El sistema a prueba de tontos para planificar y gestionar múltiples proyectos

Tener múltiples proyectos tanto en el trabajo como en el hogar es como un moho que crece en las paredes de sus cubículos. Un moho que exuda ansiedad y consternación a medida que caes en picado más atrás, perdiendo la noción de dónde estás y qué queda por hacer. Afortunadamente, se ofrece un sistema relativamente simple para eliminar ese moho, dirigir de manera confiable esos proyectos y mantenerlo de esa manera..

Ingrese a la planificación completa del horizonte

Este sistema se llama “Planificación completa del horizonte” (FHP), un término acuñado e ilustrado por el profesor de matemáticas y sabio de productividad, Cal Newport. FHP es un sistema de flujo de trabajo que toma su lista de tareas en gran medida inepta. 4 Consejos populares de productividad que deberían ignorarse 4 Consejos populares de productividad que deberían ignorarse Algunas de las ideas de productividad que nos venden a veces son infundadas y a menudo están equivocadas. Vamos a desacreditar algunos de estos mitos de productividad al mostrar que lo contrario puede ser cierto. , y lo transforma en algo que es más manejable y más respetuoso con su tiempo. También es increíblemente irrompible cuando se trata de esas distracciones diarias garantizadas..

Cuando Newport habla sobre los sistemas de flujo de trabajo, los define como “Conjunto de hábitos y herramientas utilizados para organizar el trabajo que haces y cuándo lo haces. Y cuando [él] dice 'efectivo', [él] se refiere a la cantidad de valor que produce”.

Desde esta definición, está claro que FHP no se promueve como el sistema para gobernar todos los sistemas. Puede que no sea adecuado para su propio trabajo, pero definitivamente vale la pena considerarlo. En resumen, es una alternativa, con semejanzas con otros sistemas como el de David Allen Organice 2015: aprenda el arte marcial de hacer las cosas [Cosas para ver] Organice 2015: aprenda el arte marcial para hacer las cosas [Cosas para ver] Alguna vez se ha preguntado por qué los exitosos y exitosos siempre parecen mantener la calma. cabeza? , monotasking Haga las cosas: 10 videos inspiradores para aumentar su productividad Haga las cosas: 10 videos inspiradores para aumentar su productividad En lugar de pasar por cada canal de video en YouTube, pensamos que aliviaríamos la carga y recomendaríamos algunos clips de elección decirle cómo aumentar su productividad. y bloqueo de tiempo Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Prueba el bloqueo de tiempo. Esta táctica de gestión del tiempo puede ayudarlo a mantener el rumbo mientras mantiene a raya las distracciones, la dilación y la multitarea improductiva. . La planificación completa del horizonte es tanto una aglomeración como la eliminación de partes de estas ideas. Permítanme parafrasear la explicación de Newport.

• Cada proyecto en el que se encuentre debe clasificarse como latente, o activo.
• Los proyectos inactivos deben archivarse, pero revisarse regularmente.
• Cuando un proyecto es promovido a activo estado, se debe establecer un plan detallado de cómo se completará ese proyecto.

Cuando se trata de planificar activo proyectos, no deberías lidiar con abstracciones, sino “directamente con la brutalidad física del tiempo”. Esto significa:

“A nivel mensual, sé en qué semanas trabajaré en el proyecto, y solo cuando llego a esas semanas planifico qué días trabajaré en él, y solo cuando llego a los días específicos me doy cuenta de qué horas consumirá.”

Este enfoque hace que sea mucho menos probable que se comprometa en exceso, lo que le permite planificar de manera más efectiva y aprovechar más su tiempo.

Demasiadas personas planean exactamente qué tareas completarán, en qué días específicos, tal vez incluso con meses de anticipación. Esto no deja espacio para la vida real. Con solo un par de días de enfermedad o tareas adicionales, todo el sistema puede caer en mal estado.

Creo que un ejemplo está en orden. Usaré capturas de pantalla de Trello (lea nuestro artículo Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente desde un buen hogar) Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente desde un buen hogar ¿El nombre Joel Spolsky significa algo? Si es así, querrá leer esta publicación, ya que muestra el último y mejor proyecto de Spolsky. Y si no, debe saber que esto es ...) para mostrarle cómo podría organizar este sistema de flujo de trabajo dentro de tal plataforma.

