Cómo priorizar tareas con el sistema de productividad de matriz Eisenhower

Las aplicaciones de la lista de tareas están de moda en estos días. La ciencia ha demostrado que las listas realmente fomentan la productividad, y puede aumentar aún más la productividad utilizando trucos como hacer pública su lista de tareas. Algunas personas incluso usan sus bandejas de entrada de correo electrónico como listas de tareas.

Pero, ¿qué pasa si has probado todo eso y nada de eso funciona??

Por suerte para usted, métodos de productividad alternativos 5 nuevas técnicas de productividad que probablemente no haya escuchado 5 nuevas técnicas de productividad que probablemente no haya escuchado Si todavía está buscando la mejor manera de aumentar su productividad, pruebe una de estas mejores alternativas para Pomodoro y GTD. Recuerde dejar de buscar una vez que encuentre una solución "suficientemente buena". existe. Y si encuentra que las listas de tareas regulares son demasiado problemáticas o abrumadoras, le recomendamos que pruebe una técnica antigua pero efectiva llamada Eisenhower Matrix.

¿Qué es la matriz de Eisenhower??

La matriz de Eisenhower es una cuadrícula de cuadros 2 × 2. La fila superior es para tareas que son “Importante” mientras que la fila inferior es para tareas que son “No importante.” Al mismo tiempo, la columna izquierda es para tareas que son “Urgente” mientras que la fila derecha es para tareas que son “No urgente.” Así es como se ve:

Para la mayoría de las personas, los términos Importante y Urgente son sinónimos, así que tomemos un momento para definir la diferencia entre ellos:

• Importante - Tareas que contribuyen a sus objetivos y valores a largo plazo, ya sean personales, profesionales, etc. La importancia se trata pertinencia. Una forma de decidir si una tarea es importante es preguntarse: “¿Puedo alcanzar mis objetivos y ser fiel a mis valores si me salteo esta tarea??”
• Urgente - Tareas que deben ser manejadas al final del día. Si su horario tiene más margen de maniobra, es posible que prefiera al final de la semana. De cualquier manera, la urgencia se trata de hora. Una forma de decidir si una tarea es urgente es preguntarse: “¿Cuándo es la fecha límite para esta tarea??”

Antes de que pueda decidir si una tarea es importante o no, debe conocer sus propios objetivos y valores. Para muchos, la progresión profesional es un objetivo a largo plazo, por lo que las tareas directamente relacionadas con eso son importantes. O si valoras más a la familia, entonces llegar a casa a tiempo puede ser importante.

Pero, ¿cómo puede una tarea ser urgente pero no importante? Recuerda que la urgencia es solamente ya era hora. Piensa en la fecha límite. Supongamos que hoy es el Día Internacional del Café y su cafetería local está regalando cafés gratis. Si no aprovecha eso hoy, se pierde la oportunidad, pero el café gratis no tiene relevancia para sus objetivos o valores a largo plazo. Es urgente, pero no importante..

Usando estas definiciones, se hace más fácil describir los tipos de tareas que pertenecen a cada uno de los cuatro cuadros. Incluso podemos pensar en la matriz de esta manera:

¿Por qué usar la matriz de Eisenhower??

La matriz de Eisenhower es simplemente una forma de prioriza tus tareas.

Las listas de tareas pendientes son excelentes para el seguimiento qué debe hacerlo, pero no siempre es fácil determinar cual Las tareas tienen mayor prioridad. Yo personalmente nunca he usado el “Prioridad” aparece en cualquier aplicación de lista de tareas porque siempre termino etiquetando todo como “Alta prioridad” - y cuando todo es de alta prioridad, nada es.

Además, cuando mira una lista de tareas y ve 30 tareas acumuladas, ¿cómo decide qué tarea abordar?? “Comience con lo más fácil,” algunos dicen. “No, empieza con lo más difícil,” otros dicen. ¿Pero qué es fácil y qué es difícil? Nunca es en blanco y negro. Muchas veces, he perdido 10, 15 o incluso 30 minutos solo tratando de elegir mi tarea!

Tantas tareas ¿Por dónde empiezo??

Por eso brilla la matriz de Eisenhower. A diferencia de una sola lista de tareas pendientes, la matriz se prioriza a sí misma. Te dice cual tarea a manejar a continuación. Reduce la carga cognitiva porque solo los cuadros Ahora y Más tarde realmente importan. Y si alguna vez tiene poco tiempo, le ayuda a ver qué tareas puede omitir.

Además, la matriz tiene otros dos beneficios menores. Primero, te obliga a ser más consciente de cada tarea. En lugar de poner todo en una gran pila de tareas desordenadas, usted decide activamente si las tareas merecen su tiempo por adelantado, manteniendo su lista real de tareas pendientes. En segundo lugar, te recuerda constantemente tus objetivos y valores..

El único problema es que la matriz de Eisenhower puede ser un poco complicada al principio. En particular, los nuevos usuarios tienden a ser tropezados por los cuadros Delegado y Trivial. Ahí es una curva de aprendizaje, así que veamos un ejemplo práctico de cómo configurar una matriz, organizar tareas y completar un día.

Cómo usar la matriz de Eisenhower

A pesar de que la matriz de Eisenhower es conceptualmente un cuadrado de cuatro cuadros, prácticamente puede abordarlo como cuatro listas de tareas separadas: una lista Ahora, una lista Delegado, una lista Posterior y una lista Trivial. Las dos listas urgentes van antes que las listas no urgentes..

