Yendo sin papel Pros, contras y soluciones digitales

La oficina sin papeles El futuro está aquí: su guía para tener una vida sin papeles hoy El futuro está aquí: su guía para tener una vida sin papeles hoy Sin papel: un término que se usa con bastante frecuencia hoy en día. Pero, ¿qué significa? ¿Y en qué medida se aplica? Ciertamente, todos usamos papel hasta cierto punto a pesar de los avances ... parece que finalmente se está dando cuenta. En parte, esto puede deberse a la idea aún más popular del minimalismo. Cómo ser un minimalista efectivo en su vida diaria. Cómo ser un minimalista efectivo en su vida diaria. Cada vez más personas eligen adoptar el minimalismo. En ciertas situaciones, esto puede causar estragos frustrantes en su vida cotidiana. Con una planificación mínima, no tiene que llegar a eso. . ¿Pero es todo un nirvana salvador de árboles o una pesadilla de proporciones A4??

Investigamos los pros y los contras, junto con consejos prácticos, para que pueda tomar su propia decisión y seguir adelante de inmediato..

Los pros de una oficina sin papel

Primero echemos un vistazo a las ventajas de decir adios al papel.

Deshacerse de la máquina de fax obsoleta

A pesar de que la máquina de fax se ha convertido en un dispositivo arcaico, todavía hay algunos que insisten en aferrarse a ella por las uñas. Estas son las personas que tienen su número de máquina de fax en un lugar destacado en su tarjeta de visita. Estas son las personas que no pueden aceptar algo llamado “correo electrónico” fue inventado, y como resultado, se están ahogando bajo un mar de papel de fax.

Si alguien así insiste absolutamente en que DEBE enviarte algo por fax, entonces hay formas de acomodarlo, sin tener que lidiar con atascos de papel y árboles caídos en tu conciencia. Numerosos servicios en línea pueden asignarle un “número de fax virtual” y la otra persona puede enviar un fax a ese número. El fax se convierte en un archivo adjunto de correo electrónico y se le envía a través de los interwebs..

La desventaja es que los planes gratuitos para estos sitios son increíblemente limitantes. Para obtener un servicio decente, deberá pagar un plan mensual..

Algunos para mirar incluyen Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax y FreeFaxtoEmail.

Tener más espacio para el tango

En este momento, tengo varias cajas llenas de documentos que datan de hace 15 años. Están sentados en mi oficina esperando ser escaneados para que finalmente pueda triturar los originales en papel. Mientras tanto, mientras mi mejor amigo, Procrastinate, se queda conmigo, constantemente tropiezo con las cajas, golpeo mis caderas contra ellas y, en general, les juro que no les doy la cabeza..

Cuando finalmente pueda escanear el papel, tendré una gran fiesta de trituración y una bebida cada vez que un documento pase por la trituradora (al final, estaré totalmente sin piernas). Pero lo que realmente estoy soñando es tener una gran cantidad de espacio en mi oficina. Puedo usar ese espacio para comenzar a bailar o luchar con el perro. Y recordarme de qué color es mi piso.

Si es una empresa que gasta mucho dinero en espacio de almacenamiento para sus documentos, piense en cuánto ahorrará, escaneando esos documentos y quemando todo el lote. La moral de los empleados irá por las nubes.

Salvando el medio ambiente de nosotros mismos

La ventaja más obvia es, por supuesto, el medio ambiente. Se están cortando demasiados árboles y la selva amazónica está desapareciendo en parte para alimentar a la industria de la pulpa y el papel. Cualquier cosa que podamos hacer para frenar eso es obviamente una buena noticia para el planeta en el que vivimos. Imprimimos demasiado y se desperdicia demasiado papel. Al mudarse a un entorno sin papel, puede hacer su parte por la Madre Naturaleza.

Si DEBE imprimir algo Sugerencias y herramientas principales para ayudar con la impresión de páginas web Sugerencias y herramientas principales para ayudar con la impresión de páginas web No importa cuánto intente no utilizar papel, a veces solo necesita imprimir esa página web. Puede ser para instrucciones, un artículo para la clase, un folleto para una reunión en el trabajo, etc. Como ..., entonces hay maneras de minimizar la cantidad de papel y tinta que usa. Servicios como PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark y The Printliminator lo ayudarán a eliminar cualquier elemento innecesario de una página antes de imprimirla, como los anuncios. Pero siempre que sea posible, escanee y envíe un correo electrónico.

