¿Debe usar documentos PDF o Microsoft Office? Los pros y los contras

Todos nos encontramos con documentos PDF todos los días: es el formato de referencia para extractos bancarios, manuales de instrucciones, informes en línea y mucho más..

¿Pero es siempre el mejor formato? ¿Cómo saber si debe usar un documento PDF o uno de los tipos de archivo de Microsoft Office??

Si tiene dudas acerca de qué formato utilizar para qué propósito, siga leyendo. En este artículo, explicaré los pros y los contras de usar un PDF en comparación con los archivos DOC, XLS y PPT.

PDF: los beneficios

Comencemos evaluando las ventajas de los documentos PDF. ¿En qué circunstancias debe usarlos siempre??

Autocontenido

Si está produciendo contenido para distribuirlo a otras personas, por ejemplo, presentaciones de ventas, notas de conferencias o boletines informativos, debe usar el formato PDF para enviar los archivos.

¿La razón? Los archivos PDF son independientes. El archivo en sí contiene todos los formatos, fuentes y diseños de diseño. Se renderizarán de la misma manera cada vez sin depender del sistema operativo, hardware o software.

Cualquiera que haya abierto un documento de Microsoft Word en Google Drive sabe lo importante que es esto. Si envía un archivo DOC a otro usuario que no está usando la misma aplicación o no tiene las mismas fuentes instaladas, a menudo se verá desordenado.

Impresión de alta calidad

Debido a que los documentos PDF son independientes, las imprentas los aceptarán con gusto. A menudo no aceptan documentos de Word Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta ¿A veces parece imposible imprimir documentos exactamente de la manera que usted desea? ¡Podemos ayudar! Le mostramos todas sus opciones de impresión y lo ayudamos a elegir la configuración correcta para documentos perfectamente impresos. u otros formatos de Microsoft Office.

Los archivos PDF son “Lo que ves, es lo que tienes” - sea ​​cual sea el aspecto de la página en su pantalla, puede estar seguro de que se verá de la misma manera en una copia física. Las imágenes de alta resolución conservarán su aspecto profesional y los diseños de página no se verán comprometidos.

Por lo tanto, si desea imprimir un lote de carteles, volantes o incluso una presentación de diapositivas de PowerPoint, asegúrese de guardar su archivo como PDF antes de dirigirse a la ciudad.

Múltiples formatos

Sí, puede importar párrafos de texto en un archivo de PowerPoint o pegar una diapositiva de PowerPoint en Excel, pero el proceso requiere muchos ajustes si desea que el documento terminado se vea respetable. Los diversos formatos de Office no están realmente diseñados para innumerables formatos y muchos embebidos.

Incluso si logra que su documento se vea bien en la pantalla, si el archivo es grande, puede tomar mucho tiempo abrirlo y / o guardarlo. Los documentos PDF pueden admitir fácilmente texto, casi cualquier tipo de imagen, gráficos vectoriales, diapositivas, código HTML y más.

Interactivo

Los archivos de Microsoft Office pueden ser interactivos, pero los PDF son una mejor opción para formularios de solicitud, formularios de comentarios y otras situaciones que requieren la entrada de datos. Este es el por qué:

• Campos fijos - No hay posibilidad de que un usuario final elimine accidentalmente un campo, interprete incorrectamente qué datos se necesitan o pierda una pregunta.
• Guías paso a paso - Los creadores pueden agregar notas de margen para guiar a los usuarios a través de formularios complicados.
• Fórmulas - Puede hacer que un PDF agregue instantáneamente el impuesto sobre las ventas o calcular los tipos de cambio en una factura. Obviamente, Excel también le permite trabajar con fórmulas y ecuaciones. ¿Necesita ayuda con las fórmulas de Excel? 7 Recursos para consultar ¿Necesita ayuda con las fórmulas de Excel? 7 Recursos para consultar Excel es el estándar de oro de la hoja de cálculo. Si tiene que usar Excel y aún tiene que familiarizarse con él, estos recursos le presentarán rápidamente los conceptos básicos y más. , pero no hay forma de conservar las fórmulas al convertir de XLS a PDF.
• Firma - Algunos servicios, como Adobe Sign y DocuSign, le permiten agregar su firma ¿Puede firmar documentos electrónicamente y debe hacerlo? ¿Puede firmar electrónicamente documentos y debería? Quizás haya escuchado a sus amigos expertos en tecnología lanzar los términos firma electrónica y firma digital. Tal vez incluso los haya escuchado usar indistintamente. Sin embargo, debes saber que no son lo mismo. De hecho, ... a contratos y otros documentos personales de forma fácil y segura.

