Cómo configurar un correo electrónico fuera de la oficina de respuesta antes de ir de viaje

¿No te gustaría ir de vacaciones sabiendo que no tienes que revisar tu correo electrónico? Si no puede confiar en un asistente para que atienda su comunicación digital mientras está fuera, un mensaje de "fuera de la oficina" es la mejor opción..

Aquí hay algunos consejos sobre cómo configurar un autoresponder con Gmail y qué tener en cuenta.

Reduzca la carga antes de irse

Asegúrese de limpiar su bandeja de entrada 6 formas de recuperar su bandeja de entrada de correo electrónico 6 maneras de reclamar su bandeja de entrada de correo electrónico ¿Hay algo más útil, frecuente y frustrante como una bandeja de entrada de correo electrónico? Ha existido desde siempre y seguimos usándolo, y mientras sigamos usándolo, la gente como yo lo hará ... y responderá a las solicitudes abiertas antes de que te vayas. Comunica que estarás lejos. Por ejemplo, puede agregar las fechas de su tiempo de ausencia programado a su firma de correo electrónico. Usted también puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico Usted también puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico Una firma le dice algo sobre una personalidad. Así como dos personas apenas escriben igual, también firman de manera diferente. Así surgió la "ciencia" de la grafología. Pero la era digital y el correo electrónico ... durante una semana o dos antes de su viaje. De esa forma, es menos probable que tus contactos inunden tu bandeja de entrada cuando te hayas ido.

Si aún no tiene un sistema para administrar su correo electrónico, este es el momento de familiarizarse con el Diagrama de flujo de la Bandeja de entrada cero Mantener la Bandeja de entrada cero diariamente con este diagrama de flujo Mantener la Bandeja de entrada cero diariamente con este diagrama de flujo Personalmente, trato de mantener la Bandeja de entrada cero a pesar de recibir más de 500 correos electrónicos a diario. Eso es cero correos electrónicos no leídos, es cierto, me dirijo a todos los correos electrónicos que me envían todas las mañanas. Y confía ... Brevemente, elimine los correos electrónicos que no sean relevantes, delegue tareas que no pueda resolver usted mismo, resuelva tareas de inmediato si tardan menos de dos minutos, o póngalas en su lista de tareas pendientes si tardan más que eso.

También es posible que desee darse de baja de los boletines informativos por correo electrónico. Limpie su bandeja de entrada: desuscríbase rápidamente de varios boletines informativos con estas herramientas. Limpie su buzón de entrada: desuscríbase rápidamente de varios boletines informativos con estas herramientas. La mayoría de los boletines que llenan nuestra bandeja de entrada no venden medicamentos ni ofrecen premios en metálico; son boletines genuinos de compañías confiables a las que nos suscribimos ..., si se va por un período prolongado.

Prepare su respuesta automática de correo electrónico

No importa qué tan bien comunique sus vacaciones programadas, las personas aún intentarán ponerse en contacto con usted. Un autoresponder les recordará su ausencia. Sigue esta estrategia:

• Añadir información de contacto para asuntos urgentes a su contestador automático. Esta podría ser la dirección de correo electrónico de un colega de confianza o un número de teléfono bajo el cual puede ser localizado en caso de emergencia..
• Configurar el autoresponder solo para personas en su lista de contactos. Esto evita que personas al azar obtengan su número de emergencia u otros datos de contacto.
• Preparar reenviar correos electrónicos importantes. Si espera escuchar a alguien específico o sobre un tema en particular, asegúrese de que esos correos electrónicos importantes se envíen a un colega que pueda responder de inmediato.

Configurar el servicio de respuesta de vacaciones de Gmail

Puedes encontrar Gmail's Respondedor de vacaciones bajo configuraciones generales. Haga clic en la rueda dentada en la esquina superior derecha de su bandeja de entrada y desplácese hasta la parte inferior de la General lengüeta. Elige las fechas, redacta tu mensaje en WYSIWYG (texto formateado / enriquecido) o Texto sin formato, y encienda el contestador de vacaciones. Para evitar que extraños o spammers obtengan información de contacto adicional o sepan que su cuenta de correo electrónico está activa, seleccione solo envíe una respuesta a las personas en sus Contactos. Gmail te permite configurar una primera y una opcional último día, lo que significa que no tendrá que recordar apagar el autoresponder cuando regrese.

Reenviar correos electrónicos seleccionados utilizando filtros de Gmail

El respondedor de vacaciones es un mensaje estándar que, mientras está activo, se envía a cualquier persona (en su lista de contactos) que le envíe un correo electrónico. Como se mencionó anteriormente, algunos correos electrónicos pueden requerir una respuesta inmediata y personal. Aquí es donde entran los filtros de Gmail.

