Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas en los correos electrónicos

La sobrecarga de correo electrónico es un gran problema en estos días. Además, el correo electrónico no es solo comunicación, también dicta en gran medida su lista de tareas pendientes. Además, las notificaciones constantes pueden ser una distracción. Todos necesitamos una forma de domar el correo electrónico.

Trucos para evitar que una bandeja de entrada se desborde 3 formas fáciles de evitar que la sobrecarga de correo electrónico llegue a su bandeja de entrada 3 maneras fáciles de evitar que la sobrecarga de correo electrónico llegue a su bandeja de entrada El correo electrónico tiene una reputación de ser un asesino de la productividad. Administrar bien el correo electrónico puede ayudarlo a mantener limpia su bandeja de entrada, pero ¿no sería genial si tuviera menos para empezar? están a la orden del día. ¿Quién mejor para hablar de eso que un hombre que ha intentado domar a Gmail desde 2006? Andy Mitchell es el fundador de ActiveInbox, una aplicación para organizar su bandeja de entrada de Gmail Organice mejor su bandeja de entrada de Gmail con ActiveInbox Organice mejor su bandeja de entrada de Gmail con ActiveInbox .

Correo electrónico por la mañana: ¿es algo que debe hacer o debería solucionarlo para más tarde? Que es la mejor estrategia para lidiar con el correo electrónico cuando te despiertas?

Andy: He luchado con esto por años.

• Si envía un correo electrónico a primera hora, quedará atrapado y perderá toda la mañana (un poco como mirar un video en YouTube y luego seguir los relacionados por el agujero del conejo).
• Pero si lo pospone, es probable que se pierda algo crítico o que se quede atascado en otra cosa y nunca vuelva a hacerlo..

¡La respuesta es hacer ambas cosas! Aunque en dos bocados fáciles.

Primero, logre Inbox Zero utilizando el enfoque de David Allen 5 pasos de acción para curar su frenesí de correo electrónico Inbox Zero 5 pasos de acción para curar su frenesí de correo electrónico Inbox Zero Inbox Zero es una de las palabras de moda más populares. Para resolver realmente sus problemas de correo electrónico, necesita ir más allá de Inbox Zero y abordar los problemas subyacentes. , para cada correo electrónico:

• ¿Es basura? Bórralo.
• ¿Puedes responder en 2 minutos? Luego hazlo y bórralo.
• De lo contrario, actívelo para más tarde. Gmail (con ActiveInbox) o Outlook le permitirán especificar un estado de prioridad. (Es posible que desee responder a todos los correos electrónicos críticos de inmediato)

¿Por qué elegir Inbox Zero? En palabras de Merlin Mann ...

“¿Ese "cero"? No se trata de cuántos mensajes hay en su bandeja de entrada, sino de cuánto de su propio cerebro está en esa bandeja de entrada. Especialmente cuando no quieres que sea.”

Te da un comienzo limpio para continuar con tu día.

Elemento de acción: Elija varios puntos de baja energía más tarde en el día para recibir los correos electrónicos. Abogo por la media hora de sueño después del almuerzo, y justo antes del final del día. Ingrese a su lista de correos electrónicos activados y amplíelos.

¿Debería ser el correo electrónico algo que revise todo el tiempo o periódicamente??

Andy: Creo que, si sigue el enfoque de la Bandeja de entrada cero anterior, puede verificar cada hora más o menos para estar al tanto de las cosas urgentes, pero diferir cualquier cosa que tome tiempo en bloques más periódicos.

Por supuesto, si trabaja en ventas o atención al cliente, no tiene otra opción: el correo electrónico es su vida!

¿Cómo clasifica los correos electrónicos entre tareas, información importante y otros trabajos??

Andy: Primero, solo hay dos grandes categorías que importan: ¿Es una tarea o es material de referencia?? Cualquier otro correo electrónico simplemente se elimina.

Entonces las tareas se pueden agrupar por estado. P.ej. alta prioridad, baja prioridad y “Esperando”.

los “Esperando” La lista es la más poderosa, para todo lo que está bloqueado mientras espera que alguien más haga algo. Estos correos electrónicos son normalmente los que se hunden en las profundidades de nuestro cliente de correo electrónico, y nos olvidamos por completo de hacer un seguimiento..

Elemento de acción: En Gmail, mantenga una etiqueta; o en Outlook mantener una bandera; y cuando envíe un correo electrónico al que definitivamente necesita una respuesta, márquelo. Luego, una vez por semana, puede ingresar a su lista de espera y perseguir a todos los que no han respondido.

¿Debería usarse el correo electrónico como una lista de tareas pendientes??

Andy: Sí!

Si las tareas ya están llegando a su bandeja de entrada, ¿cuál es la alternativa? Tendría que copiarlos y pegarlos desde su correo electrónico en otro sistema.

