La guía para principiantes de Microsoft Excel

Microsoft Excel ha existido durante décadas y muchos lo han usado desde su lanzamiento. Pero todavía hay otros que recién ahora comienzan a usarlo. Ya sea para el trabajo, la escuela o el uso personal, puede ser un poco intimidante cuando comienzas. Incluso hay clases para nuevos usuarios de Excel tanto en línea como en campus..

Esta guía de Excel es para aquellos que nunca la han usado antes, están luchando con ella como principiantes o simplemente quieren que lo básico para aprenderla por su cuenta..

¿Qué es Microsoft Excel??

En los términos más simples, Excel es una aplicación de hoja de cálculo. Utiliza cuadrículas de celdas dentro de columnas y filas para manipular, organizar y realizar cálculos con datos. Puede usar tablas dinámicas, gráficos, fórmulas y funciones de varias maneras.

Dicho esto, la aplicación no se limita a números, aunque ahí es donde “sobresale.” Puede agregar texto, imágenes, videos, objetos y muchos otros elementos para ayudar a rastrear, administrar y ver fácilmente la información.

Usos generales para Excel

• Presupuestos para las finanzas domésticas o empresariales.
• Facturas y recibos.
• Seguimiento de proyectos, clientes y clientes, y registros de salud.
• Planificadores y calendarios
• Listas de verificación y listas de tareas
• Cálculos financieros, de préstamos, deudas e hipotecas.
• La gestión del inventario

La lista continúa con los muchos usos de Excel. Por lo tanto, para lo que planee usarlo, echemos un vistazo a algunos de los términos que necesitará saber.

Términos básicos de Excel que debe saber

A lo largo de esta guía, verá los mismos términos utilizados una y otra vez. Familiarizarse con ellos lo ayudará a comprender la guía y los pasos que ve..

Libro de trabajo y Hoja de cálculo: Un libro de trabajo es lo que realmente usa cuando abre Excel. El libro de trabajo contiene las hojas de cálculo. Un libro de trabajo puede contener muchas hojas de cálculo y puede moverse entre esas hojas con las pestañas Cómo trabajar con pestañas de hoja de trabajo en Excel Cómo trabajar con pestañas de hoja de trabajo en Excel Las hojas de trabajo en su libro de Excel se muestran como pestañas en la parte inferior de la ventana de Excel. Le mostraremos cómo trabajar mejor con pestañas de hoja de cálculo de Excel. en la parte inferior del libro de Excel.

Célula: Las hojas de cálculo están formadas por bloques rectangulares llamados celdas. Una celda contiene los datos que ingresa; desde números hasta palabras, desde imágenes hasta fórmulas, las celdas contienen esa información. Puede ingresar datos directamente en la celda o en la barra de fórmulas (cuadro de texto) para la celda justo debajo de su cinta.

También verá el cuadro de nombre (indicador de celda) Cómo usar el cuadro de nombre en Excel Cómo usar el cuadro de nombre en Excel ¡No pase por alto el cuadro de nombre en Microsoft Excel! Aquí le explicamos por qué es útil y cómo puede aumentar la productividad de su hoja de cálculo. a la izquierda de la barra de fórmulas. De forma predeterminada, esto muestra la columna y la fila correspondientes para la celda. Por ejemplo, la celda en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo es A1 para la columna A, fila 1.

Fórmulas y Las funciones: Puedes pensar en una fórmula como un cálculo o una ecuación. Con Excel, puede crear fórmulas o usar las integradas. Estas fórmulas pueden calcular automáticamente los números haciendo sus impuestos? ¿5 fórmulas de Excel que debes saber al hacer tus impuestos? 5 Fórmulas de Excel que debe conocer Pasan dos días antes de que vencen sus impuestos y no desea pagar otra tarifa de presentación tardía. Este es el momento de aprovechar el poder de Excel para poner todo en orden. para ti te gusta la suma o la multiplicación.

Además de los cálculos, puede usar funciones para cosas como contar el número de elementos en una columna o mostrar un número mínimo o máximo para un grupo de celdas.

Las pestañas y la cinta de Excel

Debería tomarse un poco de tiempo para familiarizarse con la cinta en Excel. Al igual que con otras aplicaciones de Microsoft Office, la cinta contiene los botones que usará dentro de las pestañas. Puede personalizar la cinta para eliminar o agregar pestañas y botones. Pero es probable que vea las pestañas a continuación de forma predeterminada.

