¿Qué es Google Docs y cómo usarlo?

Google Docs es el componente del procesador de textos de la suite ofimática en línea de Google. Es una alternativa gratuita a Microsoft Word. También tiene más funciones de las que podrías imaginar.

En este artículo, responderemos las preguntas más frecuentes sobre Google Docs..

¿Qué es Google Docs??

Google Docs es el procesador de textos basado en el navegador de Google. Puede crear, editar y compartir documentos en línea y acceder a ellos desde cualquier computadora con conexión a Internet.

Lo que diferencia a Google Docs de su principal competidor de escritorio, Microsoft Word, son sus características de colaboración. Google Docs fue uno de los primeros procesadores de texto en ofrecer edición compartida de documentos en línea..

Google ha hecho que sea increíblemente fácil compartir documentos entre plataformas y trabajar juntos en tiempo real desde una ventana del navegador. Sus colaboradores ni siquiera necesitan una cuenta de Google para ver o editar los documentos de Google que comparte con ellos..

Además, los complementos de Google Docs Los 10 mejores complementos de Google Docs para documentos más profesionales Los 10 mejores complementos de Google Docs para documentos más profesionales Utilice estos diez complementos útiles para crear rápidamente documentos de nivel profesional de Google. , le permite ampliar la funcionalidad y agregar características faltantes.

Cómo usar Google Docs

Puede usar Google Docs tal como lo haría con documentos de Word. Cree nuevos documentos, use plantillas de Google Docs, comparta documentos con su equipo y colabore en tiempo real. Te mostraremos los conceptos básicos aquí..

Cómo crear un documento de Google

Para crear un nuevo Google Doc, primero diríjase a docs.google.com e inicie sesión con su cuenta de Google. Una vez que esté en la página de inicio de Google Docs, puede crear un nuevo documento en blanco o elegir una plantilla. Desde un documento de Google existente, también puede ir a Archivo> Nuevo> Documento o Archivo> Nuevo> Desde plantilla hacer lo mismo.

Cómo guardar un documento de Google

Nunca tendrá que recordar guardar un documento de Google porque Google guarda automáticamente sus documentos en su Google Drive, el componente de almacenamiento en línea La única guía de Google Drive que necesitará leer La única guía de Google Drive que necesitará leer Google Drive es la combinación perfecta de almacenamiento de archivos en línea y herramientas de gestión de documentos. Explicamos cómo utilizar mejor Google Drive en línea y fuera de línea, usted mismo y en colaboración con otros. de la suite ofimática en línea de Google. Por lo tanto, no encontrará un botón Guardar.

Cómo descargar Google Docs

Google almacena sus documentos en Google Drive. Para descargar un Google Doc a su computadora, vaya a Archivo> Descargar como y elige el formato de archivo deseado.

Cómo enviar un correo electrónico a un documento de Google

Si desea descargar el documento porque desea enviarlo por correo electrónico, puede hacerlo directamente desde el documento. Ir Archivo> Correo electrónico como archivo adjunto, elija el formato de archivo que desea adjuntar y complete los detalles del correo electrónico estándar.

Cómo compartir un documento de Google

Sin embargo, en lugar de enviar un documento por correo electrónico, recomendamos compartirlo. Esto se debe a que compartir permite a todos ver y trabajar en la misma versión del documento. De esta manera, evita crear copias en conflicto o duplicar su trabajo. Como se mencionó anteriormente, el destinatario no necesita una cuenta de Google para ver o editar el documento.

Para compartir un documento de Google desde el documento, haga clic en el Compartir botón en la parte superior derecha. Ahora tienes varias opciones:

1. Haga clic en el Obtener enlace para compartir en la parte superior derecha El enlace se copiará en su portapapeles. y al lado de Cualquiera con el link, ajustar el nivel de acceso por defecto puedo ver a poder editar o puede comentar. Si realiza cambios, haga clic en Copiar link para actualizar la copia en su portapapeles. Dentro del mismo menú también puede desactivar la opción de compartir enlaces, lo que significa que solo personas específicas pueden acceder al documento.
2. Ingrese los nombres o las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deseados. Tenga en cuenta que el nivel de acceso predeterminado con este método es poder editar. Haga clic en el ícono del lápiz a la derecha para cambiar esto a puedo ver o puede comentar.
3. Hacer clic Avanzado en la parte inferior derecha para compartir directamente en Gmail, Google Plus, Facebook o Twitter, para controlar el intercambio de enlaces, para invitar a personas y para controlar la configuración del propietario, como evitar que otros editores cambien el acceso y agreguen nuevas personas.

