Todo lo que necesita saber sobre la impresión de correos electrónicos

Créame. He visto a otros empleados de oficina suscribirse a facturas de teléfonos en línea y volverse ecológicos, solo para imprimirlos en papelería y tinta de oficina. Paradójico, pero solo es un signo de los extravagantes tiempos en que vivimos. Realmente no recomiendo imprimir correos electrónicos por la simple razón de ahorrar papel y proteger los árboles. Entonces, el correo electrónico en bits y bytes es mucho más permanente que cualquier cosa impresa. Este es el mejor momento para no usar papel El futuro está aquí: su guía para tener una vida sin papel hoy El futuro está aquí: su guía para tener una vida sin papel hoy Sin papel: un término que se usa con bastante frecuencia hoy en día. Pero, ¿qué significa? ¿Y en qué medida se aplica? Ciertamente, todos usamos papel hasta cierto punto a pesar de los avances ... .

Pero sí, hay situaciones en las que tiene que imprimir correos electrónicos. Por ejemplo, es posible que deba enviarlo como un documento físico. Es posible que desee tener un recibo físico como respaldo. Para algunos, los correos electrónicos son más efectivos emocionalmente.

Entonces, en el caso de que se niegue una existencia sin papel y desee imprimir correos electrónicos, hágalo bien. Aquí hay una pequeña introducción sobre todo lo que necesita saber sobre la impresión de correos electrónicos.

Cuándo debemos imprimir correos electrónicos ... y cuándo no

Volvamos al argumento de un breve hechizo y volvamos a mirar los dos lados. Una de las razones por las que personalmente no me gusta imprimir correos electrónicos porque los saca de contexto. Es mucho mejor mantener un correo electrónico organizado con etiquetas y banderas para recuperarlas instantáneamente en lugar de archivar una copia impresa. Déjame redirigirte un poco al Piense antes de imprimir sitio web de la campaña que dice que más del 50% de las páginas impresas nunca se miran. La estadística puede o puede ser precisa, pero el sentimiento es perfecto.

Pero a veces, solo tiene que imprimir un correo electrónico. Puede ser un boleto de avión, una reserva de hotel, un recibo que debe presentar para impuestos, un cupón de descuento o un correo electrónico que desea conservar cuando esté desconectado. Por lo tanto, realmente vale la pena conocer las mejores formas de imprimir correos electrónicos mientras se minimiza el impacto ambiental..

El consejo de impresión más simple a seguir siempre

Mire esta captura de pantalla donde intento imprimir un correo electrónico usando el botón Imprimir del navegador:

Ahora, eche un vistazo a esta pantalla, donde he utilizado el control de impresión de la aplicación de correo electrónico que se encuentra encima del correo electrónico:

Está claro que el uso de la función de impresión de la aplicación de correo electrónico le brinda un formato más fácil de imprimir que el botón madre ubicado en el navegador. El botón de impresión del navegador también incluirá elementos como el fondo de la página que no es deseado.

Este método simple parece intuitivo, pero no siempre es así, ya que algunos de nosotros usamos la función de impresión del navegador y obtenemos todos los elementos de página no deseados en la impresión. Lo que es cierto para Gmail en la captura de pantalla anterior es cierto para todos los clientes web. Utilice el propio control de impresión del cliente de correo electrónico para obtener mejores correos electrónicos fáciles de imprimir. Pero todavía no se deshace de los anuncios. Asi que…

No se trata solo de presionar el botón Imprimir

Todos sabemos cómo hacer eso, ¿no? Si no sabe cómo imprimir mensajes de correo electrónico en Outlook y Gmail, siga los enlaces a las páginas de Ayuda respectivas y lo hará. Estos dos son los dos clientes de correo electrónico más populares (de escritorio y en línea). Para otros clientes de correo electrónico, puede buscar fácilmente en Google y conocer sus métodos respectivos. Es muy fácil.

Lo que no es tan obvio es que hay varios consejos sobre cómo imprimir correos electrónicos eficazmente. Veamos algunos.

Eliminar elementos de página web no deseados como anuncios antes de imprimir

Es una ocurrencia común con reservas en línea y boletos electrónicos. Están llenos de anuncios. La simple sugerencia anterior elimina algunos de ellos, pero no todos. Alejarlos del contenido principal necesita la ayuda de algunos complementos del navegador. Genéricamente denominadas extensiones 'para imprimir', hay algunas de ellas en Chrome Web Store y en la galería de complementos de Firefox.

Desafortunadamente, las extensiones de Chrome como Print What You Like y Print Friendly funcionarán en páginas web, pero no en Gmail. Google no quiere que elimine los anuncios en su propio cliente de correo electrónico y navegador, ¿verdad?!

Pero Firefox no sufre la misma desventaja. Así que recurrimos a un complemento similar llamado ...

Edición de impresión (Firefox) [Ya no está disponible]: Este es un complemento destacado de Firefox que le permite editar la página web en un modo de vista previa de impresión antes de imprimirla. Puede formatear, ocultar o eliminar cualquier elemento de la página. Lea nuestra revisión Eliminar elementos de página innecesarios antes de imprimir con Print Edit [Firefox] Eliminar elementos de página innecesarios antes de imprimir con Print Edit [Firefox] Una de las cosas más molestas sobre la impresión de páginas web es lo que viene con ellos: los anuncios, las barras laterales, los banners , e incluso páginas en blanco. En este artículo, te voy a mostrar un útil ... aquí.

