Cómo crear el último sistema perfecto de gestión del tiempo que usará

J.R.R. Tolkien escribió una vez, a través del personaje de Gandalf, “Todo lo que tenemos que decidir es qué hacer con el tiempo que se nos da..” Si desea conocer el secreto para crear el sistema de gestión del tiempo perfecto del mundo, debe escuchar a Gandalf.

Mi propio camino personal hacia el sistema de gestión del tiempo perfecto fue largo y está plagado de cadáveres de intentos pasados. Dicen que el camino al infierno está pavimentado con buenas intenciones. Bueno, digamos que siempre comencé a usar cada nuevo sistema con muy buenas intenciones..

He intentado que Gqueues lleve la gestión y programación de tareas de Google a un nivel completamente nuevo con GQueues Lleve la gestión y programación de tareas de Google a un nivel completamente nuevo con GQueues Google Tasks no funciona si desea avanzar más allá de la administración del tiempo de hoy en día planificación visionaria del mañana. Aquí es donde GQueues se acerca al plato. , ToDoist ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizarme. Seguí usando ToDoist gratis por un tiempo. Pero seguía encontrándome con cosas que quería hacer y no podía. Recordatorios por correo electrónico. Agregar notas a la tarea. Cosas que realmente agregarían mucho ..., Google Tasks transforma las tareas de Google en una suite de administración de tareas con Google Tasks sin conexión [Chrome] Transforma las tareas de Google en una suite de administración de tareas con Google Tasks sin conexión [Chrome] Usar Google Tasks es como un amor- relación de odio El problema con el uso de Google Tasks directamente en, por ejemplo, Google Calendar o dentro de Google Mail es que el diseño y la interfaz de usuario están extremadamente simplificados y ... y cada truco de gestión de la vida en el medio. Si eres como yo, probablemente hayas hecho lo mismo. Es una búsqueda constante de más organización con menos trabajo. Una forma de crear más tiempo en su agenda, para lograr todo lo que sueña lograr, sin perder el sueño.

¿Cuál es el sistema de gestión de tiempo perfecto??

Si eres como yo, probablemente sientas que tienes un sistema que es casi lo que necesitas, pero no del todo. Casi siempre falta algo.

El sistema de gestión del tiempo perfecto debe tener las siguientes cualidades.

• Te permite un “lugar tranquilo” para contemplar las metas y sueños de tu vida
• Proporciona una integración perfecta de tareas relacionadas con sus objetivos.
• Le permite organizar y planificar fácilmente sus responsabilidades semanales y diarias.
• Le ayuda a evitar olvidar tareas importantes.
• Es compacto y simple, pero eficiente y todo incluido.

Ese último es como pedir la luna, ¿no? Es la necesidad de simplicidad combinada con el requisito de ser todo incluido lo que hace que sea imposible encontrar el sistema perfecto..

Crear una línea de montaje de gestión del tiempo

El sistema de gestión del tiempo ideal debería funcionar como una línea de montaje eficiente. Tiene trabajo (tareas) entrantes, y esos deben ser organizados y planificados, y luego integrados en su calendario. Ese proceso se parece a esto:

El problema con la mayoría de los intentos de usar una sola aplicación como gTasks Use gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android] Use gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android] En estos días, hay un millón y una de las mejores maneras de administrar un hacer una lista en línea y a través de aplicaciones móviles. Dicho esto, a menudo todavía hay algunas personas que aún no usan uno de ... o algo por el estilo es que estas aplicaciones están especializadas para manejar una o dos partes de este proceso realmente bien.