Configurar el tablero de Trello

Esta no es la única forma de configurar Trello para este sistema, pero es una que me ha funcionado. Configurar cuatro “liza”.

1. Una lista de todos los proyectos activos e inactivos..
2. Una lista de lo que necesita abordar el próximo mes y las semanas en que ciertas cosas deben completarse (no agregue ninguna información a esto, todavía).
3. Una lista de lo que debe hacer esta semana y en qué días.
4. Una lista de tareas que deben completarse hoy.

Una vez que haya agregado todos sus proyectos a “Proyecto” lista, marca los que son activo con un color “etiqueta”. También capitalizo estos proyectos para asegurar que se destaquen.

Escribir resúmenes de proyectos

A continuación, haga clic en el primero de sus proyectos activos y escriba un comentario que detalle lo que necesita hacer, en términos amplios y prácticos, y aproximadamente cuándo. En este ejemplo, supongo que cada proyecto dura varios meses. Esto le permite comprender realmente lo que se necesita de usted y puede comenzar a comprender cómo puede estructurar mejor las tareas. Haz esto para cada uno de tus proyectos activos.

Nota: este es el primer nivel de granularidad. No necesita asignar semanas, días u horas específicas a estas tareas, aún.

Planifique este mes (una vez al mes)

Debe intentar hacer esto al comienzo de cada mes. En función de los comentarios que acaba de escribir para cada uno de sus proyectos activos, debería poder ver qué necesita completar al final de esta mes.

Exponga cada uno de estos hitos en forma separada “azulejo” en esta lista y etiquételos con el color correspondiente (el mismo color que la tarea activa con la que se relaciona), para que pueda ver fácilmente a qué proyecto se enfrenta esa tarea. Decida ahora qué semanas durante este mes trabajará en estos hitos individuales.

Siéntase libre de duplicar la tarea o dividirla en subtareas, si va a trabajar en ella durante varias semanas este mes.

Ahora, al comienzo de cada mes, usted sabe aproximadamente qué tareas deberá realizar al final de cada semana. Si no cumple con alguno de estos hitos, simplemente mueva las cosas un poco para que aún pueda lograr el proyecto general antes de la fecha límite final.

Planifique esta semana (una vez por semana)

A primera hora de un lunes por la mañana, verifique la semana correspondiente en el “Este mes” lista para ver lo que necesita abordar en los próximos días.

Tómese este tiempo para arrastrar cada una de estas tareas a la “Esta semana” lista, y decidir qué dias dedicará tiempo a estos artículos.

Nuevamente, si necesita dividir las tareas en subtareas o duplicarlas, continúe. Si descubrió a fines de la semana pasada que tenía que asistir a un curso de capacitación el miércoles, por ejemplo, ahora puede estructurar su horario en torno a esto fácilmente.

Planifique hoy (una vez por día)

Al comienzo de cada día, dedique 10-15 minutos a la planificación, según las tareas en Esta semana cómo va a pasar su tiempo para asegurarse de alcanzar esos hitos. Entonces, nuevamente, arrastre los elementos relevantes desde Esta semana lista, a la Hoy lista.

En esta etapa de granularidad, las cosas pueden cambiar rápidamente, así que ten esto en cuenta y prepárate para alterar tu plan en función de esas distracciones. Pero al reservar intencionalmente bloques de tiempo específicos y tener la autodisciplina para cumplir con el cronograma en la medida de lo posible, es mucho más probable que complete lo que debe completarse.

En el ejemplo anterior, puede ver que se planificó todo el día de trabajo, incluidas las reuniones, las llamadas y la respuesta a correos electrónicos. La tarea clave se ha dividido en dos bloques de tiempo separados..

Al final de cada día, borre el Hoy lista. Al final de cada semana, borre el Esta semana lista. Y al final de cada mes, borre el Este mes lista, y comience nuevamente revisando sus proyectos.

Haciendo de esto un hábito

Como puede ver, este es un sistema creado para aquellos que siguen una variedad de proyectos relativamente complejos. Es para personas que deben cumplir varios plazos sin encerrarse en una rutina y un horario preestablecidos que se dictan con semanas o incluso meses de anticipación..

