Cómo usar vistas personalizadas de Excel como un profesional

Aquí hay una característica genial de Excel que incluso los usuarios habituales pueden haber pasado por alto: vistas personalizadas de Excel.

Las vistas personalizadas de Excel le permiten manipular la visualización de una hoja de cálculo Formatear datos automáticamente en hojas de cálculo Excel con formato condicional Formatear datos automáticamente en hojas de cálculo Excel con formato condicional La función de formato condicional de Excel le permite formatear celdas individuales en una hoja de cálculo Excel en función de su valor. Le mostramos cómo usar esto para varias tareas cotidianas. o imprimir configuraciones y guardarlas para una rápida implementación posterior.

Veremos cuatro formas de utilizar las vistas personalizadas de Excel para su ventaja. Antes de eso, sin embargo, debes saber cómo crear uno.

Cómo crear vistas personalizadas en Excel

Abra un libro de Excel y busque el Ver pestaña en la parte superior de la pantalla. Cuando hagas clic en eso, verás la opción para Vistas personalizadas. Pinchalo.

En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Añadir e ingrese un nombre para la vista personalizada. Si lo desea, puede incluir todo o parte del nombre del libro abierto en él. (¡Tomar ese enfoque podría hacer que sea más fácil encontrar una determinada vista personalizada más adelante!)

Verá un panel con varias casillas de verificación para seleccionar o anular la selección. Se relacionan con la configuración de impresión del documento, las filas ocultas, las columnas y los filtros. Cambie la configuración si es necesario según el alcance de su proyecto.

Ahí lo tiene: el proceso básico Use vistas personalizadas en Excel para guardar diseños específicos de hojas de trabajo Use vistas personalizadas en Excel para guardar diseños específicos de hojas de trabajo La configuración de Vista personalizada de Excel facilita la visualización de información específica en una hoja de cálculo abarrotada o para crear diferentes diseños para su datos. de crear una vista personalizada en Excel. Si desea ahorrarse estos pasos en el futuro, simplemente guarde el libro de trabajo como plantilla Cómo crear rápidamente una plantilla de Excel personalizada para ahorrar tiempo Cómo crear rápidamente una plantilla de Excel personalizada para ahorrar tiempo Las plantillas de Excel son universalmente útiles: pueden ayudar mantienes tus finanzas en orden, gestionas un proyecto y organizas tu vida. Te mostramos cómo crear tu propia plantilla personalizada. !

Cómo usar las vistas personalizadas de Excel

La función de vistas personalizadas no es una de las capacidades más conocidas del programa, pero es bastante útil, lo que le dará una ventaja sobre sus compañeros de trabajo que podrían estar menos familiarizados con él..

1. Eliminar el tiempo de configuración de la hoja de cálculo para siempre

Excel ofrece muchas formas de especificar cómo se ve una hoja de cálculo 5 Recursos para macros de Excel para automatizar sus hojas de cálculo 5 Recursos para macros de Excel para automatizar sus hojas de cálculo ¿Está buscando macros de Excel? Aquí hay cinco sitios que tienen lo que estás buscando. cuando trabajas con eso.

Por ejemplo, si está escribiendo oraciones largas en una celda, es posible que desee ampliar las filas. Hacer eso hace que sea más fácil ver más contenido de la celda.

Si cada celda solo contiene un par de números, es posible que no necesite cambiar el ancho. Sin embargo, es posible que desee cambiar la altura de la fila. Eso es especialmente cierto dependiendo de la fuente elegida y de cómo se ve en una celda no alterada.

Una vista personalizada le permite casi eliminar el tiempo dedicado a configurar hojas de trabajo Las mejores plantillas de productividad para Microsoft Excel para hacer las cosas Las mejores plantillas de productividad para Microsoft Excel para hacer las cosas Si desea usar Microsoft Excel para la planificación, la gestión de tareas y el seguimiento de gastos , mejor comienza con plantillas. Hemos compilado varias plantillas que mantendrán su vida, negocio y oficina en buen camino. para satisfacer necesidades particulares.

