Use la regla de gestión del tiempo 80/20 para priorizar sus tareas

¿Cómo maximizas tu tiempo? ¿Usas aplicaciones de gestión del tiempo? ¿Planea con anticipación y se mantiene al tanto de su horario? ¿O priorizas tus tareas? Si ha probado estas cosas y todavía tiene problemas para hacer un uso efectivo de su tiempo, tal vez necesite un cambio.

La regla 80/20 es otra opción para la gestión del tiempo y, con pequeños ajustes, podría ser la solución ideal..

¿Qué es exactamente la regla 80/20??

La regla 80/20 también se conoce como el Principio de Pareto. El concepto se originó con el economista italiano Vilfredo Pareto. Se dio cuenta de que el 80 por ciento de las tierras del país era propiedad de solo el 20 por ciento de la población. Esto llevó a Pareto a examinar más a fondo este desequilibrio y cómo se relacionaba con otras áreas..

Años más tarde, un consultor llamado Joseph Juran aplicó este concepto a los negocios y lo denominó Principio de Pareto. De The Economist en línea:

Juran extendió el principio al control de calidad, afirmando, por ejemplo, que la mayoría de los defectos en la producción son el resultado de un pequeño porcentaje de las causas de todos los defectos, lo que describió como “los pocos vitales y los muchos triviales.”

Según Investopedia, esto significa que:

• El 80 por ciento del volumen de ventas proviene de 20 productos en la línea de productos..
• El 80 por ciento de los ingresos de una empresa proviene del 20 por ciento de sus clientes..
• El 80 por ciento de la producción de una empresa proviene del 20 por ciento de sus empleados..

La administración del tiempo es el uso más común para el principio de Pareto, ya que la mayoría de las personas tienden a extender su tiempo en lugar de centrarse en las tareas más importantes..

Con todo esto en mente, relacionar el principio con la gestión del tiempo significa que el 80 por ciento de su producción podría provenir de solo el 20 por ciento de su tiempo. Ahora la pregunta es, ¿cómo logras eso? Aquí hay cuatro cosas que puedes hacer.

Evalúe sus tareas con frecuencia

Si el 80 por ciento de los resultados provienen del 20 por ciento del esfuerzo, entonces es lógico que el 80 por ciento del impacto provenga del 20 por ciento de sus tareas. Así que identifica el 20 por ciento de tus tareas que producirán el 80 por ciento de los resultados que buscas.

Crédito de imagen: Astephan via Shutterstock

Al revisar sus tareas, hágase estas preguntas:

• ¿Todas las tareas de mi lista están etiquetadas como urgentes??
• ¿Están las tareas en mi lista dentro de mi alcance o pertenecen a otra parte??
• ¿Estoy pasando demasiado tiempo en ciertos tipos de tareas??
• ¿Hay tareas que debería delegar? Delegación: debe tener una habilidad de liderazgo para reducir su carga de trabajo Delegación: debe tener una habilidad de liderazgo para reducir su carga de trabajo Una vez que esté en un rol de liderazgo, tendrá que aprender a delegar el trabajo. Te enseñamos las cinco W de delegación: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. ?
• ¿Son todas estas tareas realmente necesarias para el resultado general??

Evaluar continuamente sus objetivos

Sus objetivos y tareas pueden estar entrelazados, pero no siempre. Algunos pueden estar completamente separados. Así que piense en sus objetivos y las actividades necesarias para lograrlos. Recuerde que el 80 por ciento de esos objetivos se logrará con solo el 20 por ciento de las actividades necesarias.

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Una vez más, haga un inventario y vea qué 20 por ciento de las actividades lo acerca a la mayoría de sus objetivos. Vea estos pocos ejemplos y vea si puede relacionarse:

• Si trabajo hasta tarde hoy (actividad del 20 por ciento), puedo terminar el ítem en mi lista de tareas, hacer feliz al jefe, Y quitarme mañana (metas del 80 por ciento).
• Si hoy preparo una ensalada para comer en mi escritorio para el almuerzo (actividad del 20 por ciento), puedo trabajar en esa tarea, superar el plazo y acercarme a mi meta de pérdida de peso (metas del 80 por ciento).
• Si programo reuniones regulares (actividad del 20%), puedo aumentar la comunicación del equipo, tener un proyecto más exitoso Y ser un mejor líder (metas del 80%).

Determine su horario de máxima audiencia

Todos tienen momentos específicos durante el día cuando son más productivos. Puede hacer su mejor trabajo entre las 9 a.m. y las 11 a.m. O puede hacer más cosas entre las 3 p.m. y las 5 p.m. ¿Cuándo te sientes más enérgico, enfocado y productivo??

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Determine cuándo es su horario de máxima audiencia Descubra sus horas más productivas con este método simple Descubra sus horas más productivas con este método simple Construya su día de trabajo perfecto en torno a sus niveles de energía. Esta simple hoja de cálculo de Excel y unos pocos segundos de trabajo cada día podrían ayudarlo a cambiar sus hábitos y hacer más cosas. y úselo para abordar el 20 por ciento de las tareas y objetivos que ha identificado. Esto asegurará que pasará su momento más productivo del día en las tareas y actividades necesarias para obtener los mejores resultados..

Identificar y eliminar distracciones

Ya sea que viaje a la oficina todos los días o trabaje desde su casa, las distracciones están en todas partes. Esas pequeñas interrupciones desagradables pueden causar pérdida de concentración, tareas retrasadas y una reducción general de su productividad. Estas 10 distracciones están triturando su productividad Estas 10 distracciones están triturando su productividad Nadie puede escapar de las distracciones de la fatalidad.! .

Crédito de imagen: Argus a través de Shutterstock

Utilizando el concepto de regla 80/20, FreshBooks supone:

El 80 por ciento de sus distracciones proviene del 20 por ciento de las fuentes..

Para enfrentar esas distracciones y eliminarlas, primero debe identificarlas. Su lista puede verse así:

• Ráfagas de correos electrónicos
• Llamadas entrantes
• Visitantes no planificados
• Sed o hambre
• Notificaciones de redes sociales

Después de tener su lista de distracciones, revísela y vea cuáles le interrumpen más. Probablemente encontrará que solo dos o tres (20 por ciento) son la mayor parte (80 por ciento) del problema. Luego incorpore formas de eliminar esas interrupciones. Aquí hay algunas sugerencias:

• Bloquee tiempos específicos para trabajar en correos electrónicos.
• Deje que las llamadas no urgentes vayan al correo de voz.
• Cierra la puerta de tu oficina.
• Tome una bebida y un bocadillo a la mano..
• Manténgase alejado de las redes sociales durante el trabajo.
• Use una aplicación de temporizador para cronometrar sus sesiones de trabajo, así como sus descansos.

¿Has probado la regla 80/20??

El Principio de Pareto puede traer éxito en ciertas industrias y usos, pero ¿puede funcionar para usted? Si ha probado la regla 80/20 con mucho éxito, ¿continúa usándola? Adversamente, si le dio una oportunidad a este concepto con resultados negativos, ¿sabe qué salió mal??

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