Aquí hay una breve explicación de para qué sirve cada una y qué secciones de botones puede ver.

• Expediente: Cree un nuevo libro de trabajo, abra uno existente, guarde, imprima y comparta libros y hojas.
• Casa: Ctrl el portapapeles, fuente, alineación, números, estilo, celdas y edición.
• Insertar: Insertar tablas, gráficos, ilustraciones, filtros y enlaces..
• Dibujar: Use herramientas de dibujo como una selección de lazo, borrador, lápiz y resaltador.
• Diseño de página: Ajusta el tema de la hoja de cálculo, la configuración de la página, la escala para ajustar y las opciones de la hoja.
• Fórmulas: Elija una fórmula, función de la biblioteca y realice la auditoría de fórmulas.
• Datos: Obtenga y transforme datos, vea consultas y conexiones, ordene, filtre y use herramientas de datos.
• revisión: Use herramientas para corrección de pruebas, accesibilidad, lenguaje y comentarios.
• Ver: Cambie la vista del libro de trabajo, los elementos para mostrar, acercar o alejar, y trabajar con ventanas.

Además, tenga en cuenta el Dime que quieres hacer caja. Si necesita ayuda o desea más información sobre una función, simplemente ingrese la palabra clave en el cuadro y vea sus resultados.

La barra de herramientas de acceso rápido

Al igual que con las pestañas y la cinta, si usa otras aplicaciones de Microsoft Office, debe estar familiarizado con Acceso rapido a la barra de herramientas. Pero si no, esta es la barra de herramientas en la parte superior izquierda de la ventana de Excel. Y es importante porque le permite deshacer o rehacer rápidamente una acción, además de guardar su archivo.

Si comete un error y desea deshacerlo, simplemente haga clic en el Deshacer botón. Si hace clic una vez, deshacerá la última acción que realizó. Si sigue haciendo clic en él, deshacerá las acciones que realizó una por una retrocediendo. Alternativamente, puede hacer clic en la flecha al lado del Deshacer botón y resalte todas las acciones que desea deshacer.

Si deshace una acción con el botón, el Rehacer entonces se podrá hacer clic en el botón. Esto le permite rehacer lo que acaba de deshacer. Como el Deshacer botón, puede rehacer su última acción con un clic o usar la flecha al lado del Rehacer botón para rehacer múltiples acciones.

los Salvar El botón le permite guardar rápidamente el archivo en el que está trabajando con el nombre del archivo actual.

Opciones de hoja de cálculo

Administrar una gran cantidad de hojas de cálculo no es un problema para Excel. Por lo tanto, puede usar más de uno si su proyecto lo requiere. Por ejemplo, puede usar diferentes hojas de cálculo durante meses o años, ubicaciones de almacenes de productos, compañías de préstamos o tarjetas de crédito e instalaciones de atención médica..

Junto con varias hojas, puede aprovechar estas características básicas de hoja de cálculo.

• Agregar una hoja de cálculo: Haga clic en el botón más en la parte inferior al lado de su última hoja.
• Reorganizar hojas de cálculo: Mantenga presionada la pestaña de la hoja y arrástrela a su nuevo lugar en el libro.
• Nombra una hoja de cálculo: Haga doble clic en la pestaña de la hoja y escriba el nuevo nombre. Por defecto, los verá con el nombre de Hoja 1, Hoja 2, etc..
• Colorear una pestaña de hoja de cálculo: Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja y debajo Color de pestaña, simplemente haga clic para aplicar uno nuevo.
• Protege una hoja de cálculo: Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja y debajo Hoja de protección, agrega una contraseña y selecciona tus opciones.
• Mover o copiar una hoja de cálculo: Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja y seleccione Mover o copiar. Luego puede mover la hoja a otro lugar en el libro de trabajo, moverla a un libro de trabajo diferente y hacer una copia para cada caso.
• Eliminar una hoja de cálculo: Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja y haga clic en Borrar. Deberá confirmar esta acción en la ventana emergente posterior.

Trabajar con columnas, filas y celdas en Excel

Hay algunos conceptos básicos como seleccionar, insertar, eliminar las columnas, filas y celdas en Excel. Estas son acciones útiles para tener en cuenta al trabajar con sus hojas de cálculo..

Seleccione una columna o fila completa

Al mover el mouse sobre las letras de las columnas o los números de las filas, notará que aparecerá una pequeña flecha. Si hace clic en ese momento, se seleccionará la columna o fila completa. Puede usar esta acción para aplicar una función, formatear u ordenar.

