Cómo rastrear gastos y recibos para la temporada de impuestos

El uso del software de seguimiento de gastos para registrar, organizar y administrar sus gastos personales y comerciales le ahorrará mucho tiempo y dinero cuando llegue el día de los impuestos.

Pero, ¿qué software de seguimiento de gastos debe usar? ¿Qué sucede si necesita realizar un seguimiento del kilometraje? O guardar escaneos de recibos?

Hemos recopilado las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos para escanear recibos, rastrear gastos y registrar millas. Antes de llegar a ellos, hablemos un poco sobre por qué debería hacer un seguimiento de sus gastos en primer lugar..

Por qué debería usar el software de seguimiento de gastos

Si va a realizar un seguimiento de los gastos del IRS, es una buena idea utilizar un software de seguimiento de gastos. (Desafortunadamente, su aplicación de presupuesto personal. 5 Aplicaciones simples de presupuesto de iPhone para realizar un seguimiento de sus gastos. ¿De esas campanas y silbatos? Probablemente no sea suficiente.) Puede parecer una molestia al principio, pero a la larga, le ahorrará mucho tiempo y dinero..

usted podría solo guarde los recibos en papel, pero usar una aplicación de gastos facilitará el proceso. Si va a deducir los gastos de sus impuestos, existe una buena posibilidad de que esté recolectando muchos tipos diferentes de recibos de todo tipo de proveedores.

Los gastos médicos, de mudanza y de educación son comunes. Los propietarios de pequeñas empresas también pueden realizar un seguimiento de los gastos de mudanzas, compras comerciales, primas de seguros de salud y más.

El uso del software de seguimiento de gastos adecuado lo ayudará a almacenar, clasificar y recuperar los recibos que acumule durante el año.

Y si alguna vez ha sido auditado por el IRS sin recibos que mostrar, ya sabe cuánto vale. Incluso si no lo ha hecho, guardar esos recibos le ahorrará dinero. Vale la pena el pequeño esfuerzo que lleva.

Qué recibos debe guardar para el IRS?

Hay muchas posibles deducciones de impuestos por gastos, y averiguar si es elegible para ellos puede ser una molestia. Puede ser mejor realizar un seguimiento de sus gastos para cualquiera de las posibles deducciones y determinar si es elegible más adelante.

Por otro lado, si está utilizando un asesor financiero o un preparador de impuestos Cuándo contratar a un asesor financiero (y dónde encontrar uno) Cuándo contratar a un asesor financiero (y dónde encontrar uno) Contratar a un asesor financiero puede ser costoso, pero hay algunas veces en que vale la pena aquí. Aquí hay cinco de esos momentos, más recursos para encontrar el mejor profesional para su situación. , pueden averiguarlo y usar los recibos que ha guardado para ahorrar la mayor cantidad de dinero.

Estas son algunas de las deducciones más comunes para las que deberá guardar los recibos:

• Gastos medicos y dentales
• Gastos comerciales deducibles
• Kilometraje del vehículo para fines comerciales
• Gastos de viaje de negocios
• Contribuciones caritativas
• Gastos educacionales del maestro
• Venta de su casa

Hay otros también. Para ver si hay alguna deducción que podría aprovechar, consulte la página Créditos y deducciones para individuos del IRS. Si cree que alguna de estas deducciones podría aplicarse a usted, es una buena idea comenzar a guardar sus recibos hoy.

Si es propietario de un negocio, hay una página de crédito y deducciones para negocios que le resultará útil..

¿Cuánto tiempo debe guardar los recibos para fines fiscales??

Además de las copias digitales de los recibos, debe conservar los recibos físicos durante tres años..

Entonces, ¿por qué, si conserva copias físicas, debería usar un software de seguimiento de gastos? Porque hace tu vida mucho más fácil. No necesitará las copias físicas a menos que sea auditado, y su aplicación de seguimiento de gastos acelerará el proceso de presentación de impuestos.

Las mejores aplicaciones para el seguimiento de kilometraje y gastos

El mejor software de seguimiento de gastos para su situación particular depende de si realiza el seguimiento como individuo o como propietario de un negocio. Las personas que trabajan por cuenta propia y los propietarios de negocios generalmente necesitan realizar un seguimiento de más gastos y pueden necesitar más funciones organizativas de su aplicación.

Las personas, por otro lado, probablemente no guardarán demasiados recibos. Hay, por supuesto, excepciones. Si cree que necesitará una gran capacidad de escaneo de recibos, asegúrese de consultar la sección de negocios a continuación.

Primero, sin embargo, comenzaremos con aplicaciones para rastrear el kilometraje y los gastos de las personas..

Para individuos con pocos gastos: gastar gratis

Expensify es una de las mejores aplicaciones para rastrear el kilometraje y los recibos, sin importar si es una persona con pocos gastos o un ejecutivo que salta al mundo. Su versión gratuita es ideal para personas que necesitan 10 escaneos de recibos o menos cada mes.

SmartScan extrae la información relevante de cada recibo y la almacena en los servidores de Expensify, donde tiene espacio de almacenamiento ilimitado. Cuando llega la temporada de impuestos, tienes todo lo que necesitas a tu alcance.

