¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe

La gran mayoría de nosotros sabemos cuánto pueden ser las reuniones de drenaje tanto en nuestro tiempo como en nuestra productividad. Pero si una reunión está bien organizada (y bien organizada), no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral de cada asistente..

Hay mucho contenido sobre por qué odiamos las reuniones. Las protestas de Facebook escritas en un momento de completa frustración debido a las oportunidades perdidas gracias enteramente a una reunión aparentemente mal organizada y aparentemente inútil que se extendió mucho más allá del tiempo asignado.

Aquí hay algunas reglas a seguir para mejores reuniones y para asegurarse de que no está malgastando el tiempo de todos. Créeme.

Tener un propósito y asegurarse de que las personas lo sepan

Si simplemente está llamando a todos juntos para dar una actualización o para quejarse, eso es una conferencia. Una conferencia no es una reunión. Si necesita actualizar a todos, envíe un correo electrónico o publique a todos en una herramienta de equipo como Slack que hace que la comunicación grupal sea más fácil Slack Hace que la comunicación grupal sea más rápida y fácil Los correos electrónicos grupales más rápidos y fáciles de Slack Makes realmente pueden matar la productividad. Es hora de que los clientes de correo descansen y usen servicios de colaboración como el recientemente lanzado Slack. . Este será un uso mucho mejor del tiempo de todos.

Si está en una posición en la que realmente se necesita una reunión (es decir, cuando necesita poner algo en el grupo, conversar, intercambiar ideas, etc.), asegúrese de que tenga un propósito claro. ¿Por qué, exactamente, estás reuniendo a todos??

Mal propósito: “Para que todos estén al tanto de lo que está sucediendo”.

Mejor propósito: “Para reunir ideas, establecer un cronograma y asignar las siguientes acciones a cada miembro del equipo para que podamos ejecutar un lanzamiento exitoso del producto X360 a fines de marzo”.

Y, por favor, asegúrese de que todos los asistentes conozcan el propósito de la reunión antes de que suceda. Si las personas saben cuáles serán los resultados finales de una reunión, es mucho más probable que se preparen y, con suerte, habrán analizado algunos de los temas para debatir en lugar de pensar sobre la marcha..

Crear una agenda clara y estructurada

Tu propósito es tu destino. Su agenda es su hoja de ruta de cómo va a llegar allí. Sin esta hoja de ruta, las reuniones a menudo se salen de control, se salen del tema y no se tomarán tantas decisiones como esperaba. Si nota que sus reuniones se desvían del tema, interrumpa esa discusión descarriada y vuelva a encarrilarla lo antes posible..

Estructura tus agendas de reuniones Crea fácilmente agendas de reuniones usando Expectativas de reuniones [iPad] Crea fácilmente agendas de reuniones Usando expectativas de reuniones [iPad] Aunque ninguno de nosotros esperamos asistir a las reuniones, afortunadamente existen varias aplicaciones útiles en línea y móviles, como AgreeDo, que facilitan la tarea de planificar reuniones. Todas las reuniones exitosas comienzan ... cuidadosamente usando un producto como Expectativas de reuniones (iPad) o herramientas en línea como MyCommittee y Minutes.io. Establezca una fecha límite estricta para cada elemento de la agenda, mientras que le da a las personas una idea de lo que se espera de ellos. Si quiere que alguien contribuya a cierta discusión en la reunión, ¡hágales saber! Por ejemplo:

Agenda

1. Declaración de propósito para la reunión y preparación- (5 minutos)
2. Post-mortem en el lanzamiento de las últimas semanas: cuáles fueron nuestros KPI (Kim para informar sobre esto). ¿Qué salió bien? que no? (15 minutos)
3. Ideas sobre cómo podemos crear conciencia para el próximo lanzamiento (todos, piensen en algunas ideas antes de la reunión) - (15 minutos)
4. Decida 3 de estas ideas para desarrollar más antes de la próxima reunión - (10 minutos)
5. Asignación de las siguientes acciones a cada miembro del equipo - (5 minutos)

Asegúrese de que todos tengan lo que necesitan

Me da miedo pensar cuánto tiempo se desperdicia cada año en todo el mundo debido a que las personas acuden a las reuniones sin preparación (incluido el hecho de no saber cómo tomar las notas de la reunión adecuadas. Hacer que las minutas funcionen: cómo tomar notas eficaces durante una reunión. Cómo tomar notas efectivas durante una reunión Es una habilidad que pocas personas han perfeccionado; los minutos perfectos de la reunión. El registro de eventos le ahorra dolores de cabeza más adelante. Así es como toma minutos efectivos en una reunión). Comparta su agenda con todos los asistentes al menos un par de días antes de la reunión para que puedan reunir todo lo que se requiere de ellos..

Si necesita que cierto miembro del equipo traiga algo, asegúrese de que entiendan lo importante que es, y que esté impreso (si es necesario) de antemano, para asegurarse de que no se atasque en la cola de la impresora. Lo último que necesita es que los asistentes se disculpen- “Oh, lo siento, no he tenido la oportunidad de prepararlo, lo tendré listo para la próxima semana“. Esto no ayuda a nadie.

Si está celebrando una reunión con personas que trabajan de forma remota, primero, consulte nuestro detallado “Guía de reuniones en línea” Además, asegúrese de que todos sepan cómo usar la herramienta de conferencia que decida usar. Antes de la reunión, solicite a las personas que verifiquen su micrófono, cámara web y se aseguren de que tengan instalados los complementos que puedan ser necesarios para cosas como Hangouts de Google+ Consejos para planear y celebrar reuniones efectivas con Google Hangouts Consejos para planificar y celebrar reuniones efectivas con Google Hangouts Con la tecnología actual de Internet, celebrar reuniones en línea puede ser eficiente y rentable, especialmente si las planifica de antemano y utiliza herramientas que ahorran tiempo. Durante los últimos meses he participado en reuniones en línea ... .