Herramientas de seguimiento del tiempo 4 Excelentes herramientas gratuitas de seguimiento del tiempo [Android] 4 Excelentes herramientas gratuitas de seguimiento del tiempo [Android] No importa quién es usted, el tiempo es un producto increíblemente importante. Todos tenemos la misma cantidad de tiempo, 86.400 segundos cada día, y depende de nosotros cómo pasamos ese tiempo ... o usando la técnica Pomodoro. La aplicación web Pomodoro Tomato.es es la gestión del tiempo simplificada La aplicación web Pomodoro Tomato.es es La gestión del tiempo simplificada ¿No puede concentrarse? Ponte a trabajar ahora. Tomato.es es un temporizador gratuito de Pomodoro que puede usar directamente en su navegador, y posiblemente sea la mejor aplicación que he usado. La técnica de Pomodoro es simple: ... hace que postergue menos ¿Por qué la dilación no puede ser curada por las aplicaciones de gestión de tareas? [Opinión] ¿Por qué la dilación no puede ser curada por las aplicaciones de gestión de tareas? [Opinión] Durante mucho tiempo he luchado con la gestión del tiempo , y en algunos aspectos todavía lo hago. Uno de mis muchos métodos en “superar” mi falta de gestión del tiempo era usar aplicaciones de gestión de tareas. Yo ... administrando tu horario semanal, pero no te ayudo a organizar tus tareas.

No fue hasta que Justin me mostró su técnica con el uso de LEGOS como método de gestión del tiempo. Cómo usar los LEGO para administrar mejor su tiempo Cómo usar los LEGO para administrar mejor su tiempo Creo que he encontrado la mejor herramienta de productividad: los LEGO. No te vayas Dejame explicar. que comencé a tener una idea de algo que podría funcionar mejor para mí. Esto llevó a lo que pensé que se convertiría en mi mejor y último sistema de gestión de todos los tiempos, utilizando Trello Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente de un buen hogar Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente de un buen Inicio ¿El nombre Joel Spolsky significa algo para ti? Si es así, querrás leer esta publicación, porque muestra el último y mejor proyecto de Spolsky. Y si no, debes saber que esto es ... .

Poniendo las piezas juntas

Sin embargo, Trello todavía no era un lugar fácil para planificar metas de vida. Cómo crear un tablero de visión y cumplir con sus grandes objetivos Cómo crear un tablero de visión y cumplir con sus grandes objetivos. Puede llamarlos rocas grandes o grandes, peludas y audaces. metas. Algunos lo llaman una lista de deseos. Vaciar ese cubo requiere acción. Aquí es donde una herramienta visual como Trello resulta útil. , y administrar tareas de un paso del cronograma al siguiente fue muy torpe.

Por estas razones, finalmente decidí tomar todas las lecciones que aprendí de los sistemas anteriores que probé, y combinar todo en un único sistema automatizado de administración del tiempo que lo hace todo.

1º - Crea tu hoja maestra de gestión del tiempo

El flujo de trabajo que le robé a Justin y usé en el sistema Trello funciona bien. Básicamente, comienzas por un lado con todas tus nuevas tareas entrantes que necesitas de alguna manera para encajar en tu agenda. Luego, a la izquierda de eso, tiene una lista de todas las tareas que desea completar este mes. A la izquierda de eso, esta semana.

Este sistema funcionó para mí durante unos cuatro o cinco meses. Empecé a olvidar cosas que estaban en algunas de las listas. No se movieron a “hoy” y luego me enterraron El sistema comenzó a fallarme.

Así que esto es lo que hice. Primero debe crear una hoja de cálculo de Google y crear cuatro hojas.

En este caso, comienza a la izquierda y crea un Entrante hoja. Esto enumerará todas las tareas entrantes de sus otros sistemas.

A la derecha de esto, crea un Demandas mensuales hoja. A la derecha de eso crea un Demandas semanales hoja. A la derecha de eso crea tu Programación semanal hoja.

Llegaremos a formatear esas hojas individuales en un momento. Pero primero, cree un calendario semanal en el Programación semanal hoja creando una fila de días de la semana y una columna de cada media hora durante todo un día.

Ahora que tiene su horario semanal listo para usar, es hora de comenzar a ingresar tareas en su nuevo sistema de gestión del tiempo!

Sobre el Hoja entrante, crear encabezados para Tarea, Proyecto, Fecha Agregada, Etiqueta, Prioridad, Enlazar, Programado, y Hecho.

Todos estos campos tendrán sentido en un momento en que comencemos a alimentar “Entrante” hoja con alimentaciones automatizadas.

2º - Crea y automatiza tus objetivos de vida

El primero de esos feeds serán tus objetivos de vida..

