Recupere el control sobre su bandeja de entrada con estos 5 consejos para administrar Gmail

Todos saben que en estos días, es bastante difícil sobrevivir o administrar sus asuntos sin correo electrónico. De hecho, la mayoría de las personas tienen dos o tres correos electrónicos para administrar, por lo que sin un buen manejo de la administración del correo electrónico, esa bandeja de entrada ocupada puede salirse de control bastante rápido.

Lo sé, te preguntas si realmente necesitamos otro artículo sobre gestión de correo electrónico? Quiero decir, solo en 2012 hemos tenido muchos de ellos, como el artículo de Tina sobre la gestión de proyectos intensos de correo electrónico en Gmail Administrar y colaborar en proyectos intensos de correo electrónico dentro de Gmail con Streak [Chrome] Administrar y colaborar en proyectos intensos de correo electrónico dentro de Gmail con Streak [Chrome] Streak es un poderoso complemento de gestión de proyectos de Gmail para Chrome. Viene con plantillas para muchos tipos diferentes de proyectos, por ejemplo, atención al cliente o planificación de eventos. En Streak, los proyectos se llaman tuberías. Puede ... y su correo electrónico sobre la importación y administración de varias cuentas Cómo importar y administrar varias cuentas de correo electrónico en Gmail Cómo importar y administrar varias cuentas de correo electrónico en Gmail ¿Desea administrar todo su correo electrónico con Gmail? Aquí le mostramos cómo agregar múltiples correos electrónicos a su cuenta de Gmail y administrarlos con facilidad. . Yaara cubrió la nueva función de composición de Gmail ¿Demasiados clics? Siga estos consejos para ahorrar tiempo con la nueva composición de Gmail ¿Demasiados clics? Siga estos consejos para ahorrar tiempo con la nueva composición de Gmail En una encuesta reciente que realizamos aquí en MakeUseOf, descubrimos que más del 75% de ustedes ya usan la nueva composición de Gmail. Al leer los comentarios de esa encuesta, también deduje que mientras muchos de ustedes están ..., Aaron discutió cómo hacer que su correo electrónico se destaque Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico se destaque en una bandeja de entrada desordenada Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico se destaque Una bandeja de entrada desordenada ¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico que consideraba importante solo para ser respondido muchos días después, o peor aún olvidado? De acuerdo, a veces está fuera de tu control, pero hay cosas que puedes hacer ... en alguien de los demás casilla de correo electrónico desordenada, y recientemente Yaara cubrió respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas ¿No tiene tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? ¡Prueba los correos electrónicos enlatados! Pensar… . ¿Aún no hemos terminado??

Bueno, la verdad es que uno de los problemas más comunes que tiene la gente es que, a pesar de todos sus mejores esfuerzos, a pesar de todos los complementos y carpetas creativas más geniales que crean para contener correos electrónicos, la bandeja de entrada inevitablemente se vuelve a llenar..

La razón de esto es que no importa cuánto intente organizar su bandeja de entrada, si mantiene el sistema de forma manual, si depende de usted mismo para recordar tomarse el tiempo de entrar y administrar su bandeja de entrada ocasionalmente, nunca suceda.

En cambio, es mejor automatizar completamente la organización de su bandeja de entrada con el uso de las mejores herramientas dentro y fuera de Gmail. En este artículo, le mostraré cinco cosas que puede hacer ahora mismo para automatizar su bandeja de entrada de Gmail para que nunca tenga que preocuparse por tratar de buscar en el desorden para encontrar esos correos electrónicos importantes.

5 consejos para administrar la bandeja de entrada de Gmail

No tienes que seguir perdiendo el control de esta manera. Todo ese esfuerzo para organizar su bandeja de entrada en carpetas bonitas y ordenadas no tiene que convertirse en un esfuerzo desperdiciado en un mes cuando todas esas cosas cambian, y su nuevo sistema de carpetas simplemente no tiene sentido.

Lo mejor de Gmail es que hay algunas herramientas de automatización brillantes disponibles que puede utilizar para permitir que Gmail haga todo el trabajo duro por usted.

Use filtros y etiquetas para automatizar la organización

Esto es algo que muchos escritores aquí en MUO han predicado a menudo. De hecho, Craig cubrió los filtros de Gmail 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada ¿Qué filtros debe tener cada persona en su arsenal para que su bandeja de entrada sea tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... bastante bien en 2011, pero más allá de filtrar y ordenar solo una vez, es fundamental aplicar filtros cada vez que recibe un nuevo correo electrónico en su bandeja de entrada que no se le proporcionó automáticamente una de sus etiquetas existentes.

Retrocedamos un poco. Digamos que su casilla de correo electrónico se parece un poco a la mía. Un lío confuso de correo no deseado, algunas etiquetas antiguas que creé hace años y un montón de correos electrónicos dispersos por todas partes. ¿Te das cuenta de que mi bandeja de entrada ha crecido a más de 10,000 correos electrónicos? Loco, ¿no es así??

