Cómo administrar tareas usando la técnica Kanban japonesa

Ya sea que esté trabajando como parte de un equipo grande o simplemente tratando de manejar una multitud de tareas por sí mismo, es fácil para una gran cantidad de trabajos más pequeños transformarse en una tarea inexpugnable. Si eso le suena familiar, intente introducir Kanban en su flujo de trabajo para ver si aligera la carga.

Al desglosar los trabajos paso a paso y presentarlos visualmente, Kanban ayuda a las personas a comprender el progreso que están haciendo y a establecer dónde hay margen de mejora. A pesar de tener sus raíces en la fabricación de automóviles, los conceptos centrales detrás de esta estrategia se pueden aplicar a una amplia gama de entornos de trabajo..

Es relativamente fácil de configurar y podría tener un efecto positivo marcado en su vida laboral cotidiana. Use esta guía para configurar su horario y comenzar a implementar Kanban.

¿Qué es kanban??

Kanban es una práctica comercial establecida en la década de 1940 por Taiichi Ohno, ingeniero industrial que intentaba racionalizar el flujo de trabajo diario en el gigante automotriz japonés Toyota. Al observar el proceso de pensamiento detrás de la reposición de los estantes en los supermercados, Ohno desarrolló un método para usar un proceso lineal con límites claramente definidos para controlar el efecto de los cuellos de botella de productividad.

La configuración básica de una programación Kanban divide el proceso dado en sus pasos componentes. Las tareas individuales, generalmente representadas por notas Post-it o un equivalente digital, se mueven de izquierda a derecha a través de columnas que están etiquetadas con el nombre de cada paso y un número.

Este número, determinado por el planificador, representa la cantidad de tareas que el equipo o la persona responsable de esa etapa de producción puede manejar en cualquier momento. Las tareas en cada columna se separan en dos grupos; en progreso o completo. Cuando se completa una tarea, la siguiente etapa de producción puede reclamarla y pasarla a la siguiente columna, pero solo si hay suficiente capacidad para hacerlo..

Un tablero de Kanban público le brinda a todo su equipo una visión general del proyecto de principio a fin, en lugar de tener su conocimiento del flujo de trabajo encasillado en su propia etapa de producción. Desde una perspectiva gerencial, esto puede ayudar asignar personal a donde más se necesitan, pero también ayuda a las personas a determinar dónde se requiere asistencia de manera más informal y continua.

Configuración de un planificador Kanban con Trello

Si recién está comenzando con Kanban, y particularmente si lo está presentando a un grupo que no está familiarizado con el concepto, es mejor asegurarse de que las herramientas que está utilizando sean lo más simples y accesibles posible. Si bien sufre ciertas limitaciones que pueden desanimar a los puristas de Kanban, la gestión de proyectos y más 10 usos únicos de Trello que no sean la gestión de proyectos 10 usos únicos de Trello que no sean la gestión de proyectos Trello es una delicia para los amantes de las listas. Su enfoque de estilo Kanban no estaba destinado solo a la gestión de proyectos. ¿No nos crees? Mire estos diez usos únicos de Trello. La herramienta Trello es una excelente elección para despegar.

Para comenzar, regístrese para obtener una cuenta de Trello. Una vez hecho esto, cree un nuevo tablero y comience a crear listas. Cada lista representará una columna de su flujo de trabajo Kanban, así que asigne un nombre a cada uno después de una etapa del proceso que está supervisando. Para mi ejemplo, he utilizado los diversos pasos para crear y publicar un artículo, pero estos se pueden cambiar por cualquier proyecto en el que esté trabajando..

La clave son esos números importantes en el encabezado de cada columna. Para empezar, siéntase libre de colocar marcadores de posición y ajustarlos a medida que tenga una idea de su proceso; es probable que realmente no sepa cuánto puede fluir a través de cada etapa del proyecto en cualquier momento hasta que haya trabajado con Kanban por un tiempo, particularmente si estás usando la estrategia como parte de un equipo.

Una vez que estén en su lugar, puede crear tarjetas que representen tareas individuales, que luego se transferirán de una lista a otra según corresponda. Es crucial que cualquiera que use el tablero mantenga estas tarjetas organizadas Cómo mantener las listas de Trello más organizadas con cubiertas de tarjetas Cómo mantener las listas de Trello más organizadas con cubiertas de tarjetas La organización de Trello puede salirse de control rápidamente, pero puede facilitarle la vida usando una tarjeta imagen cubre como señales visuales. y se adhiere a los números estipulados para cada etapa del proceso.

Sin embargo, para que el sistema funcione según lo previsto, debe existir un método para distinguir las tareas que han completado una etapa particular del proceso de aquellas que aún están en progreso. En Trello, las etiquetas son la forma más sencilla de realizar un seguimiento de esto; He usado una etiqueta verde para indicar que una tarea está lista para la siguiente etapa, y una amarilla para indicar que todavía se está trabajando; asegúrese de que solo se aplique una etiqueta a cualquier tarjeta para evitar confusiones.

