Cómo liberar el poder de las plantillas en 7 herramientas de productividad principales

Como regla general, las aplicaciones de software existen para proporcionar conveniencia y agilizar el trabajo. Por lo general, ofrecen una variedad de herramientas eficientes para ayudarlo a aumentar la productividad..

Pero, ¿y si te dijera que no importa qué aplicación estés usando, es probable que no la estés usando en todo su potencial??

Para sacar más provecho de sus herramientas diarias, aprenda a desbloquea el poder de las plantillas.

¿Por qué las plantillas??

Tome procesadores de texto, por ejemplo. Cada vez que crea un nuevo documento, comienza desde cero. Eso es ideal y necesario si está creando algo nuevo, innovador o fresco. Pero, si está creando un documento que tiene un diseño universal, solo está perdiendo el tiempo.

No importa qué aplicación esté usando, y no importa qué tipo de proyecto se esté embarcando, probablemente ya tenga una plantilla prefabricada disponible. Si ese no es el caso, generalmente puede crear sus propias plantillas para recurrir más tarde.

Adoptando este enfoque de la productividad diaria Cómo 6 plantillas simples de Evernote aumentan mi productividad diaria Cómo 6 plantillas simples de Evernote aumentan mi productividad diaria Cree plantillas personalizadas en Evernote. Con estas plantillas, puede aumentar su productividad en el trabajo y en su vida personal. Veamos cómo puedes hacer tus propias plantillas de Evernote personalizadas rápidamente. puede mejorar tu vida ahorrándote tiempo, ayudándote a producir un gran trabajo y tal vez incluso ayudándote a descubrir nuevas fórmulas para tus tareas diarias en las que no habías pensado.

Entonces, cuando te comprometes a usar plantillas, es importante saber qué hace que una plantilla valga la pena en primer lugar.

Cómo detectar una buena plantilla

El primer paso para elegir cualquier plantilla es determinar exactamente lo que necesita de ella. Para qué lo vas a usar? ¿Qué tipo de información vas a incluir??

Por supuesto, esto también dependerá de la aplicación que planeas usar. Eso me lleva al siguiente punto:

Asegúrese de comprender el alcance completo de la aplicación para la que obtiene la plantilla. Asegúrese de comprender el alcance completo de la plantilla Cree su plantilla PDF personalizada para planificar cualquier cosa Cree su plantilla PDF personalizada para planificar cualquier cosa Las plantillas son dispositivos vitales para ahorrar tiempo que puede usar para casi cualquier situación de la vida. Cuando llega la situación especial, ¿puedes hacer tu propia plantilla? Es fácil. Te mostramos cómo. , también.

En otras palabras, ¿qué tipo de cosas podrás hacer con él? ¿Hay cambios o ediciones que no puedes hacer? ¿Qué limitaciones o restricciones necesita tener en cuenta? ¿Hay elementos que deben presentarse de cierta manera??

Cualquier buena plantilla es flexible y personalizable. Debería poder moldearlo exactamente en lo que necesita, si ya no es así.

En este momento, estos consejos parecen generalizados, pero comprenderá su valor tan pronto como se sumerja y comience a buscar una plantilla. Recuerde escribir primero y especificar lo que necesita de la plantilla primero, y vaya desde allí.

Plantillas para aplicaciones populares

A continuación, veremos algunas plantillas de ejemplo para varias aplicaciones populares. Tome nota del tipo de plantillas resaltadas e intente hacer lo mismo para sus propias aplicaciones, especialmente si no están en la lista.

A través de plantillas efectivas, puede desbloquear el verdadero potencial de sus aplicaciones y llevar su experiencia de software al siguiente nivel.

Asana

Asana, si aún no está familiarizado, es una herramienta de gestión de proyectos basada en equipo. Más importante aún, es una herramienta de organización social para equipos pequeños a grandes, completa con chat en línea, interacciones y más.