El papel no dura para siempre, pero los archivos digitales sí lo harán

Es un hecho de la vida que el papel no dura para siempre. La Carta Magna probablemente no se ve tan fresca como cuando se escribió por primera vez. El diario de Ana Frank está empezando a dorarse y rizarse en los bordes. El papel simplemente comienza a descomponerse, dado que ha pasado suficiente tiempo.

En otras palabras, es una forma terrible de almacenar información a largo plazo. Nunca puede estar seguro de cuándo se dorará, se rasgará, se desvanecerá, se enrollará o simplemente se le echará una taza de café. Pero un archivo digital? Siempre que lo guarde en un formato popular como PDF o TXT y realice copias de seguridad periódicas 5 Datos básicos de copia de seguridad que todo usuario de Windows debe saber 5 Datos básicos de copia de seguridad que todo usuario de Windows debe saber Nunca nos cansamos de recordarle que haga copias de seguridad y mantenga sus datos seguros. Si se pregunta qué, con qué frecuencia y dónde debe hacer una copia de seguridad de sus archivos, tenemos respuestas directas. , siempre estará allí cuando lo necesite. En veinte o treinta años, se verá igual que cuando lo hizo por primera vez.

Los empleados pueden trabajar de forma remota

El problema con el papel es que, en un entorno de oficina, si desea que los colegas de otras ubicaciones geográficas tengan una copia, debe enviarla por correo postal. Eso lleva tiempo (aún más si la oficina de correos lo pierde). El tiempo en muchos casos significa pérdida de dinero, oportunidades retrasadas y una creciente frustración..

Sin embargo, si los archivos se digitalizan, se pueden poner en línea en la intranet de una empresa. Configure rápidamente su propia intranet doméstica con ocPortal. Configure rápidamente su propia intranet doméstica con ocPortal. ¿Alguna vez ha pensado en cómo sería tener una "página de portal? "para su familia, como muchas compañías ofrecen a los empleados? ¿No sería conveniente tener un repositorio central basado en la web ... o wiki 4 de los mejores wikis personales para mantenerte organizado 4 de los mejores wikis personales para mantenerte organizado ¿Qué pasaría si hubiera un software wiki diseñado para ayudarte en un ¿nivel personal? Puede usarlo para cualquier cosa, por ejemplo para esbozar su novela, realizar un seguimiento de los proyectos de mejoras para el hogar o planificar ... O pueden enviarse por correo electrónico o colocarse en una carpeta de almacenamiento en la nube. Esto permite a los colegas de la otra oficina obtener su copia de inmediato, sin necesidad de esperar. Si el documento se carga en un sitio de colaboración 10+ Herramientas de colaboración sin registro que puede usar en 10 segundos 10+ Herramientas de colaboración sin registro que puede usar en 10 segundos La colaboración en línea puede ahorrarle tiempo y dinero a usted y a su equipo. Colaborar rápidamente puede ahorrar un poco más. Estas herramientas están listas para usar cuando usted lo esté. No se requiere registro. como Google Docs o Dropbox, entonces todos en todas las ubicaciones pueden comenzar a dejar comentarios en tiempo real.

Los contras de una oficina sin papel

Pero ir sin papel no siempre es el paraíso que se supone que es. Tecnología al rescate!

Escaneando cada. Soltero. Pieza. De. Papel.

De buenas a primeras, esto es lo más molesto de toda la empresa. Encontrar la energía y la inclinación a sentarse y escanear cada pedazo de papel. Es tedioso, consume mucho tiempo y, francamente, preferiría estar viendo repeticiones de vigilantes de la playa en TV.

Pero hay algunas cosas que puede hacer para facilitar un poco el trabajo. Primero, revise cada hoja de papel y colóquela en una de las tres pilas - definitivamente escanear, tal vez escanear, y desgarrar. los desgarrar cosas ... bueno ... destrúyelo y deshazte de él.

