Los 5 mejores consejos de gestión de proyectos para principiantes

¿Está ingresando a la fuerza laboral o a un nuevo trabajo con su empresa actual como gerente de proyecto? Aprendemos mucho en la universidad y con programas para este puesto.

Sin embargo, muchas partes de ser un gerente de proyecto se aprenden a lo largo del camino y a través de la experiencia. Si está asumiendo un cargo de gerente de proyecto por primera vez, aquí hay solo cinco consejos de administración de proyectos para ayudarlo a comenzar.

1. Use las herramientas adecuadas

Cómo elegir las herramientas de administración de proyectos correctas Cómo usar Microsoft OneNote para Project Management Cómo usar Microsoft OneNote para Project Management OneNote es la herramienta de colaboración ideal para administrar proyectos simples en equipos pequeños. Y es completamente gratis. ¡Vea cómo OneNote puede ayudar a que sus proyectos despeguen! Es extremadamente importante. Estas aplicaciones se convertirán en tus mejores amigos a lo largo de la vida de tus proyectos. Si todavía está en el aire para elegir, estas son las características que debe buscar y sugerencias que puede explorar.

Facilidad de uso

Usar una herramienta que sea intuitiva en su diseño y características es más significativo de lo que piensas. Debe usar una aplicación que le sea fácil de entender desde el principio.

Accesibilidad multiplataforma

Mantenerse al día con las tareas y el estado de los proyectos es simple con herramientas que puede usar tanto en su computadora como en su dispositivo móvil.

Características útiles

Algunas aplicaciones son robustas y completas. Le permiten crear diagramas de Gantt, calendarios específicos del equipo, listas de tareas, líneas de base, automatizaciones y mucho más. Para los gerentes de proyectos profesionales, las herramientas integrales son convenientes. Esto incluye aplicaciones como Microsoft Project, Smartsheet y Zoho Projects.

Es posible que otras aplicaciones no contengan todas las campanas y silbatos como herramientas similares, pero podrían ser más fáciles de aprender e incluir las características exactas que necesita. Para esta situación, consulte aplicaciones como Trello, Wrike y Asana para tareas, colaboración y seguimiento simple.

La conclusión es que debe determinar qué características necesita y desea más, y luego ver varias herramientas para descubrir cuál es la mejor para usted.

2. Use plantillas

No solo tiene que prepararse para el proyecto, sino que también “papeleo” involucrado con su manejo. Desde la planificación de la reunión hasta los informes de estado y las actualizaciones por correo electrónico, prepárese para su proyecto reuniendo plantillas prácticas que le permitirán ahorrar tiempo..

Las plantillas vienen en todas las formas y tamaños, y más comúnmente para aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel, PowerPoint y OneNote. MakeUseOf lo tiene cubierto con una variedad de artículos de plantilla para todas las necesidades de su proyecto.

• Plantillas de administración de proyectos de Word Cómo administrar su proyecto con plantillas de Word Cómo administrar su proyecto con plantillas de Word En la administración de proyectos, la preparación es la mitad de la batalla. Para organizar y documentar su proyecto, es posible que necesite muchos informes, formularios o planes diferentes. Hemos compilado una selección de plantillas de Word para comenzar.
• Plantillas de gestión de proyectos de Excel Cómo hacer que su proyecto sea un éxito con las plantillas de Excel Cómo hacer que su proyecto sea un éxito con las plantillas de Excel Las plantillas de Excel son una herramienta esencial en la cartera de un administrador de proyectos eficaz. Incluso en el proyecto más pequeño, las plantillas pueden facilitarle la vida y ahorrarle mucho tiempo. Hemos compilado una selección.
• Plantillas de administración de proyectos de PowerPoint Las mejores plantillas gratuitas de PowerPoint para la presentación de su proyecto Las mejores plantillas gratuitas de PowerPoint para la presentación de su proyecto La forma en que presenta su proyecto es al menos tan importante como lo que presenta porque lo que recordará su audiencia es cómo los hizo sentir. Sorpréndelos con plantillas profesionales de PowerPoint para la gestión de proyectos.
• Plantillas de gestión de proyectos de OneNote Cómo adoptar plantillas de OneNote para la gestión de proyectos Cómo adoptar plantillas de OneNote para la gestión de proyectos Una amplia selección de plantillas es una de las características que hacen de Microsoft OneNote una gran herramienta para la gestión de proyectos. Permítanos mostrarle cómo puede usar las plantillas de OneNote en su proyecto.
• Plantillas de agenda de reuniones 15 Plantillas de agenda de reuniones gratuitas para Microsoft Word 15 Plantillas de agenda de reuniones gratuitas para Microsoft Word Estas plantillas de agenda de reuniones gratuitas para Microsoft Word pueden darle un gran comienzo para cualquier tipo de reunión.
• Plantillas de actas de reuniones Las 12 mejores plantillas de actas de reuniones para profesionales Las 12 mejores plantillas de actas de reuniones para profesionales El formato de actas de la reunión captura lo esencial. Utilice una de estas plantillas de actas de reuniones para aplicar rápidamente el formato MOM.