Si desea compartir una copia de su Google Doc. 10 consejos para administrar archivos compartidos en Google Drive 10 consejos para administrar archivos compartidos en Google Drive Lleve Google Drive más allá de un sistema de almacenamiento de archivos con los muchos consejos y trucos que ofrece en tiempo real colaboración. Aquí hay diez consejos para ayudarlo a administrar sus archivos en Google Drive. con múltiples colaboradores porque no desea que realicen modificaciones en el documento original, también puede usar esto “Hacer una copia” truco Use este truco "Hacer una copia" al compartir documentos de Google Drive Use este truco "Hacer una copia" al compartir documentos de Google Drive Si desea que los colaboradores creen automáticamente copias de los documentos de Google cuando reciben enlaces compartidos, aquí hay un truco rápido que puede Comience a usar ahora mismo. para ahorrarte algo de trabajo.

Cómo rastrear cambios en Google Docs

Cuando realice cambios frecuentes en sus Documentos de Google o una vez que los haya compartido con otros, querrá realizar un seguimiento de los cambios..

Historial de versiones

Google Docs hace esto automáticamente al rastrear el historial de versiones de su documento. Ir Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones para expandir un menú que enumera todos los cambios que Google ha rastreado para su documento. Verá cuándo se hicieron los cambios, quién los hizo y todos están resaltados en el documento.

Usted puede incluso nombrar la versión actual para revertir fácilmente los cambios realizados después. O ir a Archivo> Historial de versiones> Nombre de la versión actual, ingrese un nombre y haga clic Salvar. Alternativamente, vaya al menú del historial de versiones y haga clic en la fecha o el nombre de una versión para cambiarle el nombre. En el menú del historial de versiones, puede habilitar una configuración para solo muestra versiones con nombre (ver captura de pantalla arriba).

El historial de versiones es la forma básica de seguir los cambios. Puede restaurar las versiones de un documento seleccionándolo y haciendo clic en el Restaurar esta versión botón. Lo que no puede hacer es aceptar o descartar cambios individuales dentro de cada versión. Si esa es la funcionalidad que desea, debe usar una función diferente: modos.

Modo de sugerencia

Google Docs admite tres modos diferentes: Edición, Sugerencia, y Visita. La edición es el modo predeterminado. Para cambiar a un modo diferente, vaya a Ver> Modo o haga clic en el ícono del lápiz en el extremo derecho del menú de herramientas. Para controlar los cambios individuales, use el Modo de sugerencia.

Cuando realice cambios en el modo Sugerencia, verá un comentario en el lado derecho del documento, con la opción de aceptar o rechazar la sugerencia. También puede escribir una respuesta para discutir cada cambio. Todos los cambios realizados en este modo se rastrean individualmente en la versión del documento correspondiente en el historial de versiones. De esta manera, tiene la opción de revisar y restaurar los cambios rechazados, aunque tendría que restaurar esa versión del documento, lo que significa que perdería todos los cambios siguientes.

Propina: Para obligar a sus colaboradores a usar el modo Sugerencia, configure su acceso a puede comentar al compartir el documento.

Cómo imprimir desde Google Docs

Imprimir desde Google Docs funciona igual que imprimir cualquier otro documento en su computadora. Para imprimir un documento de Google, abra el documento, luego vaya a Archivo> Imprimir o presione el Ctrl + P atajo de teclado o haga clic en el icono de impresión en el menú de herramientas.

Cada una de estas acciones abrirá su menú de impresión. Desde aquí, elija su impresora y configuración e imprima como lo haría normalmente.

Cómo editar documentos de Google sin conexión

Para editar tus Google Docs sin conexión, debes cumplir algunas condiciones básicas. Primero, debe estar en línea mientras configura el acceso sin conexión. También debe usar Google Chrome fuera del modo de incógnito, instalar y habilitar la extensión de Google Docs Offline Chrome y tener suficiente espacio de almacenamiento gratuito para guardar sus archivos.

Una vez hecho esto, dirígete a docs.google.com, haz clic en el menú de hamburguesas en la esquina superior derecha, ve a Configuraciones, y asegúrese de que el control deslizante junto a Desconectado está en el En posición (ver captura de pantalla a continuación).

Ahora, cada documento en el que empiece a trabajar también estará disponible sin conexión en su computadora; por lo menos temporalmente. El icono de flash junto al nombre del documento indica que está desconectado. Cualquier cambio que realice se sincronizará una vez que se vuelva a conectar a Internet..

Con la extensión sin conexión de Google Docs habilitada, puede revisar la lista de todos sus documentos en docs.google.com, incluso sin conexión. Todos los documentos disponibles permanentemente sin conexión llevarán un icono de marca de verificación. Haga clic en el menú de tres puntos para controlar el Disponible sin conexión opción.

La extensión sin conexión de Google Docs también almacenará en caché todos los documentos que abra. Si pierde su conexión a Internet, tendrá acceso incluso a aquellos documentos que no están explícitamente disponibles sin conexión. En ese caso, puede hacer que el documento esté permanentemente disponible sin conexión, aunque no esté en línea. Mientras tanto, aquellos documentos que no estén en caché y que no estén disponibles sin conexión aparecerán silenciados.

Para realizar una copia de seguridad y sincronizar archivos de Google Docs en su computadora o dispositivo móvil, también puede usar la herramienta Google Drive Backup and Sync.

Google Docs, ahora bajo tu control

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