Cómo ser más productivo sin una lista de tareas

Las listas de tareas son herramientas fundamentales en nuestra búsqueda interminable de cómo ser más productivos. Existen innumerables aplicaciones, estrategias, teorías y métodos para mantener la mejor y más productiva lista de tareas.

¿Pero podríamos estar equivocados? ¿Podría la lista de tareas pendientes retrasarnos? Muchas personas altamente productivas dicen que sí. Y tienen algunas ideas interesantes sobre cómo ser más productivos sin usar una lista de tareas.

Por qué las listas de tareas pueden ser contraproducentes

Las listas de tareas ciertamente tienen beneficios: si no lo hicieran, no las usaríamos en primer lugar. Pero también tienen algunos inconvenientes serios..

Por ejemplo, las listas de tareas pueden convertirse en una herramienta importante de procrastinación. ¿Alguna vez ha decidido sentarse y organizar su lista en lugar de comenzar una tarea? Ciertamente lo he hecho, y más de unas pocas veces. Sentimos que estamos siendo productivos cuando trabajamos en nuestra lista en lugar de trabajar realmente.

Por otro lado, las listas de tareas pendientes nos hacen sentir que nunca hacemos lo suficiente. ¿Cuándo fue la última vez que marcó todos los elementos de su lista? Creo que lo he hecho una vez en los últimos tres o cuatro años. Incluso si tú hacer descubre cómo ser más productivo, nunca sentirás que has tenido éxito.

Una razón por la que nunca verificamos todas las cosas de la lista es que las listas de tareas no tienen en cuenta el tiempo. A menos que mantenga una lista extremadamente detallada, un proyecto de 10 horas se verá exactamente igual a uno de 10 minutos. Y te sientes altamente productivo si marcas muchas tareas pequeñas y menos importantes que solo toman unos minutos.

Todas esas opciones pueden parecer buenas porque siempre tienes alguna cosa puede trabajar, pero las listas de tareas pendientes nos abruman con opciones. Si tienes 47 cosas en tu lista, tu cerebro comienza a contraatacar. Se abruma y las emociones negativas comienzan a surgir. Y luego te paralizas y no terminas haciendo nada.

Por supuesto, muchas personas encuentran que las listas de tareas les ayudan a ser más productivos. Encontrar el sistema de productividad perfecto Cómo crear el último sistema de gestión del tiempo perfecto que utilizará Cómo crear el último sistema de gestión del tiempo perfecto que utilizará La productividad es una búsqueda constante de más organización con menos trabajo. Una forma de lograr todo lo que sueñas lograr, sin perder el sueño. ¿Puede este sistema automatizado de gestión del tiempo hacerlo todo? para su propia vida es el primer paso para descubrir cómo hacer más en un día. Si usa una lista de tareas pendientes o no, depende de usted.

Pero le animo a que considere cómo podría ser más productivo haciendo los siguientes cambios en su régimen de productividad diaria.

Viviendo en tu calendario

Daniel Markowitz, en una pieza para Harvard Business Review, presenta una alternativa a las listas de tareas que llama “viviendo en tu calendario.” La idea es simple: saque sus tareas de su lista, calcule cuánto tiempo tomarán y muévalas a su calendario.

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Programar tareas - no solo usar su calendario como lista de tareas pendientes tiene muchos beneficios. Muchas personas encuentran que ver tiempo dedicado a actividades específicas los hace más propensos a realizar esas tareas y mantenerse enfocados. Otros informan que les impide tratar de programar demasiado en un día.

Tener un recordatorio visual de cuántas cosas estás trabajando te ayudará a priorizar tus proyectos actuales y a determinar si puedes decir “sí” a los nuevos.

Kevin Kruse entrevistado “Más de 200 multimillonarios, olímpicos, estudiantes de primera línea y empresarios” sobre gestión del tiempo y cómo ser más productivo. ¿Cuántos crees que dijeron que usan una lista de tareas? Ni uno. Pero muchos de ellos vivían en sus calendarios..

Hemos discutido el bloqueo del tiempo Cómo bloquear el tiempo en el calendario de Google para un día laboral productivo Cómo bloquear el tiempo en el calendario de Google para un día laboral productivo ¿Tiene dificultades con la gestión del tiempo? Le mostramos cómo bloquear el tiempo en su Google Calendar para aumentar el enfoque, reducir el estrés y mejorar la productividad. en el pasado, y eso es exactamente de lo que estamos hablando aquí. Establezca horarios específicos donde trabajará en tareas específicas y cumpla con su horario.

Siga la regla de los dos minutos

Una de las razones por las que las listas de tareas pendientes se llenan tan rápido es que a menudo ponemos toneladas de pequeñas tareas allí. Ahí es cuando las cosas comienzan a ser abrumadoras y nos estresamos. Uno de los mejores métodos para tratar este problema es seguir la regla de los dos minutos. Si una tarea tomará menos de dos minutos, no la ponga en una lista, solo hágalo.

Esto mantendrá un sorprendente número de elementos fuera de su lista. Active su tarjeta de crédito, devuelva ese correo electrónico, levántese y estírese, se sorprenderá de cuántas cosas puede hacer en dos minutos. Y eso se traduce directamente en eliminar elementos de su lista. Eventualmente, puede encontrar que no necesita una lista!