3. Esté preparado para el cambio

Sería maravilloso si cada proyecto fuera exactamente como estaba planeado de principio a fin. Por desgracia, este no suele ser el caso. Abordar las molestias del proyecto, como el arrastre de alcance, es parte del trabajo. Sin embargo, es probable que aparezcan otras cosas que están fuera de su control..

Crédito de la imagen: Gustavo Frazao a través de Shutterstock.com

• Es posible que tenga un miembro del equipo que no puede completar sus tareas debido a una enfermedad o emergencia. Esto podría requerir que te muevas rápidamente para traer un nuevo miembro del equipo para terminar las tareas o incluso asumirlas tú mismo, en algunos casos.
• Es posible que tenga un problema del sistema a corto plazo que impida que todo su equipo complete las tareas. Esto podría requerir que todos ustedes trabajen horas adicionales para recuperar el tiempo y mantenerse en el camino.
• Es posible que tenga un supervisor que requiera que realice los cambios solicitados por el cliente en la mitad del proyecto. Esto desencadenará una evaluación de impacto y ajustes a las tareas y plazos..

Así que prepárate para manejar el cambio siendo flexible y adaptable cuando surjan problemas.

4. Conoce a tu equipo

Dependiendo de su empresa e industria, puede tener un equipo permanente o uno que se reúna con cada nuevo proyecto. De cualquier manera, conocer a su equipo es una parte importante de administrarlos para un proyecto exitoso. Pero esto puede ser difícil si se une a una nueva empresa o departamento diferente.

Crédito de la imagen: Monkey Business Images a través de Shutterstock.com

Escucha y participa

Cuando se reúna con el equipo de su proyecto 5 consejos para ayudarlo a dar el paso perfecto a su jefe o equipo 5 consejos para ayudarlo a hacer el paso perfecto a su jefe o equipo Presentar a su jefe puede ser una experiencia intimidante. Aquí hay algunos consejos para asegurarte de que tu lanzamiento sea perfecto. , preste atención al lenguaje corporal, la actitud y el interés de sus asistentes. Escuche lo que tienen que decir, haga preguntas y fomente la interacción. Sea profesional, pero no tenga miedo de poner un poco de sentido del humor para romper el hielo..

Hacer anotaciones

Hacer un seguimiento de las tareas y los plazos de los miembros de su equipo es parte de ser un gerente de proyecto. Pero tomar notas sobre los miembros de su equipo también puede ayudarlo a conocerlos mejor.

• ¿Bill siempre está a tiempo proporcionándole sus actualizaciones de estado??
• ¿Carol tiene problemas para hablar cuando necesita ayuda??
• ¿Mark es malo para cumplir con sus plazos??

Intente anotar notas durante las reuniones, después de conversaciones individuales o mientras lee correos electrónicos de los miembros del equipo. Esto definitivamente ayudará con los proyectos actuales y futuros con ellos..

5. Sigue comunicando

Como gerente de proyecto, espera comunicación de tu equipo. Desea actualizaciones de estado proporcionadas y preguntas o inquietudes comunicadas. Al mismo tiempo, debe planear comunicar elementos específicos. a tu equipo como su gerente de proyecto.

Realizar reuniones periódicas

Para mantener a su equipo en el buen camino y en la misma página, programe reuniones regulares del proyecto. La mejor manera de hacerlo es encontrar el día y la hora que mejor funcionen para el equipo y crear una reunión semanal recurrente. Esto le permite a su equipo conocer la rutina y prepararse en consecuencia.

Seguimiento después de las discusiones

Después de cada reunión, debe enviar un seguimiento a su equipo. Su correo electrónico debe incluir las minutas de la reunión y los elementos de acción resultantes de la discusión. Esto es cuando esas plantillas fabulosas pueden ser útiles.

Proporcionar actualizaciones de estado

Como gerente del proyecto, es probable que esté informando el progreso a su supervisor inmediato y posiblemente hasta el equipo ejecutivo. Cuando se requieren cambios de los superiores, las solicitudes llegan del cliente, o su equipo simplemente recibe elogios por su trabajo, asegúrese de compartirlo con ellos.

¿Tiene consejos de gestión de proyectos para agregar??

La gestión de proyectos a menudo se trata más de la gestión de personas Cómo manejar personas difíciles como Gerente de proyectos de TI Cómo manejar personas difíciles como Gerente de proyectos de TI Un gerente de proyectos necesita acorralar a diferentes personas en un equipo de proyecto exitoso. Hay algunas habilidades blandas a las que puede recurrir para mantener el proyecto y el equipo encaminados. que se trata de gestionar documentos. Estarías de acuerdo?

¿Qué cosas has aprendido hasta ahora en tu rol de gestión de proyectos? ¿Hay habilidades interpersonales, profesionales o personales que encuentres que te ayuden más en esa posición?? Comparta sus sugerencias y consejos con otras personas que son nuevas en este rol comentando a continuación..