Administre su bandeja de entrada de correo electrónico de Microsoft Outlook como un jefe

No dejes que tu bandeja de entrada de correo electrónico te arrastre hacia abajo.

Outlook tiene una gran cantidad de excelentes funciones que le permiten administrar su bandeja de entrada, lo que le brinda un mayor control y ahorra tiempo. Puede filtrar automáticamente los correos electrónicos mediante reglas y formato condicional, encontrar rápidamente lo que necesita mediante accesos directos y buscar, y deshacerse de todo el correo no deseado utilizando los filtros basura. Le mostraremos cómo utilizar mejor las herramientas de productividad de Outlook..

Si tiene sus propios consejos para compartir cuando se trata de administrar su bandeja de entrada de Outlook, asegúrese de informarnos en los comentarios.

Administrar con reglas

Las reglas en Outlook son muy poderosas y pueden ahorrarle mucho tiempo administrando su bandeja de entrada. Cualquier mensaje que llegue a su bandeja de entrada obedecerá las reglas que usted describe. Por ejemplo, puede marcar cualquier mensaje de su gerente para marcarlo y reproducir un sonido. Alternativamente, puede mover cualquier mensaje que contenga la palabra clave “hoja informativa” a la basura.

Para comenzar, seleccione el Casa pestaña de la cinta superior y seleccione Reglas> Crear una regla. Si seleccionó un correo electrónico, notará que algunos campos están rellenados previamente, pero puede cambiarlos como desee.

Para obtener realmente la personalización de sus reglas, querrá hacer clic Opciones avanzadas… Aquí puede establecer cualquier cantidad de condiciones que deben cumplirse, junto con lo que sucede con los mensajes que coinciden.

Para obtener una guía completa sobre cómo crear y administrar reglas, lea nuestra guía para permitir que las reglas de Outlook administren su bandeja de entrada. Permitir que las reglas de Outlook administren su bandeja de entrada de correo electrónico. Permitir que las reglas de Outlook administren su bandeja de entrada de correo electrónico. Las alertas y filtros inteligentes pueden ayudarlo a mantenerse al tanto de su bandeja de entrada de correo electrónico. El escritorio de Outlook y Outlook.com ofrecen una función llamada "reglas" y le mostraremos cómo configurarlo. .

Domina los atajos

Si desea administrar su bandeja de entrada con eficiencia, necesitará dominar todos los atajos de teclado disponibles a su alcance.

Uno de los mejores es presionar Alt + H, que luego resalta la cinta con la tecla correspondiente para que la presione. Otros ejemplos incluyen Ctrl + E para saltar al cuadro de búsqueda, Ctrl + 1-6 para moverse entre las diferentes vistas (como Correo, Calendario y Contactos) y Insertar para marcar un mensaje.

Por supuesto, estos solo rascan la superficie. Para obtener una lista más completa, asegúrese de consultar nuestra guía de métodos abreviados de teclado de Outlook Más de 25 métodos abreviados de teclado de Outlook para que sea más productivo Más de 25 métodos abreviados de teclado de Outlook para que sea más productivo Outlook es uno de los clientes de correo electrónico de escritorio más populares en uso hoy en día. Si es uno de esos muchos usuarios de Outlook, los siguientes métodos abreviados de teclado seguramente le ahorrarán mucho tiempo.. .

Utilice el filtro de basura y la carpeta de desorden

El spam es la ruina de la bandeja de entrada. No pierda su tiempo tratando de encontrar los correos electrónicos que desea leer; en su lugar, deje que Outlook se encargue de ello utilizando el filtro de basura y la función Desorden.

El filtro basura tiene diferentes niveles de protección, dependiendo de cuán estricto desee que sea. Para cambiar su configuración, vaya a Casa pestaña en la cinta y seleccione Basura> Opciones de correo electrónico no deseado ...

Aquí puedes seleccionar Bajo para filtrar basura obvia, Alto para atrapar la mayor cantidad de basura, pero con la posibilidad de que algunos correos electrónicos normales también puedan ser capturados, o Solo listas seguras para recibir solo de remitentes que haya aprobado.

Desde la misma ventana, use el Remitentes seguros y Remitentes bloqueados pestaña para enumerar las direcciones de correo electrónico o dominios que haces y de los que no quieres recibir respectivamente.

Los usuarios de Office 365 para empresas también pueden usar una nueva característica llamada Clutter. Al analizar el remitente, el contenido del mensaje y sus hábitos de lectura, Outlook alejará ciertos correos electrónicos de su carpeta Bandeja de entrada y los colocará en Desorden. Puede mover manualmente un correo electrónico a Clutter y ayudar al sistema a aprender clic derecho el mensaje y seleccionando Mover> Mover al desorden.

Clutter está habilitado de forma predeterminada, pero puede desactivarlo a través de la versión web de Outlook. Haga clic en el icono de diente y navegar a Opciones> Correo> Procesamiento automático> Desorden y desmarcar Artículos separados identificados como desorden, luego haga clic Salvar.

Si buscas más consejos de filtrado de spam, lee nuestra guía sobre cómo evitar el correo basura de Outlook Cómo evitar el correo basura de Outlook y el desorden de correo electrónico Cómo evitar el correo basura de Outlook y el desorden de correo electrónico Si te cuesta leer tus correos electrónicos, Me encantan estas características de Outlook. Pueden ayudarlo a filtrar y priorizar todos los correos electrónicos entrantes. .

