5 habilidades de Microsoft Word y Excel que debe tener éxito en la oficina

“Envíame ese informe lo antes posible!” Esa es la línea que puede afectar a muchos trabajadores de oficina con terror y miedo abyecto. Bueno, no tiene por qué ser así, si puedes desarrollar al menos 5 habilidades esenciales de Microsoft Office.

¿Cuáles son estas habilidades de MS Office? Obviamente, hay al menos algunos que necesita para su trabajo específico. Si es un contador, por ejemplo, es probable que esté bien versado en el uso de todas las funciones financieras de Microsoft Excel. Haga un presupuesto personal en Excel en 4 sencillos pasos. Haga un presupuesto personal en Excel en 4 sencillos pasos. ¿Tiene tanta deuda? que llevará décadas pagar? Es hora de hacer un presupuesto y aplicar algunos trucos de Excel para ayudarlo a pagar su deuda antes. . Si está en el campo de la administración, apuesto a que tiene una larga lista de trucos que ha desarrollado a lo largo de los años para organizar presentaciones profesionales con Microsoft PowerPoint 10 Consejos de PowerPoint para preparar una presentación profesional 10 Consejos de PowerPoint para Preparación de una presentación profesional Use estos consejos de Microsoft PowerPoint para evitar errores comunes, mantener a su audiencia interesada y crear una presentación profesional. .

Además de esas cosas específicas del trabajo, casi todo el mundo necesita conocer un conjunto básico de habilidades de MS Office al ingresar a un trabajo de oficina. Si un cubículo es su hogar, y se espera que analice información, haga presentaciones ocasionales o escriba cualquier tipo de informe, querrá asegurarse de tener estos consejos en su bolsillo trasero en todo momento.

Habilidades de Microsoft Excel

Excel debe discutirse primero simplemente porque es uno de los productos de Microsoft Office más versátiles de todos. Casi todas las profesiones del mundo deberían tener algún uso para Excel. De acuerdo, bueno, tal vez no los operadores de las cabinas de peaje o los empleados de mostrador de McDonald's, pero entiendes mi punto. Organizar y comprender mejor la información y los datos es el núcleo de lo que es Microsoft Excel. Cómo usar Microsoft Excel para administrar su vida Cómo usar Microsoft Excel para administrar su vida. No es ningún secreto que soy un fanático total de Excel. Gran parte de eso proviene del hecho de que disfruto escribiendo código VBA, y Excel combinado con los scripts VBA abren todo un mundo de posibilidades ... y poder hacerlo más rápidamente también te permitirá hacer tu trabajo más rápido.

1. Hacer uso de Autocompletar

Puede ahorrar una enorme cantidad de tiempo con dos métodos para completar datos en Excel. La habilidad n. ° 1 es la “autocompletar” característica: completar datos numerados en columnas y filas. Mientras daba clases particulares a un agente de bienes raíces sobre cómo usar Excel para reemplazar su documentación financiera en papel, aprendí rápidamente que muchas personas no están al tanto de esta característica única de Excel que puede ahorrar horas de entrada de datos. Para usarlo, simplemente escriba cualquier cosa en la primera celda que termine en un número.

Haga clic y mantenga presionada la esquina inferior derecha de la celda, y arrastre el mouse hacia abajo de la columna. Notarás que el número de la derecha aumentará automáticamente para cada celda.

2. Use Autocompletar para fórmulas

La habilidad # 2 para aprender es usar el autocompletar para fórmulas. Si escribe una función en la parte inferior de cada columna, por ejemplo, promediando todos los valores en esa columna, puede usar esta misma función de autocompletar para hacer el mismo cálculo en la parte inferior de cada otra columna..

Haces esto de la misma manera. Haga clic y mantenga presionada la esquina inferior derecha de la celda donde acaba de escribir la fórmula, y luego arrástrela por las otras columnas a la derecha de la celda..

Cuando suelte el mouse, todos esos cálculos de columna se corregirán automáticamente para la letra de columna correcta. Básicamente, realizó una fórmula idéntica para cada columna en solo unos segundos, y ni siquiera tuvo que escribir otra tecla.

3. Administre datos fácilmente con la herramienta de tabla dinámica

La tercera habilidad que realmente necesitas aprender en Excel si quieres ahorrarte una gran cantidad de tiempo de análisis es una herramienta llamada tabla dinámica. Se puede acceder a la tabla dinámica debajo de “Insertar” menú. Solo busca el “Tabla dinámica” icono. Si hace clic en este icono después de resaltar una tabla completa de datos (incluidos los encabezados), la herramienta de tabla dinámica Hacer estudios de investigación web visionarios utilizando datos web profundos y consultas web de Excel Hacer estudios de investigación web visionarios utilizando datos web profundos y consultas web de Excel ¿Qué diría? si te dijera que tienes las herramientas a tu disposición para hacer una investigación innovadora y revolucionaria? Bueno, sí, y te mostraré cómo. analiza esos datos y los trae a una nueva hoja donde puede manipular esos datos de varias maneras.