Probablemente pueda deshacerse de facturas pagas, recibos de cosas donde la garantía ha expirado hace mucho tiempo, manuales de instrucciones (es probable que el fabricante haya subido una versión en PDF. ¿No puede encontrar un manual de usuario para su equipo? Busque en estos sitios web especializados No puede encontrar un manual de usuario para su equipo Busque en estos sitios web especializados El tipo meticuloso con previsión escaneará un manual de usuario y guardará una copia en su computadora, o buscará una copia en papel que generalmente está disponible como PDF en el sitio del fabricante. su sitio web), boletas de depósito bancario (pero NO las declaraciones), y así sucesivamente. Solo echa un ojo crítico sobre él y decide “¿REALMENTE necesito mantener esto??“.

Quizás escanear es para cosas de las que aún no estás seguro y no quieres apresurarte a tomar una decisión. Mantenlos a un lado.

Encontrará entonces que el Definitivamente Escanear La pila es probablemente más manejable. Ahora cree carpetas en su computadora (Impuestos, seguros, nóminas, etc.), y cuando escanee un documento, muévalo inmediatamente a la carpeta correspondiente y agregue un nombre descriptivo.

Hay aplicaciones que dicen acelerar el proceso para usted (los resultados son mixtos en mi opinión). Evernote tiene Scannable, que detecta los bordes del documento cuando apuntas la cámara de tu teléfono inteligente. También hay Photomyne, si está escaneando fotos. AlternativeTo tiene algunas buenas alternativas a Scannable si está buscando algo más. Me gusta especialmente ScanBot Las mejores aplicaciones de recibo para escanear, rastrear y administrar facturas Las mejores aplicaciones de recibo para escanear, rastrear y administrar facturas Estas aplicaciones de escáner de recibos lo ayudarán a escanear, guardar y organizar cada factura para sus necesidades personales o comerciales. .

Recordando respaldar todo

Cuanto más escanee, más importante es que realice una copia de seguridad de todo. La Guía de copia de seguridad y restauración de Windows La Guía de copia de seguridad y restauración de Windows Suceden desastres. A menos que esté dispuesto a perder sus datos, necesita una buena rutina de copia de seguridad de Windows. Le mostraremos cómo preparar copias de seguridad y restaurarlas. . Porque si su computadora decide suicidarse o autodestruirse, no tener copias de seguridad significa no tener absolutamente ningún archivo. Y en muchos casos, eso puede ser un desastre no mitigado (especialmente si ha perdido el papeleo de impuestos). En mi experiencia, muchas compañías ofrecen copias de reemplazo de documentos por un precio, y usted puede decidir hacerlo. Pero puede dormir más fácilmente por la noche si tiene una solución de respaldo cerca o de forma remota (o ambas).

Como mínimo, debe tener un disco duro portátil (obtenga al menos 1 terabyte de espacio). Si tiene una PC con Windows La última guía de copia de seguridad de datos de Windows 10 La última guía de copia de seguridad de datos de Windows 10 Hemos resumido todas las opciones de copia de seguridad, restauración, recuperación y reparación que pudimos encontrar en Windows 10. Use nuestros consejos simples y nunca se desespere por la pérdida datos de nuevo! , descargue y use SyncToy, SyncToy: solución simple de respaldo y sincronización de Microsoft [Windows] SyncToy: solución simple de respaldo y sincronización de Microsoft [Windows] Si tiene archivos en su computadora, necesita hacer una copia de respaldo. Llano y simple. Muchos de nosotros estamos familiarizados con las copias de seguridad y hay muchos métodos y programas para usar. Otro aspecto que ... una herramienta de copia de seguridad extremadamente fácil. Usuarios de Mac La última solución de copia de seguridad triple para su Mac [Mac OSX] La última solución de copia de seguridad triple para su Mac [Mac OSX] Como desarrollador aquí en MakeUseOf y como alguien que obtiene todos sus ingresos trabajando en línea, es justo decir que mi computadora y los datos son bastante importantes. Están configurados perfectamente para la productividad con ... probablemente gravitará a la partición Time Machine y usará el disco duro de su máquina del tiempo para almacenar archivos también Particione y use su disco duro de la máquina del tiempo para almacenar archivos también si el disco duro de su Mac es pequeño y su tiempo El disco duro de la máquina es grande, puede valer la pena usar el disco para copias de seguridad y almacenamiento . Independientemente de lo que decida usar, debe configurar algún tipo de sistema automatizado para realizar copias de seguridad de sus archivos a la misma hora todos los días, sin falta..

