La mejor aplicación de tareas ¿Por qué recordar las victorias de la leche?

¿Siempre estás buscando la mejor aplicación de tareas para organizar tu vida? Después de una década de probar docenas de aplicaciones de tareas pendientes, me he decidido por una que ofrece más funciones y flexibilidad que ninguna otra..

Esa aplicación de tareas es Remember The Milk.

Recuerde que The Milk también puede ser para usted si está buscando algo mejor que uno que usa hoy. Sin embargo, antes de saltar de cabeza, es importante saber si las razones que hemos utilizado para hacer esta afirmación son las mismas razones que te importan.

Comparemos las mejores aplicaciones para hacer

En este artículo, cubriremos los siguientes factores que aumentan la eficiencia y la productividad:

• Facilidad de organizar sublistas dentro de proyectos maestros
• Establecer fechas de inicio y vencimiento, y tareas recurrentes
• Un tablero que te ayuda a priorizar tu trabajo
• Integración con otras aplicaciones en línea.

Recuerde que The Milk se enfrentará cara a cara con estas populares aplicaciones de tareas:

• Wrike
• Any.do
• Todoist
• Microsoft Todo
• Tareas de Google

Google Tasks es una broma como una aplicación de tareas pendientes, pero se incluye en la lista simplemente para una comparación y para mostrar las muchas formas en que tanto Google Tasks como Microsoft To-Do están muy lejos de todos los demás..

Crear sublistas fácilmente (organizar)

Una de las funciones más difíciles de encontrar en casi todas las aplicaciones de tareas probadas en los últimos años ha sido la organización de subproyectos. Casi todas las listas de tareas pendientes utilizan la misma ruta lineal al estructurar varias listas de tareas.

Organizando Sublistas en Remember The Milk

Al principio, Remember The Milk parece quedarse corto en esta área porque usa el mismo enfoque lineal: un solo elemento de la lista abre una sola lista. No hay opción para sublistas.

Sin embargo, esto es engañoso. En Remember The Milk, necesitas organizar múltiples listas bajo una “carpeta” usando etiquetas.

Por ejemplo, parte de mi tiempo lo paso trabajando en tareas que algunos clientes me envían al azar. Me gustaría organizar estas sublistas Cómo mantener las listas de Trello más organizadas con cubiertas de tarjetas Cómo mantener las listas de Trello más organizadas con cubiertas de tarjetas La organización de Trello puede salirse de control rápidamente, pero puede facilitarle la vida utilizando la imagen de la tarjeta cubiertas como señales visuales. debajo de la carpeta “Trabajo subcliente”.

Haces esto por crear una etiqueta para organizar múltiples listas.

Luego, simplemente etiqueta las tareas individuales para organizarlas bajo el subtítulo principal. Incluso puede crear una nueva etiqueta sobre la marcha si no se aplica ninguna de las existentes..

Ahora veamos cómo otras aplicaciones de tareas hacen esta función.

Sublistas en Microsoft To-Do

Voy a establecer un tema común que leerá en este artículo: Microsoft To-Do no puede hacerlo.

Es unidimensional, lineal, y eso es todo. Usted crea listas individuales Alexa ahora puede crear listas interminables para usted Alexa ahora puede crear listas interminables para usted Si bien la última habilidad de Alexa es simple, se garantiza que deleitará al creador de listas en su vida en este momento. , pero no hay forma de agrupar subtareas en subproyectos.

Sublistas en Wrike

Esta es un área donde Wrike es en realidad la mejor de todas las aplicaciones de tareas. Le permite crear una carpeta para la agrupación de proyectos de nivel superior.

Esta es la forma en que se deben hacer las listas de tareas. Parece ridículo que la mayoría de las aplicaciones para hacer por ahí no proporcionen la organización de carpetas de proyectos. 7 Consejos realmente simples para administrar sus archivos y carpetas en Google Drive 7 Consejos realmente simples para administrar sus archivos y carpetas en Google Drive Hay mucho que puede hacer Con 15 GB de almacenamiento gratuito. En última instancia, administrarlo bien significa saber cómo manejar los archivos y carpetas que mantendrá en Google Drive. Estos consejos ayudan. .

Entonces, si esta característica es la mayor prioridad para usted, entonces Wrike puede ser para usted. sin embargo hay otras áreas donde Wrike se queda corto, así que leer el resto de las características a continuación le servirá mucho antes de decidir.