La herramienta Tabla dinámica le permite seleccionar las columnas de datos que desea analizar y luego elegir cómo desea manipular los datos. ¿Simplemente agregarlos todos? Promedio de ellos? Calcule la desviación estándar?

El uso de una tabla dinámica ahorra una gran cantidad de tiempo. Para lograr estas mismas cosas en una hoja estándar de Excel, se requeriría todo tipo de funciones y volver a formatear los datos. Las tablas dinámicas hacen el trabajo automáticamente, mientras que puede pasar más tiempo estudiando los resultados.

Microsoft Word Skills

Uno de los productos de Microsoft Office más utilizados es Microsoft Word. ¿Utiliza Microsoft Word? ¿Cómo convertirse en un ninja que ahorra tiempo usando Microsoft Word? He aquí cómo convertirse en un ninja que ahorra tiempo Con los años, Microsoft Word se ha convertido en uno de los mejores procesadores de texto del mundo. Estoy seguro de que hay personas que no están de acuerdo, especialmente las personas con Linux o Mac que realmente preferirían ... por ejemplo escribir informes a la gerencia o escribir cartas comerciales importantes y otra correspondencia. Dados estos usos comunes, es fácil identificar las dos habilidades en este producto de MS Office que todo habitante de cubículo debe conocer, como la manipulación de encabezados, el diseño de página y el formato.

4. Formatear y reutilizar encabezados

La razón por la cual los encabezados son importantes es porque una vez que tiene un buen diseño de encabezado para algo como una carta o un cierto tipo de informe que tiene que completar, nunca tiene que diseñar o crear ese encabezado nuevamente. Puede guardar un documento con todo el formato de encabezado que necesite y guardar todo ese esfuerzo la próxima vez que cree el mismo documento. Los encabezados se pueden formatear haciendo clic en el “Insertar” menú y elegir el “Encabezamiento” icono.

Una vez que revise el menú de edición de encabezado, verá cuán versátiles y útiles pueden ser los encabezados. Puede hacer que los encabezados se alternen automáticamente entre dos diseños entre páginas pares e impares, e incluso puede dividir su documento en secciones y asignar a cada sección su propio encabezado único..

Esta flexibilidad le permite automatizar todas las secciones repetidas de documentos para los diversos documentos que tiene que escribir para su trabajo, ahorrando una enorme cantidad de tiempo.

Otra ventaja de usar encabezados de esta manera es que si alguna vez desea cambiar alguna parte de esos encabezados en el documento, todo lo que tiene que hacer es realizar el cambio en el estilo del encabezado en un solo lugar, y el cambio se replicará automáticamente en todo el documento. documento completo Sin un encabezado, tendría que hacer ese cambio manualmente en cada página.

5. Administrar diseño de página

La siguiente habilidad de Microsoft Word que todo trabajador de oficina debe saber es cómo configurar y obtener una vista previa del formato de página de cualquier documento. Comprender cómo hacer esto le brinda la flexibilidad de hacer que un documento se vea como lo desee, en lugar de quedarse atascado con la configuración predeterminada para cosas como el tamaño del margen de la página (que muchas personas no tienen idea de cómo cambiar).

Algunas de las herramientas que debe aprender a formatear el diseño de página se encuentran en “Insertar” menú. Cosas como el “Número de página” herramienta, que automatizará y administrará la numeración de páginas por usted.

La mayor parte de las opciones de formato de página que necesita están realmente en el nombre apropiado “Diseño de página” menú. Si está escribiendo un boletín informativo para su empresa, ¿por qué perder el tiempo tratando de resolver el formato de forma manual? Los 5 sitios principales para descargar las plantillas de Microsoft Word Los 5 sitios principales para descargar las plantillas de Microsoft Word en secciones de la página cuando puede usar “Columnas” herramienta encontrada aquí para hacer esto?

¿Y ese misterioso margen alrededor de la página que la mayoría de la gente llama a su técnico de TI local para aprender a modificar? No te molestes en llamar, solo haz clic en “Bordes de página” ícono, vaya al “Borde de página” pestaña y haga clic en “Opciones.”

Puede establecer márgenes de página superior, inferior, izquierda y derecha allí. Por cierto, en eso “Bordes y sombreado” menú, vea todas las otras cosas interesantes que puede hacer, como colocar líneas de borde en cualquier lado de la página, aplicar solo a secciones del documento y mucho más.

Al aprender estas habilidades de MS Word y Excel, impresionará a todos en su oficina, y lo más importante, ¡impresionará a su jefe! ¿Qué otras habilidades de software has encontrado que son clave??