Centrarse en los hábitos de desarrollo

Usted sabe sobre las cosas importantes que necesita hacer. Son los pequeños los que llenan su lista de tareas y se acostumbran a postergar las cosas más importantes. Artículos como “limpiar la casa,” “comprar comestibles,” y “administrar correo electrónico” a menudo se sienta en su lista durante días, burlándose de usted repetidamente.

Aquí es donde los hábitos son útiles.

Acostúmbrese a administrar su bandeja de entrada durante 30 minutos todas las tardes antes de salir del trabajo. O enseguida en la mañana. Comience a comprar alimentos en días específicos de la semana después del trabajo. Devolver llamadas telefónicas en un determinado día de la semana.

Puedes hacer un hábito con cualquier cosa 12 Hábitos de productividad para finalmente hackear tu vida en el año nuevo 12 Hábitos de productividad para finalmente hackear tu vida en el año nuevo Una resolución común para la mayoría de las personas que trabajan es ser más productivos. En este artículo, exploraremos doce malos hábitos que puede cambiar, uno por mes, para mejorar drásticamente la productividad de su carga de trabajo. . Y cuando haya creado más hábitos, puede eliminar más cosas de su lista de tareas pendientes. Eventualmente, solo se reducirá a los grandes, y es entonces cuando el bloqueo del tiempo y el calendario realmente comienzan a tener un efecto positivo.

Automatizar y delegar pequeñas tareas

Nuevamente, son las pequeñas cosas las que llenan tu lista y te estresan. La automatización puede recorrer un largo camino para ayudar a resolver este problema. Puedes automatizar tus finanzas Cómo el minimalismo financiero te ayuda a ahorrar dinero y eliminar el estrés Cómo el minimalismo financiero te ayuda a ahorrar dinero y eliminar el estrés Es fácil dejar que tus finanzas se salgan de control, pero usar los principios del minimalismo puede ayudarte a mantenerlas bajo control y reduce el estres. así que apenas tienes que hacer nada, y eso te ahorrará mucho tiempo. También puede automatizar correos electrónicos de seguimiento, que (dependiendo de cuántos correos electrónicos envíe) podría ahorrarle horas cada semana.

Con IFTTT o Zapier, puede automatizar casi cualquier tarea digital. La tecnología inteligente para el hogar le permite automatizar las cosas en su hogar. También puede usar un Arduino para automatizar su hogar Ideas de proyecto Arduino para una casa automatizada Ideas de proyecto Arduino para una casa automatizada ¿No sería genial regar su invernadero sin dejar su silla? Un Arduino puede participar como el componente clave de algunos proyectos de automatización del hogar: aquí hay cinco! .

Cuando no pueda automatizar algo, considere delegarlo a otra persona. Es difícil pedir ayuda, pero puede marcar una gran diferencia en su vida. Puede delegar en casa: pídale ayuda a su cónyuge o a sus hijos en la casa. O en el trabajo: pídale a alguien que esté en una mejor posición que complete una tarea que se haga cargo de usted. Incluso puedes delegar entre tus amigos: haz que alguien más planifique la próxima reunión para ahorrarte algo de tiempo.

Si no tiene personas a su alrededor que puedan asumir tareas, considere contratar a un asistente. Asistentes virtuales 20 maneras en que un asistente virtual humano puede ahorrarle tiempo 20 maneras en que un asistente virtual humano puede ahorrarle tiempo Aprenda qué tipo de tareas puede externalizar de manera confiable a un asistente virtual y ahorrará horas cada día. Te mostramos cómo comenzar. (VA) son relativamente asequibles, especialmente si los contrata solo por un par de horas a la semana, y puede encargarse de muchas tareas repetitivas por usted. Si está buscando formas de ser más productivo, un VA es difícil de superar.

Lleva tiempo poner en marcha la automatización y la delegación, pero una vez que lo haga, se sorprenderá de la cantidad de cosas que ya no necesita incluir en una lista..

O cambiar la forma de hacer listas

Si programa todo, aplica la regla de los dos minutos, mejora sus hábitos y encuentra formas de automatizar y delegar, existe una muy buena posibilidad de que ya no necesite su lista de tareas pendientes. Sin embargo, si aún no está listo para dar el salto, considere cambiar la forma en que hace su lista de tareas.

Mi método favorito para esto es adoptar la lista de tareas pendientes de tres elementos. Es exactamente lo que parece: solo le pones tres cosas.

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Cuando sepa que está limitado a tres elementos, solo pondrá en papel las tareas más importantes para su día. Esto lo alienta a enfocarse en los grandes problemas y dejar que los más pequeños encajen en su lugar más tarde..

No va a ser fácil. Pero te animo a que lo pruebes. Reducir la cantidad de elementos en su lista puede ser una experiencia muy liberadora.

Elimine sus listas de tareas y sea más productivo

Si desea consejos sobre cómo tener una vida más productiva, puede que le sorprenda mi sugerencia de que busque una alternativa a su lista de tareas pendientes. Va en contra de muchos de los consejos que has leído antes. Y se va a sentir realmente raro.

Hay algunas pruebas convincentes de que es un buen camino a seguir. La búsqueda de cómo ser más productivo nunca termina. Pero deshacerse de su lista de tareas pendientes es un buen siguiente paso.

¿Sigues usando una lista de tareas? ¿O usas tu calendario? ¿Cómo te mantienes productivo? Comparte tus pensamientos en los comentarios a continuación!