Buscar usando parámetros

Probablemente podría salirse con la suya al no ordenar su bandeja de entrada, si así lo desea, y simplemente usar la poderosa búsqueda dentro de Outlook. Usando el cuadro de búsqueda instantánea en la parte superior de sus listados de correo electrónico, puede buscar en todas sus carpetas y buzones seleccionándolo desde Buzón actual desplegable.

Dentro del cuadro de búsqueda solo debe comenzar a escribir algo y Outlook intentará encontrarlo en cualquier campo, como el nombre del remitente, el asunto o el cuerpo del mensaje. Puede ser más específico utilizando operadores lógicos como Y, O, y NO. También puedes usar parámetros como desde, tema, y recibido, seguido de dos puntos y su término. Se puede ver una lista completa de estos en la página de soporte de Outlook relevante.

Al hacer clic en el cuadro de búsqueda, aparecerá el Buscar pestaña en la cinta, donde puede seleccionar muchos de estos parámetros desde la interfaz.

Estilo con formato condicional

El formato condicional le permite aplicar un estilo particular a los mensajes que coinciden con un conjunto de reglas. Por ejemplo, puede cambiar el color de fuente de los correos electrónicos recibidos hace más de una semana o poner los correos electrónicos que contienen una palabra clave en una categoría.

Para establecer el formato condicional, navegue hasta Ver pestaña en la cinta y haga clic Ver configuraciones > Formateo Condicional ... Hacer clic Añadir para crear una nueva regla, dale un Nombre, y establecer un Fuente si lo desea. Cuando esté listo, haga clic en Condición…

Es desde esta ventana que puede pulir los detalles más finos de la regla. Por ejemplo, use Desde… para especificar los remitentes a los que se aplicará la regla o Hora para aplicar según la fecha. Asegúrese de revisar las otras pestañas como Más elecciones y Avanzado, el primero de los cuales le permite establecer categorías de colores.

Cuando termine, haga clic en Okay y Okay otra vez. Para obtener más información sobre todo esto, lea nuestra guía sobre cómo marcar un correo electrónico con formato condicional Cómo marcar su bandeja de entrada de Outlook con formato condicional Cómo marcar su bandeja de entrada de Outlook con formato condicional Cada correo electrónico es una posible distracción. Le mostraremos cómo usar el formato de bandeja de entrada condicional (reglas, indicadores de prioridad y categorías de color) en Outlook para mantener su bandeja de entrada despejada y su mente libre de desorden. .

Recuperar un correo electrónico enviado

¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico que desearía poder revertir? Eso podría ser posible. Debe estar utilizando una cuenta de Exchange y el destinatario deberá estar en el mismo servidor. Además, si el correo electrónico original se ha leído o movido a otra carpeta, la recuperación fallará.

Para intentar recordar, vaya a su Elementos enviados y abra el mensaje que desea recuperar. Selecciona el Mensaje pestaña en la cinta en la parte superior, luego, en el Movimiento grupo, haga clic Comportamiento y entonces Recordemos este mensaje ...

Desde la nueva ventana que se abre, decida la acción que desea tomar. Ya sea Eliminar copias no leídas de este mensaje para eliminar el correo electrónico de la bandeja de entrada del destinatario o Eliminar copias no leídas y reemplazar con un nuevo mensaje para enviar un nuevo correo electrónico en lugar del original.

Tictac Infórmeme si el retiro tiene éxito o falla para cada destinatario le enviará un correo electrónico para informarle el resultado de cada intento de recuperación, cuyo resumen puede ver haciendo clic en el Rastreo icono en la cinta.

Hacer clic Okay cuando esté listo para intentar recuperar el mensaje. Para obtener más información sobre este proceso, junto con todos los factores para la recuperación y algunas otras alternativas, consulte nuestra guía de recuperación de correos electrónicos Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook después de enviarlo Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook después de enviarlo ¿Alguna vez presionar enviar y arrepentirse momentos después? Todos hemos estado allí, deseando poder deshacer el envío. Le mostramos cómo recuperar un correo electrónico en Outlook o retrasar el envío en Gmail. .

Boss Your Inbox

Se estima que se envían 205 mil millones de correos electrónicos todos los días. Afortunadamente, solo una pequeña parte de estos aterrizará en su bandeja de entrada, pero a menudo es una molestia superarlos. Asegúrese de utilizar todos nuestros consejos para convertirse en un profesional en la administración de la bandeja de entrada.

¿Todavía quieres saber más consejos increíbles de Outlook? Si es así, amplíe su conocimiento con nuestros 10 consejos rápidos para dominar Outlook 10 Consejos rápidos para mejorar en Outlook 10 Consejos rápidos para mejorar en Outlook ¿Está utilizando Outlook en todo su potencial? Conviértete en un maestro de Outlook con nuestra selección de consejos y trucos menos conocidos y observa cómo despega tu productividad. y 6 formas de aumentar su flujo de trabajo de Outlook. 6 Mejores prácticas para que Outlook aumente su flujo de trabajo. 6 Mejores prácticas para que Outlook aumente su flujo de trabajo. Si pasa mucho tiempo usando Outlook, debe investigar su flujo de trabajo. Haga que su correo electrónico funcione para usted y ahorre tiempo para tareas más importantes. . Serás un asistente de correo electrónico en poco tiempo.

¿Qué métodos utilizas para mantener el control sobre tu bandeja de entrada? ¿Hay alguna característica que le gustaría ver agregada a Outlook?