Entonces, comencemos a hacer el trabajo diciéndole a Gmail qué hacer con los correos electrónicos que ingresan a la Bandeja de entrada todos los días. Al seguir estos pasos que voy a cubrir, notará que su recuento de correos electrónicos de la Bandeja de entrada comienza a caer unos cientos de correos electrónicos a la vez.

Primero, cuando vea un correo electrónico en su Bandeja de entrada que no tiene una etiqueta, descubra qué quiere hacer con él. ¿Son correos electrónicos de un cliente que usted tener para responder de manera oportuna? ¿Es una alerta de Google con historias interesantes que querrás leer cuando tengas tiempo más tarde? Para cada mensaje, cree un nombre de etiqueta que aplique.

Una vez que haya creado su nueva etiqueta, abra ese correo electrónico y use la lista desplegable a la derecha para seleccionar “Filtra mensajes como este“. Esto creará automáticamente la regla requerida que identificará ese correo electrónico entrante la próxima vez que llegue uno nuevo, generalmente usando el correo electrónico del remitente.

Puede establecer reglas adicionales que tengan sentido en su caso. Más allá del correo electrónico del remitente, puede asegurarse de que solo ciertos correos electrónicos de ese remitente, como los que tienen ciertas líneas de asunto o con correos electrónicos que contienen ciertas palabras, se apliquen con esa etiqueta.

Para cada filtro, debe decirle a su cuenta de Gmail cómo organizar o administrar automáticamente ese correo electrónico entrante. En este caso, sé que esta dirección de correo electrónico es de un cliente en particular, y que estos correos electrónicos son muy importantes, por lo que voy a hacer que Gmail aplique automáticamente una etiqueta donde pueda ir a responder esos correos electrónicos a diario, sin importar cuanto desorden hay actualmente en mi bandeja de entrada.

Esto se debe a que solo puede hacer clic en la etiqueta en el lado izquierdo de su cuenta de Gmail y solo verá esos correos electrónicos. No más correos electrónicos importantes perdidos en la pila de correo basura y alertas de baja prioridad.

Aún mejor, más allá de simplemente aplicar una etiqueta, dígale a Gmail que siempre los marque como importantes (para que aparezca la bandera amarilla junto a ellos), y recuerde marcar “Aplicar también filtro” para que los cientos de correos electrónicos que llenan su bandeja de entrada se organicen de inmediato con un solo clic.

Si ha estado recibiendo correo basura durante mucho tiempo y olvidó darse de baja de ellos, es posible que tenga cientos o incluso miles de correos electrónicos llenando su bandeja de entrada que son completamente inútiles. Cuando los encuentre, aplique un filtro y, en lugar de crear uno nuevo, simplemente toque el botón de búsqueda.

Esto mostrará una lista de todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada de ese remitente. Ahora puede seleccionarlos todos y eliminarlos de forma masiva. Observe cómo su abultada bandeja de entrada se encoge cada vez más rápido hacia cero.

Mantenga los correos electrónicos informativos fuera de su bandeja de entrada

Una cosa que es muy común en mi Bandeja de entrada son las constantes alertas entrantes o actualizaciones de estado de un grupo de sistemas en los que me he registrado, como Alertas de Google para ciertos términos de búsqueda o informes de datos semanales de Google Analytics o Google Adsense. Realmente no tiene que abrirlos y leerlos todo el tiempo, pero sí desea almacenar esa información.

Para evitar que estos abarroten su bandeja de entrada, cree un filtro y seleccione “Salta la bandeja de entrada”, y asegúrese de aplicar una etiqueta para que pueda encontrar esos correos electrónicos rápidamente en una fecha futura cuando tenga tiempo para dedicarlos.

A estas alturas, ya debería tener su bandeja de entrada en un número de correos electrónicos maravillosamente manejables, tal vez incluso cero!

Sin embargo, no hemos terminado de automatizar esa bandeja de entrada. La realidad es que aún hay más cosas que puede hacer para ordenar y archivar automáticamente información importante sin tener que hacerlo usted mismo..

Archivos adjuntos automáticamente

Aaron primero cubrió Attachments.me Libere sus archivos adjuntos de la bandeja de entrada de Gmail con Attachments.me Libere sus archivos adjuntos de la bandeja de entrada de Gmail con Attachments.me ¿Alguna vez ha recibido un correo electrónico de su jefe, miembro de la familia, amigo o alguna otra conexión con un archivo adjunto en él? ese correo electrónico porque quería acceder al archivo adjunto más tarde? Probablemente ... volviste el año pasado, y en mi opinión, es absolutamente el método más inteligente para mantener el tamaño de tu casilla de Gmail bajo control.

