Los 5 mandamientos para elegir la aplicación Right To-Do para la productividad

Si te diera una colección de 100 tazas de café y te pidiera que las organizaras, ¿cómo lo harías? ¿Sería por color? ¿Por la imagen en la taza? Por su tamaño? Diferentes personas se organizan de diferentes maneras, por lo que algo como elegir una aplicación de tareas depende realmente del tipo de persona que eres.

Tengo una confesión que hacer. Soy un obsesivo probador de listas de tareas pendientes. En los últimos cinco años, creo que probé aproximadamente 20 herramientas de gestión de la productividad y aún no me he quedado con una sola. Muchas veces, descubro uno que me encanta, e incluso escribo un artículo detallado al respecto mientras estoy realmente entusiasmado. Luego lo dejo caer y paso a otra cosa unos meses más tarde. Algunos ejemplos incluyeron una revisión de Coolendar Coolendar: un calendario genial y una lista de tareas en uno Coolendar: un calendario genial y una lista de tareas en uno En general, me limito a usar Google Calendar para mis necesidades de programación y Workflowy como mi en línea para -lista de tareas. Se necesita mucho para impresionarme acerca de cualquier sistema de calendario / programación. Estaba un poco ..., un Calendario de Google mejorado, una revisión de WeDoist. Colabora en proyectos con equipos pequeños mediante el seguimiento de proyectos de Wedoist Colabora en proyectos con equipos pequeños mediante el seguimiento de proyectos de Wedoist WeDoist permite a los equipos pequeños administrar hasta tres proyectos de forma gratuita. Le ayuda a colaborar con su grupo para desarrollar tareas asociadas con un proyecto y asignar esas tareas a los miembros de ..., que es una especie de versión grupal de ToDoist toDoist manager toDoist: Simple ToDo List y Task Manager ToDoist : Lista simple de tareas y Administrador de tareas. Luego, por supuesto, está la revisión de GQueues Lleve la gestión y programación de tareas de Google a un nivel completamente nuevo con GQueues Lleve la administración y programación de tareas de Google a un nivel completamente nuevo con GQueues Google Tasks no funciona si desea ir más allá de la administración del tiempo de hoy en la planificación visionaria del mañana. Aquí es donde GQueues se acerca al plato. - uno de mis últimos favoritos.

He intentado ToDoist, he intentado el administrador de tareas de Wunderlist Wunderlist: Lista de tareas fáciles de usar, versátil y multiplataforma Wunderlist: Lista de tareas fáciles de usar, versátiles y multiplataforma Gerente, e innumerables otros gerentes de lista de tareas. Finalmente lo reduje todo a una decisión final, que le mostraré en unos momentos. Esto no significa que solo use uno. En mis diversos viajes de productividad, he regresado aquí una vez más para compartir la sabiduría que he adquirido tras años recorriendo los caminos de la productividad. La conclusión es esta: hay cinco mandamientos debe seguir para elegir la (s) aplicación (es) correctas y hacer que su vida sea productiva y significativa.

Mandamiento # 1: Mantenlo simple

Así que ¿cuál es el mejor? ¿Qué aplicación de tareas te ayudará a transformar tu caótica vida en un mar de organización y tranquilidad? Qué administrador de productividad de tareas simplificará la locura de su vida en un conjunto de listas estructuradas y ordenadas?

Aquí está el secreto: Necesita múltiples herramientas para múltiples propósitos. Una vez que pueda entenderlo, podrá ver estas aplicaciones desde una perspectiva diferente.

No se trata de simplificar cada cosa en la que está trabajando en su vida en una sola aplicación. Estoy aquí para decirte que, por agradable que sea, simplemente no va a suceder.

Permítanme compartir con ustedes mi decisión final sobre una lista de tareas / calendario. Presentamos la mejor lista de tareas del planeta..

Sip. Después de jugar con una docena de aplicaciones de tareas pendientes y programas de productividad, he cerrado el círculo al buen sistema basado en papel. Pero aquí está el truco: el sistema basado en papel es solo para mis tareas diarias muy simples. Básicamente es algo que llevo conmigo para poder abrirlo en cualquier momento y simplemente garabatear nuevos elementos o tachar los viejos, pero la realidad es que no es el corazón de mi sistema en general. Es solo una herramienta. El corazón del sistema es muy electrónico e incorpora varias herramientas que trabajan juntas.

Mandamiento # 2: Comience con objetivos de vida

El primer paso en cualquier plan de productividad debe ser enfocar su tiempo en las cosas que realmente importan, en lugar de hacer girar sus ruedas haciendo pequeñas tareas que en última instancia no sirven a sus objetivos más grandes en la vida. Con ese fin, hay una fantástica aplicación web de planificación de objetivos. Deje de pisar el agua y avance en la vida con el panorama general. Deje de pisar el agua y progrese en la vida con el panorama general. Estoy seguro de que muchos de ustedes han pensado si haciendo las cosas correctas todos los días, ya sea que esté llegando a alguna parte y si se dirige en la dirección correcta. Las listas de tareas y las aplicaciones organizativas ayudarán ... eso me quedó grabado desde que lo revisé en 2013, y ese es el panorama general.

