Owen Little
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Escribir correos electrónicos efectivos parece bastante fácil. Pero si desea que sus correos electrónicos funcionen aún mejor, tenga en cuenta las siguientes reglas respaldadas por la ciencia.
En el pasado, hemos enumerado 12 razones por las cuales las personas siguen ignorando sus correos electrónicos. 12 razones por las cuales las personas TODAVÍA ignoran sus correos electrónicos. 12 razones por las que las personas TODAVÍA ignoran sus correos electrónicos. Le mostramos por qué las personas pueden ignorar sus correos electrónicos y cómo hacer que se den cuenta y reaccionen a su mensaje. . Incluso le hemos dado instrucciones paso a paso para que las personas ocupadas respondan a sus mensajes. 6 maneras de hacer que las personas ocupadas respondan sus correos electrónicos. 6 maneras de hacer que las personas ocupadas respondan sus correos electrónicos. Hay un conjunto de reglas completamente diferentes cuando se trata de correos electrónicos que animarán o desanimarán a una persona a presionar el botón "responder" y responderle. Conozca las reglas del éxito del correo electrónico. . Pero ahora es el momento de compartir algunos consejos aún más específicos y procesables, respaldados por datos.
Cada uno de estos consejos no solo mejora las posibilidades de que se lean sus correos electrónicos, sino también de que reciba una respuesta positiva de esos correos electrónicos. Esto es importante porque el correo electrónico sigue siendo la principal forma de comunicación en el mundo empresarial. Al saber cómo elaborar correos electrónicos efectivos, se da una ventaja definitiva sobre sus colegas.
1. Obtenga los términos de nombre
Esto suena obvio, pero si realmente quieres que las personas presten atención cuando reciben un correo electrónico tuyo, usa su nombre. Y úsalo más de una vez.
La investigación publicada en 2006 mostró que varias regiones del cerebro “mostrar una mayor activación al propio nombre”, proporcionando evidencia de que “escuchar el propio nombre tiene una activación única del funcionamiento cerebral”.
Usar el nombre de su destinatario en el asunto del correo electrónico y El cuerpo del correo electrónico es, por lo tanto, un truco psicológico que puede llamar la atención. Cerrando con “Espero tener noticias tuyas pronto, Stan” es mucho más efectivo que simplemente “Espero escuchar pronto de ti”.
2. Abraza el Efecto aureola
Las personas son influenciadas por personas en las que confían. Si un gerente le aconseja que se ponga en contacto con el director de su empresa, nombre ese gerente en su correo electrónico introductorio. Los correos electrónicos fríos son horribles de recibir. Por lo tanto, demostrar que tiene el apoyo de alguien en quien su destinatario confía es extremadamente importante.
Esto se debe en parte a una teoría llamada Efecto aureola. Este es un tipo de sesgo de confirmación. En este caso, el sesgo probablemente mejoraría la impresión general del director de tú simplemente por su impresión favorable del gerente que lo refirió.
Sin embargo, no tiene que ceñirse a mencionar a los superiores. Aprovechar las opiniones e ideas de expertos, clientes, amigos mutuos y multitudes también puede fortalecer su correo electrónico, siempre que el destinatario valore las opiniones de las personas a las que hace referencia.
3. Estar enojado o feliz. Pero nunca neutral
Cuando Bumerang, una aplicación líder de Gmail, analizó sus datos, encontraron algo increíblemente interesante. “Uno de los factores más importantes para determinar las tasas de respuesta es cuán positivas (palabras como buenas) o negativas (palabras como malas) son las palabras en el mensaje”.
Ambos moderadamente positivos y correos electrónicos negativos recibieron 5-15% más respuestas que correos electrónicos neutrales. Dicho esto, correos electrónicos extremadamente hostiles 10 consejos de correo electrónico para lidiar con correos electrónicos enojados, trollish o groseros 10 consejos de correo electrónico para lidiar con correos electrónicos enojados, trollish o groseros Es increíblemente frustrante revisar su bandeja de entrada de correo electrónico solo para encontrar un mensaje completamente odioso. ¿Por qué en el mundo las personas actúan así? Dicho esto, deberías aprender a defenderte mientras ... apenas recibes respuesta. Los correos electrónicos excesivamente halagadores tampoco funcionaron mucho mejor. En otras palabras, transmite tus sentimientos, pero no exageres.