En lugar de pasar por el mismo proceso de configuración para cada hoja de cálculo, puede hacer una vista personalizada. Incluye sus especificaciones y evita cambios repetitivos de configuración. Además, como mencioné anteriormente, puede guardar esta vista personalizada como una plantilla para múltiples usos, por lo que ni siquiera tiene que crear esa vista personalizada nuevamente.

Este simple consejo es extremadamente útil si tiene que hacer varias hojas de cálculo similares. Si todas tienen configuraciones idénticas pero información diferente en cada una, cree primero una plantilla de vista personalizada. Luego, solo agregue los datos.

2. Imprima rápidamente solo las celdas que necesita

Al trabajar con datos en una hoja de cálculo masiva, es posible que deba restringir el área de impresión. De lo contrario, la información extraña o confidencial podría ser visible para otros 5 Configuraciones de documentos de Excel que nunca debe olvidar verificar 5 Configuraciones de documentos de Excel que nunca debe olvidar verificar Cuando elige una plantilla de Excel o comparte una hoja de cálculo, puede contener configuraciones personalizadas No quiero que nadie lo vea. Siempre verifique estas configuraciones. quien no debería tener acceso a ella.

Excel lo hace bastante fácil, pero puede hacerlo aún más fácil con vistas personalizadas.

Para crear una vista personalizada con este objetivo en mente, simplemente resalte las celdas que desea imprimir. Luego, ve al Diseño de página pestaña y haga clic Área de impresión. Seleccioné la opción Establecer área de impresión.

Luego, siga los pasos para crear una vista personalizada como se discutió anteriormente. ¿Recuerda el cuadro de diálogo que aparece después de ingresar un nombre para la vista? Presta atención a Configuraciones de impresión campo dentro de él y asegúrese de que tenga una marca de verificación.

¡Excelente! Ahora, cuando vaya a imprimir esta hoja, puede sentirse bien sabiendo que solo se imprimirá la información contenida en el campo de impresión.

Así es como se ve mi vista previa de impresión para esta hoja:

Esta vista personalizada es ideal para redactar informes para clientes o su jefe. Puede mantener todos sus datos y cálculos de respaldo en la misma hoja de Excel que su informe oficial, pero solo incluya la información más necesaria en su documento final.

3. Crear múltiples informes desde una hoja de cálculo

Los profesionales a menudo dependen de Excel para crear informes. Pero, ¿qué sucede si necesita usarlo para un informe distribuido a varios grupos diferentes? En ese caso, puede usar una vista personalizada para ocultar o mostrar fácilmente columnas y filas.

Esto le permitirá crear de manera eficiente múltiples informes para diferentes audiencias, todos utilizando los mismos datos. Sin embargo, cada informe solo tendrá los datos apropiados para cada audiencia. Bastante práctico, cierto?

Para configurar estas vistas personalizadas, guarde una vista personalizada de su hoja con todas las filas y columnas en vista plana. (Si desea mantener la punta del área de impresión seleccionada desde el último punto, asegúrese de tener Configuraciones de impresión opción marcada.) Llamé a la mía “Toda la información” para que sea más fácil encontrarlo más tarde.

Después de eso, es fácil usar algunos atajos de teclado para ocultar filas o columnas.. Ctrl + 0 (cero) oculta columnas, mientras Ctrl + 9 elimina filas de la vista.

Guarde una vista personalizada para los diferentes informes que necesitará crear, ocultando las filas o columnas apropiadas cada vez. Cuando guarde la vista personalizada, asegúrese de que la casilla para Filas, columnas y configuraciones de filtro ocultas está chequeado.

El verdadero poder de este truco proviene del hecho de que puedes cambiar fácilmente entre todas estas vistas personalizadas. Simplemente haga clic en el Vistas personalizadas botón, seleccione la vista que desea ver y haga clic mostrar.