Idealmente, también debe tener una copia de seguridad remota, en caso de que su lugar se inunde o se incendie. Pero antes de enviar sus valiosos archivos a la nube, asegúrese de cifrarlos en una carpeta especial. 5 Herramientas efectivas para cifrar sus archivos secretos. 5 Herramientas efectivas para cifrar sus archivos secretos. Debemos prestar más atención que nunca a las herramientas de cifrado y cualquier cosa. diseñado para proteger nuestra privacidad. Con las herramientas adecuadas, mantener nuestros datos seguros es fácil. primero. WinRAR y WinZip pueden cifrar archivos, al igual que Veracrypt, y su predecesor obsoleto, TrueCrypt TrueCrypt está muerto: 4 alternativas de cifrado de disco para Windows TrueCrypt está muerto: 4 alternativas de cifrado de disco para Windows TrueCrypt ya no existe, pero afortunadamente hay otros programas de cifrado útiles . Si bien pueden no ser reemplazos exactos, deberían adaptarse a sus necesidades. . Las posibilidades en la nube incluyen Dropbox, Google Drive, Box y SkyDrive.

Encontrar una base de datos con tecnología tipo OCR

Una vez que haya escaneado todo, puede seguir la ruta de tener carpetas y subcarpetas ordenadas en la categoría de fecha y mes (e incluso carpetas de día, si realmente desea ser preciso). O la puerta número dos es encontrar algún tipo de base de datos con tecnología de tipo OCR 4 Herramientas gratuitas de OCR en línea Poner a prueba definitiva 4 Herramientas gratuitas de OCR en línea Poner a prueba definitiva Con los avances en la tecnología OCR, convertir texto e imágenes de su documento PDF escaneado en los formatos de texto editables es más fácil. Probamos algunas herramientas gratuitas de OCR en línea para que no tenga que. .

OCR significa reconocimiento óptico de caracteres, y es una tecnología que lee el texto impreso en una página y puede convertir ese texto en texto copiable o puede devolverle resultados, según las palabras clave que le proporcione. Esta es la tecnología que impulsa Evernote Cómo usar Evernote: El manual no oficial Cómo usar Evernote: El manual no oficial Aprender a usar Evernote por su cuenta lleva mucho tiempo. Es por eso que hemos reunido esta guía para mostrarle cómo aprovechar al máximo las funciones más importantes de Evernote. , y es lo que Project Gutenberg usa Project Gutenberg: más que solo libros gratis Project Gutenberg: más que solo libros gratis Sitios como Project Gutenberg, que tiene más de 45,000 libros en oferta (en el momento de la redacción), se asegurará de que ningún libro Alguna vez ha desaparecido de verdad. Descubrir obras oscuras de literatura ahora es más fácil que nunca. para escanear todos los textos de dominio público en libros electrónicos. Texto en documentos e imágenes Las 5 mejores herramientas de OCR para extraer texto de imágenes Las 5 mejores herramientas de OCR para extraer texto de imágenes Cuando tiene resmas de papel, ¿cómo puede convertir todo ese texto impreso en algo que será un programa digital? capaz de reconocer e indexar? Mantenga un buen software de OCR cerca. puede ser encontrado, reconocido y presentado en los resultados de búsqueda cuando ingresa esa palabra.

Con el fin de buscar en sus documentos escaneados, claramente necesita encontrar una manera de poder extraer fácilmente lo que necesita de inmediato. Entonces, si va por la ruta OCR, debe decidir. ¿Le pagará a Evernote una tarifa anual y le confiará sus documentos confidenciales? ¿O vas a descargar algo y guardarlo todo en tu computadora?.

¿Eres un experto en papel o un desviado digital?

Siempre hay pros y contras para todo, pero algunas personas pueden tolerar un engaño más que otras. Entonces todo se reduce a lo que estás preparado para aceptar.

Ahora, ¿escanear todo tiene sentido y es una pérdida de tiempo? ¿O es la digitalización el camino del futuro? ¿Qué dicen ustedes, lectores??

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