Cómo usar Evernote como herramienta de gestión de proyectos

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Cuando decidí que necesitaba recuperar el control de Evernote Cómo limpiar Evernote Clutter para tomar notas más limpias Cómo limpiar Evernote Clutter para tomar notas más limpias Evernote es el cajón de basura de nuestras vidas digitales. Al igual que el cajón de basura en nuestros hogares, tenemos que limpiarlo y organizarlo de vez en cuando. Aquí hay una estrategia maestra. , Tenía 19 cuadernos que contenían más de 500 notas (eso fue después de eliminar recientemente 1,000 notas en probablemente ocho o diez cuadernos). Tenía 43 etiquetas, la mayoría con solo un par de notas.

Algunos de mis cuadernos tenían “útil” artículos. Algunos tenían mis objetivos y hojas de seguimiento de hábitos. Otros tenían cosas que encontré divertidas, recetas, cosas relacionadas con la carrera e información financiera. En resumen, fue un gran desastre.

Así es como convertí este caos en un fantástico sistema de gestión de proyectos personales y qué te puede enseñar sobre cómo cuidar tu configuración de Evernote.

1. Limpia tus cuadernos

Esta es la parte difícil. Tuve que deshacerme de muchas cosas. Para hacer esto rápidamente, hojeé cada cuaderno y me pregunté si había algo por lo que definitivamente regresaría o no podría encontrar fácilmente en línea.

En la mayoría de los casos, no lo hubo. Siempre podía buscar consejos sobre autoedición de libros o la presentación de impuestos con una búsqueda rápida en Google. Reduje mi cuenta Evernote existente a siete cuadernos.

Una parte opcional de este paso es la consolidación. Si tiene varias notas sobre el mismo tema, puede copiarlas y pegarlas en una sola nota. Tengo muchas notas sobre cartas de consulta y tonos, por ejemplo. Todo esto irá en una sola nota.

También puede consolidar cuadernos en pilas. Yo, por ejemplo, combiné “Humor” y “Medios de comunicación” en una “Divertido” apilar para evitar que abarroten mi barra de navegación.

2. Crear cuadernos y pilas de proyectos

Ahora, deberá crear cuadernos y pilas para su sistema de gestión de proyectos. Voy a crear las siguientes pilas y cuadernos:

  • Hacer uso de
    • Artículos
    • Formas largas
  • Hubstaff
    • Blog
    • Conversión
    • Hoja informativa
  • Otro
    • Mountain Weekly
    • Knightworks
    • República de cartón
    • Insider de juego casual

Estoy seguro de que vendrán otros, pero esto es con lo que comenzaré. También agregué números para que permanezcan en mi orden preferido en la parte superior de la lista de cuadernos:

Ahora puedo acceder a las pilas y cuadernos a los que necesito acceder lo más rápido posible.

3. Crear una lista maestra

Incluso si tiene un sistema de notebook bien organizado, querrá una ubicación central para hacer referencia a sus diversos proyectos. Como ejemplo, aquí está mi lista maestra actual:

En mi lista maestra, tomé nota de los diversos trabajos independientes y contractuales que estoy haciendo, junto con mis tasas de pago para cada uno. Esto me ayuda a recordar cómo priorizar mi tiempo. Cualquier proyecto a corto plazo también se agregará aquí, así que no me olvide de trabajar en ellos..

Como puedes ver, “Lanzamientos independientes” está vinculado: ese enlace me lleva a una nota en la que realizo un seguimiento de mis lanzamientos potenciales. En su lugar, podría ir a una hoja de cálculo de Google Drive, un tablero de Trello o cualquier otra cosa que sería útil.

También tengo una “Potencial / quemador posterior” sección para realizar un seguimiento de las cosas que había me gusta para trabajar, pero no tengo tiempo para hacerlo en este momento. Nuevamente, esto sirve para mantener las cosas en la cima de mi mente..

Por supuesto, puedes personalizar tu lista maestra como quieras. Puede incluir fechas de vencimiento o enlaces a muchas otras notas. O mantenga una lista de tareas 7 consejos para administrar mejor su lista de tareas 7 consejos para administrar mejor su lista de tareas ¿Su lista de tareas le causa pesadillas? Tal vez estás tratando de hacer demasiado de una vez. Se necesita una lista de tareas sensiblemente compilada para un flujo de trabajo eficiente. Podemos ayudar. que te recuerda lo que debes hacer a continuación para cada proyecto.

