Haga que las minutas funcionen Cómo tomar notas efectivas durante una reunión

Es una habilidad que pocas personas han perfeccionado; los minutos de reunión perfectos.

Es una historia familiar en un mundo imperfecto. Estás trabajando en un proyecto de importancia crítica en el trabajo. Este es un asunto interdepartamental, con toda la dolorosa política interdepartamental que conlleva. A medida que se acerca la fecha límite para que el proyecto no esté más cerca de su finalización, usted programa una reunión con sus colegas. Después de establecer una agenda para la reunión Cree fácilmente agendas de reuniones usando las expectativas de la reunión [iPad] Cree fácilmente agendas de reuniones usando las expectativas de la reunión [iPad] Aunque ninguno de nosotros esperamos asistir a las reuniones, afortunadamente hay una serie de aplicaciones útiles en línea y móviles, como como AgreeDo, que facilitan la tarea de planificar reuniones. Todas las reuniones exitosas comienzan ... y dos horas de discusión tediosa, terminan con un horario acordado y un plan de acción.

Y luego no se cumple el cronograma acordado y no se ejecuta el plan de acción acordado. Llamas con enojo a tus colegas - “¿Qué demonios está pasando allí? Esto no es lo que acordamos”. Son inflexibles de que están haciendo lo que prometieron. Están convencidos de que tú eres el que está equivocado. Y lamentablemente, no hay nada que discuta su versión de los acontecimientos. No te tomaste ningún minuto.

Lamentablemente, es una de las habilidades más vitales necesarias para el lugar de trabajo moderno. Le permiten crear un registro establecido de eventos acordados por todas las partes, lo que le ahorra dolores de cabeza más adelante. Así es como toma minutos efectivos en una reunión.

No tomes minutos

Suena contra-intuitivo, ¿verdad? Este es un artículo sobre cómo tomar minutos efectivos, y estoy diciendo que no debes tomarlos. Que locura es esta?

Es muy difícil hacer dos cosas al mismo tiempo. Si está tratando de hacer un seguimiento de una conversación mientras se toma unos minutos, es probable que haga un mal trabajo de al menos una de esas cosas. ¿Y recuerda cómo dije que se supone que los minutos son una representación precisa de los eventos? Son realmente algo que no deberías estropear.

Cuando asista a una reunión, debe traer a alguien que no vaya a participar en la conversación y pedirle que se tome unos minutos. Eso le permite concentrarse en la conversación, y puede estar seguro de que las notas de la reunión Colaborar y editar notas de la reunión en tiempo real usando Sync.in Colaborar y editar las notas de la reunión en tiempo real usando Sync.in Siempre que necesite trabajar con un equipo en línea, o incluso si solo tiene que colaborar con otros colegas que pueden trabajar en otros lugares remotos, la capacidad de tener algo visual para ver ... será de buena calidad. Si participa en una reunión en línea (quizás usando WebEx o Hangouts de Google), ¿por qué no enciende los archivos de audio de Audacity Record con Audacity? Grabe los archivos de audio con Audacity y grabe la conversación para referencia futura.?

Recuerda las 5 W

Piense en una de sus clases de inglés en la escuela primaria. Probablemente escribiste una historia en algún momento, y te enseñaron “5 W's” . Para refrescar su memoria, son 'quién', 'qué', 'cuándo', 'por qué' y 'dónde' .

Cuando lo piensas, eso es lo que son los minutos. Están creando una narrativa sobre algo que sucedió, o algo que sucederá. Y al igual que lo haría al redactar un informe o un artículo, debe agregar detalles.

Entonces, ¿dónde podrías tener algo como esto?.

Actualizar WordPress a 3.7

Podrías tener algo como.

Ben Smith actualizará WordPress a 3.7 la próxima semana para parches de seguridad.

Mucho más significativo, sí.?

... Pero no lo lleves demasiado lejos.

A nadie le importa que Ben Smith solo actualice WordPress 3.7 la próxima semana porque esta semana está de vacaciones en Barbados con su esposa y sus dos hijos, pero su mascota Chihuahua Gee-Fee se queda en las perreras locales mientras están fuera. ¿Por qué pondrías eso en tus notas??

Sí, es importante tomar nota de todos los detalles importantes. Ser explícito es muy importante. Dicho esto, no lo lleves demasiado lejos donde estás grabando datos que no benefician a nadie.