Cómo imprimir correos electrónicos en masa en Gmail

Esta es una pregunta que nos han hecho con bastante frecuencia, y nuestros lectores han respondido con una serie de sugerencias..

Abre cada Gmail en su propia pestaña

Mantenga presionada la tecla Mayús al hacer clic en los correos electrónicos. Desplácese por cada pestaña con CTRL + TAB y agréguelas a la cola de la impresora haciendo clic en Imprimir. Esto es un poco laborioso, pero probablemente la forma más sencilla de imprimir algunos correos electrónicos. Sin embargo, no lo recomendaría por más de un puñado.

Use un cliente de correo electrónico de escritorio

Puede usar un cliente de correo electrónico como Microsoft Outlook para acceder a sus mensajes de Gmail a través de IMAP. Outlook 2010 le permite seleccionar varios correos electrónicos e imprimirlos de forma masiva.

1. Seleccione los correos electrónicos que desea imprimir. Ir Archivo - Imprimir. Alternativamente, use CTRL + P.

2. Elija su impresora y, en Configuración, seleccione Memo Style. Puede imprimir una vista previa de sus correos electrónicos a la derecha antes de hacer clic en Impresión.

3. También puede elegir las páginas seleccionadas para imprimir en lugar del correo electrónico completo. Puede abrir Opciones de impresión y configurar su trabajo de impresión. Con una selección en Opciones de impresión, también puede imprimir archivos adjuntos.

4. Outlook también incluye un Impresión rápida opción debajo del menú contextual del botón derecho y la barra de herramientas de acceso rápido en la parte superior. La impresión rápida omite el cuadro de diálogo Imprimir e imprime directamente en su impresora predeterminada.

Usa el Mozilla Thunderbird gratis

También puede usar un cliente de escritorio gratuito como Thunderbird para manejar sus trabajos de impresión masiva. Recomendaría un complemento de Thunderbird como PrintingTools para mejorar el diseño de impresión de los correos electrónicos. Tres características clave (entre muchas) del complemento son -

1. Puede ocultar las imágenes en el mensaje.

2. Puede imprimir solo la parte seleccionada de un mensaje.

3. Puede usar una familia de fuentes y un tamaño de fuente para imprimir mensajes, y también puede aplicar un estilo (color y tamaño) al texto citado.

Un consejo de Evernote

Puede enviar múltiples correos electrónicos como notas a Evernote. Evernote te da una dirección de correo electrónico personal. Ve a la Informacion de cuenta área de Evernote para Windows y Mac, Configuraciones en Evernote Web y el Sincronización pestaña en Evernote para iPhone y iPad para ver su dirección de correo electrónico.

1. Envíe el correo electrónico a un cuaderno específico con el prefijo @ @ antes del nombre del cuaderno en la línea de asunto. También puede incluir una etiqueta en la línea de asunto que sigue al cuaderno (ver captura de pantalla).

2. Evernote le permite seleccionar notas que no son contiguas presionando CTRL y haciendo clic izquierdo para seleccionarlas. O contiguamente usando la tecla MAYÚS en su lugar.

3. Después de seleccionar las notas múltiples, puede hacer clic en el botón o hacer clic con el botón derecho y fusionarlas en una nota combinada.

4. Puede imprimir la nota desde el menú contextual, presione CTRL + P, o ir por Configurar página antes de imprimirlos desde el menú Archivo.

¿Has oído hablar de Google Cloud Print??

Google Cloud Print le permite acceder en cualquier lugar a sus impresoras conectándolas a la nube a través de los servidores de Google. La mejor parte es que cualquier tipo de aplicación, en cualquier dispositivo conectado a la web, puede usar Google Cloud Print. Eso incluye sus dispositivos móviles. Google recomienda una impresora lista para la nube, pero puede conectar cualquier impresora antigua a su computadora y conectarse a la nube con Google Chrome (Inicie sesión en Google Cloud Print).

Cuando se trata de imprimir correos electrónicos con la ayuda de Google Cloud Print, Steve lo lleva a través de los pasos y le muestra - Cómo imprimir desde su teléfono con Gmail para dispositivos móviles y Google Cloud Print Cómo imprimir desde su teléfono con Gmail para dispositivos móviles y Google Cloud Print Cómo imprimir desde su teléfono con Gmail para dispositivos móviles y Google Cloud Print .

Bueno, eso es todo. Aunque este artículo trata sobre la impresión de correos electrónicos, espero fervientemente que lo haga cada vez menos. Pero incluso si lo hace, algunos de los métodos anteriores deberían ayudarlo a salvar algunos árboles de los bloques de corte y mantener sus costos de impresión lo más bajos posible Cómo mantener los costos de impresión lo más bajos posible Cómo mantener los costos de impresión lo más bajos posible ¡Esta impresión directa de correos electrónicos y documentos es primordial! No solo cuesta dinero, también desperdicia recursos, espacio de almacenamiento y tiempo. De hecho, ¡la mitad de todas las páginas impresas nunca se usan! ... ¿Conoce los pasos que son únicos para imprimir correos electrónicos de manera más eficiente? Nos encantaría escucharlos.

Créditos de imagen: cartuchos de impresora láser usados, protección del medio ambiente (Shutterstock)