Cómo configurar un correo electrónico fuera del servicio de respuesta de Office en Outlook

¿Qué obtienes cuando combinas unas vacaciones de dos semanas con una vida laboral ocupada? Un proyecto gigante que lo espera una vez que regrese a casa, ¡solo revisando todos esos correos electrónicos! Espere: ¿por qué no habilitar el Servicio de respuesta fuera de la oficina en Outlook y automatizar algunas de esas respuestas??

Aquí en MakeUseOf, hemos cubierto cómo hacer esto en Gmail, como las instrucciones del respondedor de vacaciones de Tina Cómo configurar un correo electrónico de respuesta fuera de la oficina antes de viajar Cómo configurar un correo electrónico de respuesta fuera de la oficina antes de continuar un viaje ¿No te gustaría ir de vacaciones sabiendo que no tienes que revisar tu correo electrónico? Si no puede confiar en un asistente mientras está fuera, recurra a los autorespondedores en Gmail. y el método de Mark de hacerlo usando un filtro de correo electrónico. Crear una respuesta automática de correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail Crear una respuesta automática de correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail. El único cliente que aún no hemos cubierto es Outlook. Desafortunadamente, a diferencia de Gmail, la versión gratuita de Outlook.com no ofrece la función de respuesta Fuera de la oficina. Sin embargo, si tiene Outlook 2010 y una cuenta en un servidor MS Exchange, que muchas compañías proporcionan a los empleados, entonces tiene suerte.

Uso del respondedor fuera de la oficina en Outlook

Microsoft ha hecho extremadamente sencillo configurar un sistema automatizado que enviará respuestas instantáneas a cualquier persona que le envíe un correo electrónico mientras esté fuera de su oficina. No importa si es solo durante 24 horas o durante unas vacaciones de 2 semanas, puede configurar el cliente de Outlook para que responda exactamente como lo desee y durante el tiempo que lo necesite..

Para acceder a esta configuración en Outlook 2010, bajo el botón Logotipo de Windows, seleccione Información. Aquí, verás un gran botón que dice “Respuestas automáticas” con una puerta y un ícono de flecha.

Haga clic en el botón Respuestas automáticas para iniciar la herramienta Fuera de la oficina de Outlook. La ventana emergente que verá es mucho más avanzada de lo que cree. A primera vista, es una forma rápida de habilitar “Enviar respuestas automáticas” y simplemente escriba una nota rápida que Outlook enviará automáticamente en su nombre a cualquier persona que le envíe un correo electrónico. Cualquier usuario de Google+ puede enviarle correos electrónicos en Gmail ahora (y aquí está cómo deshabilitarlo) Cualquier usuario de Google+ puede enviarle correos electrónicos en Gmail ahora (y Aquí está cómo deshabilitarlo) Desde hoy, cualquier usuario de Google+ podrá enviarle un mensaje en su Gmail. Para enviar un mensaje, todo lo que necesita hacer es agregar a esa persona a su Google+. .

Sin embargo, después de una inspección más cercana, verá que hay mucha más funcionalidad aquí de lo que parece..

En primer lugar, puede definir un intervalo de fechas específico para habilitar la función de respuesta automática, de modo que cuando regrese de sus vacaciones, no tenga que preocuparse por recordar apagarlo.!

También notará que hay dos pestañas. La de la izquierda es para configurar una respuesta automática No me envíe mensajes de texto: Responda automáticamente los mensajes de texto mientras esté ocupado No envíe mensajes de texto: Responda automáticamente los mensajes de texto mientras esté ocupado solo para las personas que le envían correos electrónicos desde el interior del empresa.

La pestaña de la izquierda es donde puede configurar una respuesta específica para cualquier persona que le envíe un correo electrónico desde fuera de su empresa.

Configurar reglas de correo electrónico

Notarás que en la parte inferior de esta ventana, hay un pequeño botón aparentemente insignificante etiquetado “Reglas… ”

Este botón es realmente bastante significativo porque le permite definir mejor cómo Outlook responderá automáticamente definiendo personas específicas, palabras en el asunto o el cuerpo, o si el correo electrónico se envió directamente o CC.

Puedes crear reglas muy específicas aquí. Por ejemplo, puede crear una regla que indique que si su madre le envía un correo electrónico, puede reenviar ese correo electrónico a una cuenta personal que estará monitoreando durante sus vacaciones (o enviarlo directamente a la basura, dependiendo de su relación con su madre).

Se vuelve aún más interesante cuando haces clic en el “Avanzado… ” botón.

Aquí, puede definir más detalles sobre qué mensajes desea responder de una manera diferente a la respuesta automática estándar. Puede elegir mensajes de un tamaño superior o inferior, cuándo se recibieron, su nivel de importancia y más.

Crear un respondedor fuera de la oficina con reglas de correo electrónico

Saikat proporcionó algunos consejos sobre el uso de filtros de Outlook. Sugerencia de MS Outlook: Cómo organizar automáticamente los correos electrónicos entrantes. Sugerencia de MS Outlook: Cómo organizar automáticamente los correos electrónicos entrantes antes, y Jack hizo lo mismo con los filtros de Google, Hotmail y Yahoo. , Yahoo Mail y Outlook Cómo configurar filtros de correo electrónico en Gmail, Yahoo Mail y Outlook El filtro de correo electrónico es su mejor herramienta para mantener su bandeja de entrada ordenada y organizada. Aquí le mostramos cómo configurar y usar filtros de correo electrónico en Gmail, Yahoo Mail y Outlook. . Si lo piensa, el Servicio de respuesta fuera de la oficina es en realidad una versión alternativa de lo que podría hacer si hace clic en Administrar reglas desde el menú de Outlook.

Con el Asistente de reglas, simplemente desplácese hacia abajo hasta la opción para buscar mensajes “recibido en un lapso de datos específico”.

Defina ese lapso de fecha como desde el momento en que se va de vacaciones hasta el momento en que planea regresar a casa.

Finalmente, todo lo que tiene que hacer es definir qué respuesta o acción desea que tome la regla cuando los mensajes entrantes cumplan con este criterio, y esencialmente tiene un respondedor fuera de la oficina!

Como puede ver, ¡no hay razón para que no pueda responder a correos electrónicos incluso cuando está de vacaciones! Todo lo que tiene que hacer es tomarse el tiempo para decirle a Outlook cómo le gustaría que respondiera por usted, y la gente pensará que es tan productivo como siempre, incluso cuando está sentado en una playa tomando una margarita.

¿De qué maneras creativas utiliza el Servicio de respuesta fuera de la oficina de Outlook?? ¿Tienes algunos buenos consejos o historias que contar? Compártelos en la sección de comentarios a continuación!

Créditos de imagen: mano robot a través de Shutterstock