4. Mantenlo corto (Pero qué corto?)
Sé que sé. Habrá excepciones a esto. Uno de mis sitios cerebrales favoritos Contenido inteligente en 2016 con estos 35 sitios Contenido inteligente en 2016 con estos 35 sitios Todos deberíamos leer estos 35 sitios con más frecuencia. Si te cansas del contenido tonto, haz las cosas un poco más reflexivas el próximo año con esta súper lista. Brain Pickings envía correos electrónicos increíblemente largos que son una delicia para leer. Pero, en general, los datos sugieren que debe evitar correos electrónicos largos.
De hecho, junto con esa información sobre los tipos de palabras que debe usar en sus mensajes, Boomerang también encontró “ideal” longitud de un correo electrónico. Según su análisis de 40 millones de correos electrónicos, descubrieron que aquellos que no contenían más de 50-175 palabras tenían más posibilidades de recibir una respuesta (49-50%). Esto también está respaldado por los hallazgos de un estudio MIT 2010.
Este es un sabio consejo, pero no siempre es práctico. Pero la lección es mantener sus correos electrónicos concisos. Una forma de hacerlo es suscribirse a la filosofía de las cinco oraciones y nunca enviar correos electrónicos de más de cinco oraciones. Como el inversionista y autor Guy Kawasaki le dijo a Entrepreneur.com, “menos de cinco oraciones es a menudo brusco y grosero, más de cinco oraciones desperdician tiempo.”
5. Usa la palabra “Porque”
Si tiene la audacia de pedirle a alguien que haga algo por usted, al menos dígale por qué. Lo sabemos desde los años 70, cuando la profesora de psicología de la Universidad de Harvard, Ellen Langer, publicó un estudio que destacaba la importancia de la palabra. “porque”.
Con demasiada frecuencia recibimos correos electrónicos que solo exigen algo (“¿Me puede enviar ese informe antes de las 2pm??”), sin explicar por qué. Pero al introducir la palabra “porque” en nuestra solicitud (“¿Pueden enviarme ese informe antes de las 2 p.m. porque necesita editarlo antes de las 5 p.m.), las posibilidades de cumplimiento aumentan.
Según ese estudio, esto podría ser porque “la gente adopta un comportamiento "automático" ... como una forma de heurística o atajo. Y escuchar la palabra 'porque' seguido de una razón (no importa cuán lamentable sea la razón), nos hace cumplir.”
6. No ofrezca más de 3 opciones
La paradoja de la elección es donde tenemos tantas opciones que quedamos paralizados. Para asegurarse de que sus correos electrónicos no resulten en una paradoja de elección, intente no ofrecer más de tres opciones.
La mente humana ama la magia de los tres. Es por eso que damos tres medallas en los Juegos Olímpicos. Analizamos las cosas en términos de optimismo, realismo y pesimismo (o alto, medio y bajo). Y es por eso que los mercados económicos a menudo maduran para albergar solo a tres competidores principales.
En términos de toma de decisiones, también nos encanta confiar en tres razones, o tres opciones. Esto se demostró a través de una investigación titulada Cuando tres encantos pero cuatro alarmas, conducido por dos científicos del comportamiento. Aplicado al correo electrónico, si está organizando una reunión o una llamada, intente dar solo tres opciones de hora y fecha. Alternativamente, puede usar una herramienta de programación de reuniones como Doodle, que hemos revisado Doodle Elimina la frustración de programar reuniones o eventos Doodle elimina la frustración de programar reuniones o eventos A menudo, programar una reunión o evento para que un grupo de personas acuerde puede ser tan frustrante y lento como encontrar a sus hijos perdidos en un centro comercial ocupado. La aplicación web de encuestas en línea, ... en el pasado.
