Michael Cain
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Mail Merge es como uno de esos viejos amigos a los que no has llamado durante años. Subestimado e ignorado, hasta el día en que los necesite con urgencia..
Simplemente no se da cuenta de su potencial hasta que se le delegue el trabajo de administrar unos cientos de invitaciones en el último minuto. Tal vez, son un montón de invitaciones de boda o una alerta roja a un inminente apocalipsis zombie. O podría ser algo inocuo, como imprimir un montón de etiquetas de dirección e insignias de nombre.
No te preocupes Puede enviar correos electrónicos masivos personalizados con Microsoft Outlook 2016 en pocos minutos con unos pocos clics. Y salva el día.
¿Cuándo debe usar la combinación de correspondencia??
Antes de avanzar, la combinación de correspondencia se usa cuando desea crear varios documentos que son básicamente iguales pero donde cada documento contiene detalles únicos. Los correos electrónicos comparten el mismo formato y el mismo texto y gráficos, si los hay. Por ejemplo, las invitaciones donde el texto permanece igual pero el nombre, la dirección o incluso los bits de asunto son únicos para cada.
Combinación de correspondencia: a diferencia de enviar un mensaje por correo electrónico a un grupo de personas - convierte a cada destinatario del mensaje en el único destinatario.
El mejor uso que he encontrado hasta ahora para ellos: usar el correo electrónico masivo como una herramienta de búsqueda de empleo con detalles personalizados para cada empleador.
La función de combinación de correspondencia utiliza dos partes:
- los documento constante principal (aquí: Microsoft Word) donde escribe el cuerpo del correo electrónico.
- los fuente de datos modificable (aquí: Contactos de Microsoft Outlook) que suele ser la dirección y el nombre del destinatario.
Estos dos son “fusionado”. Dado que Outlook forma parte del conjunto de aplicaciones de Microsoft Office, se puede usar esta función para enviar correos masivos, cada uno personalizado para un contacto diferente. No es spam, aunque supongo que en las manos equivocadas, la combinación de correspondencia se puede utilizar para bombardear con correos electrónicos no solicitados.
Microsoft Office le permite usar diferentes fuentes de datos para los detalles de la dirección; por ejemplo, puede usar una hoja de cálculo de Excel Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel ¿Todavía ¿usa copiar y pegar para crear etiquetas, tarjetas de identificación u otras comunicaciones masivas personalizadas? Mail Merge, una sencilla herramienta de automatización de Microsoft Office, le permitirá imprimir sus etiquetas en segundos. o incluso una base de datos de Access. Aquí, usará sus contactos de Microsoft Outlook para enviar los correos electrónicos.
Prepare su grupo de contactos para la combinación de correspondencia
Entonces, analicemos los pasos después de iniciar Microsoft Outlook.
1. Abrir Gente para mostrar la lista de tus contactos.
Seleccione los contactos (CTRL + clic) que desea incluir en la lista de correo electrónico personalizada. Para facilitar la administración de una gran lista, use el Ordenar opciones disponibles (haga clic en la flecha desplegable junto a Todos) Para hacerlo más manejable, puede ordenar por Categorías a través del mismo menú desplegable.
Hacer nota: La combinación de correspondencia no funciona con listas de distribución.
2. Seleccione Unificación de correo desde Cinta de opciones> Inicio> Grupo de acciones.
3. En la pantalla Contactos de combinación de correspondencia que debería ver ahora, elija Solo contactos seleccionados si el correo electrónico personalizado está destinado a un grupo selecto de contactos. En la sección de opciones de fusión a continuación, seleccione los siguientes parámetros.
- Tipo de Documento: Cartas de formulario
- Combinar para: Email
- Línea de asunto del mensaje: La línea de asunto no cambiará para todos los correos electrónicos..
4. Haga clic en Okay y luego se iniciará Microsoft Word para que redacte el mensaje personalizado.
Escribir el mensaje personalizado en Microsoft Word
La pestaña Envíos en la cinta de opciones se encuentra en la parte frontal y central. Aquí, querrá comenzar su correo electrónico masivo con una línea de saludo personalizada. Desde el Mailings pestaña en Microsoft Word, seleccione Línea de saludo.