Tenga en cuenta que en Gmail solo puede reenviar correos electrónicos a direcciones de correo electrónico confirmadas. Si desea reenviar correos electrónicos a un colega, necesitará su ayuda. Haga clic en la rueda dentada en la esquina superior derecha de su bandeja de entrada de Gmail, seleccione Configuraciones, y cambiar a Reenvío y pestaña POP / IMAP. Haga clic en el Agregar una dirección de reenvío botón, ingrese la dirección de correo electrónico de reenvío y haga clic próximo para activar el correo electrónico de confirmación. Su colega recibirá un código e instrucciones sobre cómo confirmar la solicitud. Si le reenvían el correo electrónico, también puede ingresar el código de confirmación usted mismo para verificar su dirección de correo electrónico.

Para configurar su filtro, expanda las opciones de búsqueda sobre su bandeja de entrada de Gmail. Ingrese la dirección de correo electrónico del remitente en el desde campo o palabras clave en el tema o tiene las palabras campo. Puede agregar varias direcciones de correo electrónico y usar operadores de búsqueda Mejore en la búsqueda de cosas con motores de búsqueda: Explicación de la lógica de búsqueda booleana Mejore en la búsqueda de cosas con motores de búsqueda: Explicación de la lógica de búsqueda booleana Solo le toma a los miles de servidores de Google medio segundo consultar aproximadamente 50 mil millones de páginas indexadas, le lleva mucho más tiempo escanear solo la primera página de resultados de búsqueda. Además de eso, ... para conectar varias palabras clave.

Hacer clic crear filtro con esta búsqueda en la parte inferior derecha y en la siguiente ventana, elija su acción. En el ejemplo que se muestra a continuación, seleccioné una dirección de correo electrónico de reenvío y apliqué una etiqueta al correo electrónico reenviado. Si hace lo mismo, puede identificar rápidamente los correos electrónicos reenviados en función de su etiqueta una vez que regrese de sus vacaciones.

En lugar de reenviar correos electrónicos, también puede configurar una respuesta personalizada personalizada Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas ¿No tiene tiempo para preparar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? ¡Prueba los correos electrónicos enlatados! Piense ... para remitentes o temas específicos. Yaara explicó previamente cómo funciona exactamente eso.

Preparaciones finales antes de partir

Sería bastante decepcionante si su sistema cuidadosamente configurado fallara. Imagine el estrés a su regreso. Es esencial que pruebe sus mensajes y reenvíos fuera de la oficina antes de irse. Puede usar su propia dirección de correo electrónico secundaria y filtros ficticios para probar autorespondedores, filtros y reenvíos.

Lo que sería igualmente vergonzoso es que su respondedor de vacaciones permanezca activo mucho después de que haya regresado a casa. Si tiene una lista de tareas pendientes o un calendario, cree una tarea o programa para desactivar el autoresponder y / o los filtros a su regreso.

Aquí hay un pequeño resumen de todo el procedimiento de Steve Dotto:

Qué hacer cuando regrese

Con suerte, su sistema funcionó y su amigable colega se ocupó de todos los correos electrónicos urgentes. Cuando esté listo para abordar su bandeja de entrada, siga estos pasos:

• Apague el contestador de vacaciones.
• Deshabilitar filtros y reenvíos específicos de vacaciones.
• Revise su bandeja de entrada utilizando la estrategia Inbox Zero. 4 pasos simples para lograr y mantener Inbox Zero en Gmail. 4 pasos simples para lograr y mantener Inbox Zero en Gmail, descritos anteriormente..
• Verifique su carpeta Enviados o una etiqueta que utilizó para ver qué correos electrónicos se reenviaron o recibieron una respuesta enlatada.
• Póngase en contacto con colegas que manejan correos electrónicos urgentes y pídales que lo pongan al día.
• Seguimiento donde sea necesario.
• Vuelva a suscribirse a los boletines si es necesario.

¿Se puede hacer esto en otros clientes de correo electrónico??

Ciertamente. Puede configurar filtros de respuesta automática en Thunderbird Cómo configurar Mozilla Thunderbird para respuestas automáticas y correos electrónicos programados Cómo configurar Mozilla Thunderbird para respuestas automáticas y correos electrónicos programados Si el correo electrónico se siente abrumador, puede ser el momento de configurar respuestas y correos electrónicos programados. Aquí se explica cómo hacerlo en Mozilla Thunderbird, el cliente de correo electrónico de escritorio multiplataforma, gratuito y de código abierto. , que hemos cubierto anteriormente. Outlook también le permite configurar avisos fuera de la oficina.

¿Está utilizando otro cliente de correo electrónico o tiene más consejos para manejar los respondedores automáticos de correo electrónico? Habla y comparte tus preguntas o ideas en los comentarios!

Crédito de la imagen: Inbox Zero por hyperdashery a través de Flickr