Esta nota debe servir como su panel de acceso. Dependiendo de los tipos de proyectos que tenga, querrá personalizarlo con la información más útil para su situación particular. Cuando no estés seguro de qué trabajar a continuación, aquí es donde irás.

También puede usar esta sección para obtener una lista maestra de tareas. Es fácil agregar casillas de verificación a las notas de Evernote: simplemente presione el botón de casilla de verificación en la parte superior de la nota.

4. Organizar notas del proyecto

Hay muchas maneras diferentes de organizar las notas de su proyecto en sus cuadernos.

Prefiero tener mucha información en cada nota para poder ir a un solo lugar para encontrar información. Por ejemplo, en mi cuaderno de escritura, tengo algunas notas que contienen una gran cantidad de información sobre un solo tema.

Mi “Recopilación de noticias” La nota contiene una serie de artículos sobre cómo encontrar cosas para informar. Tiene casi 9,000 palabras.

Esta es una de las cosas más útiles que he hecho con mis notas..

Es posible que desee mantener cada uno de esos artículos en una nota diferente. Todo depende de su estilo de organización personal. Lo principal aquí es mantener la mayor cantidad de información posible en sus cuadernos.

Todas sus notas, apuntes, planes, proyectos, correos electrónicos relevantes (si lo desea) y cualquier otra cosa relacionada con su proyecto deben permanecer en esos cuadernos..

Por supuesto, eso no siempre es posible. Si su empresa gestiona proyectos en Trello Una guía para Trello for Life y gestión de proyectos Una guía para Trello for Life y gestión de proyectos Trello puede ayudarlo a organizarse. Es una herramienta gratuita para gestionar cualquier tipo de proyecto. Lea esta guía para comprender su estructura básica, la navegación y cómo Trello puede serle útil. , es mejor que se conecte a ese tablero de Trello desde su lista maestra. Pero la mayor cantidad de información posible debe ser fácilmente accesible desde su cuaderno de proyectos.

5. Agregar atajos

El objetivo de un sistema de gestión de proyectos personal es asegurarse de que pueda encontrar todo lo que necesita cuando lo necesita. Que es exactamente lo que los atajos te ayudan a hacer.

Si bien mantener los cuadernos y las pilas al mínimo lo ayudará a encontrar las cosas más fácilmente, es probable que haya notas o cuadernos que desee abrir con un solo clic. Simplemente arrastre cuadernos o notas al área de accesos directos para bloquearlos allí, donde siempre podrá encontrarlos..

6. Configurar recordatorios y fechas de vencimiento

Los recordatorios y las fechas de vencimiento de Evernote son súper útiles cuando administra varios proyectos. Agregar un recordatorio es tan fácil como hacer clic en el reloj en la parte superior de cualquier nota y seleccionar una fecha de recordatorio. También verá las notas para las que tiene recordatorios en la parte superior de su cuaderno:

Agregue recordatorios a cualquier nota con la que deba lidiar en un día determinado.

Por lo general, establezco recordatorios antes de las fechas de vencimiento, por lo que tomo nota de la fecha de vencimiento en la parte superior de la nota. Esto me permite verlo en la vista de fragmentos:

Tenga en cuenta que si tiene muchas tareas diferentes en una sola nota, no podrá establecer recordatorios diferentes para cada tarea. Solo puede configurar un recordatorio para una nota completa, así que puede ser mejor mantener cada tarea en una nota diferente.

Vea consejos adicionales sobre cómo recordar todo con Evernote Cómo usar los secretos de Evernote para recordar todo Cómo usar los secretos de Evernote para recordar todo Evernote quiere ayudarnos a recordar todo. Si no lo hace, use este flujo de trabajo para recuperar sus notas más importantes. .

7. Desarrollar un sistema de etiquetas

Como con algunas otras cosas, la forma en que usa las etiquetas depende de cómo desee administrar sus proyectos. Es posible que, por ejemplo, desee una etiqueta específica para ciertos tipos de proyectos; podría usar “escritura,” “edición,” “investigando,” “analítica,” y así.