Sublistas en Any.do

De cualquier aplicación de tareas pendientes, Any.do es probablemente una de las peores cuando se trata de organización. El concepto aquí parece ser transformar las listas de tareas de las tradicionales “liza” a más de un enfoque kanban (basado en tarjetas).

Cada maestro “tarjeta” se abre a su lista de tareas, que se organizan en función de cuándo vencen. Hoy, mañana, próximo y algún día..

Este es un método GTD Cómo hacer las cosas y detener la dilación Cómo hacer las cosas y detener la dilación ¿Suele perder plazos o trabajar horas extras? ¿Estás postergando? Pruebe estas estrategias y aplicaciones para cambiar los hábitos, hacer las cosas y reducir el estrés. eso funciona para muchas personas, pero está destinado a una persona que tiene un trabajo o un rol en la vida, y que necesitan organizar las cosas bajo ese rol.

Si espera organizar muchas áreas de su vida, y muchos proyectos diferentes que sirven a muchas metas de vida diferentes 5 Nuevas aplicaciones de hábitos que realmente funcionan para alcanzar sus metas 5 Nuevas aplicaciones de hábitos que realmente funcionan para alcanzar sus metas Aplicaciones para crear hábitos y rastrear son algunas de las herramientas de productividad más populares. ¿Ya has probado estas excelentes herramientas nuevas? Any.do no es para ti. No hay forma de organizar sublistas en proyectos importantes con Any.do.

Sublistas en Todoist

Todoist fue una de mis aplicaciones favoritas durante mucho tiempo, y esta característica fue una de las razones por las cuales. Con Todoist, puedes Subproyectos de sangría para agruparlos en proyectos maestros, o puedes etiquetar tareas.

Esto significa que no solo puedes crear subproyectos. Pero también puede crear subproyectos al contenido de su corazón. Si eres un fanático de la organización que le gusta consolidar tareas dentro de muchas subcarpetas, esto funciona como un sueño.

El único defecto que lo coloca debajo de Remember The Milk es que, a diferencia del enfoque de etiquetado, este enfoque de sangría es manual y requiere mucho tiempo. Sin embargo, Todoist le permite etiquetar tareas, lo que lo coloca en el mismo nivel que Remember The Milk en cuanto a la organización de la sublista..

Sublistas en Tareas de Google

Si bien dije que Google Tasks es una broma como una aplicación de tareas pendientes, al menos te permite sangrar subtareas debajo de las tareas principales. sin embargo, Google Tasks no tiene una función para colocar sublistas debajo de proyectos individuales.

Como puede ver, hay algunas aplicaciones de tareas que ofrecen esta función, pero las que lo hacen son manuales y difíciles de administrar. Wrike lo hace mejor, literalmente dándote la capacidad de poner proyectos dentro de carpetas. Recuerda la leche en su lugar automatiza la organización en sub “carpetas” permitiéndole organizar elementos con etiquetas de alto nivel.

Fechas de vencimiento y tareas recurrentes

Una de las principales razones por las que cambié a Remember The Milk fue por lo bien que se maneja programación y fechas de vencimiento. Esta es una parte crítica de la gestión del tiempo al estilo zen.

Una cosa es administrar tareas puntuales que puede completar de una sola vez, pero cuando administra varias tareas que toman días en completarse, una fecha de vencimiento sola no es lo suficientemente buena. Tu necesitas un fecha de inicio.

Esto le ayuda a crear espacios lo suficientemente grandes en su programación para manejar la verdadera profundidad de la tarea.

Otra característica que es crítica para una aplicación de tareas eficaz es la capacidad de crear tareas recurrentes.

Recuerde que la función de tareas recurrentes de The Milk es la más flexible que he visto en ningún lado. No solo puede configurar patrones complejos diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente, sino que incluso puede configurar la tarea para que se repita una vez que la complete.

Tareas recurrentes en Microsoft ToDo

Tan simple y carente de la mayoría de las funciones como es, Microsoft al menos acertó en las tareas recurrentes.

En Microsoft To-Do, puede configurar tareas para que se repitan todos los días, o varias veces por semana, mes o año. No hay opción de repetir solo cuando se completa una tarea.

