Cómo administrar su proyecto con plantillas de Word

En la gestión de proyectos, como en la vida, la preparación es la mitad de la batalla. Cuando es hora de organizar y documentar un proyecto complejo Cómo mantenerse motivado en proyectos a largo plazo y no darse por vencido Cómo mantenerse motivado en proyectos a largo plazo y no darse por vencido Si la motivación fuera fácil de cultivar, nadie tendría problemas para hacerlo ¡asi que! Para aquellos que pierden la motivación en proyectos a largo plazo, estos consejos pueden resultar fructíferos. , es posible que necesite muchos informes, formularios, planes y otros recursos diferentes. Hemos compilado una variedad de plantillas de Word útiles para la gestión de proyectos Cómo manejar personas difíciles como Gerente de proyectos de TI Cómo manejar personas difíciles como Gerente de proyectos de TI Un gerente de proyecto necesita reunir a diferentes personas en un equipo de proyecto exitoso. Hay algunas habilidades blandas a las que puede recurrir para mantener el proyecto y el equipo encaminados. eso puede ayudarlo a comenzar.

1. Descripción del proyecto

TidyForms tiene una excelente plantilla de proyecto con una gran cantidad de detalles en un documento de nueve páginas. Completo con una portada, una tabla de contenido, control de documentos, una guía de plantilla y toneladas de información intermedia, esta es una plantilla con todo incluido.

Tiene una estructura esquemática, incluye tablas claras para los datos y tiene un lugar para insertar su plan de proyecto desde otra aplicación, como Microsoft Project.

2. Declaración de alcance

TidyForms también tiene una plantilla de alcance de proyecto corta y dulce. Este documento está en forma de párrafo, lo cual es bueno para cuando se necesitan muchos detalles explicativos.

Comenzando con el propósito del proyecto y pasando a las partes interesadas, los plazos, el enfoque, las inclusiones y terminando con las aprobaciones y el control de documentos, comprende 15 secciones útiles en solo dos páginas..

3. Plan de comunicaciones

Project Management Docs es otro excelente recurso para plantillas y documentos. Sus plantillas vienen con información útil para los nuevos en el campo..

Tienen un plan de comunicaciones de 14 páginas, que por supuesto se puede acortar si es necesario, pero cubre todo lo que pueda necesitar para ese plan..

4. Plan de gestión del proyecto

Para un plan integral de gestión de proyectos que incluya todos los subplanos, Project Management Docs lo tiene cubierto.

Este documento de 18 páginas incluye todo, desde el alcance del proyecto y la lista de hitos hasta los planes de gestión de cambios y gestión de riesgos. También se incluyen secciones de recursos, costos, calidad y patrocinadores..

5. Estructura de desglose del trabajo (WBS)

Para una estructura de desglose de trabajo Cómo organizar cualquier proyecto con una estructura de desglose de trabajo Cómo organizar cualquier proyecto con una estructura de desglose de trabajo Un viaje de mil millas comienza con un solo paso. Cada proyecto complejo consta de múltiples componentes. La Estructura de desglose del trabajo puede ayudarlo a identificar todos los pasos y ponerlos en secuencia. plantilla, tanto TidyForms como Project Management Docs tienen buenas opciones.

WBS en formato de texto

El de TidyForms es una estructura basada en texto con instrucciones útiles al principio, una tabla de contenido, control de versiones y definiciones de elementos en tabla..

WBS en diferentes vistas

La plantilla de Project Management Docs es un poco más extensa al proporcionar cuatro vistas diferentes.

Tiene vistas de esquema, estructura jerárquica, tabular y estructura de árbol, lo que hace que esta plantilla sea más flexible que la de TidyForms. También tiene un diccionario web y un glosario de términos..

6. Solicitud de cambio

Solicitud de cambio con efectos de costo

Si su empresa no requiere un formulario de solicitud de cambio específico, éste tiene la información que necesita. Con un formato de tabla limpio, no solo incluye los puntos de detalle de cambio para la descripción y la razón, sino también los efectos de costos, la razón de rechazo y las aprobaciones con líneas de firma.

Solicitud de cambio con alternativas

Si los efectos de los costos no son parte de su alcance en el proyecto, pero las alternativas y las implicaciones para la calidad sí lo son, entonces esta plantilla podría ser una mejor opción para usted.

