Cómo usar los formularios de Google para crear un flujo de trabajo interactivo

  • Lesley Fowler
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Google Forms es la interfaz de flujo de trabajo de la oficina que no sabía que necesitaba.

Google Forms no es solo otra herramienta de encuesta simple Cómo crear una encuesta gratuita y recopilar datos con Excel Cómo crear una encuesta gratuita y recopilar datos con Excel ¿Está cansado de tener que recopilar y consolidar manualmente datos de varias personas en su ¿Hoja de cálculo de Excel? Si es así, es probable que aún tenga que descubrir Excel Survey. . En su forma más simple, es una herramienta gratuita de recopilación de datos 5 Razones increíbles para usar los formularios de Google 5 Razones increíbles para usar los formularios de Google Si alguna vez ha intentado hacer una encuesta en línea, probablemente haya intentado algunas herramientas aquí y allá. Sin duda, ha disfrutado de algunas características de un producto y otras de otro, mientras se siente frustrado por ... Con un poco de conocimiento, puede desatar la potencia combinada en Formularios de Google, Hojas de cálculo de Google y Complementos para crear algunos flujos de trabajo potentes para ayudarlo a hacer más en la oficina.

Cosas que puede hacer con los formularios de Google

Fuera de la caja, Google Forms le permite recopilar datos y almacenar cada respuesta como una fila en una hoja de cálculo. Aquí le mostraremos cómo puede usar el mismo formulario para trabajar con los datos recopilados para agregar información a una fila existente o activar un proceso.

Esto es útil en cualquier situación en la que necesite tomar medidas sobre los datos que recopila, en lugar de solo informar sobre ellos. Un ejemplo de esto es cuando utiliza un formulario para recopilar una solicitud de un servicio que requiere una respuesta, aprobación o alguna otra acción. En lugar de manipular manualmente cada nueva solicitud en la hoja de cálculo, puede volver a abrir la solicitud en su formulario para realizar el siguiente paso en su proceso.

Diseña tu flujo de trabajo

Para demostrar el concepto, considere un escenario en el que necesite crear un proceso estructurado para recibir, documentar, responder e informar sobre las solicitudes de ayuda enviadas a su equipo.

Sí, podría utilizar una herramienta sofisticada de gestión de incidentes para este tipo de solicitudes. Sin embargo, esto puede no ser factible en una empresa pequeña, o puede ser solo una forma de lidiar con el tipo de situaciones ad-hoc que realmente no requieren ese nivel de sofisticación (o burocracia).

Para administrar esta tarea de una manera simple, puede crear una solución usando Google Forms que logre lo siguiente:

  1. Crea una nueva solicitud y captura los datos en una hoja de Google.
  2. Envía un correo electrónico al solicitante, reconociendo que la solicitud fue recibida.
  3. Envía un correo electrónico al equipo de soporte, notificándoles una nueva solicitud que requiere acción.
  4. Permite al equipo de soporte editar el registro con la información de resolución.
  5. Envía un correo electrónico al solicitante con la información de resolución.
  6. Registra toda la información en la Hoja de Google para permitir la presentación de informes..

Construye tu formulario

  • Para crear un nuevo formulario de Google, inicie sesión en Google Drive La única guía de Google Drive que necesitará leer La única guía de Google Drive que necesitará leer Google Drive es la combinación perfecta de herramientas de almacenamiento de archivos en línea y de gestión de documentos. Explicamos cómo utilizar mejor Google Drive en línea y fuera de línea, usted mismo y en colaboración con otros. : https://drive.google.com
  • Seleccionar Nuevo> Más> Formularios de Google

Asegúrese de que su formulario capture todos los datos que necesitará para respaldar su proceso. Como enviará notificaciones por correo electrónico, es importante que capture esa información de contacto para cada usuario además de los datos de solicitud de ayuda.

Añadir lógica de ramificación

La bifurcación de página es el componente clave en este proceso de flujo de trabajo de formularios. Le permite saltar a una sección específica del Formulario, en función de una respuesta que proporcione. Dado que este formulario será la interfaz tanto para las nuevas solicitudes como para las actualizaciones, esta pregunta se hará al principio, para que pueda dirigir al usuario a la sección correspondiente. Un solicitante solo enviará Nuevas solicitudes y el personal de soporte utilizará el Solicitud de actualización (solo administrador) opción.

Para agregar bifurcación de página, haga lo siguiente:

  1. Haz clic en el ícono de menú en la parte inferior derecha de la sección
  2. Seleccionar Ir a la sección basada en la respuesta
  3. Haga clic en el menú desplegable junto a la pregunta y seleccione el destino de página adecuado

Agregar validación de entrada

Obviamente, querrá evitar que los no administradores accedan al Solo administrador sección del formulario. Aquí es donde la validación de entrada es útil. Seleccionando el Solicitudes de actualización (solo administrador) la opción lo dirigirá a una pregunta de desafío: en este ejemplo se llama código de acceso. La validación de entrada en esta pregunta está configurada para aceptar solo una respuesta que contenga una cadena específica.