Funciona de maravilla para mí, pero puede que no sea la aplicación de planificación de objetivos perfecta para ti. Mi único consejo es que, independientemente de la aplicación que elija, es mejor elegir una que sea distinta de sus otras aplicaciones de planificación de tareas y listas de tareas. La razón de esto es que mantiene todas tus metas de vida más grandes separadas de la locura de tu vida diaria.

Para mí, The Big Picture es el lugar al que voy cuando quiero revisar esos objetivos de alto nivel. Puede ser un viaje. Puede ser para construir un negocio. Cada círculo es un objetivo que dimensionas de acuerdo con la prioridad que le das, para que puedas ver visualmente lo que es más importante. Luego, dentro de estos grandes objetivos, puede dividirlos en objetivos más pequeños. No son tareas que irían en una lista de tareas pendientes. Son metas de alto nivel que una vez que se hayan completado, significarán éxito con la meta de vida más grande..

Entonces, ves que estás trabajando de arriba hacia abajo, y en la cima necesitas un lugar de trabajo limpio para soñar. Para llegar a objetivos poderosos que sean visionarios y fieles a tu vida. Usar una aplicación separada para eso te da un espacio limpio y libre de caos para hacer eso.

Mandamiento # 3: Use una herramienta separada para planificar

Como mencioné, probé todo tipo de aplicaciones de listas de tareas y, de todas, la que finalmente decidí para esta etapa central de la planificación de la vida / productividad es ToDoist. Lo que me encanta de ToDoist es que está organizado a lo largo del lado izquierdo con su “Proyectos”. Elija un proyecto de cada uno de sus objetivos de vida que haya definido en su aplicación de planificador de objetivos y cree un proyecto en ToDoist. Luego, simplemente desglosa ese proyecto en objetivos más pequeños con una línea de tiempo clara cuando planea lograr cada uno.

Esto te ayuda a comenzar a pensar en el mundo real “cosas” que debes hacer para lograr esos pasos hacia tus objetivos de vida. Haga los plazos realistas aquí. Y no se superpongan los plazos. Si tiene mucho trabajo por hacer en una tarea en un proyecto, no piense que podrá realizar una tarea enorme en otro proyecto al mismo tiempo. Plazos alternativos.

Una vez que haya desglosado todas sus submetas en tareas más prácticas de la vida real (que incluso podrían ser subproyectos por sí mismas), estará listo para enumerar todas las tareas esenciales necesarias para obtener esas sub -proyectos realizados.

Por ejemplo. Uno de mis objetivos es ser dueño de una empresa de medios. Para hacer eso, quiero escribir una colección de libros electrónicos, por lo que una de mis subtareas implica escribir un libro electrónico. Bueno, escribir un libro electrónico tiene su propio desglose de tareas, pero este no es el lugar para eso. Simplemente abarrotarás este espacio de trabajo.

Mandamiento # 4: Automatizar y programar

La etapa final de su flujo de trabajo de tareas pendientes es organizar sus listas de tareas pequeñas que llevarán a cabo los proyectos más grandes en ToDoist. Para hacer este desglose, comencé a usar Google Calendar hace unos años, pero más recientemente recurrí a usar el buen planificador en papel. Sin embargo, para muchas personas, el calendario y la lista de tareas realmente hacen el trabajo tan bien como cualquier otra cosa..

La belleza de algo como Google Calendar es que antes de comenzar a agregar esas pequeñas tareas en las que desea trabajar para alcanzar sus objetivos, primero debe insertar en el “automatizado” cosas que sabes que tienes que lograr cada semana. Por ejemplo, sé que mis tareas como Editor Gerente en MUO implica reunirme con el compañero Editor Justin para un chat semanal los lunes. También necesito trabajar en la gestión del calendario de publicación. Luego, hay artículos MUO para escribir, y otras cosas que son predecibles y que puedo insertar en el programa de forma recurrente.

Una vez que haya completado esas cosas, verá los días y las horas que le quedan para cumplir con todos los “extra” cosas que no forman parte de tu horario habitual. Espero que tenga tiempo para trabajar hacia sus objetivos de vida, o de lo contrario tiene un problema, y ​​es posible que deba considerar si esas tareas semanales se alinean con su visión para el éxito en su vida.

Mandamiento # 5: Mantén tus ojos en tus sueños

Al probar las aguas con tantas herramientas y aplicaciones a lo largo de los años, he aprendido que realmente no importa qué herramientas uses. Debes elegir lo que te hace sentir cómodo y funciona con tu forma de pensar. Pero es fundamental que comiences desde arriba, crees esos grandes e importantes sueños y metas de la vida, y luego pases a través de cada conjunto de herramientas hasta que estés en tu calendario diario con las pequeñas tareas diarias que forman el caos de esta cosa. llamamos vida.

Si planifica de esta manera, independientemente de la complejidad de su día, al menos puede estar seguro de que está trabajando en las cosas que realmente importan al final, y siguiendo el camino que ha planificado, podrá cumplir esos grandes sueños de vida que has imaginado para ti.

¿Cuáles son tus herramientas de productividad favoritas? ¿Cuál es el que ha establecido para su lista de tareas y su calendario diario? Comparta algunas de las lecciones de productividad que ha aprendido con otros lectores en la sección de comentarios a continuación..