Utilice el método de gestión del proyecto en cascada para organizar su vida

Las herramientas que normalmente utilizamos para gestionar proyectos personales tienen un gran inconveniente. Lista de tareas pendientes Lista de tareas Lista de tareas: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Lista de tareas Lista de tareas pendientes: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Algunas aplicaciones de listas de tareas pendientes están muy por encima del resto. Pero, ¿cómo se comparan y cuál es el mejor para ti? Te ayudaremos a descubrirlo. y sus variaciones (como tableros Kanban Cómo administrar tareas usando la técnica japonesa Kanban Cómo administrar tareas usando la técnica japonesa Kanban Kanban es una receta japonesa para hacer las cosas. Es una técnica de organización desarrollada originalmente para la línea de producción de Toyota. Le mostramos cómo puede Impleméntelo usted mismo o en su equipo). qué debe hacerse y (tal vez) quien Deberías hacerlo. Pero no son tan buenos para planificar el cuando. Este es el dominio de las herramientas orientadas a los negocios, como el enfoque de gestión de proyectos de Waterfall.

Una de las razones principales por las que las empresas utilizan un conjunto de herramientas y procesos para administrar sus proyectos es la rentabilidad. Una vez que la gerencia decide que un proyecto en particular agregará valor al negocio, hay un costo por cada hora que ese proyecto no está terminado. Sin embargo, como individuos, es muy fácil dejar pasar los proyectos personales. Estamos enfermos, o muy cansados, o el trabajo está demasiado ocupado, o hay demasiados videos de gatos en Internet. Parte de la disciplina de la gestión de proyectos es no solo impulsar los proyectos hasta su finalización, sino también configurarlos inicialmente para que terminen en un aceptable periodo de tiempo.

En este artículo, veremos cómo puede usar las herramientas comerciales para mantenerse en el camino y realizar sus proyectos.

Principios de gestión de proyectos en cascada

Hay un par de inquilinos importantes de gestión de proyectos que deberá aprender:

Estructuras de desglose del trabajo

Dado un objetivo final deseado, el primer paso en la mayoría de los proyectos es dividir ese objetivo en tareas alcanzables. Por ejemplo, si está buscando crear un blog de WordPress, su alto nivel podría incluir escribir algún contenido, diseñar un logotipo e instalar / implementar WordPress en su servidor. Creando un estructura de desglose del trabajo (WBS) implica dividirlos y subdividirlos hasta que te quedes con Tareas que son fáciles de ver, comprender y ejecutar.

La WBS real para este proyecto simple podría verse así:

1. Crear contenido
   1. Lluvia de ideas sobre algunas ideas de publicaciones
   2. Escribir contenido para publicaciones (tareas separadas para publicaciones 1-6)
   3. Editar / probar todas las publicaciones
2. Creativo
   1. Diseño visual (elija una paleta de colores, etc.)
   2. Contacto logo artistas
   3. Seleccionar diseñador
   4. Borrador de logo
3. Instalación e Implementación
   1. Instalar WordPress
   2. Instalar / configurar tema y complementos
   3. Subir logo
   4. Crear publicaciones
   5. Cambiar la configuración de DNS

Cuanto más pequeñas son las tareas, mejor. Por ejemplo, el “escribir contenido para publicaciones” los elementos podrían dividirse aún más uno por publicación. Hacerlos más pequeños no solo le permite ver el progreso antes. También proporciona flexibilidad para barajarlos para cumplir con una fecha objetivo. También debe tener un concepto de lo que debe completarse antes de que algo más pueda comenzar. 6 Consejos de gestión de proyectos que puede utilizar para organizar su vida 6 Consejos de gestión de proyectos que puede utilizar para organizar su vida La gestión de proyectos es la profesión de hacer las cosas. Nuestros consejos lo ayudarán a aplicar la perspectiva, las habilidades y las herramientas de un gerente de proyecto para organizar su propia vida. , conocido como antecesores o dependencias.

