Desarrolle su pesadilla de la bandeja de entrada de Gmail en un sistema de mensajería optimizado

Tengo que admitir que cuando se trata de organizar el correo electrónico, soy un poco vago. Cuando recibo un correo electrónico de alguien, generalmente solo envío una respuesta rápida y dejo el correo electrónico en mi bandeja de entrada. Cuando solía usar mucho Yahoo Mail, esto dio como resultado que mi bandeja de entrada creciera a aproximadamente 3000 a 4000 mensajes. Ahora, ¿cómo exactamente arreglas un escenario de pesadilla como ese??

La situación se vuelve aún más crítica cuando comienzas a trabajar de forma remota. Sus tareas laborales y discusiones en equipo ocurren por correo electrónico. Esto hace que la organización y la racionalización del correo electrónico sean aún más importantes, ya que puede afectar la calidad de su trabajo y si usted se presenta como una persona bien organizada y altamente funcional o no..

En primer lugar, MakeUseOf es claramente el lugar al que recurrir cuando necesita ayuda con su cuenta de Gmail. Dos de mis artículos favoritos de MUO que se centran en simplificar Gmail son la increíble lista de formas de usar Gmail como herramienta multitarea de Angelina Cómo convertir Gmail en una máquina multitarea (Parte 1) Cómo convertir Gmail en una máquina multitarea (Parte 1); y también me gustó mucho el artículo de Ann Smarty con algunos ejemplos de cómo usar los filtros de Gmail para mejorar su productividad 3 Grandes ejemplos de uso de filtros de Gmail para la productividad 3 Grandes ejemplos de uso de filtros de Gmail para la productividad. En este artículo, voy a compartir tres poderosas formas en que puede hacer que su Bandeja de entrada se organice sola, en lugar de pasar horas tratando de reparar los efectos de su pereza de una sola vez.

Limpiar su bandeja de entrada como un proceso evolutivo

Organizar y limpiar mi bandeja de entrada de Gmail es tan atractivo para mí como lavar la ropa o lavar los platos. Sin embargo, en lugar de organizar toda su bandeja de entrada y toda la pila de mensajes acumulados allí, puede acostumbrarse a hacer algunas cosas de manera diferente para avanzar. Estas “pocas cosas” eventualmente hará que su bandeja de entrada se limpie sola. ¿Suena imposible? No lo es, solo es cuestión de entrenar su bandeja de entrada de Gmail para actuar de manera más inteligente y ordenar sus mensajes por usted.

El primer paso es hacer una promesa para usted mismo de manejar los correos electrónicos entrantes diciéndole a Gmail cómo ordenarlos u organizarlos. Al redirigir los correos electrónicos entrantes comunes, descubrirá que su Bandeja de entrada se limpia rápidamente.

Por ejemplo, recientemente configuré Google Calendar para enviarme correos electrónicos de recordatorio para las tareas que he planeado hacer para el día. Si bien esta es una buena manera de hacer las cosas, también es una excelente manera de enturbiar una bandeja de entrada en muy poco tiempo. Dejé que estos mensajes se acumularan, pero ahora estoy lidiando con los correos electrónicos de notificación que acabo de recibir hoy y los uso para retroceder y reorganizar todos los que actualmente saturan mi Bandeja de entrada. Mientras tenga el mensaje abierto, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en “Mas acciones” y luego seleccione “Filtra mensajes como estos.

De esta manera, no tiene que averiguar qué criterios de filtro debe usar para aplicar a este grupo de imágenes, el sistema de correo electrónico ya conoce la dirección de correo electrónico de la que proviene el correo electrónico y completa automáticamente el “Desde” campo para ti.

Recuerde, al tratar con los correos electrónicos que llegan a su bandeja de entrada hoy, le enseñará a su cuenta de correo electrónico cómo organizar su bandeja de entrada por usted. Esto puede llevar más tiempo hoy o mañana, pero después de un tiempo se dará cuenta de que su cuenta de Gmail se mantiene limpia y organizada. El verdadero secreto para “enseñando” su cuenta de Gmail qué hacer con el mensaje viene en el siguiente paso de configurar el filtro.

Si acaba de comenzar a hacer esto, entonces probablemente no tenga ninguna etiqueta lista para los mensajes que espera organizar. No tengas miedo, solo usa el cuadro desplegable junto a “Aplicar la etiqueta” para seleccionar “Nueva etiqueta ... ” Esto le permitirá asignar una etiqueta que describa bien este tipo de correo electrónico. Por ejemplo, en este caso llamé al tipo de correo electrónico “Calendario_Notificaciones,” y luego le dijo a Gmail que aplicara esta nueva regla a mensajes pasados.