Si recibe informes regulares o datos de personas que trabajan para usted, es muy probable que siempre usen el mismo tema cuando le envían esos informes (probablemente porque también han automatizado su sistema). Puede conectar el servicio Attachments.me a su cuenta de Gmail para que pueda descargar automáticamente esos archivos adjuntos a su cuenta de almacenamiento en la nube favorita, como Dropbox, Box, Google Drive o SkyDrive.

Una vez que se haya registrado para el servicio, aparecerá en el lado derecho de su cuenta de Gmail cada vez que abra un correo electrónico con un archivo adjunto. Puedes hacer clic “Enviar a tu nube” para enviar ese archivo adjunto a su caja de almacenamiento en línea favorita, sin la necesidad de perder tiempo descargándolo en su PC.

Esto ahorra tiempo, pero si desea ahorrar aún más tiempo, ¡automatice el proceso! Verás un ícono de clip en la parte superior de la pantalla de Gmail. Haz clic y elige “Reglas de archivo automáticas“.

Ahora puede crear algo similar al filtro de Gmail que ha estado aplicando hasta este momento. Por ejemplo, recibo informes semanales de Adsense de un cliente, así que he creado una carpeta para Adsense_Files en mi cuenta de DropBox, y aquí configuré una regla para buscar correos electrónicos de Adsense, con la línea de asunto de ese cliente.

Ahora, cuando Attachement.me ve un correo electrónico entrante que coincide con esas reglas, cargará automáticamente el archivo a su cuenta de almacenamiento en la nube. Eso significa que no tiene que hacer nada: puede estar seguro de que cuando vaya a esa carpeta en su cuenta de almacenamiento en línea, siempre tendrá los últimos archivos allí..

Básicamente, esto convierte su cuenta de Gmail en un asistente automatizado que recibe información y clasifica toda la información por usted. Es como tener una secretaria personal, excepto que no tiene que pagar beneficios.

Archivar correos electrónicos entrantes como tareas

Una de las mejores cosas que Google podría hacer sería agregar la capacidad de agregar un filtro en Gmail que crea automáticamente una Tarea de Google. Desafortunadamente, esa característica aún no está disponible, pero al menos puede hacer que su cuenta de Gmail clasifique ciertos correos electrónicos entrantes como tareas que debe agregar manualmente a su lista.

Por ejemplo, recibo correos de voz y correos electrónicos de formularios de contacto de lectores en TopSecretWriters a los que necesito responder ocasionalmente. No siempre tengo tiempo para responder cuando los recibo, pero quiero responder más tarde.

Para hacer esto, solo creo un filtro para esos correos electrónicos como se muestra al comienzo de este artículo, y luego creo una nueva etiqueta para él, y anido esa etiqueta debajo de una etiqueta maestra que creé llamada “TASKS_TO_ADD“.

El uso de este enfoque hace que su cuenta de Gmail archive automáticamente ese tipo de correos electrónicos entrantes que sabe que tendrán tareas asociadas con ellos, debajo de esa etiqueta en su barra de navegación.

Diariamente, o cuando lo desee, puede ir a esas carpetas, revisar los correos electrónicos, y si cree que el correo electrónico justifica una acción adicional de su parte, simplemente haga clic en el “Más” desplegable perdido en la parte superior de su cuenta de gmail y haga clic “Agregar a tareas“.

Esto envía automáticamente ese correo electrónico como un “tarea” en su cuenta de Google Tasks.

Nuevamente, si archiva automáticamente el correo electrónico y lo elimina de su Bandeja de entrada, ese tipo de correos electrónicos no tienen que saturar su bandeja de entrada, pero sabe que no los perderá debido a su ritual diario para administrar “que hacer” elementos en su cuenta de correo electrónico.

Use respuestas enlatadas para hacer el trabajo duro

El último consejo sobre cómo usar la automatización de Gmail para reducir su carga de trabajo es a través de respuestas automáticas enlatadas.

En mi caso, quiero que Gmail envíe una respuesta enlatada cada vez que reciba un correo electrónico de mi formulario de contacto de Escritores de alto secreto. Simplemente cree un filtro para esos correos electrónicos y seleccione “Enviar respuesta enlatada“.

Por supuesto, tendrá que haber creado una respuesta enlatada para usar, pero puede aprender a hacerlo en el artículo que Yaara escribió recientemente sobre el tema Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Don ' ¿No tienes tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? ¡Prueba los correos electrónicos enlatados! Pensar… .

Una vez que configure toda esta automatización en su cuenta de Gmail, no tendrá que preocuparse tanto por administrar manualmente su Bandeja de entrada de forma manual. No hay mejor manera de recuperar el control de su Bandeja de entrada que automatizar todas esas tareas que pueden consumir gran parte de su tiempo todos los días..

¿Conoces otros trucos geniales de automatización de Gmail para controlar tu bandeja de entrada de Gmail? Comparta sus propios consejos y trucos en la sección de comentarios a continuación..

Crédito de imagen: Robot Worker a través de Shutterstock