Compatibilidad

Existen ventajas para usar tanto navegadores como lectores de PDF especializados. Lector de PDF vs. Navegador: ¿Qué visor de PDF es mejor para usted? PDF Reader vs. Browser: ¿Qué visor de PDF es mejor para usted? Un lector de PDF es a menudo una de las primeras herramientas que las personas instalan en su nueva computadora. No es glamorosa ni sexy, pero es una herramienta vital en su arsenal de productividad. O es eso? .

Sin embargo, en última instancia, siempre que el receptor tenga un navegador instalado en su sistema, podrá abrir su archivo. No es el caso si envía un archivo en el DOC, XLS o PPT. No todas las suites ofimáticas pueden manejar todos los formatos.

PDF: inconvenientes y alternativas

A pesar de estos aparentes beneficios, todavía hay momentos en que un formato PDF no es adecuado. Voy a ver algunas de esas situaciones y le aconsejaré qué debe usar en su lugar..

Redacción de texto

Los documentos PDF carecen de las potentes herramientas de formato de Microsoft Word y otros procesadores. No puede editar diseños de página, fuentes y otros problemas estilísticos importantes.

Además, no tienen correctores ortográficos, correctores gramaticales y otros medios de escritura. Debe usar un procesador de texto tradicional para componer su texto. Solo guarde el archivo como PDF cuando esté seguro de haber terminado.

Editar contenido

Los archivos PDF tampoco son una buena opción cuando alguien más necesita editar o agregar más detalles a su documento 5 Herramientas gratuitas para editar archivos PDF 5 Herramientas gratuitas para editar archivos PDF Los PDF son universalmente útiles. Sin embargo, se quedan cortos cuando se trata de editar. Estamos aquí para mostrarle las mejores herramientas gratuitas para editar sus archivos PDF. . Por ejemplo, si usted es responsable de agregar texto a un documento y, en una etapa posterior del proceso, otra persona es responsable de agregar imágenes, no es aconsejable enviar el archivo en formato PDF.

El formato no es editable por naturaleza. Los PDF son simplemente una imagen de un documento existente, en lugar de ser un documento original por derecho propio. En el mejor de los casos, la mayoría de los lectores de PDF solo le permitirán editar algunas palabras a la vez.

Imágenes

Si necesita reutilizar imágenes de un documento en una fecha posterior, quédese con las aplicaciones de Office. Le resultará más difícil, si no imposible, extraer las imágenes incrustadas de un documento PDF.

Si es absolutamente necesario extraer una imagen de un PDF, puede tomar una pantalla de impresión y editar la imagen en Paint, pero no es un flujo de trabajo eficiente, y probablemente perderá algo de la calidad de la imagen..

Colaboración

Las aplicaciones de creación de PDF no tienen herramientas para la colaboración. Algunas herramientas pagas presentan características que los mejores lectores gratuitos Los 6 mejores lectores de PDF para Windows en 2019 Los 6 mejores lectores de PDF para Windows en 2019 Los mejores lectores de PDF no cuestan dinero. Lea nuestro resumen de visores de PDF con muchas funciones que superan incluso a Adobe Reader. no incluye, pero el proceso es engorroso.

La mayoría de las suites de productividad como Microsoft Office 365 y las aplicaciones de Google Drive ahora permiten la colaboración en tiempo real en documentos 3 Herramientas de colaboración y trabajo en equipo en línea de Microsoft Office que impresionan 3 Herramientas de colaboración y trabajo en equipo en línea de Microsoft Office que impresionan con Office 2016 y su homólogo en línea gratuito, Office Online , Microsoft ha lanzado nuevas herramientas para que los equipos colaboren de forma remota y en tiempo real. Te mostramos lo que no te puedes perder. . Una vez más, puede hacer todo su trabajo utilizando una suite tradicional, luego solo guardar en PDF una vez que el documento esté completo.

Comparte tus opiniones

Espero haberte dado una amplia introducción sobre cómo los documentos PDF se comparan con los formatos de archivo típicos de la suite de Office, así como explicarte cuándo usar archivos PDF y cuándo evitarlos..

Me encantaría saber qué más agregarías a esta lista. ¿Me he perdido algunos pros? ¿He pasado por alto alguna desventaja significativa? Puedes dejar tus pensamientos y opiniones en el cuadro de comentarios a continuación.

Crédito de imagen: NY Studio a través de Shutterstock.com