Conviértase en un usuario profesional de Outlook evitando errores comunes

Si trabaja en un entorno de oficina típico, las probabilidades son bastante buenas de que el sistema de correo sea un servidor de Exchange y que el cliente de correo elegido sea Outlook. Hemos cubierto Outlook aquí en MUO desde algunos ángulos, incluidos los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y las tareas de Outlook Journal Track con los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y las tareas de Outlook Journal con Outlook Journal, ya que Outlook es casi tan común como Word y Excel en la mayoría en computadoras de todo el mundo, me gustaría compartir con ustedes algunos consejos sobre cómo puede usar el genial Journal ... y hacer una copia de seguridad de sus datos de Outlook 5 maneras fáciles de hacer una copia de seguridad de sus datos de Microsoft Outlook 5 maneras fáciles de hacer una copia de seguridad de su Datos de Microsoft Outlook. Incluso cubrimos algunos scripts geniales de VBA en Outlook donde podría exportar sus tareas a una hoja de cálculo de Excel Cómo exportar sus tareas de Outlook a Excel con VBA Cómo exportar sus tareas de Outlook a Excel con VBA Si usted es o no un fanático de Microsoft, uno Lo bueno que se puede decir de los productos de MS Office, al menos, es lo fácil que es integrarlos entre sí ... .

En este artículo, voy a echar un vistazo más de cerca al cliente de Outlook en sí y a algunos de los errores comunes de Outlook de los que las personas a menudo son víctimas. Afortunadamente, hay algunas herramientas integradas que puedes usar para tratar de salvarte de cometer uno de esos errores en el trabajo que te llevará mucho tiempo vivir.

¿Cuáles son algunos de esos errores? ¿Qué tal golpear “responder a todos” a uno de esos correos masivos y haciendo el ridículo? ¿Qué tal si escribes algo rápidamente en el calor de la pasión a tu jefe del que te arrepientes por completo en el momento en que haces clic? “enviar“? Hay tantas situaciones que las personas por ahí pueden relacionarse con este tipo de situaciones, y muchas personas tienen sus propias historias de horror por correo electrónico. Por lo tanto, tiene sentido que Microsoft incorpore algunas herramientas importantes para ayudar a protegerse contra esos errores comunes de Outlook.

Los peligros del correo electrónico

Hay tres peligros de correo electrónico que voy a cubrir en este artículo: enviar ese correo electrónico que lamentas en el momento en que lo envías, enviar un correo electrónico a la persona equivocada y, finalmente, ese viejo error de respuesta que tanta gente está cometiendo. culpable de.

El correo electrónico que lamenta enviar

Sabes qué, todos tenemos esos días. Recibes otro correo electrónico de un jefe o colega que simplemente te molesta. Tuviste una mala mañana, o aún no terminaste tu primera taza de café, por lo que presionas responder y desatas toda tu frustración y enojo en un horrible correo electrónico..

5 minutos y varias palabras de maldición después, terminas ese correo electrónico y con apenas una pausa, haces clic en “Enviar“. Luego, después de sentarse con satisfacción satisfecha durante unos tres o cuatro segundos, comienza a comprender exactamente lo que acaba de hacer, y las posibles consecuencias. Te das cuenta, con una sensación de hundimiento en tu estómago, que realmente no deberías haberlo enviado.

No tengas miedo, Outlook viene con una herramienta muy buena solo para este tipo de cosas, excepto que debes hacerlo en tu cliente antes de cometes este error emocional, no después. Lo llamo el “seguro de retraso de correo electrónico”. Para habilitarlo, simplemente haga clic en “Expediente”, “Informacion” y haga clic en “Administrar reglas y alertas“.

Básicamente, lo que vas a hacer aquí es crear una regla que retrase todos tus correos electrónicos salientes durante 5 minutos. Esto te da un poco de “enfriarse” seguro, para que pueda evitar que ocurran esos errores antes de que ocurran.

En la pantalla Reglas de correo electrónico, haga clic en “Nueva regla… ”

Luego haga clic en “Aplicar regla en los mensajes que envío“. Esto aplicará la demora a cada correo electrónico que envíe en el momento en que haga clic en el “Enviar” botón.

En el siguiente paso en el Asistente de reglas, tiene la opción de limitar la cantidad de mensajes salientes a los que se aplica. Por ejemplo, pueden ser solo mensajes importantes, o con ciertas palabras en el cuerpo de su mensaje (¿tal vez verificando ciertas palabras de maldición que le gusta usar?)

En este ejemplo, voy a aplicarlo a todos los mensajes salientes, de modo que haga clic en Siguiente y luego haga clic en “Sí” para el mensaje de advertencia.