Tareas recurrentes en Wrike

Como con la mayoría de las funciones, Wrike proporciona un poco más de flexibilidad que la mayoría de las otras aplicaciones de tareas pendientes. No solo ofrece la recurrencia diaria, semanal, mensual y anual estándar, sino que también le permite detener la recurrencia después de un cierto número de desencadenantes, y puede retrasar la fecha de inicio de la primera recurrencia.

Al igual que con la mayoría de las otras aplicaciones de tareas pendientes, no hay opción de recurrir inmediatamente después de la finalización, como recuerda The Milk.

Tareas recurrentes en Any.do

Aunque la organización del proyecto de Any.do deja mucho que desear, al menos hace bien las tareas recurrentes.

Al igual que Wrike, tiene la opción de dejar de repetirse después de un número determinado de disparadores, o después de una fecha específica. Nuevamente, no hay opción de recurrir inmediatamente después de completar.

Tareas recurrentes en Todoist

Todoist fue mi aplicación de tareas de elección 11 Características de Todoist que puede haber perdido 11 Características de Todoist que puede haber perdido Todoist es un poderoso administrador de tareas. ¿Lo estás utilizando en todo su potencial? Aproveche al máximo Todoist y revise las características que puede haber perdido. durante varios años, y una de las razones fue su uso inteligente de comandos simples en inglés para crear tareas recurrentes.

Puedes escribir algo como “cada 3er viernes” y Todoist es lo suficientemente inteligente como para establecer la próxima fecha de vencimiento el tercer viernes del mes actual y todos los meses posteriores. Entiende muchas variaciones diferentes de programación. Tuve dificultades para tratar de golpearlo.

El único problema que comencé a tener con Todoist es que a veces, cuando completaba una tarea, no siempre se reprogramaba correctamente a la siguiente fecha correcta. Terminé perdiendo algunas fechas de vencimiento debido a esto, y eso fue lo que provocó mi búsqueda de una nueva aplicación de tareas pendientes.

Tareas recurrentes no disponibles

No puede crear tareas recurrentes en absoluto en Tareas de Google, lo cual parece tonto. Sin embargo, es solo otro producto de Google que podría mejorar mucho. ¿Por qué Google apesta? Problemas molestos del producto que nunca solucionan ¿Por qué Google apesta? Problemas molestos del producto que nunca solucionan "¿Por qué Google apesta?" Google es popular pero está lejos de ser perfecto. Hablemos de malas elecciones de diseño y fallas funcionales de los productos de Google. .

Un tablero para priorizar el trabajo

La función número uno para mí cuando uso cualquier aplicación de tareas pendientes es la capacidad de ver mi día o mi semana de un vistazo y comprender cuáles son las principales prioridades. Algunas aplicaciones de tareas hacen esto maravillosamente. Otros luchan terriblemente.

Echemos un vistazo a Remember The Milk primero.

Recuerde que la leche le ofrece una serie de puntos de vista que lo ayudan a obtener una visión general rápida de su semana o su día. Mi vista favorita es la “Esta semana” vista, que le muestra todas las tareas que debe realizar de sábado a domingo. Esto hace que sea mucho más fácil cambiar las tareas para que su carga de trabajo semanal esté mejor equilibrada.

Veamos qué tan mal se quedan todas las otras aplicaciones de tareas pendientes en esta área.

Panel de tareas pendientes de Microsoft

El panel de Microsoft To-Do no existe. Todo lo que ofrece es un “Mi día” vista que muestra los artículos que vencen hoy.

Esto no es de mucha ayuda cuando se trata de planificar el trabajo con anticipación para no tener que lidiar con una crisis de prioridades en conflicto el mismo día..

El tablero de Wrike

Wrike utiliza un enfoque interesante para las tareas de tablero. Agrupa tareas por hoy, esta semana, la próxima semana, y luego.

Aunque la visualización de todas las agrupaciones se aplica (no hay otro tipo de vista para seleccionar), sigue siendo una forma útil de organizar las tareas. Puede ver las tareas futuras y futuras que pueden ayudarlo a cambiar las prioridades, y al mismo tiempo, puede ver todas las tareas de hoy que requieren su atención inmediata.