Seleccione un grupo de columnas, filas o celdas

Puede haber ocasiones en las que desee seleccionar más de una columna, fila o celda. Puede hacer esto de dos maneras diferentes dependiendo de si están adyacentes o dispersos.

Seleccionar columnas adyacentes, filas o celdas

Cuando desee seleccionar columnas, filas o celdas una al lado de la otra, comience seleccionando la primera. Luego, mantenga presionado el botón del mouse y arrastre por el resto. Los verá resaltar a medida que se seleccionen. Suelta el botón del mouse cuando termines.

Otra forma de hacer esto es seleccionar la primera, mantenga presionada la tecla Cambio tecla y luego seleccione la última. Si hace esto con las celdas, puede seleccionar un grupo completo de un lado a otro.

Seleccione columnas dispersas, filas o celdas

Si desea seleccionar columnas, filas o celdas que no sean adyacentes, comience haciendo clic en la primera. Luego, mantenga presionada la Ctrl tecla y continúe haciendo clic en los que desee. Liberar el Ctrl clave cuando termines.

Insertar o eliminar una columna, fila o celda

Puede agregar o deshacerse fácilmente de una columna o fila que ya no necesita. Nuevamente, coloque el mouse sobre la letra o el número, pero en lugar de hacer clic con el botón izquierdo del mouse, haga clic con el botón derecho. En el menú contextual que aparece, seleccione Insertar o Borrar.

También puede simplemente ocultar (y mostrar) columnas o filas Cómo ocultar o mostrar columnas y filas en Excel Cómo ocultar o mostrar columnas y filas en Excel Si se trata de una hoja de cálculo con muchos datos, a veces es útil ocultar o mostrar filas y columnas para ver mejor la información que necesita analizar. seleccionando Esconder (o Mostrar) del menú contextual.

Puede insertar o eliminar una celda de la misma manera que una columna o fila. Sin embargo, con cualquiera de las opciones, recibirá una alerta emergente que le preguntará cómo desea cambiar las celdas, filas o columnas. Simplemente elija una opción y haga clic Okay.

Mover una columna, fila o celda

Si decide mover una columna, fila o celda a un lugar diferente en su hoja de cálculo, puede hacerlo, pero debe tener cuidado. Primero, seleccione la columna, fila o celda como se describió anteriormente. Coloque el mouse sobre uno de los bordes para que aparezca la flecha de cuatro lados. Luego, arrástrelo manteniendo presionado el botón del mouse hasta su nueva ubicación y suelte.

De lo que debe tener cuidado es si suelta la columna, fila o celda sobre la parte superior de una que ya contiene datos. Si esto sucede, aparecerá un cuadro emergente que le preguntará si está seguro de que desea reemplazar los datos. Entonces, si hace esto por error, haga clic en Cancelar y volverá a su lugar original. Pero si es su intención reemplazar los datos, haga clic en Okay.

Ajuste del tamaño de una columna o fila

Es posible que desee que todas o algunas de las columnas o filas de su hoja de cálculo tengan un tamaño específico, independientemente de los datos que contengan. Ajustar el ancho o la altura es simple y se puede hacer de dos maneras diferentes.

Primero, selecciona y hace clic derecho en la columna o fila. En el menú contextual, elija Ancho de columna o Altura de la fila, dependiendo de cuál quieras cambiar. En la ventana emergente que aparece, verá el ancho o alto actual. Reemplácelo con el número que desee y haga clic en Okay.

Otra forma de ajustar el tamaño de una columna Cómo administrar columnas en Excel Cómo administrar columnas en Excel ¿Necesita agregar, mover, ocultar o cambiar columnas en una hoja de cálculo compleja? No entres en pánico. Le mostraremos operaciones básicas de columna de Excel para organizar sus datos. o fila es seleccionarlo primero. Mueva el mouse hacia el borde hasta que aparezca una flecha de dos lados. Luego, mantenga presionado el botón del mouse y arrastre hasta alcanzar el tamaño que desea.

Ajuste del tamaño para que se ajuste a sus datos

Si prefiere que cada columna y fila tengan el tamaño adecuado para sus datos, puede hacerlo con solo unos pocos clics. Primero, seleccione la hoja de cálculo completa haciendo clic en el triángulo en la esquina superior izquierda entre la A y la 1.

Luego, mueva el mouse entre dos columnas hasta que vea la flecha de dos lados y haga doble clic. A continuación, haga lo mismo para las filas. Notará que tanto las columnas como las filas de la hoja de cálculo se ajustan para adaptarse a los datos en sus celdas. Se ajustará automáticamente para la celda con la mayor cantidad de datos.

