Cómo enviar un correo electrónico como un profesional

El correo electrónico es una de esas cosas que comenzó como una característica de conveniencia, pero rápidamente se convirtió en algo a lo que temer. Sé que cuando tengo cientos de correos electrónicos no leídos, mi intestino se hunde rápidamente en un profundo vacío e ignoro esos correos electrónicos por más tiempo. Pero tal vez si adoptamos los consejos y trucos de los profesionales del correo electrónico, no veríamos nuestra bandeja de entrada como un obstáculo.

Hay muchos factores que influyen en la eficiencia del correo electrónico, no solo escritura los correos electrónicos, pero configurando la bandeja de entrada, administrando correos electrónicos, sabiendo cuándo revisarlos, y más. Aumentar la eficiencia del correo electrónico significa aumentar la productividad y, en última instancia, significa hacer todo en menos tiempo. Eso es exactamente lo que queremos.

Nota: Un aspecto de ser un profesional en el correo electrónico es mantenerse seguro y protegido. Lea estos 7 consejos importantes sobre la seguridad del correo electrónico 7 Consejos importantes sobre la seguridad del correo electrónico que debe conocer 7 Consejos importantes sobre la seguridad del correo electrónico que debe conocer sobre la seguridad en Internet es un tema que todos sabemos que es importante, pero a menudo se encuentra en los recovecos de nuestras mentes , engañándonos para creer que "no me va a pasar". Ya sea ... antes de comenzar aquí. Perder el acceso a su cuenta de correo electrónico puede ser extremadamente perjudicial.

Programar “Comprobación de correo electrónico” Hora

Uno de los mayores errores de los usuarios que tienen bandejas de entrada extremadamente activas es que dejarán sus Gmail, Thunderbird o Postbox abiertos las 24 horas del día, los 7 días de la semana y funcionando en segundo plano. Otro error es el uso de complementos de notificación o características que lo alertarán en el momento en que llegue un correo electrónico, sin importar cuán trivial sea ese correo electrónico..

Hecho innegable: revisar sus correos electrónicos con frecuencia significa que no puede dedicar su atención a otra tarea. Hecho innegable: si alguna vez logras crear foco, las notificaciones lo romperán en un instante.

Por lo tanto, debe ver su bandeja de entrada como una actividad como cualquier otra. No permitas que sea un “siempre encendido” aspecto de tu vida. En su lugar, programe bloques de tiempo, tal vez una vez al día, tal vez tres veces al día, donde ingrese a la bandeja de entrada, haga todo lo que necesite y luego ciérrelo. Puede tomar un tiempo romper el hábito pero, créanme, su productividad se disparará.

Eliminar el exceso

Lo primero que debe hacer al abrir su bandeja de entrada es hojearlo rápidamente y eliminar cada correo electrónico que no parezca importante. Piense en usted mismo como un escultor con un enorme bloque de mármol fresco. Antes de comenzar con el trabajo real, debe cortar a grandes rasgos y deshacerse del exceso.

Imagine registrarse y encontrar 350 correos electrónicos esperando una respuesta. Todo lo que se necesita son cinco minutos, ¡sí, de verdad! - para hojear y hacer clic en las casillas de verificación junto a los correos electrónicos que no tienen importancia. Cuando haya superado la mayor parte, haga clic en Eliminar para borrar todos los correos electrónicos revisados. Ahora solo necesitas responder a 50 y eso es un gran impulso psicológico.

Leer y responder inmediatamente

¿A menudo abres un correo electrónico, ves que necesitas hacer algo, pero lo dejas para otro día? Esto puede ser un hábito arriesgado. ¿Qué pasa si te olvidas de eso? ¿Qué pasa si pierdes el correo electrónico de alguna manera? ¿Qué sucede si necesita responder antes de lo que cree que necesita??

Es mejor hacerlo todo de inmediato. Previene la acumulación de “Todavía necesito responder ese correo electrónico” pensamientos que te molestarán hasta que finalmente lo hagas. Reduce la posibilidad de que te olvides de un correo electrónico importante. Mantiene contentos a sus clientes, amigos y contactos comerciales porque responde con tanta puntualidad. Como beneficio adicional, tendrá una gran carga de su mente.