Por ejemplo, su diseñador no puede producir el borrador de su logotipo hasta después la has seleccionado a ella. Entonces el esquema de su proyecto ahora se ve así:

1. Crear contenido
   1. Lluvia de ideas sobre algunas ideas de publicaciones
   2. Escribir contenido para publicaciones 1-3 (depende de 1a)
   3. Editar / probar todas las publicaciones (depende de 1b)
2. Creativo
   1. Diseño visual
   2. Contactar con los artistas del logotipo (depende de 2a)
   3. Seleccionar diseñador (depende de 2b)
   4. Borrador del logotipo (depende de 2c)
3. Instalación e Implementación
   1. Instalar WordPress
   2. Instalar / configurar tema y complementos (depende de 3a)
   3. Crear publicaciones (dependientes de 1d y 2a)
   4. Subir logotipo (depende de 2e y 3b)
   5. Cambiar la configuración de DNS (depende de 1, 2, 3b, 3c y 3d)

Administracion de recursos

Ahora que sabe lo que hay que hacer, debe averiguar quién lo hará y cuándo. Para asignar una tarea a alguien, primero debe asegurarse de que pueda hacerlo (por ejemplo, no asigne 3.5 a su diseñador gráfico). Pero también necesita saber cuánto están disponibles en general, así como cuándo. Se llama Administracion de recursos. Comienza entendiendo cuántas horas al día hay alguien disponible, luego rastrea esa disponibilidad contra el trabajo que asigna.

Por ejemplo, puede tener un trabajo diario. En su horario de 9 a 5, estará disponible probablemente ocho horas al día. Pero para sus proyectos personales, puede bloquear una o dos horas Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Prueba el bloqueo de tiempo. Esta táctica de gestión del tiempo puede ayudarlo a mantener el rumbo mientras mantiene a raya las distracciones, la dilación y la multitarea improductiva. Por la noche. Esto significa que tienes un semanario capacidad de: (2 * 5) = 10 horas a la semana (continúa, quítate los fines de semana ... te lo mereces). Esto significa que una tarea determinada que una persona que trabaja a tiempo completo podría completar en un día le llevará cuatro días hábiles. Calcular cosas según la capacidad le dirá cuánto tiempo durarán sus proyectos De Verdad tomar.

Programación y planificación (optimizada)

Estamos llamando a esto “Planificación optimizada,” porque crear la WBS es, de hecho, también planear. Pero lo que puede encontrar es que hará el plan inicial para el “en el mejor de los casos.” Habrá una y solo una tarea a la vez (fácil de administrar), y todas se ordenan una tras otra. Pero esto rara vez es cómo funcionan los proyectos en la práctica. Durante esta fase, ajustará la estructura y las tareas del proyecto en función de:

• Restricciones estrictas en tareas particulares (es decir, no poder comenzar antes de una fecha particular)
• Tareas que pueden ocurrir en paralelo (una persona hace A, otra persona hace B)
• Tareas en las que dos personas pueden trabajar a la vez (dos personas trabajan en A)

Lo que probablemente encontrará es que algunas partes del proyecto crecen en duración, y buscará formas de acortar otras. Ahora que tiene una idea de lo que debería poner en su plan de proyecto, echemos un vistazo a cómo hacerlo realmente.

Gestión de proyectos personales en cascada con ProjectLibre

Antes del paso a paso, una palabra rápida en defensa de las herramientas de gestión de proyectos. He escuchado algo como lo siguiente muchas veces, al sugerir o pedirle a alguien que aprenda una de estas aplicaciones:

• “Solo necesito una lista.”
• “Los diagramas de Gantt tardan demasiado.”
• “¿Proyecto MS? estoy fuera!”

Hay una razón por la que los gráficos de Gantt (que han existido durante más de un siglo) todavía se usan hoy en día, y por qué son tan populares en la gestión de proyectos de Waterfall. Son la mejor vista individual para visualizar su línea de tiempo, su estado y asignaciones de tareas individuales, especialmente si está utilizando la gestión de proyectos Waterfall.

Los calendarios no le brindan una vista única de su proyecto. Las listas de tareas lineales rara vez explican las dependencias, y ninguna otra herramienta ayuda a actualizar automáticamente las fechas de inicio y finalización como las aplicaciones basadas en Gantt.