Esto es lo que agiliza sus esfuerzos. En lugar de regresar y reorganizar sus miles de correos electrónicos antiguos, puede dejar que sus esfuerzos con el nuevo los correos electrónicos que llegan resultan en una limpieza de la pila existente de correo variado que abarrota su bandeja de entrada.

Use superestrellas para marcar rápidamente correos electrónicos

Si se parece a mí, puede recibir correos electrónicos de todas partes: correos electrónicos informativos de su banco u otras organizaciones con las que hace negocios, correos electrónicos de compañeros de trabajo o personas que administra, o mensajes importantes de miembros del equipo que usted ' Re trabajando con. Si está lidiando con una afluencia masiva de correo electrónico, entonces es una idea muy inteligente comenzar “enlosado” tus mensajes de correo electrónico con estrellas.

Por lo general, destacar un mensaje significa que el mensaje es muy importante, pero también es una excelente manera de romperlos. “importante” correos electrónicos en subcategorías para una búsqueda rápida y fácil más adelante. Puede hacer esto habilitando el “Superestrellas” Característica de Gmail Labs.

Esta característica le permite usar hasta 12 íconos de estrella únicos para que no solo pueda separar los mensajes importantes del resto de la bandeja de entrada, sino que también puede clasificar esos mensajes importantes en su propio tipo especial. Necesitará saber el nombre del ícono para buscar, así que en la página de configuración de Gmail, simplemente desplace el mouse sobre el ícono para el nombre del ícono. Cuando esté leyendo un nuevo correo electrónico y desee marcarlo como importante y ordenarlo, puede hacer clic en el “estrella” opción y luego haga clic varias veces para cambiar el tipo de estrella. En este caso, hice clic cinco veces para marcar el mensaje como un correo electrónico informativo importante sobre mis planes de viaje de Orbitz.

Más tarde, cuando desee recuperar esos mensajes importantes de su pila de correos electrónicos de la bandeja de entrada, simplemente realice una búsqueda del tipo escribiendo “tiene: información-azul” o cualquiera que sea el nombre del tipo de icono, y solo se devolverán los mensajes que haya marcado. Por ejemplo, aquí están todos los mensajes que marqué como correos electrónicos informativos importantes.

Esto hace que sea muy fácil encontrar rápidamente aquellos mensajes que solía buscar en su bandeja de entrada, ahorrando tiempo y evitando un gran dolor de cabeza.

Marcar correos electrónicos críticos con enlaces rápidos

Otra forma importante de organizar y realizar un seguimiento de los correos electrónicos críticos que sabe que tendrá que tratar en el primer momento que pueda es habilitando la función Enlaces rápidos en Gmail Labs. Esto configura una función simple de Enlaces rápidos en el panel de menú izquierdo de su cuenta de Gmail.

Cuando reciba un correo electrónico que sabe que tendrá que volver y buscar más tarde, simplemente haga clic en “Añadir enlace rápido” y Gmail registrará automáticamente la URL de esa imagen y la agregará a la lista del menú izquierdo. Puede asignarle al texto del enlace el título que desee..

Esto enumera los enlaces de correo electrónico en la barra de menú izquierda con los títulos que eligió. Esta es una forma muy útil de evitar la necesidad de buscar esos correos electrónicos que tienen información importante como el número de teléfono de alguien que le han enviado por correo electrónico. Cuando llegue el momento de llamarlos, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el enlace, sin necesidad de revisar todos sus otros correos electrónicos para encontrar esa información importante.

Tenga en cuenta que hay “X” opciones al lado de cada enlace rápido. Esto se debe a que esta función está diseñada para guardar rápidamente la información que va a necesitar en poco tiempo. Una vez que haya utilizado la información, es una muy buena idea eliminar el enlace rápido para que pueda mantener su lista de Enlaces rápidos lo más breve posible. Básicamente es un bloc de notas rápido para realizar un seguimiento de los correos electrónicos críticos que sabes que tendrás que volver a visitar pronto.

¿Conoces otros consejos útiles para ayudar a organizar y optimizar tu bandeja de entrada? Comparta sus propias ideas y consejos en la sección de comentarios a continuación..