Tenga en cuenta que este no es un método súper seguro, pero hace el trabajo para casos de uso simples. Solo asegúrese de no estar recopilando datos confidenciales. Además, asegúrese de no usar su contraseña real como contraseña; no quieres ser hackeado! 7 errores de contraseña que probablemente te piratearán 7 errores de contraseña que probablemente te piratearán Las peores contraseñas de 2015 se han lanzado, y son bastante preocupantes. Pero muestran que es absolutamente crítico fortalecer sus contraseñas débiles, con solo unos pocos ajustes simples.

Encienda su hoja de Google con complementos

Ahora que creó su formulario, configure el flujo de trabajo de notificaciones utilizando un complemento de Google Sheet llamado formMule. formMule le permite enviar correos electrónicos personalizados y estructurados, basados ​​en disparadores como en el formulario enviar. Asegúrese de consultar otros complementos. Recargue sus formularios de Google y obtenga más de ellos. Recargue sus formularios de Google y obtenga más de ellos. Los humildes formularios de Google tienen muchos usos. Con la disponibilidad de complementos, puede encontrar más formas de aprovechar su utilidad que nunca. que podría adaptarse mejor a sus necesidades de proceso específicas.

Para agregar formMule a su hoja de Google, haga clic en Complementos> Obtener complementos y encontrarlo en la lista.

Crea tus plantillas de correo electrónico

Para configurar formMule, haga clic en Complementos> formMule - Utilidad de combinación de correo electrónico> Configuración y sigue las indicaciones. Para esta aplicación, es importante que habilite el enviar en formulario enviar disparador así como seleccionar la opción para registrar la URL de edición para cada envío de formulario.

Utilizará 3 plantillas de correo electrónico para este ejemplo. Las plantillas deben nombrarse lógicamente, para que sea más fácil editarlas en el siguiente paso.

Use el cuadro desplegable para cambiar entre las diferentes plantillas y cree el correo electrónico personalizado que desea enviar, para cada uno de los pasos del flujo de trabajo, que se describieron al principio:

  • Reconocer
  • Notificar
  • Responder

La magia aquí viene en el Fusionar etiquetas, que formMule proporciona. Todos los campos de datos que capturó el formulario están disponibles en etiquetas, que le permiten crear las plantillas personalizadas. Además de los datos del formulario, formMule también agrega una etiqueta llamada URL de edición de formulario. Esta URL es un enlace que vuelve a abrir esa respuesta específica dentro de su formulario original. Esta es la clave para unir todo. Cuando creas el Notificar plantilla de correo electrónico, asegúrese de incluir esta etiqueta, para que los administradores de soporte puedan actualizar la solicitud utilizando el mismo formulario que usted creó!

No olvide darles el código de acceso que creó anteriormente, para que puedan utilizar la sección de solicitud de actualización del Formulario.

Google Script y desencadenantes de eventos

Cuando esté pensando en otras formas de usar los formularios de Google para resolver sus necesidades de proceso, tenga en cuenta que también puede crear sus propias acciones que se activan en el formulario enviar mediante el uso de Google Script 3 formas seguras de aumentar su productividad con Google Scripts 3 formas seguras de aumentar su productividad con Google Scripts Es posible realizar todo tipo de automatizaciones realmente geniales con Google Scripts, y ni siquiera tiene que crearlos desde cero . Aumenta tu productividad a lo grande. .

Pon a prueba tu trabajo

Has trabajado mucho en formularios, hojas y complementos. Antes de comenzar a vivir con su nuevo e increíble proceso, asegúrese de realizar un recorrido completo de su flujo de trabajo. Valide que cada paso funcione según lo diseñado.

Comparte tu formulario

¡Estás listo para impresionar a tu jefe y compañeros de trabajo! Para compartir su proceso, abra su formulario y haga clic en el Enviar botón. Tiene un par de opciones para compartir el formulario, elija el que mejor se adapte a su situación y envíelo a su público objetivo.

Ver sus respuestas

Después de enviar el enlace del formulario, puede comenzar a monitorear su hoja de cálculo para obtener respuestas y analizar los resultados Cómo usar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datos Cómo usar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datos La tabla dinámica es una de las más potentes herramientas en el repertorio de Excel 2013. Se usa con frecuencia para el análisis de grandes datos. Siga nuestra demostración paso a paso para aprender todo al respecto. . Los datos se almacenarán en la hoja de cálculo a la que está vinculada la encuesta.

Haz más con los formularios de Google

Como hemos demostrado anteriormente, Google Forms puede hacer más que ayudarlo a recopilar datos. Proporciona una gran interfaz para procesos simples y flujos de trabajo también. Y no lo olvide, agregue Google Apps Script al “en el formulario enviar” El evento le brinda posibilidades casi ilimitadas para la automatización.

Para obtener más consejos, consulte estos consejos avanzados de Formularios de Google 10 Consejos y trucos avanzados de Formularios de Google 10 Consejos y trucos avanzados de Formularios de Google Si Google Forms aún no es su creador de formularios, estos consejos y trucos avanzados de Formularios de Google pueden cambiar de opinión. .




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