Pruebe este truco cuando trabaje con datos confidenciales que contengan material que no todos puedan ver. El uso de vistas personalizadas de esta manera le impide hacer una hoja de cálculo dedicada para cada grupo que recibe el material, pero aún le permite mantener la información necesaria confidencial.

Por ejemplo, si tiene que enviar información a varios departamentos de su empresa, tal vez no sea apropiado que el equipo de Ventas vea el informe del equipo de Marketing o viceversa..

También puede aplicar esta vista personalizada al crear hojas de cálculo utilizadas con fines de capacitación en su oficina. Las personas a menudo se sienten abrumadas al mirar inicialmente las células desconocidas y los datos que contienen. Al filtrar los innecesarios, puede ayudar a las personas a centrarse en la información más relevante.

4. Seleccione sus vistas personalizadas guardadas incluso más rápido

Como ya he mencionado, abrir la vista personalizada deseada en su pantalla implica ir al Ver menú. Está en la parte superior de Excel, en una sección también conocida como “el lazo.” Cómo optimizar la interfaz de la cinta o del menú de Office 2016 Cómo optimizar la interfaz de la cinta o el menú de Office 2016 ¿Suele buscar elementos de menú en Microsoft Office? Es hora de reorganizar y personalizar el menú de la cinta para sus necesidades personales. Te sorprenderá lo flexible y fácil que es!

Los pasos que hemos estado utilizando para extraer nuestras vistas personalizadas guardadas hacen el trabajo. Sin embargo, no son tan ágiles como sea posible. Agregar un comando de vista personalizada a la cinta de Excel para ver rápidamente sus vistas personalizadas en un formato desplegable.

Para agregar el comando a la cinta, haga clic en Expediente en la esquina superior izquierda de la pantalla de Excel, luego seleccione Opciones.

Una vez que vea que las categorías aparecen a la izquierda, elija Personalizar la cinta.

A la derecha, verá una sección con el encabezado Pestañas principales. Encuentra el Ver pestaña y busque el signo más (+) a la izquierda.

Al hacer clic en el signo más, se muestra un grupo llamado Vistas del libro de trabajo. Selecciónelo, luego haga clic en Agregar nuevo grupo (no debe confundirse con la opción Agregar nueva pestaña justo al lado).

Haga clic derecho en el nuevo grupo y seleccione Rebautizar. Un título relacionado con vistas personalizadas tiene más sentido para que pueda encontrarlo más tarde.

Después de seleccionar su grupo, haga clic en el menú desplegable debajo de Elegir comandos del encabezado en la esquina superior izquierda de esta interfaz de configuración principal. Seleccionar Comandos que no están en la cinta de opciones.

Finalmente, desplácese hacia abajo y encuentre Vistas personalizadas. Luego haga clic en Añadir para que mueva ese comando a su nuevo grupo. Golpear Okay para finalizar la configuración.

Ahora podrá seleccionar rápidamente cualquiera de sus vistas personalizadas desde el menú principal Ver cristal.

Esto le ahorrará toneladas de tiempo extra para hojas e informes que debe recrear cada mes..

Las vistas personalizadas te convierten en una superestrella en el trabajo

Antes de leer todo aquí, quizás sintió dudas de que una función de Excel pudiera ofrecer tanta conveniencia 3 Fórmulas locas de Excel que hacen cosas increíbles 3 Fórmulas locas de Excel que hacen cosas increíbles Las fórmulas Excel tienen una herramienta poderosa en formato condicional. Este artículo cubre tres formas de aumentar la productividad con MS Excel. . Si aún no está convencido, probar cualquiera de estas sugerencias debería abrirle la mente.

Comparta sus nuevos conocimientos con sus compañeros de trabajo para mejorar la productividad de toda la empresa. O guarde esta información para que se vea aún mejor en comparación con sus compañeros.

¿Para qué usa Excel más comúnmente en el trabajo? ¿Cómo podría aplicar vistas personalizadas para facilitar esa tarea??

Haber de imagen: Rawpixel / Depositphotos