La lección más importante que aprendí es que, cuando se trata de los grandes objetivos, necesitas un espacio limpio y destinado a un solo propósito: contemplar las cosas que son más importantes para ti.

De todas las aplicaciones de administración de tiempo que he probado, este es un propósito para el cual ToDoist es perfecto.

Es limpio y simple. Crea esas grandes metas de la vida a la izquierda, y luego a la derecha, divide esas metas realmente grandes en las submetas en las que trabajará durante toda su vida..

Por ejemplo, uno de los objetivos de mi vida es tener una familia feliz. Algunos objetivos secundarios de esto serían “Proporcionar una infancia positiva.” para mis hijos o para “Sea un esposo devoto y afectuoso”. Bajo esos objetivos secundarios, es donde van más detalles. Por ejemplo, construir una habitación para mi hija sin duda le daría una experiencia infantil más positiva..

Ahora, esto es un procesable tarea. Lo que desea hacer es configurar etiquetas para estas tareas accionables, de modo que ToDoist las envíe automáticamente a su Sistema maestro de gestión del tiempo.

Deberá usar ToDoist Premium para tener acceso a las etiquetas (¡es barato y vale la pena!)

En ToDoist, simplemente haga clic en etiquetas en la barra de navegación izquierda y luego haga clic en el Agregar etiqueta botón.

En el ejemplo anterior, para crear una tarea de dormitorio, después de crear una etiqueta happy_family, agregué “@familia feliz” a la tarea misma, etiquetarla.

¿Por qué te ayudan estas etiquetas? Porque ahora puede usar IFTTT para detectar esas tareas etiquetadas e insertar las tareas en su nuevo Entrante hoja en Hojas de cálculo de Google.

En IFTTT, simplemente elija el activador ToDoist y seleccione Nueva tarea creada con etiqueta.

A continuación, puede elegir de una lista desplegable de las etiquetas que creó, así como el Proyecto donde utilizó la etiqueta.

Finalmente, configure la Acción en Google Drive, seleccione Agregar fila a la hoja de cálculo, y escriba el nombre correcto de su hoja de cálculo de Google donde creó el “Entrante” hoja.

Observe los campos en esa salida? Esos son los mismos campos que acaba de crear en la hoja de cálculo..

Ahora, cada vez que crea una tarea relacionada con el Objetivo de vida en ToDoist y aplica una de las etiquetas para las que ha creado desencadenadores IFTTT, esa tarea se cargará automáticamente en la hoja de cálculo entrante.

Piénsalo. Ahora, puede sentarse, despejar su mente y simplemente planificar sus objetivos de vida. No se preocupe por cómo planificar lo que necesita hacer para lograrlos, solo haga una lluvia de ideas y etiquete las tareas que deberá realizar para llegar allí. Deja que la automatización se encargue del resto.

3º - Automatiza tus demandas urgentes

Por supuesto, tu vida es más que solo tus objetivos de vida. Seamos realistas, las demandas diarias, las llamadas telefónicas y los correos electrónicos lo bombardean constantemente con nuevas demandas y nuevas tareas. También necesita una forma de lidiar con esas demandas.

La respuesta para esto también es automatizar un “Entrante” alimentar desde su cuenta de correo electrónico. No te preocupes, esto es realmente fácil. Simplemente cree un disparador IFTTT por cada vez que estrella un correo electrónico en su bandeja de entrada.

Luego crea la misma acción que hiciste antes - Agregar fila a la hoja de cálculo. Asegúrese de escribir el mismo nombre de hoja de cálculo correctamente. También deberá personalizar el Fila formateada para que muestre los campos obligatorios para la tabla entrante que creó.

Lo importante es asegurarse de que el asunto del correo electrónico se alinee con el “Tarea” campo en su hoja de cálculo.

Ahora, cada vez que marca un correo electrónico en su bandeja de entrada, esa línea de asunto del correo electrónico se agrega a su hoja de cálculo como otra tarea entrante.

Lo bueno de esto es que a medida que escanea correos electrónicos y detecta un correo electrónico que requiere su tiempo, debe convertirse en una tarea programada en su flujo de trabajo. No pierdas tu tiempo tratando de realizar la tarea de inmediato. Solo marca y sigue adelante.