Lo que muchas personas se equivocan acerca de estas aplicaciones es cómo las usan. Pero le mostraremos cómo hacer las cosas de manera fácil. Usaremos ProjectLibre para nuestro proyecto de modelo de cascada, aunque los pasos deberían funcionar de manera casi idéntica en cualquier cosa que proporcione un diagrama de Gantt interactivo ¿Necesita una plantilla de diagrama de Gantt para Excel o PowerPoint? Aquí hay 10 opciones únicas ¿Necesita una plantilla de diagrama de Gantt para Excel o PowerPoint? Aquí hay 10 opciones únicas. No necesita Microsoft Project para seguir el progreso. Estas plantillas de diagrama de Gantt para Excel y PowerPoint también lo ayudarán a administrar su proyecto. (archivos de escritorio, móviles, web, incluso Excel).

Instalar ProjectLibre es tan simple como descargar la última versión (1.7 en el momento de la escritura) y ejecutar el instalador EXE (Windows), arrastrar el DMG a su carpeta de Aplicaciones (Mac) o instalar el paquete RPM o DEB a través de su método preferido ( Linux).

Una vez que esté instalado, active ProjectLibre y seleccione el Crear proyecto opción. Le dará un diálogo para ingresar información preliminar como el nombre y la fecha de inicio.

Paso 1: Crea tu WBS

El primer paso es crear su WBS. Comience a anotar todas las tareas que conoce en cualquier lugar: mensaje de correo electrónico, archivo de texto sin formato, documento del procesador de textos, OneNote. Cualquier cosa con la que te sientas cómodo mientras haces lluvia de ideas está bien. Ahora, abre ProjectLibre a la Gantt ver y pegar el texto en las celdas de la izquierda que se parecen a una hoja de cálculo.

El primer error de muchas personas es usar estas aplicaciones de manera apuntar y hacer clic. No lo hagas Trate el lado izquierdo de la pantalla exactamente como hojas de cálculo y use atajos de teclado 35 Atajos de teclado diarios de Microsoft Excel para Windows y Mac 35 Atajos de teclado diarios de Microsoft Excel para Windows y Mac ¡Los atajos de teclado pueden ahorrarle mucho tiempo! Use estos métodos abreviados de Microsoft Excel para acelerar el trabajo con hojas de cálculo en Windows y Mac. : botones de flecha moverse alrededor, F2 para editar, y Entrar comprometerse.

Las únicas cosas adicionales que necesitará saber son las pulsaciones de teclas para sangrar (Ctrl +. (período) para ProjectLibre, aunque es Lengüeta en MS Project) y outdent (Ctrl +, (coma) en ProjectLibre, Shift + Tabulador en proyecto) tareas. Esta parte funciona como un esquema en Word. Le permite crear rápidamente las diversas fases y tareas (que son entradas de nivel inferior) en su plan.

Luego, pon tu Antecesores (es decir, A debe terminar antes de que B pueda comenzar). Aquí de nuevo, use teclas de flecha y Enter / Tab Para una entrada rápida. Finalmente agregue Trabajo, o la cantidad de tiempo que crees que tomará cada artículo.

Notarás que suceden dos cosas cuando comienzas a ajustar la WBS. Primero, líneas que se vuelven “padre” los elementos se convierten en fases, lo que significa que terminan cuando se completan todas sus tareas secundarias. En segundo lugar, a medida que agregue predecesores, notará que las fechas de inicio y finalización se ajustan automáticamente. Si bien aún puede parecer una gran empresa, mire lo siguiente para ver un ejemplo de lo rápido y fácil que puede ser. (El tiempo para crear este plan fue de poco más de tres minutos. La única parte que no se muestra a continuación fue escribir en las tareas anteriores).

Paso 2: registrar recursos y asignar tareas

Si bien ingresó Trabajo para cada tarea, notará su Duraciones todos muestran algo como “.25 días?” incluyendo el signo de interrogación.

Esto se debe a que la aplicación supone que cada uno se realizará dentro de un día de ocho horas. Pero esto puede verse afectado por otros factores, incluida la capacidad de los recursos. Su capacidad.

