Transponga el secreto para administrar su información digital

En un mundo donde consumimos más de lo que creamos, no es de extrañar que la mayoría de los servicios se centren en recopilar en lugar de administrar y organizar. ¿Pero realmente necesitamos ayuda para obtener la información??

Cuando se trata de reunir la información, el formateo puede ser complicado y complicado. La clave para un documento estructurado se encuentra en las plantillas. Aquí es donde entra Transpose.

Transpose es un servicio de gestión de información digital. Esto significa no es solo para tomar notas, sino más bien una herramienta donde puede vivir toda su información digital. Transpose se enfoca en cada tipo de usuario, con plantillas para su vida personal y profesional. Cada plantilla, ya sea creada por usted o no, puede personalizarse según sus necesidades con una gama creciente de opciones de entrada.

Por qué necesita administrar su información digital

La información digital se puede dividir esencialmente en tres categorías principales: bases de datos, hojas de cálculo y notas poco estructuradas. Son estas notas con las que realmente no sabemos qué hacer. Claro que podemos ponerlos en un “cuaderno”. Pero como leer esa información después? La visión que Transpose ya está logrando le permite rastrear, almacenar y administrar su información digital, todo en el mismo lugar.

Puede parecer básico, al igual que la necesidad de administrar sus archivos locales Creación de orden desde el caos: 9 excelentes ideas para administrar sus archivos de computadora Creación de orden desde el caos: 9 excelentes ideas para administrar sus archivos de computadora Es frustrante, ¿no es así cuando puede? t encontrar ese archivo? Cuando haya buscado en todas las carpetas imaginables en su computadora, y de alguna manera se haya perdido ... o peor aún, borrado. Ahora, existen excelentes herramientas de búsqueda para Windows que ..., pero sus archivos digitales en línea pueden desordenarse, desorganizarse y perderse de manera rápida y fácil. Incluso dentro de un documento en sí, puede gastar más de su tiempo asignado Trabajar mejor entendiendo su relación con el tiempo Trabajar mejor entendiendo su relación con el tiempo Si se siente constantemente ocupado pero nunca avanza, es útil retroceder unos pasos y cambia la forma en que te relacionas con el tiempo. Le ayudará a definir su vida. buscando un poco de información que recordabas haber agregado, pero ahora parece que no puedes encontrar.

El proceso inicialmente parece contraproducente. ¿No sería solo Más rápido crear un documento de Word o una nota en una de las muchas aplicaciones específicas de notas y escribir toda la información allí? Para rápido consumo, sí. Pero por qué ¿Estás grabando esa información? ¿Solo por parecer que estás escuchando? Probablemente no. Es para que puedas referir volveremos a eso más tarde. Si no puede encontrar lo que está buscando, ¿por qué incluso molestarse en guardarlo en primer lugar??

Al establecer un diseño predeterminado (es decir, una plantilla) para esa información, se asegura de que podrá encontrarla más tarde. Y no solo la nota o el documento en sí, sino lo que hay dentro.

Visión general

Cuando se registre o inicie sesión en su nueva cuenta Transpose, notará que está precargada con 7 plantillas para comenzar. También puede consultar las plantillas comunitarias existentes para ayudar a generar algunas ideas sobre cómo puede usar Transponer. Hacer clic “Examinar plantillas públicas” en la esquina superior derecha.

Ahora puede buscar un tipo específico de plantilla o buscar en las diferentes categorías, desde negocios hasta el hogar, desde ejercicios hasta manualidades y más. Cuando vea uno que le gustaría usar, haga clic en “Copiar plantilla” para guardarlo bajo tus plantillas.

También puede crear una nueva plantilla haciendo clic en “Nueva plantilla” en la parte inferior de la barra lateral izquierda. Nos sumergiremos en más de las plantillas personalizadas más tarde.

Una vez que tenga varias plantillas que desee usar, haga clic en “Nueva nota” y seleccione la plantilla que desea usar.