Una vez que se familiarice con esta rutina durante un par de semanas, aprenderá rápidamente si es para usted. Si le gusta este sistema, ese período de tiempo debería ser suficiente para que pueda editar el sistema como se establece anteriormente, para que funcione de manera eficiente para sus necesidades específicas. Solo entonces se hundirá como un hábito.

Otras configuraciones

Cuadernos físicos

Si no le gusta usar Trello, o prefiere usar este sistema en otra configuración, hay algunas opciones. Newport mismo utiliza una selección de cuadernos. El uso de lápiz y papel físicos en realidad puede aportar más 6 razones simples por las cuales el papel puede ser su aplicación de productividad asesina 6 razones simples por las que el papel puede ser su aplicación de productividad asesina El papel puede ser una herramienta más potente para la productividad que una computadora o un dispositivo táctil, y no debe ser despedido de inmediato. ¿No convencido? Aquí hay seis razones por las cuales el papel sigue siendo relevante. de lo que podría pensar en su productividad. Cada cuaderno representa un nivel diferente de granularidad: mes, semana, día, por lo que puede garabatear rápidamente cambios en sus horarios cuando sea necesario.

Evernote y OneNote

Otra alternativa son herramientas como Evernote o Una nota. Puede configurar esto exactamente de la misma manera que Newport utiliza portátiles físicos. Configure una nueva computadora portátil OneNote ahora es verdaderamente gratis con más funciones que antes OneNote ahora es verdaderamente gratis con más funciones que antes Evernote ya no gobierna el gallinero de las aplicaciones para tomar notas. Microsoft anunció recientemente que OneNote sería más gratuito que nunca. Permítanos mostrarle lo que esto significa en términos de características y funcionalidad. para cada nivel de granularidad que necesita (ver más abajo). Luego, siga los pasos, similares a los anteriores, para mantenerlos actualizados. Mi único problema con este enfoque es que hay muchos clics entre diferentes cuadernos, por eso prefiero usar Trello, donde la mayor parte de la información se puede ver de un vistazo y se puede mover fácilmente..

Sobresalir

Si eres una persona de Excel, una posible solución es recrear el diseño que configuramos en Trello. Esto funciona, pero mover tareas y cambiar su orden es más complicado cuando tiene celdas para moverse Ahorrando tiempo con operaciones de texto en Excel Ahorrando tiempo con operaciones de texto en Excel Excel puede hacer magia con números y puede manejar caracteres igualmente bien. Este manual muestra cómo analizar, convertir, reemplazar y editar texto dentro de hojas de cálculo. Estos conceptos básicos le permitirán realizar transformaciones complejas. , en lugar de simplemente arrastrar y soltar. Si prefiere tener menos información en una página, siempre puede configurar nuevas pestañas para Proyectos, este mes, esta semana, y Hoy.

¿Podría FHP trabajar para usted??

Full Horizon Planning es un sistema de flujo de trabajo que significa que puede administrar varios proyectos sin necesidad de comprometerse con cronogramas que realmente no puede predecir o no puede controlar.

No hay duda de que esto “El sistema requiere más inversión inicial de energía mental que el cambio de una fecha límite a otra, y ciertamente no funcionaría para todo tipo de trabajos.”. Pero ha sido uno de los principales contribuyentes a la notable productividad de Newport en la academia, los blogs y la autoría, a la vez que se asegura de que rara vez trabaje más allá de las 5 p. M. Sin quemarse. esas líneas de código pueden estar drenando física y emocionalmente. Todo lo que necesita para volver a subir es la conciencia de que se puede recuperar la motivación.. .

¿Crees que este es un sistema de flujo de trabajo que podrías utilizar? ¿Cómo tendrías que adoptarlo en tu propia carrera? ¿O hay un sistema que funciona de manera más eficaz? El sistema 3-Strike: cómo priorizar su lista de tareas El sistema 3-Strike: cómo priorizar su lista de tareas ¿No está pasando por su lista de tareas? El problema podría no ser su productividad, sino sus prioridades. Aprendamos a priorizar la lista de tareas y hacer las cosas. para ti?

Crédito de la imagen: mujer de negocios agotada por Piotr Marcinski a través de Shutterstock, 40 + 235 por Bark a través de Flickr