7. Escribe a nivel de tercer grado
El nivel de grado de lectura de sus correos electrónicos puede tener un efecto masivo en sus tasas de respuesta. Según Boomerang, los correos electrónicos escritos a nivel de lectura universitaria tuvieron una tasa de respuesta de solo el 39%. El grado de lectura más efectivo fue el de tercer grado, que logró una tasa de respuesta del 53%.
El nivel de lectura se calcula principalmente observando “cantidad de sílabas en sus palabras y la cantidad de palabras en sus oraciones.” Para mejorar su tasa de respuesta, mantenga cortas sus oraciones y sus palabras. Para verificar el grado de lectura de sus propios correos electrónicos, cópielos y péguelos en herramientas como Readability-Score o Hemingway Editor.
8. Revise su texto
Para correos electrónicos más largos esto es evidente, pero para correos electrónicos más cortos, la corrección de pruebas a menudo se pasa por alto. Esta es una mala idea.
En un estudio de 2001, Larry Beason demostró que los errores en la escritura (incluidos los errores ortográficos y gramaticales, así como los errores lógicos) tienen varios efectos negativos en la percepción del escritor..
Cuando un lector nota un error, automáticamente hace suposiciones sobre el escritor. En este estudio, las suposiciones más comunes fueron que el escritor era un pensador defectuoso, no una persona detallada, un comunicador pobre y / o mal educado.
Estos son algunos atributos bastante perjudiciales que puede evitar que tenga, simplemente revisando Grammarly Lite: una extensión del navegador para todas sus necesidades de corrección de pruebas [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite: una extensión del navegador para todas sus necesidades de corrección de pruebas [Chrome, Firefox , Safari] ¿Cómo corrige actualmente lo que escribe en su computadora? ¿Escribirlo en Google? ¿Pegarlo en Word? ¿O utiliza un sitio web de revisión en el que pega su texto? Definitivamente estoy ... cada uno de tus correos electrónicos.
9. Mostrar números como números
Si números como estadísticas, datos, fechas, hora, etc. son importantes en su mensaje, muéstrelos como números en lugar de escribirlos (12, en lugar de doce).
Los estudios de seguimiento ocular han demostrado que los ojos de un lector generalmente escanean sobre el texto, mientras que “los números a menudo detienen el ojo errante”. Esto es porque “los números representan hechos”. Los números son datos duros que la mente puede seleccionar rápidamente. La mente del lector asume que esos números son una parte importante del mensaje..
Tenga esto en cuenta al elaborar sus propios correos electrónicos. Si los números son una parte importante de su mensaje, muéstrelos como números para que su lector pueda filtrar lo importante de lo que no es importante..
Hacer que el correo electrónico funcione para usted
En la mayoría de los trabajos, los correos electrónicos son una parte crucial de cómo nos comunicamos con nuestros colegas. Ya sea que envíe 10 o 100 correos electrónicos por día, saber cómo elaborar mensajes efectivos es una habilidad que necesita aprender.
Como puede ver desde arriba, esto no es difícil. Pequeños cambios, como hacer que sus correos electrónicos sean más breves, corregir o cambiar la emoción de su escritura pueden tener un gran impacto. Y con herramientas gratuitas de mejora de correo electrónico 5 Herramientas que pueden ayudarlo a escribir mejores correos electrónicos 5 Herramientas que pueden ayudarlo a escribir mejores correos electrónicos Todos todavía están tratando de resolver el problema del correo electrónico. Entonces, hablemos también del hábito más básico de todos: el arte de escribir mejores correos electrónicos. Con la ayuda de algunas herramientas geniales. para ayudar, no hay excusa.
Estas posibilidades no solo pueden hacer que sea más probable que sus correos electrónicos sean notados y respondidos, sino que también ayudarán a cultivar una mejor imagen profesional de usted mismo.
¿Qué cambios ha realizado en la forma de escribir correos electrónicos que han mejorado su eficacia? Nos encantaría escuchar!
Créditos de imagen: Abrazo de Hernán Piñera (Flickr), Signo de interrogación de Marco Bellucci (Flickr), Ejemplo de marcas de revisión de volkspider (Flickr), Correo electrónico de Dennis Sklay (Flickr)