Con una bandeja de entrada limpia y vacía que no está abarrotada de mensajes a los que debe regresar, puede implementar más fácilmente el punto anterior de solo consultar el correo electrónico en los horarios programados. Si realmente no desea leer y responder de inmediato, al menos mire un complemento de recordatorio de correo electrónico Agregue programación, seguimiento y recordatorios a Gmail con este fantástico complemento Agregue programación, seguimiento y recordatorios a Gmail con este fantástico complemento Seamos realistas, Gmail es bastante perfecto. No es una coincidencia que ahora sea uno de los proveedores de correo electrónico más populares, al menos para aquellos que prefieren una interfaz web. Sin embargo, hay varios ... .

Respuestas preparadas

Las respuestas enlatadas son un increíble característica que se ha convertido en algo estándar en todos los principales servicios y clientes de correo electrónico. Básicamente, una respuesta enlatada es una respuesta de plantilla que puede construir con anticipación y usar con un solo clic. Estos son excelentes cuando te encuentras escribiendo la misma respuesta una y otra vez, como cuando la gente envía preguntas frecuentes sobre un tema en particular.

Puede habilitar las respuestas enlatadas en Gmail al alternarlo en la sección Labs de la configuración. Yaara ha escrito una publicación de instrucciones sobre cómo comenzar con las respuestas enlatadas en Gmail Correo electrónico más rápido y mejor con las respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con las respuestas enlatadas ¿No tiene tiempo para preparar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? ¡Prueba los correos electrónicos enlatados! Pensar… .

Ser breve

La mejor manera de reducir el tiempo que le roba el correo electrónico: pasar menos tiempo escribiendo respuestas. Por supuesto, no sacrifique la etiqueta comercial o personal adecuada escribiendo respuestas concisas, pero tampoco necesita escribir 5-10 párrafos por cada correo electrónico que envíe. El correo electrónico es menos formal que las cartas tradicionales.!

Identifique el mensaje principal que desea transmitir, luego intente llevarlo al destinatario en uno o tres párrafos como máximo. ¿Sabes cómo te está costando tanto revisar tantos correos electrónicos? Bueno, el destinatario probablemente enfrenta el mismo problema. Acortar sus correos electrónicos no solo le ahorra tiempo, sino que también les ahorra tiempo, y se lo agradecerán..

Usa filtros para organizar

Utilizar el poder de los filtros puede revolucionar el flujo de trabajo de su correo electrónico. En esencia, un filtro analiza cada correo electrónico entrante y, si cumple con los criterios del filtro, realiza una acción sobre él. Esta acción podría ser mover el correo electrónico a una carpeta determinada o configurar una etiqueta en particular. Los criterios de un filtro pueden incluir quién es el remitente, el asunto del correo electrónico, el contenido del cuerpo, etc..

Los filtros son un método fantástico para mantener su bandeja de entrada organizada. ¿Recibe muchas actualizaciones de boletines de cadenas minoristas, notificaciones de redes sociales o facturas electrónicas? Los filtros pueden mantener esos correos electrónicos separados de su bandeja de entrada, reduciendo drásticamente la cantidad de correos electrónicos que necesita registrar. Además, hay menos posibilidades de que elimines uno de ellos accidentalmente.

Echa un vistazo a la publicación de Craig sobre cómo configurar y usar los filtros de Gmail. 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar tu bandeja de entrada. 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar tu bandeja de entrada. ordenado como el mío? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... .

Conclusión

El correo electrónico es una tecnología simple, pero hay formas avanzadas de hacerlo. Lo más importante de ser un profesional de correo electrónico es identificar dónde se gasta la mayor parte de su tiempo y encontrar formas de reducir ese tiempo. Con suerte, los consejos descritos anteriormente y algunos consejos más sobre la eficiencia del correo electrónico. 10 consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos de manera más eficiente. 10 consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos de manera más eficiente. Mañana. Es un poco paradójico pero cierto que el correo electrónico y la productividad están en desacuerdo ... lo que hemos cubierto anteriormente lo ayudará a ver dónde se está hundiendo su tiempo y cómo combatir esa ineficiencia..

¿Que pasa contigo? ¿Tiene algún truco o rutina que use para maximizar la productividad de su correo electrónico? Por favor compártelos en los comentarios!

Créditos de imagen: icono de correo electrónico a través de Shutterstock, reloj de tiempo a través de Shutterstock, martillo y cincel a través de Shutterstock