De acuerdo sobre las minutas

Entonces, tienes una reunión de tres horas. Cuando termine, quedarse en la sala de conferencias probablemente sea bastante bajo en la lista de cosas que le gustaría hacer. Estás cansado. Estas sediento. La gente sale de la oficina y se va a casa a dormir en camas calientes y America's Got Talent.

¿Te vas? ¡No! Si ha escrito sus minutos a mano, vaya y tómelos laboriosamente. Una vez que los tenga en un formato que sea vagamente útil, los enviará por correo electrónico a cada asistente. Les pides que reconozcan que han leído las actas y que están contentos con el contenido..

Eso aclara el papel que debe desempeñar cada persona, así como sus responsabilidades, y si alguien tiene un desacuerdo con el registro oficial de los eventos, puede corregirlo. Una reunión de colaboración Las 6 mejores herramientas gratuitas de reunión en línea para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas de reunión en línea para colaborar con su equipo Los equipos pequeños no necesitan aplicaciones empresariales costosas para la colaboración. Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos, la comunicación y más de su equipo. Gratis. resulta mejor debido a esto.

Aprender taquigrafía

Dependiendo de a quién le pregunte, la taquigrafía es una forma realmente excelente de escribir las cosas rápidamente, o es una forma de cifrado que es resistente incluso a los ojos curiosos de la NSA. Sin importar cómo te sientas, es una habilidad útil tener en tu arsenal de toma de notas.

Si bien es bastante intimidante para mirar, la taquigrafía no es demasiado difícil de asimilar. Reemplaza las construcciones de escritura comunes con símbolos y abreviaturas, lo que le permite escribir cientos de palabras por minuto. Esto es lo que Kim Fletcher, presidente del Consejo Nacional para la Formación de Periodistas, tiene que decir al respecto..

Si tiene una nota abreviada, puede encontrar la cotización muy rápidamente. Entras con una grabadora o una grabadora digital, y si pasaste una hora allí con tu grabadora, tienes que pasar una hora de cinta, eso lleva bastante tiempo

Hay muchos sistemas para escribir taquigrafía, con los sistemas basados ​​en alfabético (AlphaHand, etc.) entre los más rápidos, mientras que Gregg Pre-Anniversary, Gregg Anniversary hacen que los minutos funcionen: cómo tomar notas eficaces durante una reunión hacen que los minutos funcionen: cómo Tomar notas efectivas durante una reunión Es una habilidad que pocas personas han perfeccionado; Los minutos de reunión perfectos. El registro de eventos le ahorra dolores de cabeza más adelante. Así es como se toman minutos efectivos en una reunión. , y New Era Pitman siendo el más rápido del grupo. ¡Juega con algunos y encuentra uno que te guste! Descubrí que este sitio es increíblemente útil para analizar las diferencias entre cada una de las muchas metodologías existentes..

Estructura tus notas

Cuando tomas notas, ¿dibujas un flujo de trabajo o te llenas de Buzzfeed y lo pones en una lista? La efectividad de sus notas depende completamente de la forma en que estructura la información que registra.

¿Estás registrando pasos o tomando notas de las acciones que la gente hará en el futuro? Las viñetas pueden ser útiles aquí. ¿Está haciendo registros detallados sobre un evento que tuvo lugar anteriormente? Es posible que desee utilizar un estilo que sea más de párrafo.

¿Te sientes artístico? Otra técnica que puede resultarle útil es la toma de notas visuales. Aquí, agrega contexto al texto agregando color, gráficos e imágenes. Al agregar ilustraciones, puede agregar información adicional sin hacer que sus notas sean demasiado pesadas..

Finalmente, le alegrará saber que existen algunas herramientas que hacen que estructurar sus notas sea un obstáculo. Microsoft tiene un montón de plantillas de Microsoft Word para tomar minutos en una reunión. Estos no se verían fuera de lugar en un lugar de trabajo congestionado, 'camisa y corbata', pero todavía tienen algunas salpicaduras de color. También utilicé SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote ya está disponible para Mac Move Over TextEdit, Simplenote ya está disponible para Mac Si solo desea abrir una herramienta de escritura y comenzar a escribir sin muchas campanas de distracción y Silbatos, Simplenote puede ser justo lo que estás buscando. para mis minutos, debido a su estética limpia y sus copias de seguridad en la nube incorporadas.

Conclusión

Eliminar minutos es súper simple, y es una habilidad estratégica para mantener reuniones efectivas que todos debemos dominar. ¿Tiene alguna pista útil para tomar notas en las reuniones? Déjame saber abajo en los comentarios!

Crédito de imagen: Mark Jensen John Benson dpstyles