Como puede ver, el cuadro de diálogo ha rellenado previamente el nombre del Sr. Randall. Esto es solo un marcador de posición para los nombres de su lista de contactos. Justo debajo de eso, puede consultar una vista previa de los nombres de su lista. Puede personalizar las entradas con las opciones dadas aquí.
Tenga en cuenta que los campos de combinación provienen de los encabezados de columna en su lista de correo. Entonces, si hay una falta de coincidencia, use Campos de partido para garantizar que la fusión se mantenga precisa. Si un campo que quieres dice “No coinciden”, seleccione la lista desplegable para ese campo y luego elija el nombre de columna que coincida con esa columna en su lista.
Cuando haces clic Okay y salga de aquí, se coloca un marcador de posición para la línea de saludo (Estimado Sr. ...) en el documento de Word.
Recuerda esto: Puede ingresar información adicional al documento con campos adicionales.
Haga clic en Insertar campo de fusión. Estos datos deben estar presentes en su fuente de datos original, que es en este caso, la información de Contactos en Microsoft Outlook. Los ejemplos incluyen: dirección particular, teléfono particular, cargo, etc. Puede ver la lista completa al hacer clic en la pequeña flecha desplegable.
Formatear el saludo. Para formatear la línea de saludo de la manera que desee, resalte todo el campo, incluidas las marcas en cada extremo. Ve a la Casa pestaña y usar la configuración de fuente. Además, configure el Espaciado entre líneas para asegurarse de que el espacio entre líneas coincida con el espacio en el resto de su documento.
Escriba el mensaje ahora
El comienzo del mensaje es el marcador de posición <> y / o cualquier otro campo que haya insertado con la ayuda de campos de combinación adicionales. Redacta tu mensaje. Recuerde, este es un correo electrónico masivo en su mejor momento. Por lo tanto, asegúrese de usar toda la etiqueta de correo electrónico que pueda reunir.
Cuando el cuerpo del correo electrónico esté listo, haga clic en Finalizar y combinar> Enviar mensajes de correo electrónico.
los Fusionar a correo electrónico se abre el cuadro de diálogo. Hacer clic Okay.
MS Word hace el trabajo de publicar automáticamente los correos electrónicos en un instante. Word envía un correo electrónico individual a cada dirección. No puede CC o BCC otros destinatarios, y usted no puede agregar archivos adjuntos al correo.
Puede guardar el documento que utilizó para la combinación de correspondencia, ya que también guarda el enlace con la fuente de datos, es decir, los contactos. Cuando abra el documento de combinación de correspondencia, elija Sí cuando Word le pide que mantenga la conexión.
Agregue este ahorro de tiempo a su conjunto de herramientas de correo electrónico
Una vez que lo domines, todo el proceso lleva apenas unos minutos de principio a fin. Al mismo tiempo, se necesita componer un correo electrónico para una sola persona, ahora puede hacerlo para un grupo. No importa cuán grande sea el grupo.
Además, es un buen comportamiento de correo electrónico grupal usar el nombre de un destinatario como saludo. Le da un toque más personal al correo electrónico. Algo, a un correo electrónico CC-ed le falta muchísimo.
A continuación, puede intentar combinar correspondencia para imprimir cartas, etiquetas y sobres. También es posible que desee obtener información sobre métodos sencillos para fusionar archivos PST de Microsoft Outlook Cómo fusionar archivos PST de Microsoft Outlook: 5 métodos sencillos Cómo fusionar archivos PST de Microsoft Outlook: 5 métodos sencillos Un archivo PST de Outlook contiene todos los datos de su bandeja de entrada. Si tiene varios archivos PST de Outlook, ¿cómo puede combinarlos todos? . ¿Tienes hambre de más consejos de Outlook? Entonces es hora de explorar las características poco conocidas de Outlook 10 Características ocultas de Microsoft Outlook que se usan con poca frecuencia 10 Características ocultas de Microsoft Outlook que se usan con poca frecuencia Microsoft Outlook tiene muchas características. Use estas características de Outlook menos conocidas y mejore su flujo de trabajo de correo electrónico !