10 ahorradores de tiempo fáciles de Excel que podrías haber olvidado

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Trabajar con hojas de cálculo puede ser una tarea lenta. Incluso si está muy familiarizado con Excel, es importante asegurarse de que sus métodos sean lo más eficientes posible, para que no pierda tiempo.

Microsoft ha empaquetado a Excel con todo tipo de formas diferentes de hacer las cosas más rápido. 35 Atajos diarios de teclado Microsoft Excel para Windows y Mac 35 Atajos diarios de teclado Microsoft Excel para Windows y Mac ¡Los atajos de teclado pueden ahorrarle mucho tiempo! Use estos métodos abreviados de Microsoft Excel para acelerar el trabajo con hojas de cálculo en Windows y Mac. . Sin embargo, no puede aprovechar estas características si no las conoce..

Estas diez técnicas solo pueden ahorrarle unos segundos cada vez que las use. Puede que no parezca mucho, pero si puede integrarlos en su flujo de trabajo, seguramente obtendrá los beneficios con el tiempo.

1. Editar celdas con F2

Aquí hay algo realmente simple que le ahorrará tiempo. La forma más obvia de editar una celda en su hoja de cálculo es haciendo doble clic en ella. Si está haciendo una gran cantidad de entrada de datos Cómo usar el Relleno rápido y el Relleno automático de Excel para automatizar la entrada de datos Cómo usar el Relleno rápido y el Relleno automático de Excel para automatizar la entrada de datos Cuando crea regularmente hojas de cálculo de Excel y las completa con datos, usted tiene que saber sobre Auto Fill y Flash Fill. Permítanos mostrarle qué hacen estas funciones y cómo pueden ayudarlo. , cambiar de mouse a teclado una y otra vez no es muy eficiente.

Prensado F2 le permitirá editar la celda resaltada actualmente. Esto significa que puede navegar por su documento y editar celdas sin quitar las manos del teclado. Puede tomar un poco de tiempo instintivamente para alcanzar la tecla F2, pero una vez que se convierta en una segunda naturaleza, seguramente acelerará la entrada de datos.

2. Dividir ventanas en lugar de congelar paneles

La congelación de paneles es una forma práctica de ver varias partes diferentes de una hoja de cálculo simultáneamente. Sin embargo, si solo necesita hacerlo temporalmente, hay un método más rápido.

Dirígete a la Ver pestaña, encuentra el Ventana sección y haga clic División. Esto dividirá su ventana en cuatro secciones separadas, que puede ajustar arrastrando los bordes intermedios. Es mucho más flexible que los paneles de congelación si solo necesita este tipo de descripción general durante un breve período de tiempo.

3. Use F4 para repetir procesos

Si repite la misma tarea varias veces, la tecla F4 a menudo puede automatizar el proceso. Por ejemplo, podría querer eliminar varias filas de esta hoja de cálculo.

Puedo usar Shift + Space para seleccionar una fila completa a la vez.

Entonces puedo usar Ctrl + - para eliminar esa fila.

Ahora simplemente puedo presionar F4 repetir el comando de borrar una y otra vez.

Esta técnica funciona con todo tipo de procesos diferentes. Por ejemplo, puede resaltar una celda en particular, luego aplicar ese mismo estilo a otras regiones de su documento simplemente presionando F4 Estos atajos de Excel le ahorrarán tiempo y esfuerzo Estos atajos de Excel le ahorrarán tiempo y esfuerzo .

4. Inserte la hora y la fecha

No es raro tener que insertar la fecha o la hora actual en una hoja de cálculo de Excel. Con eso en mente, Microsoft ha hecho que sea muy fácil hacerlo.

Ctrl +; insertará la fecha actual en la celda activa. Ctrl + Shift +; insertará la hora actual del sistema.

5. Use la tecla Alt para ajustar a las celdas

Es fácil crear un gráfico Cómo crear gráficos y cuadros potentes en Microsoft Excel Cómo crear gráficos y cuadros potentes en Microsoft Excel Un buen gráfico puede marcar la diferencia entre transmitir su punto o dejar a todos dormidos. Le mostramos cómo crear gráficos potentes en Microsoft Excel que atraigan e informen a su audiencia. en Excel, pero presentarlo correctamente en su hoja de cálculo puede ser un poco más difícil. Hacer que su gráfico se alinee con las células circundantes se ve ordenado y profesional, pero no hay necesidad de perder el tiempo orientándolo a simple vista.

Cree su gráfico, luego mantenga presionada la tecla Alt cuando ajuste su tamaño. Se ajustará automáticamente para ajustarse a las celdas adyacentes..

Esta funcionalidad es estándar en toda la suite de Office, por lo que si desea que un elemento particular se ajuste a su entorno, intente mantener presionada la tecla Alt llave.

6. Duplicar una fórmula exactamente

Cuando arrastra la esquina de una celda que contiene una fórmula, Excel desplazará las referencias de celda en consecuencia. Esto es muy útil en la mayoría de las circunstancias, pero a veces sería más beneficioso insertar exactamente la misma fórmula.

Vaya a la celda directamente debajo de la fórmula que desea duplicar y presione Ctrl + '. Esto llenará la celda con una copia exacta de la fórmula, sin cambios en sus referencias de celda.