Ahora que tiene sus objetivos de vida y sus correos electrónicos diarios automatizados para completar la cola de tareas entrantes de su nuevo sistema de gestión del tiempo, es hora de organizar el flujo de trabajo de ese sistema.

4º - Organice su flujo de trabajo de gestión del tiempo

Ahora viene la parte divertida. Si ha utilizado ToDoist para planificar sus objetivos a largo plazo, y ha estado protagonizando cosas importantes en sus correos electrónicos, verá un montón de nuevas tareas que han llegado a la hoja!

Recuerda el Programado y Hecho campos que creaste? Bueno, esos fueron extras que la automatización no completará. Esto se debe a que al seleccionar cada nombre de tarea y moverlos al Este mes o Esta semana hojas, deberá anotar que ha programado esa tarea. Cuando complete la tarea, puede marcarla como terminada utilizando el campo Listo.

Una vez que se programa una tarea, existe en la hoja de Mes o Semana. La idea es que, mensualmente, debe mover todas las tareas entrantes que cree que puede realizar este mes al Este mes hoja.

los Este mes y Esta semana las hojas deben tener los siguientes campos: Tarea, Para quien?, Frecuencia, Repetir y Objetivo en la vida.

A medida que mueve el nombre de una tarea de Entrante a Este mes, tómese el tiempo para completar esos campos. ¿Para quién (qué cliente o persona) es la tarea? ¿Es una tarea que debes repetir todos los meses? ¿Es de uno de tus objetivos de vida??

Lo más importante es definir cuándo debe completar la tarea. Ordenar por este campo lo ayudará a priorizar qué tareas realizar cuando planifique su semana.

Recuerde, haga esto todos los meses. Además, tómese un tiempo al comienzo de la semana para mover las tareas del Este mes hoja a la idéntica Esta semana hoja. O, en los casos en que la tarea se repite mensualmente, puede agregar la tarea directamente a su calendario semanal y actualizar el “Lo próximo por hacer” campo.

Esta es la belleza de este sistema. Puede ayudarlo a administrar todo: tareas relacionadas con esos objetivos importantes de la vida, tareas cotidianas mundanas que salen de correos electrónicos, tareas mensuales y semanales que debe realizar sin importar qué, y luego las tareas importantes que agrega a la Entrante hoja de ti mismo.

A medida que las tareas se procesan y fluyen de una pestaña a otra, se actualizan y priorizan, y finalmente lo agregará a su programación para la próxima semana. Esta es la programación en la última pestaña, que creó al comienzo de este artículo. Esto utiliza la estrategia de bloqueo de tiempo Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Prueba el bloqueo de tiempo. Esta táctica de gestión del tiempo puede ayudarlo a mantener el rumbo mientras mantiene a raya las distracciones, la dilación y la multitarea improductiva. sobre el que Rob escribió recientemente, que funciona bastante bien.

Puede considerar la codificación de color de esas tareas a medida que las agrega a su agenda para la semana. Tal vez, cree un código de color para cada cliente diferente o use diferentes colores para indicar diferentes proyectos o prioridades.

La clave de este sistema es que es capaz de manejarlo todo, desde la planificación de su vida y la fijación de objetivos. 5 Errores críticos que deben evitarse al establecer objetivos 5 Errores críticos que deben evitarse al establecer objetivos. e impulsar la productividad. Si no tienes metas, no tienes dirección. Sin dirección, es fácil para usted sentirse perdido y confundido. Afortunadamente, ... para los proyectos en los que estás trabajando en este momento.

Luego están programados para realizarse en las pestañas segunda y tercera, y finalmente programados y logrados en la última pestaña. Siempre que sea lo suficientemente disciplinado como para sentarse y usar este sistema para planificar su próximo mes y semana, aumentará su productividad muchas veces.

¿Ya ha encontrado su sistema de gestión de tiempo perfecto? ¿Parece que esto podría funcionar para ti?? Comparta sus propias experiencias y consejos sobre la gestión del tiempo en la sección de comentarios a continuación.!

Créditos de imagen: gestión del tiempo a través de Shutterstock