Le permite mantenerse en contacto con su equipo, crear y organizar proyectos y asignar tareas a los miembros del equipo. Puede organizar proyectos de varias maneras, con diferentes tareas para formar un todo. También hay múltiples herramientas y características para aumentar su experiencia. Por ejemplo, cualquiera puede adjuntar archivos de servicios de almacenamiento en la nube, como Dropbox, o subirlos para acceder en línea. Esto le permite compartir fácilmente archivos entre los miembros del equipo..

A diferencia de algunas de las otras aplicaciones en esta lista, no puede descargar plantillas prefabricadas para usar en Asana. Pero, puede crear sus propias plantillas para usar cuando las necesite.

Hay un par de maneras de hacer esto. Puede crear una plantilla desde cero, con toda la intención de usarla como plantilla desde el principio, o puede convertir un proyecto o tarea existente en una plantilla, lo que le permite guardar la estructura actual.

Esto es ideal para tareas como crear nuevas listas de verificación de clientes, contenido de marketing de productos, planes de garantía de calidad, materiales de incorporación para nuevas contrataciones y más. Puede guardar la estructura o diseño actual como base para reutilizar y modificar para tareas y proyectos futuros.

El recurso completo para trabajar con plantillas en Asana se puede encontrar aquí.

Asana es de uso gratuito para equipos de hasta 15 personas, o $ 8.33 (facturado anualmente) por miembro para equipos más grandes.

Canva

Una de las mejores cosas de Canva, una herramienta de diseño y edición de imágenes en línea, es que hay un montón de plantillas disponibles para trabajar.

Canva es básicamente el Photoshop menos complicado del diseño gráfico moderno. Los 7 mejores sitios gratuitos de plantillas de InDesign para libros, folletos, revistas y más Los 7 mejores sitios gratuitos de plantillas de InDesign para libros, folletos, revistas y más Las plantillas gratuitas de InDesign pueden ser difíciles encontrar. Nuestra lista seleccionada de sitios web de plantillas de Adobe InDesign cubre todas sus necesidades de diseño. . Es poderoso, y hay una tonelada de recursos disponibles desde la aplicación para crear los gráficos que necesita para publicaciones de blog, recursos impresos y más. Puede aprovechar las formas existentes, imágenes prediseñadas, estilos de fuente y elementos visuales para producir exactamente el tipo de gráfico que necesita.

Elegir una plantilla existente para trabajar en Canva es alegremente simple. Simplemente inicie la aplicación y se le presentarán una variedad de opciones para elegir.

Lo que quizás no sepa es que, con una cuenta Canva for Work, puede crear y guardar sus propias plantillas de marca para usarlas en cualquier momento. Esto es sencillo ya que las opciones están justo en frente de usted.

Hay una solución alternativa que puede usar para la versión estándar de Canva para uso personal. La aplicación guarda automáticamente cualquier documento anterior que haya creado, siempre que haya iniciado sesión. Asegúrese de hacerlo, cree un nuevo documento y luego llénelo con imágenes genéricas y contenido.

Más tarde, puede editar el documento existente creando una copia y yendo desde allí. Es como tener una plantilla personalizada!

Canva Basic es de uso gratuito, pero existen restricciones en el contenido que puede incluir en sus gráficos. Puede pagar individualmente para usar ciertos elementos gráficos desde la aplicación, y los costos variarán.

Canva for Work es de $ 12.95 por mes para cada diseñador en un equipo que necesita acceso a la herramienta, y ese precio tiene un descuento de $ 9.95 al mes si paga anualmente.

Kanbanize

Kanbanize, una popular herramienta de gestión ágil y Kanban, tiene soporte incorporado para tipos de tarjetas y plantillas personalizadas.

La herramienta se utiliza para simplificar los procesos de trabajo al proporcionar un tablero de progreso visualizado. Es esencialmente una versión digital del proceso Kanban. Usted crea lo que se llama un tablero de proyecto que actúa como una pizarra o pizarra. Luego, crea tarjetas de tareas para todos los diferentes pasos que deben realizarse para completar su proyecto; estas actúan como notas adhesivas. Estas tarjetas de tareas se asignan a miembros individuales del equipo y lo ayudan a realizar un seguimiento de lo que se ha completado y lo que aún queda por hacer..