O puede pasar el mouse sobre la plantilla deseada y hacer clic en “Nueva nota” icono (que se muestra a continuación).

NOTA: Actualmente, Transpose todavía está en versión beta, pero eso significa que están agregando de manera muy activa nuevas características (como la nueva aplicación de iOS que se muestra a continuación), escuchando a los usuarios y creciendo rápidamente.

Administrar su información digital con plantillas

Hay opciones para lo que quiera usar una plantilla en Transpose. Estas opciones se llaman “campos”. Los campos son donde ingresa sus datos e información.

Al crear una plantilla, hay tres pasos:

1. Agregar campos
2. Editar propiedades de campo
3. Editar detalles de plantilla

Ese es el aspecto básico de las plantillas. La plantilla de muestra presenta muchas de las funciones principales y en qué se centra Transpose realmente.

Si está abrumado con todas las opciones inicialmente, esta plantilla es un excelente lugar para comenzar. El subtexto describe las funciones de cada campo y puede mostrarle cuán capaz y amplia es la transposición..

Después de crear una plantilla o copiar una existente de la comunidad, no está atascado solo con los campos con los que se creó. Si desea cambiar o agregar algo nuevo, puede editar esa plantilla a su gusto (como se muestra arriba). Esto significa que puede usar una plantilla de comunidad como inspiración, pero luego cambiarla para satisfacer sus necesidades específicas.

Una vez que haya creado una nota con una plantilla específica, puede agregar un recordatorio, crear un evento de Google Calendar (debe estar conectado a su cuenta de Google), compartir la nota con un enlace público, correo electrónico, imprimirla o eliminarla.

Campos avanzados e inteligentes

Transpose tiene una gran variedad de campos que se pueden usar de varias maneras. Tienen lo que llaman “Campos básicos”. Estos son campos de texto para diferentes propósitos, como texto de una o varias líneas, números, fecha, hora, opción múltiple, casillas de verificación, menú desplegable, carga de archivos, etc..

Luego tienes los campos avanzado e inteligente. Estos incluyen ubicación, medios, grabación de voz, firma, cálculos, listas de tareas, Google Contact, un temporizador o enlace a otra nota relacionada, entre otros..

Cada uno hace algo completamente diferente y sirve para mejorar su experiencia al hacer que Transpose sea una parte integral de su flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando agregue un contacto, simplemente escriba su dirección de correo electrónico e inmediatamente obtendrá la información de contacto y la foto de esa persona de Google.

¿Quieres hablar en lugar de escribir? Agregue una grabación de voz y Transpose convertirá lo que dice en texto.

El campo de firma le permite dibujar, escribir o cargar su firma en el formulario.

Ver, administrar y buscar su información

Cuando selecciona una plantilla específica en el “Todas las notas” barra lateral, se le presentarán todas las notas debajo de esa plantilla. La forma en que los ve, usa y encuentra es crucial para su utilidad..

Las notas se pueden ordenar por fecha de modificación, título, calificación, precio, cantidad y cálculo total. Puede exportar a CSV (archivo de contacto), XLS (archivo de Excel) o XLS con imágenes. También puede cambiar la forma en que desea ver sus notas, ya sea en una lista, tabla (organizada por campos) o en forma de calendario.

El panel de búsqueda en el lado derecho es extremadamente útil para proporcionar sugerencias sobre lo que puede buscar. Transponer búsquedas a través de todos los campos provistos en una plantilla, cualesquiera que sean. También puede especificar qué buscar dentro de un campo específico. Incluso buscará el texto de archivos o páginas web agregadas a la plantilla, muy impresionante!

Características de plantilla adicionales

los “Configuraciones de plantilla” El botón extiende la funcionalidad de la plantilla más allá de Transponer. Además de poder editar la plantilla existente (que también hace el cambio a todas las notas anteriores), puede publicar la plantilla como un formulario web, agregar colaboradores, enviar a otra aplicación (por ejemplo, Evernote) o crear una plantilla duplicada.