Específico para Word 2016

Si está utilizando Word 2016, ya tiene acceso a muchas plantillas útiles y bien formateadas para la gestión de proyectos. Simplemente ve a Expediente y luego seleccione Nuevo para abrir la sección de la plantilla. Si escribes la palabra Proyecto, obtendrá los mejores resultados. Si bien esto puede darle más de lo que necesita, si lo reduce usando la frase Gestión de proyectos, algunas plantillas no aparecerán.

Informe de alcance y autorización de cambio

Un par de plantillas que van bien juntas incluye un informe de alcance del proyecto y una autorización de cambio de proyecto. La apariencia no solo coincide, sino que a menudo se modifica el alcance del proyecto y es necesaria una autorización para hacerlo. Cada formulario tiene un práctico menú desplegable para agregar la fecha, tablas para firmas y autorizaciones, sugerencias de campo y secciones fáciles de hacer clic para escribir.

Reportes de estado

Word 2016 tiene algunos buenos informes de estado del proyecto que tienen un formato un poco diferente. Realmente depende de sus necesidades y preferencias para cuál de los tres prefiere. Pero, cada uno es útil y cumple el objetivo.

Con un look informal

El primero presenta problemas, hitos y resúmenes muy bien con un menú desplegable conveniente en la parte superior para el estado general del proyecto junto con una leyenda. Este tiene un aspecto más informal.

Con un formato de tabla

Si necesita un informe de estado con una sección de presupuesto específica y una estructura de tabla clara, entonces este es su informe. También tiene un menú desplegable para la fecha y un diseño sofisticado de una página.

Con presupuesto, riesgos y problemas

El último informe de estado es limpio y preciso. Incluye una buena sección de resumen, resumen del presupuesto y riesgos y problemas..

Más opciones de plantilla

Dependiendo de su industria o tipo de proyecto, Word 2016 ofrece plantillas maravillosas que le resultarán útiles. Un plan de comunicaciones del proyecto, un informe de estado semanal de los empleados por proyecto, una factura de servicio y actas de reuniones también son opciones disponibles.

Recursos de plantilla

De las diversas aplicaciones de Microsoft que utilizamos para la gestión de proyectos como OneNote, Outlook convierte Outlook en una herramienta de gestión de proyectos con OneNote Integration Convierte Outlook en una herramienta de gestión de proyectos con OneNote Integration OneNote puede hacer más de lo que piensas. Le mostraremos cómo convertir su lista de tareas de Outlook en una poderosa herramienta de administración de proyectos utilizando el complemento OneNote para Outlook. y Excel, Word parece tener la mayoría de los recursos de plantilla disponibles en la Web. Aquí hay una lista de los que hemos mencionado, con algunos otros que puede consultar si está buscando una plantilla específica.

• TidyForms para propuestas, planificación, cartas e iniciación
• Documentos de gestión de proyectos para planificación, iniciación, ejecución y cierre
• Vertex42 para facturas, calendarios, actas de reuniones y agendas
• Universidad de Wisconsin - Madison para planes e informes
• Sitio de plantillas de Microsoft Office para listas de tareas, calendarios y agenda de proyectos

¿Cuáles son sus plantillas de Word favoritas para la gestión de proyectos??

Los gerentes de proyecto tienen muchas opciones Cómo usar Microsoft OneNote para Project Management Cómo usar Microsoft OneNote para Project Management OneNote es la herramienta de colaboración ideal para administrar proyectos simples en equipos pequeños. Y es completamente gratis. ¡Vea cómo OneNote puede ayudar a que sus proyectos despeguen! cuando se trata de documentos, formularios y plantillas para Word. Ya sea que tenga un sitio que visite Cómo hacer un mejor seguimiento y administrar sus proyectos con Podio Cómo hacer un mejor seguimiento y administrar sus proyectos con Podio Las mejores herramientas de administración de proyectos son fáciles de comenzar y lo suficientemente flexibles para crecer con su proyecto. Le mostramos cómo Podio puede satisfacer las necesidades de su proyecto. , use plantillas integradas o cree las suyas, cuáles son sus favoritas?

Si tiene sugerencias o recomendaciones propias, ¡nos encantaría saber de usted! Entonces, siéntase libre de compartir sus pensamientos a continuación!

Créditos de imagen: vista de primer plano de un documento en papel por lucadp a través de Shutterstock