Si comienza a necesitar más de 10 escaneos por mes, puede actualizar al plan Team, que discutiremos a continuación..

Descargar: Expensify para iOS | Android (gratis)

Para personas con recibos en papel y electrónicos: recibos de Wave

Los recibos de Wave, como Expensify, extraen la información relevante de sus escaneos de recibos, lo cual es excelente para el seguimiento de gastos. Pero también le permite reenviar recibos por correo electrónico a una dirección de correo electrónico donde también ingresará esa información en su cuenta.

Pocas personas solo tienen recibos en papel, por lo que esta funcionalidad puede ahorrarle mucho tiempo.

Y Wave es totalmente gratuito a menos que desee procesar pagos con tarjeta de crédito o nómina (que, si no trabaja por cuenta propia o es propietario de un negocio, probablemente no lo hará). Es difícil superar eso.

Descargar: Recibos de Wave para iOS | Android (gratis)

Para personas que registran muchas millas: MileIQ

El seguimiento de millas puede ser un dolor. Los contratistas independientes, los vendedores, los ejecutivos y otros profesionales pueden conducir miles de millas en un año y necesitan registrar todos esos viajes. MileIQ es una de las mejores aplicaciones para el seguimiento de kilometraje porque está casi completamente automatizado.

La aplicación sabe cuándo conduces y se ejecuta en segundo plano para realizar un seguimiento de tu kilometraje. Cuando termine su viaje, deslice hacia la derecha para viajes de negocios o hacia la izquierda para viajes personales. También puede usar sus funciones de personalización para facilitar aún más el registro y la categorización..

Con 40 registros de unidades gratis por mes, muchas personas pueden usar la aplicación sin pagar. También puede pagar $ 60 por año para obtener la versión Premium, que le brinda un seguimiento ilimitado de millas. (Curiosamente, si su empresa tiene una suscripción a Office 365 Business o Business Premium, puede obtener MileIQ gratis).

Descargar: MileIQ para iOS | Android (gratis)

Para dueños de negocios: QuickBooks

Debido a que es una aplicación de contabilidad con todas las funciones para las empresas, QuickBooks tiene sólidas funciones de seguimiento de gastos (también es el mejor software de contabilidad para autónomos. El mejor software de contabilidad que necesita todo freelance. costoso e incluso un delito. Si está cansado de la contabilidad manual, pruebe con un software de contabilidad). Los gastos se clasifican fácilmente para que no tenga que clasificarlos en el momento de los impuestos para determinar dónde deben deducirse.

QuickBooks aprende cómo categorizar automáticamente las transacciones a lo largo del tiempo, ahorrándole el tiempo y el esfuerzo de ingresarlas manualmente. Incluso puede personalizar sus categorías de gastos si su contador necesita información adicional.

Las aplicaciones móviles le permiten adjuntar imágenes de recibos a las transacciones sobre la marcha, y el plan Autónomo también le permite realizar un seguimiento del kilometraje. No hay una versión gratuita de QuickBooks, pero puede comenzar con $ 5 por mes en el plan de Autónomos o $ 7 por mes con Simple Start.

La mayor ventaja de usar QuickBooks como software de seguimiento de gastos es que le brinda todo lo que necesita para administrar la contabilidad de su negocio.

Descargar: QuickBooks para iOS | Androide

Para autónomos: cosecha

Harvest es mejor conocida como una herramienta de seguimiento del tiempo La mejor aplicación de seguimiento del tiempo para Android, iOS y escritorio La mejor aplicación de seguimiento del tiempo para Android, iOS y escritorio Le mostramos cómo el seguimiento del tiempo puede beneficiarlo a usted o su equipo, qué buscar para el software de seguimiento a tiempo y la mejor aplicación multiplataforma que pudimos encontrar para el trabajo. , pero también incluye algunas funciones excelentes para el seguimiento de gastos. Puede tomar una foto rápida de un recibo para registrar el gasto e incluso puede marcarlo como facturable para incluirlo en la próxima factura de un cliente.

Debido a que se integra con QuickBooks, puede importar sus gastos y tenerlos listos para deducir cuando llegue la temporada de impuestos.

Puedes usar Harvest gratis para hasta dos proyectos. Si desea incluir más proyectos, está buscando $ 12 por mes, que es más que muchas de las otras opciones disponibles. Dicho esto, le ofrece excelentes funciones de seguimiento del tiempo e incluso le permite enviar facturas y estimaciones.

Descargar: Harvest para iOS | Android (gratis)

Comience a rastrear recibos y gastos por impuestos

Puede parecer una molestia, pero usar una aplicación para rastrear el kilometraje, los recibos y otros gastos le ahorrará dinero a largo plazo. Y con una gran cantidad de excelentes opciones de aplicación de seguimiento de gastos, no hay razón para no comenzar de inmediato.

Cuanto antes comience, más fácil será cuando llegue el día de los impuestos el próximo año Las mejores estrategias para reclamar una declaración de impuestos este año Las mejores estrategias para reclamar una declaración de impuestos este año A nadie le gusta pagar impuestos. Pero tenemos que hacerlo. Un buen software de impuestos no solo puede ayudarlo a declarar impuestos sin esfuerzo, sino que también puede minimizar su carga impositiva a veces. .