7. Configure sus preferencias de hoja de cálculo predeterminadas

Muchos usuarios de Excel tienen una rutina establecida cuando crean un nuevo documento, modifican la fuente, ajustan el número de hojas, etc. Sin embargo, puede ajustar algunas configuraciones para personalizar los valores predeterminados para un nuevo libro de trabajo Cómo crear rápidamente una plantilla de Excel personalizada para ahorrar tiempo Cómo crear rápidamente una plantilla de Excel personalizada para ahorrar tiempo Las plantillas de Excel son universalmente útiles: pueden ayudarlo a mantener su financia en orden, gestiona un proyecto y organiza tu vida. Le mostramos cómo crear su propia plantilla personalizada. y ahórrate la molestia de hacer esto cada vez.

Dirigirse a Expediente > Opciones. En el General sección, busque la configuración titulada Al crear nuevos libros de trabajo.

Como puede ver arriba, cambia la fuente predeterminada y su tamaño, la vista predeterminada y cuántas hojas incluirá un nuevo libro. Estos son los aspectos básicos de cualquier documento de Excel, por lo que configurar sus preferencias seguramente le ahorrará tiempo y esfuerzo a largo plazo.

8. Utilice la barra de herramientas de acceso rápido

La mayoría de los usuarios de Excel probablemente usan la barra de herramientas de acceso rápido. ¿Pero sabes cómo personalizarlo??

Excel brinda a los usuarios acceso para guardar, deshacer y rehacer la funcionalidad como estándar en la esquina superior izquierda de la pantalla. Puede agregar una gran cantidad de otros comandos haciendo clic derecho en la cinta de opciones y seleccionando Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

Puede agregar todo, desde una forma fácil de insertar gráficos, hasta accesos directos que lo ayudarán a usar Windows Ink al instante. Vale la pena clasificar las diferentes opciones para encontrar los beneficios de su flujo de trabajo típico. Adapte Excel a su uso 9 Ajustes simples para personalizar Excel según sus necesidades 9 Ajustes simples para personalizar Excel según sus necesidades Excel es una herramienta poderosa, pero se pone aún mejor cuando puede personalizarlo según sus necesidades. Algunas de sus mejores opciones están ocultas en el interior y retiramos la cortina para usted. , y pasarás menos tiempo navegando por la cinta de opciones.

9. Explica tus funciones

¿Te encuentras creando complejas hojas de cálculo de Excel y luego tienes que explicar cómo funcionan a tus compañeros de trabajo? Es posible que pueda omitir esta responsabilidad si anota sus fórmulas.

Agregue lo siguiente al final de una fórmula para tener la oportunidad de explicar su trabajo:

+N ("tu comentario va aquí")

Esto lo convierte en una manera discreta de agregar una idea adicional de lo que está sucediendo detrás de escena.

No use en exceso esta funcionalidad, porque puede terminar rápidamente introduciendo demasiada información escrita en su documento. Sin embargo, si espera que otros usuarios necesiten una explicación, dejar una nota rápida puede ahorrar tiempo más adelante..

10. Aprenda estos atajos de formato

Formatear celdas para que sus contenidos se muestren correctamente es una buena manera de perfeccionar su hoja de cálculo. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo usar el menú desplegable en la sección Número de la cinta de opciones para hacerlo. En su lugar, intente confirmar estos accesos directos a la memoria:

  • Ctrl + Shift + 1 - Formatear como un número con dos decimales.
  • Ctrl + Shift + 4 - Formato como moneda.
  • Ctrl + Shift + 5 - Formato como porcentaje.
  • Ctrl + Shift + 6 - Formatear como un número de índice.

Estos atajos pueden parecer difíciles de recordar, pero se corresponden con los caracteres especiales en un teclado estándar, con la excepción del formato de números, que es el valor predeterminado de facto.

Para formatear como moneda, solo busca el símbolo de dólar, para porcentaje, busca el signo de porcentaje, y por un número de índice (también conocido como notación científica), busque el símbolo de poder.

Ahorre tiempo para las cosas importantes

En esencia, Excel es una herramienta de productividad. Su objetivo principal es eliminar el trabajo preliminar de trabajar con hojas de cálculo. Crear un libro de trabajo puede requerir una cierta cantidad de trabajo de baja categoría, pero recuerde que hay muchas maneras de acelerar varias partes del proceso..

Ampliar su conocimiento de Excel no siempre se trata de aprender nuevas funciones, o profundizar en funcionalidades complejas como VBA. Puede usarlo para automatizar tareas con macros, establecer activadores y mucho más. Le presentaremos la programación visual básica de Excel con un proyecto simple. . Confirmar un acceso directo a la memoria o descubrir una forma de hacer una tarea repetitiva más rápido puede ser tan beneficioso para su uso.

¿Tiene algún consejo sobre cómo los usuarios pueden ahorrar tiempo y esfuerzo en Excel? ¿O está buscando más información sobre una de las técnicas en este artículo? De cualquier manera, ¿por qué no unirse a la conversación en la sección de comentarios a continuación??

Crédito de la imagen: Volha Nalhachova a través de Shutterstock.com




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