Rastree correos electrónicos, llamadas telefónicas y tareas con Outlook Journal

Una de las quejas más comunes de las personas con trabajos muy ocupados es que simplemente no parece haber suficiente tiempo en el día para todo. La única forma de ganar tiempo es encajar de alguna manera más tareas en menos espacio.

Suena imposible, pero no lo es. Gran parte de la gestión del tiempo se reduce al registro del tiempo y, a través del monitoreo de cómo usa el tiempo, llega a comprender cómo podría estar perdiendo el tiempo también. Aquí en MakeUseOf, hemos cubierto muchas herramientas y consejos que puede usar para controlar su tiempo durante el día. Esto podría incluir la instalación de software como Klok Capture el tiempo perdido en su horario de trabajo con Klok Time Tracking Capture el tiempo perdido en su horario de trabajo con Klok Time Tracking En los últimos meses, he descubierto un fenómeno muy extraño que se ha introducido en mi horario de trabajo. Parece que sigo perdiendo el tiempo. ¿Cómo pierdes el tiempo? Es más fácil de lo que piensas. Tienes ... literalmente “reloj” cada segundo del día, o podría incluir el uso de algo como la herramienta más avanzada de Chrometa Realice un seguimiento efectivo del tiempo de su computadora (¡y facture!) Con Chrometa Realice un seguimiento efectivo del tiempo de su computadora (¡Y facture!) Con Chrometa que Dave cubrió.

Sin embargo, si está trabajando en una oficina típica, es muy probable que tenga un paquete de Microsoft Office instalado en su computadora. Las probabilidades también son buenas de que el software de Office que tiene incluye Microsoft Outlook. Y si ese es el caso, entonces créalo o no, ya tiene una aplicación de seguimiento de tiempo muy buena integrada en el conjunto de herramientas de Microsoft Outlook.

Dado que Outlook es casi tan común como Word y Excel en la mayoría de las computadoras de trabajo en todo el mundo, me gustaría compartir con usted algunos consejos sobre cómo puede usar la herramienta Journal realmente genial en Microsoft Outlook para realizar un seguimiento de su día, incluidas todas las tareas , cada correo electrónico, cada llamada telefónica y todo lo que haces a lo largo del día. Este es un sistema de gestión de tiempo con un clic que supera prácticamente cualquier otra cosa que pueda descargar de forma gratuita.

Uso del diario de Outlook para registrar su día

Lo sorprendente es que mucha gente usa Outlook y ni siquiera se da cuenta de que esta pequeña herramienta está disponible. Las personas están tan acostumbradas a usar el calendario, la lista de tareas y el cliente de correo electrónico que ni siquiera se molestan en mirar la esquina inferior derecha de la barra de navegación izquierda. Hay un pequeño ícono de cuaderno verde: esa es la aplicación Journal.

Cuando abras esta pequeña aplicación, te darás cuenta rápidamente de que no es tan pequeña. Si deja el Diario abierto en una esquina de su pantalla, puede usarlo durante todo el día para realizar un seguimiento de todas sus actividades simplemente haciendo clic en un botón: la Entrada del Diario.

Cuando inicia una nueva entrada en el diario, simplemente le da un nombre (asunto), elige un tipo de entrada como una llamada telefónica, un correo electrónico o una tarea en la que está trabajando, y luego haga clic en el “Hora de inicio” botón. Eso es. Solo ponte a trabajar. Puede escribir una descripción del trabajo para que luego cuando vea su diario, tenga un registro detallado de lo que hizo ese día, pero realmente el valor de esta herramienta es la capacidad de mantener un registro diario de sus actividades con muy poco esfuerzo en absoluto. Solo abre y haz clic.

Desde dentro de la entrada del diario, también puede iniciar rápidamente cualquier otra aplicación de Outlook como un mensaje de correo electrónico, una cita, una nueva tarea y más. En otras palabras, esto hace que la herramienta Diario sea el mejor centro de gestión de proyectos para cada uno de los proyectos en los que podría estar trabajando en su trabajo. Qué mejor manera de realizar un seguimiento de las horas generales que ha dedicado a cada proyecto, además de tener la capacidad de vincular todas sus actividades como tareas, mensajes de correo electrónico y más, directamente al registro del proyecto.?

Si desea ver cuánto tiempo ha dedicado al proyecto, o si su proyecto está dentro de la línea de tiempo proyectada asignada por su jefe, simplemente haga clic en el “Cronograma” ícono y verá las entradas del diario distribuidas en una línea de tiempo del calendario.

También puede enfocarse en la línea de tiempo y verla por hora, no solo por día.

Lo mejor de todo es que si su jefe sigue preguntándole en qué ha estado trabajando, todo lo que tiene que hacer es hacer clic derecho en el diario del proyecto y seleccionar el “Compartir” opción. Simplemente comparta el Diario con su jefe, y él o ella puede monitorear rápidamente su progreso y cuánto tiempo está dedicando al proyecto, sin la necesidad de seguir molestándolo sobre lo que está trabajando. Una buena relación jefe-trabajador realmente se reduce a la apertura y la comunicación, por lo que ofrecer este tipo de colaboración y visibilidad con su jefe fácilmente sumaría algunos puntos bastante importantes..

Por supuesto, no tiene que ver sus entradas en una línea de tiempo larga. Si solo desea un vistazo rápido a todo lo que ha estado trabajando últimamente, puede cambiar a “Lista de entrada” ver y ordenar por fecha.

Una vez que su lista de entradas en el diario se vuelva obscenamente larga, no tenga miedo: puede hacer clic derecho en la línea de tiempo o en la lista de entradas y elegir “Ir a la fecha ... ” Esto le permite ver todas las entradas que realizó en un día determinado.

Entonces, la próxima vez que tu colega diga, “Oye, ¿recuerdas el proyecto en el que estábamos trabajando el pasado febrero??” - simplemente puede abrir su aplicación de diario súper práctica, ir a esa fecha y recuperar todas sus notas y actividades de ese momento. Sorprenderá a todos con su capacidad de recordar todo lo que ha hecho y cada proyecto que ha realizado..

Esa es la aplicación Journal en teoría de todos modos. Cómo la gente realmente lo pone en práctica es otra historia. Y cómo lo pones en práctica depende completamente de ti, pero ten en cuenta que la herramienta está ahí si alguna vez la necesitas..

¿Alguna vez ha utilizado la herramienta Outlook Journal en Outlook? ¿Cómo ha facilitado tu trabajo? Comparta sus experiencias en la sección de comentarios a continuación.!

Crédito de imagen: Cuaderno de cuero a través de Shutterstock