Formateo Básico

Excel ofrece una variedad de formas de formatear sus hojas de cálculo, desde básicas hasta avanzadas. Como se trata de una guía para principiantes, revisaremos algunos consejos de formato simples que probablemente usaría.

Fuentes, sombreado y colores

No importa para qué decida usar Excel, el formato básico de columnas, filas y celdas puede ayudarlo a ver sus datos fácilmente. Por ejemplo, puede usar la primera fila de una hoja de cálculo para insertar encabezados. Al igual que en nuestro ejemplo para una hoja de producto, puede usar el número de artículo, el nombre del producto y el precio.

Para que esa fila superior se destaque mejor de una gran cantidad de datos debajo, puede formatearla fácilmente. Seleccione la fila y luego aplique su formato usando las opciones en Casa lengüeta. Aquí, puede poner la fuente en negrita, aplicar un tono de relleno y colorear la fuente.

1. Seleccione la fila superior.
2. Haga clic en el Negrita
3. Haga clic en la flecha al lado del Color de relleno y elige un color.
4. Haga clic en la flecha al lado del Color de fuente y elige un color.

Tenga en cuenta que estas instrucciones se aplicarán a toda la primera fila. Si solo tiene unas pocas columnas, puede seguir los pasos anteriores para seleccionar solo ciertas celdas en esa fila y aplicar el formato solo a ellas.

Fechas, moneda y decimales

Si está creando una hoja de cálculo de seguimiento, es conveniente el formateo automático de fechas, moneda y decimales. Y puede aplicar cada una de estas reglas de formato con solo unos pocos clics Casa lengüeta.

fechas

Es posible que tenga una columna Fecha en su hoja de cálculo por muchas razones. Cuando ingresa los datos, cuando realiza una compra o cuando vence un artículo, estos son solo ejemplos.

1. Seleccione la columna, fila o celda donde ingresará la fecha.
2. Debajo Número en su cinta, haga clic en la flecha en General
3. Seleccione cualquiera Cita corta o Fecha larga desde el cuadro desplegable.

Tenga en cuenta que si usa el Fecha larga, que inserta palabras y números como se muestra a continuación, no tiene que escribirlo manualmente. Por ejemplo, si aplica un Fecha larga y entra “14/02/18” se completará automáticamente como “Miércoles 14 de febrero de 2018.”

Moneda

Si tiene una hoja de cálculo para su presupuesto, lista de precios o facturación, puede aplicar el formato de moneda fácilmente de dos maneras diferentes.

Método uno

1. Seleccione la columna, fila o celda donde ingresará la moneda.
2. Debajo Número en su cinta, haga clic en la flecha en General
3. Seleccionar Moneda desde el cuadro desplegable.

Método dos

El segundo método le permite elegir el tipo de moneda que desea.

1. Seleccione la columna, fila o celda donde ingresará la moneda.
2. Debajo Número en su cinta, haga clic en la flecha al lado del Moneda
3. Seleccione el tipo de moneda que desea aplicar.

Cualquiera que sea el método que decida usar, cualquier número que ingrese en las columnas, filas o celdas aplicadas se formateará automáticamente como esa moneda.

Decimales

Puede usar el formato decimal para ajustar su moneda o números simples. Por ejemplo, puede estar rastreando las calificaciones de su estudiante o incluso las suyas donde necesita decimales. Puede aplicar este formato con estos dos pasos.

1. Seleccione la columna, fila o celda donde ingresará el número.
2. Debajo Número en su cinta, haga clic en el Aumentar decimal o Disminuir decimal botón dependiendo de su formato de numeración actual.

Formatos de número adicionales

También notará debajo Número en tu Casa pestaña, muchas formas adicionales de formatear sus números. A medida que avanza con Excel, estos pueden ser útiles.

Estas opciones incluyen tiempos, fracciones, porcentajes y otros. Además, puede hacer clic en el Más formatos de números enlace en la parte inferior para ver opciones como código postal, número de teléfono y opciones personalizadas.

Fórmulas simples: la herramienta AutoSum

Una de las mejores características para ahorrar tiempo en Excel es la Autosuma herramienta. Es fácil de usar y puede ayudar a reducir los errores de cálculo. Y si está utilizando Excel para un proyecto como ingresos y gastos o gestión de préstamos y deudas, apreciará la función Autosuma.