Solo invite a personas que sean necesarias

No invites a todo el equipo solo para hacerte sentir como el gran jefe. Solo invita a las personas que necesitas. Es decir, las personas que están en condiciones de ayudarlo a lograr el propósito de la reunión. Todos los demás pueden actualizarse más tarde leyendo las actas de la reunión o conversando con sus colegas en un momento más conveniente..

Mantener minutas detalladas

Use un producto como Agreedo (gratis) para mantener minutos detallados. Acuerdo: escriba y administre los minutos de su reunión de negocios gratis en línea. Acuerdo: escriba y administre los minutos de su reunión de negocios gratis en línea. Desde hace varias semanas he estado buscando utilizar el sitio web o la aplicación que me permitiría guardar y almacenar las actas de las reuniones. El enfoque tradicional de documentos de texto ya no es productivo ... al que puede volver confiablemente y actualmente entender. Esta herramienta le permite tomar minutos detallados utilizando métodos abreviados de teclado, realizar un seguimiento de los resultados de las reuniones (como las tareas realizadas) y compartir estos minutos de forma rápida y sencilla con su equipo. Si está utilizando un iPad, también puede probar MinuteTaker ($ 7.99) para informes de reuniones profesionales. MinuteTaker y Meetings lo ayudan a producir informes profesionales de minutos de iPad MinuteTaker y Meetings lo ayudan a producir informes profesionales de minutos de iPad en mi guía gratuita en línea MakeUseOf de reuniones en línea donde yo proporcioné algunos consejos para planificar y celebrar reuniones en la Web, también hice referencia a algunos minutos para tomar aplicaciones. Mientras que muy pocos de nosotros ... .

Asegúrese de que cuando las personas lean estos minutos, sepan los puntos / resúmenes principales de lo que se discutió y lo que se decidió, así como también puedan consultar rápidamente este documento para saber qué deben hacer ellos mismos a continuación..

La exclusión no siempre es mejor que la inclusión

Sé que (acabo de mencionar) que solo aquellas personas que realmente se necesitan deben asistir a una reunión, pero de vez en cuando, también debe incluir a todos para una sesión informal más informal, donde todos puedan intercambiar ideas, hablar sobre lo que podría mejorar la organización.

Use esto como una oportunidad para construir un equipo más fuerte. Haga esto durante una comida o una cerveza. Lleve comida sabrosa a la oficina y haga que todos se tomen una o dos horas de su día para conocer mejor a sus colegas, mientras trabajan juntos para mejorar la empresa en su conjunto. Nuevamente, tenga un propósito y una agenda, pero trate de hacer que este tipo de reunión sea más informal, menos estructurada, pero aún con un tema general, como “Hacer que la organización sea más eficiente”, o “Ideas sobre cómo podemos diversificar”.

Asignar Borrar 'Siguiente elementos de acción”

Antes de finalizar la reunión, asegúrese de que todos en la sala sepan la acción exacta que deben tomar a continuación y su cronología. Este es un truco realmente impulsado por David Allen en su fantástico libro 'Getting Things Done'. Independientemente del proyecto en el que alguien esté trabajando, asegúrese de que haya una próxima acción clara que deba tomarse para que este proyecto avance.

Para reiterar, esto debe ser una acción específica (o un conjunto de acciones), con un plazo estricto, no solo una idea amplia que debe hacerse "lo antes posible". Por ejemplo

Mala siguiente acción: “Resumir el lanzamiento del mes pasado '.

Mejor próxima acción: “Prepare una hoja de cálculo (con algunos gráficos útiles) que muestre nuestros KPI del período de lanzamiento general. Comparta esto con el equipo de lanzamiento, junto con el envío de un breve correo electrónico explicando cómo cree que fue el lanzamiento. Por favor haga esto antes del jueves”.

Solicitar comentarios

Muchas personas desconfían de criticar a sus 'superiores' o colegas, así que después de cada reunión, pídales que dejen comentarios anónimos a través de un formulario en línea (hay una lista de herramientas gratuitas de encuestas en línea. Eso es lo que todos dicen: 5 herramientas gratuitas para encuestas en línea efectivas) Eso es lo que todos dicen: 5 herramientas gratuitas para encuestas en línea efectivas Durante un tiempo, no habría tenido muchas opciones sobre qué servicio de encuesta utilizar, pero hoy en día hay mucho para elegir. ¿Cuál es el mejor para usted? Aquí) . Descubra lo que la gente pensaba de la reunión: ¿fue demasiado larga? ¿Se sintió útil para ellos? ¿Se escucharon sus puntos de vista? ¿Cómo podría mejorarse la reunión la próxima vez??

Cualquier comentario que reciba, asegúrese de no ignorarlo. Desarrolle sus reuniones para asegurarse de que funcionen bien para todos los involucrados.

En general, al seguir estas reglas simples para asegurarse de que sus reuniones estén bien preparadas y bien administradas, podrá acortar la duración y aumentar la eficiencia de sus reuniones, manteniendo al mínimo la frustración de todos.!

¿Que pasa contigo? Si sus reuniones se llevaran a cabo de esta manera, ¿cree que serían más efectivas??

Crédito de la imagen: Woodleywonderworks, reunión del equipo, a través de Flickr