Para este proyecto, supongo que estaré disponible durante un par de horas al día. Basado en un día de ocho horas, esto equivale a una capacidad del 25 por ciento (si estuviera disponible a tiempo completo, sería el 100 por ciento). Cuando ingrese mi nombre como recurso para cada tarea, agregaré “[25%]” después, que es la notación de ProjectLibre para capacidad. Mira en el breve screencast a continuación lo que le sucede a la “Duración” columna mientras me asigno estas tareas a mí mismo. Teniendo en cuenta mi capacidad, ProjectLibre ha cuadruplicado la duración de cada tarea.

Ahora puedo ver que si bien el proyecto solo dura un poco más de 80 horas, en realidad tomará alrededor de cinco semanas en completarse.

Esta es una de las ventajas de la metodología Waterfall: le muestra plazos más realistas..

¡Pero no te preocupes! Hay un par de ajustes que podemos hacer para marcar esa fecha.

Paso 3: ajuste la línea de tiempo para una vista realista

Una vez que se ingresan todos sus recursos, tiene la oportunidad de retroceder y examinar su plan. Por ejemplo, puedes ver que el Diseño visual y Borrador de logotipo No me asignan tareas. Esto se debe a que soy un artista terrible, y si tratara de hacerlo yo mismo, no me iría bien. Pero también significa que mientras algunos talentoso el artista estará trabajando en estas tareas, mientras tanto puedo trabajar en otra cosa.

Establecimos la versión inicial de nuestro plan de una manera estrictamente lineal: cada tarea se inició cuando finalizó la anterior, y también con las fases. Pero ajustemos los predecesores de modo que las fases no sean dependientes, y eliminemos las de las tareas que no haré. Observe cómo mueve las partes de la línea de tiempo.

Ahora hemos reducido el proyecto en aproximadamente una semana. Teniendo en cuenta que estoy haciendo la mayor parte del trabajo, esto no es muy malo. Probablemente podríamos hacerlo mejor moviendo primero la sección Creativa y trabajando en el contenido mientras ese logotipo está en producción.

Use la metodología de cascada para planificar de manera realista

Con sus propios proyectos, es demasiado fácil simplemente sacar un calendario Cómo sincronizar su calendario de Google con su lista de tareas pendientes Cómo sincronizar su calendario de Google con su lista de tareas pendientes Al organizar su vida, dos herramientas son indispensables: su calendario y tu lista de tareas pendientes. Pero la mayoría de las soluciones de gestión de tareas mantienen estas dos cosas separadas. Te mostraremos cómo combinarlos. , elige un par de fechas y sigue tu camino alegre.

Uso de herramientas livianas como OneNote (cómo usar OneNote para administración de proyectos Cómo usar Microsoft OneNote para Administración de proyectos Cómo usar Microsoft OneNote para Administración de proyectos OneNote es la herramienta de colaboración ideal para administrar proyectos simples en equipos pequeños. Y es completamente gratis. Vea cómo OneNote puede ayudar a que sus proyectos despeguen) o Trello (cómo usar Trello para la gestión de proyectos Una guía para Trello for Life y gestión de proyectos Una guía para Trello for Life y gestión de proyectos Trello puede ayudarlo a organizarse. Es una herramienta gratuita para gestionar cualquier tipo de proyecto. Lea esta guía para comprender su estructura básica, la navegación y cómo Trello puede ser útil para usted.) lo acerca un poco más a la marca, ya que al menos explican quién está haciendo qué.

Pero realizar este ejercicio en algo como ProjectLibre te obliga a pensar cuánto tiempo tienes realmente para dedicarlo, qué cuellos de botella existen y en qué lugares puedes necesitar ayuda. También ayuda a dividir sus proyectos en partes manejables para asegurarse de que está progresando. Si bien puede pensar que una herramienta como ProjectLibre fue exagerada, con suerte, hemos demostrado lo fácil que puede ser.

¿Normalmente solo lo haces cuando se trata de tus proyectos favoritos? ¿O utiliza un sistema como la gestión de proyectos Waterfall? Háganos saber cómo “auto-proyecto-gestionar” a continuación en los comentarios!