Esta herramienta de fórmula sin complicaciones puede agregar, promediar, contar números o encontrar el mínimo o el máximo para una columna, fila o grupo de celdas. Por defecto, debería ver el Autosuma botón en su Casa cinta de pestañas, todo el camino a la derecha. También puede acceder desde Fórmulas lengüeta.

Si solo haces clic en el Autosuma botón, insertará automáticamente la función de suma. Pero si hace clic en la flecha del botón, verá las otras fórmulas comunes que puede usar mencionadas anteriormente.

Digamos que tiene una columna de números que le gustaría agregar. Primero, haga clic en la celda donde desea que se muestre el total. A continuación, haga clic en Autosuma botón. Excel detectará automáticamente los números que desea agregar. Se resaltarán y podrá ver la fórmula que puede aparecer así: = SUMA (C2: C7)

Nota: los signo igual indica una fórmula. SUMA Es la función. Y C2: C7 son las celdas que aplican.

Si esto parece correcto para usted, simplemente presione su Entrar llave. El cálculo aparecerá en la celda agregando esos números por usted.

Las otras opciones dentro de AutoSum funcionan de manera similar. Quizás necesite obtener el promedio de un grupo de células. Primero, haga clic en la celda donde desea que se muestre el promedio. A continuación, haga clic en la flecha para Autosuma botón. Nuevamente, Excel detectará automáticamente los números, resaltará las celdas y proporcionará la fórmula. Haga clic en el Entrar clave para insertar el promedio.

Como mencionamos en el Términos básicos para Excel En la sección, hay muchas fórmulas y funciones que puede usar. Algunos, como AutoSum, proporcionan cálculos muy simples y de uso común. Pero muchos otros son avanzados y están más allá del alcance de esta guía para principiantes. Siéntase libre de verlos todos en el Fórmulas pestaña si te gusta experimentar.

Comience con una plantilla de Excel

Una de las mejores formas de comenzar en Excel es usar una plantilla. Y encontrará una gran variedad de opciones tanto en Excel como en sitios externos.

Plantillas Excel integradas

Para ver las opciones dentro de Excel, haga clic en Expediente > Nuevo. Luego verá una serie de plantillas destacadas que puede usar, categorías que puede elegir y un cuadro de búsqueda si desea algo específico.

Las plantillas integradas van desde calendarios y planificadores simples hasta elaborar informes financieros y balances. Pero hay una plantilla para casi cualquier uso común que desee en Excel.

Si ve una plantilla que le gustaría ver, haga clic en ella y luego revise su descripción y tamaño de descarga en la ventana emergente. Si desea usarlo, haga clic en el Crear botón.

Plantillas de Excel de terceros

Si desea aventurarse y echar un vistazo a las plantillas externas, tenemos una variedad de sugerencias para usted en función de sus necesidades..

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Una vez que aprenda a usar Excel, también puede crear sus propias plantillas para usar una y otra vez. Desde herramientas para recaudar fondos hasta calendarios útiles Cómo hacer una plantilla de calendario en Excel Cómo hacer una plantilla de calendario en Excel Siempre necesitará un calendario. Le mostramos cómo crear su propia plantilla personalizada de forma gratuita con Microsoft Excel. , guardar una hoja de cálculo que cree como plantilla es más fácil de lo que piensa.

¿Estás listo para cavar en Excel?

Con suerte, esta guía para principiantes lo llevará a una excelente experiencia con Microsoft Excel. Hay muchas características y funciones que pueden ser intimidantes para los nuevos usuarios. Pero los que ve aquí deberían ayudarlo a aprender sobre la marcha. ¿Necesita ayuda con las fórmulas de Excel? 7 Recursos para consultar ¿Necesita ayuda con las fórmulas de Excel? 7 Recursos para consultar Excel es el estándar de oro de la hoja de cálculo. Si tiene que usar Excel y aún tiene que familiarizarse con él, estos recursos le presentarán rápidamente los conceptos básicos y más. al crear su primer libro de trabajo lleno de hojas de cálculo.

Y para profundizar, vea cómo agregar la pestaña Desarrollador a la cinta de Excel Cómo agregar la pestaña Desarrollador a la cinta en Microsoft Word y Excel Cómo agregar la pestaña Desarrollador a la cinta en Microsoft Word y Excel Veamos cómo puede agregue la pestaña Desarrollador a la cinta de opciones en Microsoft Word y Microsoft Excel y abra las funciones avanzadas. .