Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel

  • Joseph Goodman
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La combinación de correspondencia puede ahorrarle tiempo y esfuerzo, así que aprenda el proceso de principio a fin con esta guía.

Casi todos los que están familiarizados con la suite Office han oído hablar de la combinación de correspondencia, pero muchos no saben exactamente cómo se lleva a cabo el proceso. Es más fácil de lo que piensas, siempre que tengas claro cómo configurar tus documentos de antemano y combinarlos en Word.

Una vez que esté en funcionamiento, usará esta función para crear todo, desde tarjetas de índice personalizadas Cómo hacer tarjetas de índice en Microsoft Word 2016 Cómo hacer tarjetas de índice en Microsoft Word 2016 Las tarjetas de índice son una de las mejores herramientas de organización de información y ayudas de memoria debido a su simplicidad. Diseñe el suyo propio con Microsoft Word y estos consejos. a un correo masivo en su lugar de trabajo. La combinación de correspondencia solo es desalentadora por primera vez, y puedes demostrarlo por ti mismo a través de este tutorial.

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Cómo configurar el documento fuente

La combinación de correspondencia funciona rellenando campos específicos en un documento con datos de otra fuente, generalmente una base de datos u hoja de cálculo Excel vs. Acceso: ¿puede una hoja de cálculo reemplazar una base de datos? Excel vs. Acceso: ¿puede una hoja de cálculo reemplazar una base de datos? ¿Qué herramienta debes usar para administrar los datos? Access y Excel cuentan con filtrado de datos, cotejo y consultas. Le mostraremos cuál es el más adecuado para sus necesidades. . El primer paso hacia una combinación de correspondencia exitosa es configurar el documento fuente y asegurarse de que esté formateado de una manera que Word pueda entender.

Dado que es el uso más común de esta técnica, nuestro ejemplo se centrará en colocar nombres y direcciones individuales en un correo masivo genérico. Los campos que incluiremos son Nombre, Compañía, Dirección, Ciudad, Estado y Código postal, pero estos detalles no son esenciales, siempre y cuando siga el proceso general..

Usando Excel

Si está utilizando Excel para crear su documento fuente, simplemente necesita producir una tabla con toda la información pertinente que podría incluirse en esta Combinación de correspondencia, o en un envío futuro..

La idea básica aquí es dividir su diversa información en columnas separadas y asignar a cada una un encabezado apropiado. Esto facilita la selección de esos detalles más adelante, lo que permite utilizar el mismo documento fuente para crear cualquier cosa, desde una credencial de identificación hasta una etiqueta de dirección MovingLabelKit: descargue etiquetas móviles imprimibles gratis MovingLabelKit: descargue etiquetas móviles imprimibles gratis .

A continuación, seleccione todos sus datos (incluidos los encabezados de columna), navegue hasta Fórmulas pestaña y seleccione Definir nombre.

Se le pedirá un nombre para su conjunto de datos, así que elija algo apropiado. Si es probable que supervise varios proyectos de combinación de correspondencia para diferentes envíos, es aconsejable agregar algo reconocible para diferenciarlos más adelante. Una vez hecho esto, guarde su trabajo y cierre la hoja de cálculo..

Usando Word

También puede usar un archivo de Word como documento fuente, pero requiere un poco más de esfuerzo. Tendrá que configurar una tabla para mantener las cosas reguladas. 8 Consejos de formato para tablas perfectas en Microsoft Word 8 Consejos de formato para tablas perfectas en Microsoft Word Las tablas de Microsoft Word son herramientas de formato esenciales. Descubra cómo hacer una tabla y formatearla perfectamente con estos simples consejos. así que dirígete al Insertar pestaña, encuentra el Mesas sección y haga clic en el menú desplegable. Estipule el tamaño de la tabla requerida para su proyecto y luego comience a llenarlo con sus datos.

No es necesario preocuparse demasiado por el formato aquí, ya que este documento está destinado únicamente a actuar como un archivo fuente para su combinación de correspondencia. Sin embargo, la precisión es clave, así que asegúrese de que todos sus datos se hayan colocado en las columnas correctas y se hayan titulado correctamente. Cuando haya terminado, guarde el documento y ciérrelo por el momento.

Inicio de su combinación de correspondencia

Abra Word y cree un nuevo documento. Dirígete a la Mailings pestaña y haga clic en el Iniciar combinación de correspondencia desplegable para seleccionar el proyecto deseado.

Aquí es donde el proceso puede diferir un poco, dependiendo de lo que esté buscando hacer. Si estuviera haciendo una etiqueta u otra cosa que pudiera imprimirse en papel no estándar, se me presentaría otra pantalla que me permitiría estipular algunas opciones de impresión adicionales.

En este caso, elija el Defecto bandeja, a menos que tenga motivos para hacer lo contrario, y luego seleccione el número de producto apropiado para que Word pueda aplicar la plantilla correcta.

Importar datos de origen

Con esos fundamentos establecidos, ahora podemos comenzar a importar la información que ingresamos en el documento fuente al comienzo del proceso. Dirígete a la Mailings pestaña una vez más, haga clic en Seleccionar destinatarios y elige Usar lista existente.

Navegue a su documento de origen, ya sea que se haya creado en Word o Excel: el conjunto de aplicaciones de Office de Microsoft funcionará muy bien. Cómo integrar datos de Excel en un documento de Word Cómo integrar datos de Excel en un documento de Word Durante su semana laboral, probablemente haya muchos veces que te encuentras copiando y pegando información de Excel a Word, o al revés. Así es como las personas suelen producir informes escritos ... en la mayoría de las situaciones. Si está utilizando una hoja de cálculo, se le pedirá que confirme qué tabla está seleccionando, y debe asegurarse de que el cuadro marcado La primera fila de datos contiene encabezados de columna está marcado Ahora dirígete a la Escribir e insertar campos sección de la Mailings pestaña y haga clic en Bloque de direcciones (o lo que tenga sentido para su proyecto).

Aquí, podrá ajustar exactamente qué campos se transfieren desde su documento fuente a su correo finalizado. Para obtener aún más opciones en esta etapa, podríamos haber agregado los nombres, apellidos y apellidos de nuestros destinatarios como columnas individuales, lo que ampliaría la lista de opciones disponibles en el Inserte el nombre del destinatario en este formato campo. Sin embargo, esto es estrictamente opcional.

La herramienta de bloqueo de dirección es ideal para cualquiera que busque acelerar su combinación de correspondencia, pero si desea estipular exactamente cómo se presenta su documento 5 formas de eliminar el formato cuando copia y pega texto 5 formas de eliminar el formato cuando copia y pega Texto Aquí se explica cómo copiar y pegar sin formatear en Windows y Mac usando varios métodos convenientes. , considere usar el Insertar campo de fusión opción bajo el Escribir e insertar campos sección para colocar cada campo a mano. Una vez que haya insertado sus campos en el documento, puede usar Vista previa de resultados para ver cómo se imprimirá una vez poblado.

Ahora es el momento de realizar ajustes de formato que deba realizar; cambiando la fuente, ajustando cómo se ubicará cada campo en la página, y cualquier florecimiento estético que desee agregar. Una vez hecho esto, navegue nuevamente a la pestaña Envíos y haga clic en Finalizar y fusionar bajo la Terminar sección. Sus documentos completos deben estar listos y esperando que imprima y envíe.

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