Un problema que tuve con Wrike fue que Está construido para una colaboración en equipo. Esto significa que las tareas tienen asignados. Si usa Wrike como individuo y olvida agregarse como cesionario, no aparecerá debajo “Mi trabajo”, y podría terminar perdiendo tareas con fechas de vencimiento importantes. Las aplicaciones de tareas del equipo tienen su lugar 8 Herramientas gratuitas para trabajar y colaborar en línea desde su hogar 8 Herramientas gratuitas para trabajar y colaborar en línea desde su hogar Trabajar desde casa puede ser una configuración conveniente, gracias a su flexibilidad. Pero la colaboración en línea con clientes y equipos puede volverse rápidamente complicada y estresante. Le mostramos herramientas gratuitas para crear un flujo de trabajo confiable. , pero para la gestión de proyectos personales, no funcionan bien.

También noté que al mover una tarea entre carpetas de proyectos, la tarea no se mostraría en la lista de hoy. Cuando me puse en contacto con el servicio de atención al cliente de Wrike sobre esto, trataron de decir que era un comportamiento normal. Sin embargo, la fecha de vencimiento todavía figuraba como hoy pero no aparecía en “hoy”, entonces la explicación no fue aceptable. Dado que este error me hizo perder tareas, esta fue la razón principal por la que finalmente me mudé de Wrike permanentemente.

El panel de control Any.do

Como se mencionó anteriormente en este artículo, AnyDo utiliza un sistema de tipo Kanban donde las tarjetas se pueden cambiar entre proyectos y fechas de vencimiento.

Por lo tanto, puede cambiar fácilmente una tarea de hoy a mañana arrastrando la tarjeta de tareas hasta mañana.

El problema con este panel es que todas las tareas enumeradas en el día siguiente, el próximo y algún día no se muestran cuando vencen, por lo que es muy difícil planificar su trabajo futuro sin abrir tarjetas de tareas individuales y verificar las fechas de vencimiento. Es una configuración muy torpe. Está claro que el intento es crear un tablero minimalista, pero es posible minimizarlo tanto que haga que un sistema sea demasiado simple e inutilizable..

El Tablero de Todoist

Esta es un área en la que Todoist obtiene puntos de bonificación. Todoist ofrece la posibilidad de ver tareas por Hoy y Próximos 7 días.

En la vista de lista para cada pantalla, las tareas muestran la fecha de vencimiento y también el proyecto del que forman parte. Esto hace que organizar el trabajo diario y el trabajo semanal sea muy fácil.

Panel de control no disponible

No sorpresa, Tareas de Google se queda corto en esta área también. Si bien puede ordenar tareas en proyectos individuales por fecha de vencimiento, no puede organizar su lista completa de tareas en todos los proyectos en orden de fecha de vencimiento. Ciertamente no puede agruparlos por hoy, semana o mes.

Integración con otras aplicaciones

Lo último que desea es una aplicación de tareas que esté aislada del resto del mundo. Una de las formas más efectivas para ser más productivo es automatizando cosas 10 bots de productividad para automatizar tareas y ahorrar tiempo 10 bots de productividad para automatizar tareas y ahorrar tiempo Siempre que una tarea repetitiva siga un patrón, considere automatizarlo. Los robots de inteligencia artificial (IA) pueden aprender estos patrones y ahorrarle tiempo.

Por ejemplo, tal vez cuando complete una tarea en un determinado proyecto le gustaría enviar automáticamente un correo electrónico a su gerente con los detalles. Cosas como esta son posibles con aplicaciones de tareas que son integrado con servicios como Zapier o IFTTT.

Aquí está el desglose de integraciones para las aplicaciones de todo revisadas en este artículo.

Integrado con IFTTT:

• Recuerda la leche
• Todoist

Integrado con Zapier:

• Recuerda la leche
• Todoist
• Wrike

Integrado con holgura:

• Todoist
• Wrike
• Any.do

Agregar tareas por correo electrónico:

• Recuerda la leche

Como puede ver, incluso en el área de integraciones con otros servicios, Recuerda que la leche sale arriba.

Lo que debes hacer a continuación

Ahora que ha revisado todas las diferencias entre las principales aplicaciones de tareas pendientes, ¡no se detenga ahora! Es hora de tomar una decisión y suscribirse a una de estas aplicaciones:

• Recuerda la leche
• Wrike
• Any.do
• Todoist
• Tareas pendientes de Microsoft
• Tareas de Google

Si bien elegí a Remember The Milk como mi aplicación preferida, es solo la mejor opción para las cosas que son importantes para mí. Con suerte, la descripción general anterior, extraída de muchos años de experiencia con estas aplicaciones, lo ayudará a tomar una mejor decisión sin perder todo su tiempo haciéndolo..