Publicar una plantilla se ha convertido en una característica de Transposición muy popular porque permite al usuario llevar datos a Transponer desde fuentes externas, como en un sitio web.

Tener la capacidad de colaborar con otros también es enorme. Puede permitir que otros colaboradores que no tienen una cuenta Transpose vean una nota. Si necesitan más acceso para escribir o editar la plantilla en sí, deberán crear su propia cuenta.

Un aspecto interesante con la función de colaboración es permitir que alguien “escribir solamente” acceso, lo que significa que no podrán leer nada dentro de la plantilla y solo pueden contribuir a ella. Esto no es común entre otras herramientas de colaboración, pero podría resultar muy útil en algunas circunstancias..

La integración de terceros para enviar notas a otro servicio actualmente solo está disponible con Evernote, pero no me sorprendería si se agregarán más en el futuro. Esto le permite pasar de un servicio a Transponer sin problemas o usar ambos en su flujo de trabajo existente.

Escenario de caso de uso

Ya hemos discutido que Transpose tiene una variedad de usos, pero echemos un vistazo a cómo se puede aplicar a un escenario de la vida real. Digamos que está organizando e inventariando su hogar, taller o más específico, como parafernalia de su computadora u otro tipo de equipo de nicho.

Primero, busque un “inventario” plantilla, como se discutió anteriormente, yendo a las plantillas públicas y escribiendo el “buscar” campo (arriba). A continuación, guardará el que desee pasando el cursor por encima y haciendo clic “copia esta plantilla”.

De vuelta en la pantalla de inicio principal de Transpose, llamada “Todas las notas”, desplazarse sobre “Inventario de la casa” y haga clic en “papel más signo” icono, o si selecciona la plantilla, puede agregar una nueva nota desde la pantalla de la plantilla.

Una vez que haya abierto una nueva nota, comience a completar la información. En este caso, estoy inventariando mi botella de agua. He incluido un nombre y una foto..

Agregarías una foto como cualquier otro archivo.

Si tengo otros archivos para cargar, como un recibo de compra o documentación que acompaña al artículo, también puedo incluirlos. Por último, agregaré algunas etiquetas relacionadas para referencia posterior.

Hacer clic “Hecho”. Cuando se selecciona una plantilla específica, todas las notas aparecerán como se muestra a continuación.

Al hacer clic en la nota para ver la información, se mostrarán los archivos, las fotos y los datos del formulario..

Gratis vs. Premium

Por último, notará que Transpose tiene planes gratuitos y premium. Estos dos planes se basan en diferentes necesidades. Si está trabajando principalmente en proyectos pequeños y no en un equipo, el modelo gratuito es perfecto para usted. Tienes 10 gigabytes de espacio y un montón de plantillas y notas para comenzar.

Como miembro principal, está buscando $ 14.99 / mes. Esto es más adecuado para equipos y completar grandes proyectos. No tiene que preocuparse por un límite de espacio y tener acceso ilimitado a las plantillas y a la comunidad Transpose de creadores ambiciosos..

Por qué y cuándo deberías usar Transpose

Con Transpose, ya no es necesario usar varios servicios para diferentes cosas: uno para tomar notas, otro para incrustar formularios y otro para configurar datos.

Transponer es realmente lo que haces de él. Piensa en ello como tu “ventanilla única” para todas sus necesidades de información digital. Desde la grabación de notas de la reunión hasta el seguimiento del progreso financiero y la creación de soluciones CRM completas, Transpose le permite hacer lo que quiera de él. Pero al mismo tiempo, Transpose puede relacionarse con muchos otros aspectos de su vida: integración de servicios de terceros, contactos, sitios web, entretenimiento, etc..

Haga clic aquí para registrarse para obtener una cuenta Transpose gratuita o descargue Transpose para iOS.

Ahora depende de ti. Tus opciones son ilimitadas. ¿Cómo transpondrá su información digital??