Normalmente, necesitaría crear tarjetas de tareas y tableros de proyectos desde cero, editando todos los atributos, campos y detalles individuales a medida que avanza. Para simplificar las cosas, Kanbanize le permite crear plantillas de estos elementos..

La herramienta le permite modificar plantillas prefabricadas de tarjetas de tareas para que no necesite crearlas cada vez. Es especialmente conveniente si hay atributos que usa regularmente, y puede hacer lo mismo con los tableros de proyectos para mantener los campos y atributos consistentes en múltiples proyectos.

Configurar una plantilla en Kanbanize es bastante intuitivo, pero si prefiere pasos detallados, el sitio también tiene instrucciones fáciles de seguir en su página de Tipos de tarjeta y plantillas.

Kanbanize ofrece una prueba gratuita para hasta 1,000 acciones. Después de eso, son $ 9 por miembro del equipo por mes (facturado anualmente) para equipos más pequeños de hasta 20 usuarios. Para organizaciones más grandes, es de $ 15 por usuario por mes.

Google Docs

Google Docs es un procesador de textos basado en la nube que es extremadamente versátil. Si alguna vez usó Microsoft Word, OpenOffice o herramientas similares, es casi exactamente eso, con la excepción de que es una aplicación en línea. También hay versiones móviles y tabletas de la herramienta para que pueda editar documentos sobre la marcha, y hay una función fuera de línea para cuando necesite salir de su burbuja de Wi-Fi protegida.

Como la mayoría de los procesadores de texto, puede descargar plantillas prefabricadas para crear documentos con la herramienta. El tipo de plantilla que necesita depende claramente del proyecto o contenido en el que planea trabajar. Por ejemplo, hay plantillas para calendarios, cartas de presentación, currículums 3 Sitios web útiles para plantillas de currículum descargables gratis 3 Sitios web útiles para plantillas de currículum descargables gratis, facturas, planes de negocios, cronogramas de proyectos y mucho más.

Encontrará algunas de las mejores plantillas prefabricadas de Google Docs resaltadas aquí 24 Plantillas de Google Docs que le facilitarán la vida 24 Plantillas de Google Docs que le facilitarán la vida Estas plantillas de Google Docs que le permitirán ahorrar tiempo lo ayudarán a terminar sus documentos en lugar de luchar para ponerlos juntos. .

También puede crear su propia plantilla fácilmente guardando un documento con el contenido base y luego copiando ese archivo para editarlo.

Hootsuite

Hootsuite es una herramienta de marketing social súper potente que le permite administrar cuentas sociales y publicar contenido en varias redes sociales.

Lo que lo hace ideal para empresas grandes y pequeñas es que ofrece varias herramientas de análisis concisas para acompañar el contenido social que publica. Puede realizar un seguimiento de los niveles de participación, vistas, porcentaje de alcance y más.

Una de las excelentes características de Hootsuite, y hay muchas, es que puedes crear plantillas de mensajes sociales personalizados. Esto le permite reutilizar el contenido que publicaría continuamente. Esta es una característica que falta en la mayoría de las redes sociales, especialmente desde la perspectiva de muchos bloggers y propietarios de pequeñas empresas..

Por ejemplo, supongamos que tiene una promoción durante todo el mes que desea que sus seguidores sociales conozcan. En lugar de crear una nueva publicación social desde cero cada vez que desee enviar el contenido promocional, puede almacenar el mensaje como una plantilla para llamar más tarde. Luego, a lo largo del mes, puede abrir esa plantilla y programar publicaciones sociales, idénticas o ligeramente editadas cada vez.

Si se pregunta cómo configurar plantillas, encontrará instrucciones detalladas aquí.

Hootsuite Pro, que permite hasta 10 usuarios, se factura anualmente por $ 9.99. Hootsuite Business, que es para equipos más grandes, no tiene un precio por usuario, por lo que deberá ponerse en contacto con el equipo de soporte para obtener más información..