En su lugar, podría usar etiquetas de prioridad: alta, media, baja; 1, 2, 3; ahora, mañana, la semana que viene; o cualquier sistema similar. Puede utilizar un sistema de recopilación y archivo como se describe en este artículo fenomenal sobre las etiquetas de Evernote. La mejor forma de organizar Evernote: usar etiquetas. La mejor manera de organizar Evernote: usar etiquetas. ¿Es su Evernote un gran desastre? Te mostramos un simple ajuste que te ayudará a organizar tus notas como nunca antes. .

Muchas personas han ideado sistemas de etiquetado para el método de productividad Cómo hacer las cosas. Organice 2015: aprenda el arte marcial de hacer las cosas [Cosas para ver] Organice 2015: Aprenda el arte marcial para hacer las cosas [Cosas para ver] Alguna vez se preguntó por qué el éxito , ¿los que superan siempre parecen mantener la cabeza fría? . Code with Sonia tiene un gran ejemplo del uso de una amplia variedad de etiquetas anidadas para clasificar sus notas en función de lo que son, cuándo necesita cuidarlas y la ubicación con la que están relacionadas.

O puede decidir no usar etiquetas. Tiendo a ir sin ellos, y solo las increíbles capacidades de búsqueda de Evernote para encontrar lo que necesito. Tu decides.

8. Integra tus otras aplicaciones

Evernote tiene muchas integraciones excelentes que lo ayudan a trabajar junto con otras aplicaciones. Feedly y Pocket pueden enviar artículos directamente a Evernote. Trello tiene un power-up que te permite vincular notas y tarjetas. Recuerde que la leche puede sincronizarse con Evernote para que sus recordatorios aparezcan en su aplicación de administración de tareas.

Si usa una aplicación de administración de tareas diferente, TaskClone puede ayudarlo a sincronizar. Zapier e IFTTT vinculan Evernote con todo tipo de otras aplicaciones. Para tener una idea de lo que puede hacer, consulte las principales recetas de Evernote en IFTTT. Puedes hacer muchas cosas geniales, dependiendo de los dispositivos y otras aplicaciones que uses.

Cuanto más pueda automatizar, mejor!

9. Colabora

Si está utilizando Evernote como un sistema de gestión de proyectos personal, probablemente no necesitará utilizar muchas de las herramientas de colaboración. Sin embargo, si trabaja con otras personas que usan Evernote, pueden ser extremadamente valiosas: la comunicación es crucial para una gestión de proyectos eficaz Los 5 mejores consejos de gestión de proyectos para principiantes Los 5 mejores consejos de gestión de proyectos para principiantes Si asume un rol de gerente de proyecto para la primera vez, aquí hay solo cinco consejos de administración de proyectos para ayudarlo a comenzar. , después de todo.

Compartir notas es tan fácil como presionar el Compartir botón en la parte superior de la nota para enviar un enlace por correo electrónico. Puede compartir fácilmente notas y cuadernos de esta manera, y puede publicar un enlace público a la nota en las redes sociales.

Chatear con compañeros de trabajo también puede ser útil, especialmente si tiene un cuaderno colaborativo que todos usan. Golpear Archivo> Nuevo chat o Ver> Chat de trabajo para abrir los cuadros de diálogo de chat. Escribe un nombre o una dirección de correo electrónico en la barra superior de la ventana de chat y comienza a chatear.

Evernote Project Management para tu vida

Evernote es un gran lugar para simplemente deshacerse de todas las cosas que cree que podría necesitar en el futuro. Pero cuando se configura como un sistema de gestión de proyectos altamente organizado, será mucho más útil. Y no tiene que aplicar estos principios solo para trabajar: también pueden ser para proyectos personales. Realmente, se pueden usar para cualquier cosa.

Así que limpia tu desordenada cuenta de Evernote, organízala y haz un plan. Estaras contento de haberlo hecho.

Y eche un vistazo a monday.com para la colaboración en equipo Cómo monday.com puede potenciar la colaboración de su equipo Cómo monday.com puede potenciar la colaboración de su equipo monday.com ofrece potentes herramientas de colaboración y organización para su equipo. He aquí por qué deberías intentarlo. en tus proyectos.

Créditos de imagen: Mikhail Mishchenko / Shutterstock




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