Arriba, puede ver mi ejemplo de tablero de Trello en acción: observe que la tarea en la columna Escritura aún no se ha movido, ya que no hay más capacidad en la etapa de Edición. Cuando se completa otra de las tareas etiquetadas en amarillo y se vuelve a etiquetar en consecuencia, esa tarea se moverá y se modificará su estado.

Usando Kanban como equipo

Aunque se puede usar de forma individual, la implementación original de Kanban fue como un método para garantizar que los grupos pudieran funcionar como una unidad cohesiva. 5 Configuración de Google Sheets esencial para el trabajo en equipo 5 Configuración de Google Sheets esencial para el trabajo en equipo Google Sheets tiene más funciones para apoyar colectivamente entrada y procesamiento de datos de lo que pueda pensar. Le presentaremos las funciones y características de Hojas de cálculo de Google que son esenciales para los proyectos grupales. . Puede parecer un consejo muy usado, pero la comunicación y el trabajo en equipo son dos de las facetas más importantes para que esta estrategia sea un éxito en su lugar de trabajo..

La mayoría de los medios digitales para ejecutar un flujo de trabajo Kanban, incluido Trello, presentan algún método para dejar comentarios o mensajes para otros usuarios. Si bien el uso excesivo puede generar un mar de ruido blanco, es importante que los trabajadores durante todo el proceso aprovechen al máximo las herramientas de comunicación que ofrecen estas plataformas.

Esto alimenta la importancia crucial del trabajo en equipo. El quid del sistema Kanban es que le da a cualquiera que mira el programa una idea inmediata de dónde se está formando un cuello de botella. Aquí es donde vale la pena tener colegas que trabajen en múltiples disciplinas; Si una etapa del proceso está ralentizando la producción, reasigne parte de su equipo para ayudar.

Dependiendo de cómo se distribuya su lugar de trabajo, la mejor manera de transmitir esta información puede ser a través de un cliente de mensajería instantánea. Slack es una herramienta poderosa para cualquier oficina, y es aún mejor cuando está equipado con bots que pueden automatizar ciertos procesos 14 Los mejores bots automatizados que necesita para su canal Slack 14 Los mejores bots automatizados que necesita para su canal Slack Si está operando un negocio, usted puede configurar Slack y hacer que los bots lleven a cabo tareas domésticas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, mientras usted continúa con cosas más importantes, como conquistar el mundo. .

Usando Kanban como individuo

Usar Kanban mientras vuelas solo tiene una calidad reflexiva y te ayuda a evitar cuellos de botella importantes en tu flujo de trabajo. En lugar de centrarse en dónde se están desplegando sus recursos como lo haría con un grupo, en su lugar, debería observar qué etapas de su trabajo tienden a ralentizar el proceso general.

Una ventaja de trabajar con Kanban usted mismo es que no está limitado por un programador digital: estas opciones son excelentes cuando trabaja en colaboración, pero la conveniencia de un horario físico podría ganar si usted es el único que necesita acceso.

El uso de una combinación de un cuaderno y algunas notas Post-it, o incluso un tablón de anuncios que puede colocar en la pared de su oficina para facilitar su consulta, elimina cualquier complicación técnica de los principios de Kanban. No es para todos, pero a veces es preferible una solución de lápiz y papel. 6 Razones simples por las cuales el papel puede ser su aplicación de productividad asesina. 6 Razones simples por las que el papel puede seguir siendo su aplicación de productividad asesina. El papel puede ser una herramienta más potente para la productividad que una computadora o un dispositivo táctil, y no se debe descartar de inmediato. ¿No convencido? Aquí hay seis razones por las cuales el papel sigue siendo relevante. por simplicidad.

Otras herramientas Kanban

Trello es una buena forma de poner en marcha un proceso básico de Kanban, pero es posible que desee diversificarse una vez que haya encontrado el equilibrio. Leankit es una de esas soluciones que ofrece una prueba gratuita de 30 días y se especializa en apoyar la metodología Kanban, así como otras estrategias como la técnica Scrum, siempre popular..

Opciones específicas de Kanban Love Trello? Pruebe estas 5 herramientas alternativas de productividad de Kanban ¿Te encanta Trello? Pruebe estas 5 herramientas alternativas de productividad de Kanban ¿Le gusta la idea de Trello pero no el propio Trello? Estas aplicaciones Kanban alternativas se integran con calendarios, correo electrónico, Slack y más. También están ahí afuera. Kanbanery ofrece una interfaz de usuario inteligente con muy poco que distraer de su trabajo, con planes gratuitos disponibles para equipos con menos de dos miembros, organizaciones de caridad o proyectos de código abierto. Mientras tanto, KanbanFlow ofrece herramientas móviles integrales y una potente integración de Pomodoro para mejorar un producto central muy fuerte.

¿Ha tenido éxito implementando Kanban en su lugar de trabajo? ¿Estás aprendiendo sobre la estrategia por primera vez y tienes más preguntas? Comparta sus experiencias y consultas en la sección de comentarios a continuación..