Me parece que Trello es increíble para esto. Establezca un tablero para cada esfera de su vida (por ejemplo, personal, profesional, iglesia, pasatiempo) y configure estas cuatro listas en cada uno de los tableros. O si no tiene mucho que hacer, podría usar un tablero para todas las tareas. Tu decides. ¿No te gusta Trello? Considere estas herramientas alternativas de Kanban ¡Adiós, Trello! 5 Herramientas de tablero Kanban gratuitas alternativas ¡Adiós, Trello! 5 Herramientas de tablero Kanban gratuitas alternativas Trello es una aplicación increíble para la gestión de proyectos y la organización de sus tareas. Pero hay otras aplicaciones kanban que podrían ser ideales para sus tareas. Hablemos de las mejores alternativas de Trello. .

Una vez que sus listas estén listas, puede comenzar a agregar tareas:

Digamos que usted es un empleado de oficina tradicional que quiere usar la matriz Eisenhower para ser más productivo en el trabajo. Este será el escenario que impulsa el resto de este ejemplo, pero de lo contrario debería ser fácil aplicar estos conceptos.

¿Qué hay en tu plato para hoy? Lo primero que viene a la mente: correo electrónico. Creemos una tarea para llegar a la bandeja de entrada cero, que es urgente (el correo electrónico debe vaciarse diariamente) e importante (aquí estamos hablando de correos electrónicos relacionados con el trabajo):

Hoy es el Día del Pretzel en la oficina y anhelas un pretzel gratis con las obras. Esto puede ser urgente, pero no es importante:

Su jefe le recuerda que el informe de documentación del último proyecto de su equipo debe presentarse antes de las 4 PM, lo cual es urgente e importante:

También le recuerda que la solicitud de presupuesto de su equipo para su próximo proyecto debe presentarse antes del final del día del viernes. Esto es importante, pero no urgente:

El gerente de la oficina acude a usted y le dice que los suministros de papel y tinta se están agotando. Debe realizar un pedido lo antes posible, pero esto no tiene mucho que ver con los objetivos o valores de su carrera:

Es principios del verano (en este escenario) y la oficina se está volviendo demasiado bochornosa con la estación húmeda. La productividad de todos se dispararía con un buen deshumidificador, sin mencionar todos los otros beneficios de reducir la humedad. 4 Beneficios para la salud de controlar la temperatura y la humedad en el hogar. 4 Beneficios para la salud de controlar la temperatura y la humedad en el hogar. productos para el hogar? Está bien. Una o dos compras inteligentes podrían mejorar drásticamente su calidad de vida en el hogar. .

Haces una nota para mencionar esto, pero no es urgente ni importante:

Y así sigue y sigue. Las reuniones surgen, la planificación debe hacerse, recuerdas las cosas que quieres hacer, etc. Eventualmente, tu matriz (es decir, listas) se llenará, y la mejor parte es que es mucho menos intimidante que una lista maestra de tareas:

Siempre que esté libre para otra tarea, simplemente comience por la izquierda y muévase a la derecha. Debe abordar todo en las listas Ahora y Delegar antes de preocuparse por las listas no urgentes.

Si tu poder delegue, aborde primero la lista de delegados y descargue tantas de esas tareas como pueda. Luego revisa la lista Ahora. Una vez que pase por la lista Ahora, considere su día como un éxito. Ahora puede obtener una ventaja inicial en la lista Más tarde o finalizar el día temprano.

Si tu hipocresía delegado, comience con la lista Ahora. Si pasa por la lista Ahora y tiene más tiempo, tiene una opción: tratar la lista Delegado como una lista Ahora, adelantarse en la lista Más tarde o terminar el día temprano. En la práctica, es probable que desee alternar entre tareas de delegado y posteriores..

Al final del día, revise la lista de delegados y elimine todas las tareas cuyos plazos hayan pasado. Guarde las que aún puede hacer. Guárdalos para mañana.

Al comienzo del día siguiente, revise la lista Más tarde y decida qué tareas son ahora urgentes. Cambie a la lista Ahora. Haga lo mismo para la lista Trivial, excepto cambiar esas tareas a la lista Delegado. Agregue cualquier tarea nueva que surja a lo largo del día. Enjuague y repita.

Cuando las listas de tareas no funcionan para usted

Tenga en cuenta que puede modificar la matriz de Eisenhower como lo desee. Por ejemplo, en lugar de usarlo para guiar todo el día, puede ordenar su correo electrónico con su propia matriz. Aquí está la solución de clasificación de correo electrónico más decisiva que necesitará. Aquí está la solución de clasificación de correo electrónico más decisiva que necesitará. siempre estás al tanto de tus mensajes de correo electrónico. Solo necesita cuatro etiquetas o carpetas para administrar su bandeja de entrada y reducir el estrés de su correo electrónico. . Todo el concepto de urgencia / importancia puede resultar útil en todo tipo de casos más allá del trabajo y el correo electrónico..

Mucha gente ha encontrado un gran éxito con la matriz de Eisenhower. Pero si has llegado a este punto y no crees que ayude, está bien. Sigue buscando el método que funcione para ti. Cuando todo está dicho y hecho, la única técnica de productividad que importa La mejor herramienta de productividad es la que realmente usa La mejor herramienta de productividad es la que realmente usa En un mundo que persigue la productividad, cada nueva y brillante aplicación de productividad promete algo nuevo. ¿Pero perdemos algo cuando cambiamos nuestras aplicaciones de productividad con demasiada frecuencia? es el que realmente usas.

¿Le resulta útil la matriz de Eisenhower? Si no, ¿qué técnica de productividad utiliza para mantenerse organizado y adelantado? Comparte con nosotros en los comentarios a continuación!

Crédito de la imagen: Amy Bull a través de Shutterstock.com