Esta es una gran fuente de pérdida de tiempo y confusión, con tareas que se duplican en diferentes sistemas. Por esta razón, David Allen aboga “bordes duros” (un elemento debe aparecer en una sola lista) para mantener su cerebro despejado y libre de estrés.

Por supuesto, el principal inconveniente de los clientes habituales de correo electrónico es que no son buenos para manejar esas tareas de correo electrónico. Por lo tanto, la idea original de ActiveInbox era que los correos electrónicos son tareas. No hay separación ni duplicación..

Elemento de acción: [Nota del editor] Puede convertir Gmail en un tablero de tareas tipo Trello con Sortd Convierta Gmail en un tablero de tareas tipo Trello con Sortd Convierta Gmail en un tablero de tareas tipo Trello con Sortd En la fuerza laboral moderna, su correo electrónico a menudo se convierte en su lista de tareas. Bueno, ahora puede obtener una organización de estilo Trello directamente en Gmail con una nueva extensión de Chrome, Sortd. , brindando la comodidad de su bandeja de entrada habitual y agregando una máscara de lista de tareas pendientes en el proceso.

¿Cuáles son algunas formas efectivas de usar el correo electrónico para anotar tareas??

Andy: Si desea agregar una tarea que no comenzó como un correo electrónico, ¡simplemente envíe un correo electrónico a usted mismo! Entonces necesitas marcarlo como una tarea.

Con ActiveInbox, puede reemplazar el asunto del correo electrónico con un nombre de tarea, establecer un estado y fecha de vencimiento, agregar una lista de verificación y notas, y hacer que forme parte de un proyecto. Convierte a Gmail en un administrador de tareas completo.

Elemento de acción: En Gmail, puede marcar un correo electrónico con estrellas; con la Bandeja de entrada de Google puede agregar recordatorios o posponer un correo electrónico Revisión de la Bandeja de entrada de Google: Un soplo de aire fresco Revisión de la Bandeja de entrada de Google: Un soplo de aire fresco Gmail es un nombre familiar en el departamento de correo electrónico, pero Google no estaba contento con él. Conozca Google Inbox, una nueva forma de acercarse al correo electrónico. .

¿Nuestra bandeja de entrada como lista de tareas se convierte en otro sistema que compite por la atención??

Andy: Seguro que es un sistema que compite por nuestra atención, pero nuestra bandeja de entrada ya lo está haciendo. Entonces no es otro. El hecho de que su bandeja de entrada ya sea una lista de tareas, sin que usted quiera especialmente que sea, es precisamente la razón por la que debe convertirla en su lista de tareas central..

Siempre es más fácil nadar con la corriente. Podría intentar mantener una lista de tareas en otro lugar, pero si la mayoría de sus tareas provienen del correo electrónico, ¿desea seguir luchando contra ella, copiar y pegar correos electrónicos en su otro administrador de tareas y gritar a los colegas que siguen enviándole correos electrónicos? ¡No luches! Convierta el correo electrónico en el centro de su lista de tareas.

Elemento de acción: [Nota del editor] Si aún desea utilizar una lista de tareas externa, Todoist y Any.do le permiten agregar tareas directamente desde Gmail.

¿Es la eficiencia del correo electrónico una responsabilidad colaborativa o individual? ¿Cuál es la etiqueta que todos debemos seguir??

Andy: Cuando se trata de etiqueta, la respuesta es definitivamente, definitivamente colaborativa. Como con todo lo demás en la sociedad, se trata de respetar a los demás tanto como a ti mismo. [Nota del editor: Del mismo modo, hay algunos correos electrónicos que se garantiza que ofenden, enojan o molestan a los destinatarios. 6 maneras de garantizar ofender, enojar y molestar con cada correo electrónico que envíe. 6 formas de garantizar ofender, enojar y molestar con cada correo electrónico que envíe. difícil. Es muy difícil entender lo que realmente quieres decir en un correo electrónico, y la mayoría de las veces la gente casi siempre te malinterpreta. Gran parte del problema viene ...]

A pesar de ser aparentemente cortés, creo que los correos electrónicos que solo dicen “Gracias!” o “Okay!” son una pérdida total de tiempo, y por lo tanto malvados.

Sin embargo, cuando se trata de herramientas de colaboración, esa es una cuestión diferente. El correo electrónico es una experiencia inherentemente individual. Al menos para coordinar el cronograma de un equipo, aún necesita su administrador de proyectos, CRM y herramienta de mensajería instantánea.

Elemento de acción: Soy fanático de 3Sentences. La brevedad ahorra tiempo a todos, incluso a usted cuando tiene que volver a escanear el correo electrónico en el futuro. Mientras que los correos electrónicos de gofres son vagos y groseros.

Haga a Andy sus preguntas relacionadas con el correo electrónico!

Andy Mitchell leerá los comentarios y responderá cualquier pregunta que tenga sobre cómo manejar su correo electrónico. Ahora es tu oportunidad de resolver ese molesto problema!

Créditos de imagen: Cairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip