Cómo asegurarse de que su firma de correo electrónico no dé la impresión incorrecta

Decir adiós es tan difícil de hacer, ¿no? Es incómodo, y a veces es incómodo. Bueno, puede que no haya instrucciones para esas situaciones, pero al menos podemos ofrecerle algunas instrucciones sobre cómo puede despedirse en un correo electrónico sin sentirse incómodo..

Una firma de correo electrónico que usted también puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico También puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico Una firma le dice algo sobre una personalidad. Así como dos personas apenas escriben igual, también firman de manera diferente. Así surgió la "ciencia" de la grafología. Pero la era digital y el correo electrónico ... es para todos los efectos, su “adiós”. No es si abrazas a alguien o le das un apretón de manos. No se trata de si solo les da su nombre o les entrega su tarjeta de visita con toda su información de contacto incluida. Así es como haces una impresión. O no.

En este artículo, voy a compartir las cinco lecciones más importantes que he aprendido en las últimas décadas que he estado comunicando con personas en Internet. Curiosamente, los dilemas relacionados con las firmas de correo electrónico han existido desde que esos primeros mensajes de correo electrónico se enviaron a través de BitNet y FidoNet o incluso el sistema de correo CTSS del MIT en la década de 1960, pero estoy divagando.

El correo electrónico ha estado con nosotros durante mucho tiempo. Entonces, ¿cómo lo haces bien? ¿Cómo cerrar sesión sin parecer un snob, pero también ofreciendo suficiente información para que la gente sepa quién y qué es usted? Empecemos. Cuando terminemos, tendrá una idea bastante buena de lo que quiere hacer con su propia firma de correo electrónico.

Qué se supone que debe hacer una firma de correo electrónico

En estos días, en el proceso de enviar correos electrónicos a personas, tengo 3 diferentes “niveles” de firma de correo electrónico. ¿Por qué? Bueno, hay tres niveles de relaciones que cubrir: desde una breve nota a un amigo, hasta un mensaje formal de correo electrónico comercial a una empresa. Tres variaciones es realmente todo lo que necesita, y el propósito de estas debería ser el siguiente:

1. Una sonrisa rápida - Esta versión de firma se envía rápidamente por correo electrónico a amigos o colegas a quienes envía correos electrónicos constantemente, varias veces al día.

2. Sonrisa y un apretón de manos - Esta versión de firma incluye correos electrónicos más largos para colegas de trabajo, donde su correo electrónico debe ser un poco más formal.

3. Un firme apretón de manos y una tarjeta de visita - Esto es para aquellos momentos en que necesita escribir un correo electrónico formal relacionado con el negocio y proporcionar su título y toda su información de contacto.

Existen reglas no escritas para cada uno de estos tipos de firmas de correo electrónico. Romperlos, y no será el fin del mundo. Sin embargo, si desea causar una buena impresión, debe tener en cuenta algunos de estos consejos para cada tipo de correo electrónico que envíe.

La firma de sonrisa rápida

No siempre necesita una firma de correo electrónico. Al menos, no siempre necesitas uno formal. Esto es como cuando estás caminando con un colega en el pasillo. Los ves varias veces al día. Asiste a las mismas reuniones. ¿Realmente necesitas saludarlos en el pasillo con un apretón de manos? No; la mayoría de las veces es un rápido “Hola fred” y una sonrisa, si acaso. Cuando envía un correo electrónico rápidamente a un colega para pedirle consejo o una sugerencia, es posible que ni siquiera necesite una firma. Si siente la necesidad de cerrar sesión, puede tomar mi enfoque, solo su nombre precedido por un guión. No hay necesidad de citas florales o títulos elaborados. La persona sabe quién eres, qué eres y cualquier cosa más allá de tu nombre sería incómodo. Considérelo como una conversación básica del enfriador de agua, que generalmente termina con algo como “bien, te veo luego!” y una ola rápida No se necesita nada mas.

Sonrisa y un apretón de manos

El otro tipo de firma es una especie de híbrido entre formal e informal. Este es el difícil de acertar. Estos pueden ser colegas a los que desea enviar por correo electrónico con solicitudes de negocios semiformales, pero no desea que piensen que se está encontrando como una persona rígida. Necesitan apreciar la importancia del correo electrónico, pero no quieres que se pregunten si en realidad sigues siendo amigo. Aquí es donde entra en juego la firma muy sutil. Estos generalmente disminuyen de tamaño y casi no se notan en el pie de página del correo electrónico. Uno de los mejores enfoques para esto es una firma que llamo el “un trazador de líneas”.

En esta versión, toda la información se divide con un “El |” personaje. Esto podría ser tan simple como una dirección o correo electrónico, números de teléfono, números de teléfono celular o lo que sea. Debe ser breve, incluir solo un poco de información necesaria, y eso es todo. Incluso he visto a algunas personas hacer esta firma en una fuente que es más tenue que el resto del correo electrónico, tal vez en gris. Otro enfoque que he notado es un breve dos líneas. Básicamente, un nombre y una forma de contacto que podría ser un solo número de teléfono o una dirección de correo electrónico.
Obviamente, esto es para destinatarios que ya saben quién es usted, con qué compañía trabaja, y solo les está enviando uno de los muchos correos electrónicos por correspondencia. Proporciona el “sensación” de un correo electrónico amigable, pero si la persona necesita contactarlo y no puede mantener su número en su Rolodex (¿la gente todavía usa esos ...?), entonces está su información de contacto al pie del correo electrónico, al alcance de la mano.

Un apretón de manos formal

Por supuesto, hay momentos en los que envía un correo electrónico a alguien fuera de la empresa, o tal vez envía un correo electrónico a alguien dentro de la empresa sobre algo oficial que requiere que la conversación sea formal. Es como usar un atuendo formal cuando asiste a una ceremonia de premiación para sus colegas. Antes de cubrir lo que debe hacer en estos casos, es más educativo cubrir lo que no debe hacer primero. Sí, debe proporcionar información de contacto, como el nombre de su empresa, el sitio web y la dirección de correo electrónico, pero no necesita exagerar. ¿Existe realmente la necesidad de proporcionar cuatro números de teléfono diferentes, incluida una máquina de fax??

No, proporcione suficiente información de contacto para que haya varios métodos para contactarlo: correo electrónico, teléfono o incluso a través de un sitio web, pero no se deje llevar. Proporcionar una lista de números de teléfono hace que parezca que eres tan móvil que nunca estás en tu oficina y es demasiado difícil contactar.

Otro error común es aparecer como un auto-promotor. Las personas como esta sobrecargarán sus firmas de correo electrónico con sus cuentas de redes sociales hasta el punto en que la firma tenga más de 10 líneas de largo y esté llena principalmente de auto-marketing.

Otra forma de dar una impresión horrible es utilizar todo tipo de colores y fuentes originales en su dirección de correo electrónico. Es difícil lograr algo así, porque los colores deben coincidir y las fuentes deben verse bien. Desafortunadamente, muchas personas no tienen idea de cómo combinar los colores correctamente, y su firma de correo electrónico termina pareciéndose a algo de una fábrica de Willy Wonka.

Este tipo de firma de payaso no es profesional y cualquier persona a la que lo envíes pensará que no tienes idea de lo que estás haciendo, sin importar en qué campo estés. Así que evita los colores extravagantes. Mantenlo simple.

Lo que puedes hacer bien

Entonces, ¿qué aspecto tiene una buena firma de correo electrónico formal si desea causar una buena impresión? Vaya con la información básica requerida, mantenga el formato y el estilo simples, y no exagere con la información.

Aquí hay un ejemplo. Este incluye 4 líneas: nombre, compañía, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Eso es.

Esta persona usó solo texto sin formato, y mantenerlo solo en cuatro líneas hace que parezca elegante y profesional..

Con mi propia dirección, voy un poco más allá al mantener la firma modesta usando cursiva y desvaneciéndola a gris oscuro. Mantenerlo un poco más claro que el texto del correo electrónico le dice al destinatario que considera que su propia información es secundaria al mensaje en sí. Es un sutil toque de humildad..

Además, los títulos solo deben usarse cuando sean relevantes para la conversación en cuestión. En la mayoría de la correspondencia relacionada con mi propio sitio web, las personas necesitan saber que soy el propietario del sitio, por lo que el título es importante. Solo se incluye suficiente información para un contacto rápido: correo electrónico y número de teléfono, eso es todo.

Otro ejemplo es la firma que uso para la correspondencia interna y externa de MakeUseOf.

Aquí, en realidad me quedé entre usar el título o no. Por lo general, solo es importante en las comunicaciones externas por correo electrónico y marginalmente importante en algunas comunicaciones internas. Comencé usando dos versiones, una para externa y otra para interna, pero me cansé de cambiar manualmente entre las dos, y decidí seguir con la anterior. A riesgo de parecer tan importante, permanece desvanecido y secundario. También hace uso de “El |” carácter mencionado anteriormente, un pequeño toque de color para resaltar el nombre del sitio web, y decidí ponerme en negrita y agregar una quinta línea para una cita.

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Crédito de imagen: Pareja de negocios a través de Shutterstock