Consejos para planificar y celebrar reuniones efectivas con Hangouts de Google

Con la tecnología actual de Internet, celebrar reuniones en línea puede ser eficiente y rentable, especialmente si las planifica de antemano y utiliza herramientas que ahorran tiempo. Durante los últimos meses, participé en reuniones en línea con Hangouts de Google.

Aunque tiene limitaciones, la plataforma de voz y video es bastante fácil de usar e incluye funciones adicionales útiles para la celebración de reuniones..

Preparación de Hangouts de Google

La mejor manera de lograr que los participantes de la reunión se unan a Google Hangouts es enviarles instrucciones prácticas para descargar e instalar el complemento Hangouts. Haga esto varios días antes de la reunión para asegurarse de que los participantes tengan tiempo para organizar.

Informe a los participantes que necesitarán una cámara y un micrófono para participar. Un micrófono, incluso si es un par de auriculares para iPhone, separa la salida de sonido de la entrada de audio, evitando que las voces vuelvan a la conversación..

Luego, desarrolle con una agenda para la reunión. Se podría escribir un artículo completo sobre la elaboración de la agenda. Pero un problema importante con la creación de agendas es además de enumerar los elementos de la agenda, también debe proporcionar una breve descripción o propósito para cada elemento. Por ejemplo, si el artículo es “potluck de la compañía” o “redes sociales,” Indique lo que usted u otros miembros desean lograr con ese elemento.

¿Discutirás? por qué necesitas construir una red social, o quieres revisión ¿Existe un plan para las redes sociales? O tal vez el propósito es informe y evaluar datos sobre redes sociales. Proporcionar un propósito para cada elemento ayudará a decidir cuánto tiempo necesita cada elemento y qué recursos se necesitan para discutirlos..

Envía una invitación al Hangout al menos 30 minutos antes de la reunión. Esto les dará tiempo a los participantes para configurar su cámara y micrófono. Lamentablemente, debe enviar invitaciones cada vez que celebra una reunión en Hangouts. Las invitaciones se pueden hacer por correo electrónico o desde su página de Hangouts, y solo 9 personas pueden participar en un Hangout a la vez. Además, intente iniciar y finalizar las reuniones a tiempo.

Apps de reuniones

En el área de Hangouts, una de las primeras herramientas que los participantes deben conocer es la función Chat, en la esquina superior izquierda de la página. Los chats escritos pueden ser útiles para intercambiar ideas, compartir enlaces y publicar otra información escrita.

El cuadro de chat es rápido y fácil, pero Google Hangouts se integra con Google Docs, que también se encuentra en la barra de menús de Hangouts. Cualquier participante puede iniciar un documento en Hangouts, pero el documento no será visto por otros participantes hasta que seleccione Google Docs en la barra de menú.

Por supuesto, puede compartir documentos existentes utilizando esta herramienta, que es otra forma efectiva de hacer que las reuniones sean más productivas. Si un punto del orden del día, por ejemplo, requiere debatir y revisar un comunicado de prensa, ese documento podría extraerse y colaborar durante la reunión.

La aplicación Screenshare es otra herramienta útil. Un participante puede hacer clic en el botón Compartir pantalla y seleccionar compartir una ventana abierta o una pantalla completa en su escritorio. La pantalla compartida reemplazará la cámara de video y mostrará lo que hay en la pantalla de su escritorio. Simplemente anule la selección del botón Compartir pantalla para volver a la cámara.

Tomando minutos

Si realiza reuniones periódicas como grupo, organización o empresa, es probable que desee dedicar minutos a sus reuniones para revisar las tareas, las tareas y los resúmenes de los debates. Hay varias herramientas para hacer esto. Una útil es simplemente crear una plantilla de minutos en Google Docs.

Sin embargo, cuando escribe mientras está en Hangouts de Google, los participantes escucharán la escritura en su teclado, incluso si está usando auriculares de audio. Entonces, cualquiera que esté escribiendo y tomando minutos probablemente necesitará silenciar su micrófono mientras escribe.

Sin embargo, prefiero usar una aplicación para iPad llamada MinuteTaker ($ 7.99). Es muy útil para tomar y administrar minutos, y no hay ruido de fondo cuando usas el teclado incorporado en el iPad.

Cuando uso MinuteTaker, puedo terminar y enviar por correo electrónico los minutos inmediatamente después de la reunión. El mayor inconveniente de la aplicación es que solo puedes compartir minutos en formato PDF; sin embargo, puede copiar y pegar el contenido en un archivo de texto normal. La aplicación en línea, minutes.io Haga que los minutos funcionen: cómo tomar notas efectivas durante una reunión Haga que los minutos funcionen: cómo tomar notas efectivas durante una reunión Es una habilidad que pocas personas han perfeccionado; Los minutos de reunión perfectos. El registro de eventos le ahorra dolores de cabeza más adelante. Así es como se toman minutos efectivos en una reunión. , es otra herramienta para tomar minutos también.

Las reuniones nunca son perfectas, pero con una buena planificación y las herramientas adecuadas, pueden ser más eficientes y consumir menos tiempo..

Anteriormente hemos escrito sobre Hangouts de Google. Echa un vistazo a algunos de los artículos anteriores a continuación:

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Háganos saber si está utilizando Hangouts de Google para celebrar reuniones. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas??