• agregar URL de correo electrónico para referencia,
• responda de inmediato si es posible,
• redactar una respuesta si es necesario,
• archivar o eliminar cada correo electrónico que abrió y,
• procesar la carpeta de borradores y la lista de tareas una vez al día.

Filtrar y etiquetar correos electrónicos

Muchas personas guardan correos electrónicos en su bandeja de entrada porque no conocen una mejor manera de seguirlos. Contribuye al desorden y con el tiempo en realidad hace que sea más difícil encontrar cosas. En Gmail, puede encontrar fácilmente cualquier correo electrónico utilizando la poderosa función de búsqueda 5 Operadores de búsqueda avanzada de Gmail que debe conocer 5 Operadores de búsqueda avanzada de Gmail que debe conocer Gmail es un ingenioso cliente de correo web con muchas características increíbles. Al ser un servicio de Google, uno de sus puntos fuertes es obviamente la búsqueda. Y así es exactamente cómo Google revolucionó el correo electrónico. En Gmail realmente no tienes ... Alternativamente, puede etiquetar los correos electrónicos para encontrarlos rápidamente si debe guardarlos en su bandeja de entrada o ordenarlos en carpetas para recuperarlos más tarde.

En lugar de ordenar manualmente los correos electrónicos, puede configurar filtros para procesar automáticamente los correos electrónicos que recibe regularmente. 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada. 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada. que su bandeja de entrada es tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ..., incluyendo notificaciones, suscripciones, resúmenes, pero también correos electrónicos de personas específicas. En lugar de configurar un nuevo filtro para cada fuente individual, crea un alias de correo electrónico Divide y conquista tu correo electrónico con el poder de los alias de Gmail Divide y conquista tu correo electrónico con el poder de los alias de Gmail Cuando se trata de la organización del correo electrónico, la reacción inmediata es a menudo todo sobre carpetas, etiquetas, filtros, marcas de prioridad y cosas por el estilo. No es que ninguno de ellos sea malo, de hecho, la mayoría de ... para tipos de correos electrónicos (por ejemplo, notificaciones de foros o suscripciones a boletines) y filtrar correos electrónicos según la dirección de correo electrónico a la que se envían. Al dirigir esos correos electrónicos a su propia carpeta dedicada, nunca obstruirán su bandeja de entrada, no perderá tiempo procesándolos y aún puede leerlos cuando tenga tiempo.

La mejor manera de administrar sus correos electrónicos es ...

• aprende a buscar tu correo electrónico,
• etiqueta y
• ordenar correos electrónicos,
• idealmente con filtros automatizados donde sea posible, y
• haz que omitan tu bandeja de entrada si nunca necesitas tratar con ellos de inmediato.

Reduce el correo electrónico entrante

A medida que empiece a limpiar su bandeja de entrada diariamente, notará qué correos electrónicos no necesita. En lugar de configurar filtros para correos electrónicos que realmente no desea recibir o que nunca tendrá tiempo para leer, actúe. Esto puede significar que se da de baja de un boletín que nunca leyó, le dice a un amigo que ya no le reenvíe caricaturas o le pide a un colega que solo lo envíe por correo electrónico a correos electrónicos importantes..

En resumen, dirija correos electrónicos innecesarios, cancele la suscripción rigurosamente y filtre a la papelera si es necesario.

Dé un ejemplo: mantenga sus propios correos electrónicos claros y breves

Toma tiempo componer un correo electrónico elaborado. Y lleva tiempo leerlo y procesarlo. Ahorre tiempo a usted y a otros y aprenda a mantener sus correos electrónicos claros y breves.

Esto comienza con una buena línea de asunto. Asegúrese de que refleje claramente el contenido de su correo electrónico. Esto se vuelve más fácil si se atiene a un solo asunto por correo electrónico. Finalmente, mantenga su correo electrónico breve. No recomendaría una política de una oración, pero los correos electrónicos de trabajo diario deben ser breves. Piensa y extrae la esencia de lo que quieres comunicar antes de enviar.

Sus destinatarios amarán sus correos electrónicos si contienen ...

• una línea de asunto clara,
• un asunto por correo electrónico,
• ideas clave expresadas claramente en
• no más de 1-5 oraciones.

Usar respuestas enlatadas

Si recibe muchos correos electrónicos que requieren más o menos la misma respuesta, cree una plantilla y configure una respuesta enlatada. Esto puede ahorrar mucho tiempo y es muy fácil de hacer con Gmail. Hemos dedicado un artículo completo sobre cómo enviar un correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Enviar un correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Enviar un correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas ¿No tiene tiempo para preparar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? ¡Prueba los correos electrónicos enlatados! Pensar… .

Usar atajos de teclado

La mayoría de los programas de correo electrónico ofrecen métodos abreviados de teclado. Gmail, por ejemplo, tiene accesos directos para responder (a), eliminar (SHIFT + 3) o archivar un correo electrónico (a). Hemos compilado un resumen en PDF de atajos útiles de Gmail aquí. Tenga en cuenta que es posible que deba habilitar los atajos de teclado. Dedique unos minutos a aprender métodos abreviados de teclado para su cliente de correo electrónico de su elección, y procesará sus correos electrónicos mucho más rápido todos los días..

Aquí hay más consejos sobre la eficiencia del correo electrónico para ayudarlo a usar el correo electrónico de manera más efectiva. 10 consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos de manera más eficiente. 10 consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos de manera más eficiente. El mejor consejo que he escuchado sobre el correo electrónico y la productividad del correo electrónico es: no responda los correos electrónicos primero por la mañana. Es un poco paradójico pero cierto que el correo electrónico y la productividad están en desacuerdo ... .

Conclusión

El correo electrónico es una herramienta de comunicación que debería servirle, no controlar su vida. Sea claro lo que quiere lograr con esta herramienta de comunicación, cómo quiere pasar su tiempo y automatice o elimine todo lo que se interponga entre usted y procese su correo electrónico rápidamente. Si se hace correctamente, limpiar su bandeja de entrada no necesita tomar mucho tiempo. Y una vez que tenga una buena rutina, no se preocupará por no revisar sus correos electrónicos durante unas horas o un día mientras realiza un trabajo más importante. Sabrás que tu rutina te permitirá abrir una bandeja de entrada inundada en poco tiempo.

¿Tiene algún consejo de procesamiento de correo electrónico que me haya perdido??

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