Finalmente selecciona “aplazar la entrega por varios minutos“, haga clic en el “un número” enlace, y establezca el período de retraso en la cantidad de tiempo que cree que le tomará enfriar y cancelar el mensaje antes de que realmente se envíe.

En el paso final, puede aplicar excepciones a esta regla para que no demore los mensajes enviados a ciertas personas (como un ejemplo). Por ejemplo, sé que puedo escribir casi cualquier cosa que quiera a mi amigo John, y él no se enojará conmigo. Somos los mejores amigos después de todo, así que voy a hacer una excepción para aquellos mensajes con su dirección de correo electrónico en el “recipiente” campo.

Asigne un nombre a su regla de retraso y estará listo (no olvide activar la regla).

Ahora, cada vez que envíe un correo electrónico, se quedará en la bandeja de salida durante 5 minutos. Entonces, si después de un minuto decide que enviar el correo electrónico fue realmente un gran error, puede ingresar a su bandeja de salida y eliminar el mensaje, y evitar una crisis importante.

Verifique a quién va su mensaje

Hay un error común que las personas cometen cuando envían correos electrónicos rápidamente a las personas: probablemente lo haya experimentado usted mismo. Vas a enviar un correo electrónico a un amigo llamado, por ejemplo, Ryan Dube, por ejemplo. Entonces escribes “ry” y aparecen tres nombres coincidentes de la lista de contactos globales del servidor de Exchange o de su lista de contactos personales.

Debido a que tienes tanta prisa, accidentalmente seleccionas “Bryan Dube“, y proceda a escribir sobre su escapada de fin de semana en Las Vegas. Cuidadosamente detallas todas las cosas que hiciste allí, ya sabes, todas las cosas que se suponía que debían permanecer en las vegas? Haces clic “Enviar“, abre tu “Expedido” caja para asegurarse de que le fue bien a su amigo, y luego se le ocurre que se lo envió a la persona equivocada. Peor aún: Bryan Dube es el presidente de la compañía que le envió un correo electrónico masivo la semana pasada (es por eso que apareció como un contacto desplegable).

Sí, eso se llama ser jodido.

En su lugar, utilice un pequeño consejo profesional conocido como Control-K justo después de escribir las primeras letras del nombre de su amigo. Esto abre el “Comprobar nombres” herramienta y le permite seleccionar el nombre de la persona de la lista oficial de contactos.

Esto puede parecer un paso adicional al principio, pero para esos mensajes particularmente sensibles, es un paso adicional muy importante. Le permite confirmar y asegurarse de que el mensaje que está escribiendo va a la persona correcta.

Deje que MailTips le avise de los errores comunes de Outlook

Personalmente, creo que MailTips es uno de los mejores inventos jamás integrados en Outlook. MailTips lo protege de una larga lista de problemas al advertirle sobre cosas como si el destinatario al que envía un correo electrónico es en realidad un grupo con una gran cantidad de destinatarios (que lo protegerá del error de respuesta total), ya sea que usted está enviando un correo electrónico a alguien fuera de la empresa, y consejos informativos similares.

Para habilitar las sugerencias de correo electrónico, simplemente vaya a Opciones de Outlook, seleccione “Correo” y luego desplácese hacia abajo hasta que vea el “Opciones de sugerencias de correo” botón.

Verá todas las cosas que MailTips hace por usted en este cuadro de Opciones. Si te gusta todo lo que ves, confirma que “Mostrar automáticamente” está seleccionado y luego haga clic en Aceptar.

MailTips realmente puede ser un salvavidas. Cuando lleguen los correos electrónicos críticos, se le informará que es uno al que quizás desee responder. También le indica si proviene de un sistema automatizado que le reenvió automáticamente el correo electrónico, una buena característica para las personas de TI que han establecido reglas de reenvío automático desde diferentes scripts que monitorean los sistemas y servidores de la computadora.

MailTips también le avisará cuando intente enviar un correo electrónico a una dirección de correo electrónico no válida, oa una dirección que contenga una gran cantidad de destinatarios. MailTips puede evitar que cometa errores comunes de correo electrónico de muchas maneras para enumerarlos aquí.

El solo uso de estas tres importantes herramientas profesionales en Outlook podría salvarle la vida, o al menos su orgullo. Habilítelos y úselos, y ahórrese el dolor de cabeza de cometer estos errores comunes de Outlook. Incluso podría salvar tu carrera!

¿Alguna vez ha cometido errores de correo electrónico vergonzosos en los que consejos como estos lo habrían salvado? Comparte tus experiencias en la sección de comentarios a continuación!

Créditos de imagen: Mujer angustiada a través de Shutterstock