FreshBooks

Dirigir un negocio, grande o pequeño, no es una tarea fácil, especialmente cuando se trata de administrar las finanzas. FreshBooks es una herramienta de contabilidad que informa que puede liberar un promedio de dos días completos por mes para los clientes que de lo contrario se gastarían realizando tareas de contabilidad regulares.

Es una alternativa de QuickBooks que funciona muy bien y tiene una interfaz mínima pero capaz.

No puedo repasar todas las características del servicio porque estaría aquí todo el día, hay muchas. De lo que puedo hablar es del excelente soporte de plantillas que ofrece la aplicación.

FreshBooks ya tiene una herramienta de plantilla prefabricada para generar facturas y estimaciones. Puede personalizar las plantillas directamente desde el panel de administración de su cuenta. Esto le permite reducir el tiempo que normalmente dedicaría a crear este tipo de documentos personalizando la información y los campos necesarios por adelantado. De esa manera, cuando llegue el momento de enviar una factura Las 5 mejores aplicaciones de facturación gratuitas para autónomos y propietarios de pequeñas empresas Las 5 mejores aplicaciones de facturación gratuitas para autónomos y propietarios de pequeñas empresas Hemos reunido las mejores herramientas de facturación gratuitas para autónomos y propietarios de pequeñas empresas. Elige el que sea mejor para ti. a un cliente, o generar estimaciones, solo necesita editar un pequeño lote de información.

FreshBooks cuesta $ 39.95 al mes para el plan Premium, que le permite facturar un número ilimitado de clientes y crear un número ilimitado de facturas e informes. Si solo necesita facturar a 50 clientes o menos, puede obtener el plan Plus por $ 24.95 al mes, que también ofrece un número ilimitado de facturas e informes.

Zapier

Zapier es una herramienta poderosa que puede ayudarlo a automatizar tareas. Cree impresionantes automatizaciones de vida con múltiples pasos. Cree impresionantes automatizaciones de vida con múltiples pasos. Zapier, el competidor más grande de IFTTT, anunció que ahora ofrece a los usuarios la capacidad de crear múltiples acciones. Automatizaciones llamadas zaps de varios pasos. definiendo una serie de disparadores y acciones. A través de la aplicación, creas algo llamado “borrar,” que sirve como una regla general, o plantilla, para la acción que le gustaría realizar.

La herramienta se puede utilizar para conectar dos aplicaciones compatibles con Zapier entre sí para realizar el trabajo..

Por ejemplo, puede configurar un zap o regla que guarde automáticamente los archivos adjuntos de Gmail en su cuenta de Dropbox. También puede configurar reglas para crear una tarjeta Trello semanalmente, llenando nuevas filas en Hojas de cálculo de Google con informes resumidos de RescueTime y mucho más..

Esencialmente, cada regla o acción que creas en Zapier es una plantilla.

Esta herramienta es invaluable para los dueños de negocios y aquellos que trabajan en entornos de ritmo rápido. Puede automatizar una variedad de tareas a través de más de 500 aplicaciones de terceros como Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote y más.

Piense en todo el tiempo que podría ahorrar al automatizar las tareas mundanas que realiza regularmente.

Zapier tiene una amplia selección de niveles de pago que van desde Básico ($ 20 por mes) hasta Business Plus ($ 125 por mes) e Infraestructura ($ 250 por mes). La cantidad de reglas que puede crear depende del plan de suscripción que elija.

¿Qué plantillas comenzarás a usar??

Las plantillas, siempre que sean efectivas, pueden ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo. Le permiten omitir los pasos generales en las herramientas de creación de documentos y tareas para llegar al meollo de la cuestión. Con todas las aplicaciones enumeradas anteriormente, y muchas no mencionadas aquí, puede cargar una plantilla y editar campos específicos para obtener exactamente lo que necesita.

Todos podríamos usar un poco de tiempo extra y, al aprovechar las plantillas, te permitirás exactamente eso.

Entonces, ¿cómo usarás plantillas para hacer tu vida un poco más fácil? ¿Cuáles son las plantillas que ya usas? Cuéntanos en la sección de comentarios a continuación!

Crédito de imagen: Helloquence